La ordenación ayuda a organizar los datos en un orden específico en función de los datos de la columna. Al ordenar, solo está reorganizando la forma en que se muestran los datos, no agregando o quitando contenido que se muestra en la vista.
Hay dos formas de ordenar una vista:
- Una ordenación rápida de la propia vista,
- y un orden más flexible y persistente creado en una vista.
Ordenar datos rápidamente desde una vista
En cualquier vista, seleccione el encabezado de una columna de una lista o biblioteca y seleccione un orden.
Puede elegir cualquier columna para ordenar, pero solo una columna cada vez. Al cerrar la lista o biblioteca, la columna volverá a su orden de vista predeterminado a menos que guarde la vista.
Crear una vista ordenada
Al crear o editar una vista, puede especificar la ordenación en una o dos columnas. Puede ordenar por columnas, incluso si no están visibles en la vista. Para configurar una ordenación, siga estos pasos:
- En la barra de menús cerca de la parte superior derecha, selecciona Cambiar las opciones > de vista Guardar vista como y escribe un nombre:
(El orden seleccionado se guarda con la vista). - En la página Crear o editar una vista, desplácese hacia abajo hasta Ordenar. En la sección Ordenar , seleccione la primera ordenación de la lista desplegable de columnas y elija un campo. Este campo es una de las muchas columnas disponibles para su lista o biblioteca y puede ser una de las que están en la vista o no.
- Seleccione Mostrar los elementos en orden ascendente o Mostrar los elementos en orden descendente.
- Desplácese a la parte superior o inferior de la página y seleccione Aceptar.
Modificar una vista ordenada
Abra la lista o biblioteca.
Seleccione Cambiar opciones de vista y, a continuación, Editar vista actual.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Ordenar .
A continuación, puede cambiar la configuración según se describe en los pasos 2 a 4 del procedimiento Crear una vista ordenada anterior.
Cuando una columna no se ordena correctamente
Si una columna no se ordena correctamente, la razón más probable es que la columna se haya configurado para un tipo de datos diferente al que realmente contiene.
Por ejemplo, los números y el texto son tipos de datos diferentes y cada tipo se ordena de forma diferente. Si una columna de texto contiene números en lugar de palabras, al ordenar esa columna, la numeración se ordenará de forma incorrecta, así:
1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...
Puede solucionar esta situación cambiando la configuración de Tipo subyacente para la columna, como se describe a continuación:
Cambiar el tipo de una columna para que se ordene correctamente
Seleccione el encabezado de la columna que desea cambiar y, a continuación, seleccione Editar configuración> de columna.
En Tipo, selecciona la flecha que apunta hacia abajo para abrir el menú de opciones.
Seleccione la opción que mejor se adapte al tipo de datos de la columna.
Precaución
Al cambiar el tipo de información que contiene una columna, es posible que se pierdan algunos datos existentes de la columna. Pero si elige una opción que coincide con los datos reales de la columna, es probable que no se produzca la pérdida de datos. Por ejemplo, en el ejemplo citado anteriormente, donde tiene una columna de una sola línea de texto llena de números y cambia el tipo a Números, es probable que los datos de la columna no desaparezcan.
Selecciona Guardar.
Pruebe la ordenación de la columna para asegurarse de que funciona como espera.
Cómo se ordenan las carpetas con otros elementos
De forma predeterminada, las carpetas se muestran encima de cualquier archivo o elemento (en orden ascendente) o debajo de cualquier archivo o elemento (en orden descendente), independientemente del nombre de la carpeta.
Si desea que la ordenación afecte también a la posición de las carpetas dentro de la vista, seleccione Ordenar solo por criterios especificados (las carpetas pueden no aparecer antes que los elementos).
La columna por la que quiero ordenar no está disponible en la lista
Si una columna contiene uno de los siguientes tipos de datos, no se puede ordenar:
- Varias líneas de texto
- Opción, donde se permiten varios valores
- Hipervínculo
- Imagen
Filtrar y agrupar la vista de datos ordenados
Puede combinar la ordenación con una vista filtrada o agrupada. La agrupación permite contraer las áreas ordenadas bajo los encabezados, y se puede usar el filtrado para restringir una lista grande de elementos.
Para ver cómo agrupar datos en una vista, vea Usar la agrupación para modificar una vista de SharePoint.
Para obtener información sobre cómo filtrar datos en una vista, vea Usar los filtros para modificar una vista de SharePoint.
