Uno de los primeros pasos para administrar un proyecto es agregar las tareas que hacen que el proyecto se lleve a cabo. Su lista de tareas puede ser tan simple como una lista de verificación de cosas que deben hacerse, o puede ser algo más complicada, con fechas de inicio y finalización, relaciones con otras tareas y otra información de tareas asociada. Una lista de comprobación simple de tareas y una lista de tareas programadas usan la misma lista en el sitio, por lo que puede empezar con una lista de comprobación sencilla y agregar detalles a las tareas más adelante para convertirla en una lista de tareas programada.
Agregar una lista de comprobación sencilla de tareas
Si recién está comenzando con la planificación de su proyecto, o si no anticipa que este proyecto sea particularmente complicado, una simple lista de verificación de tareas puede ser suficiente para que administre su proyecto de manera efectiva. La lista de comprobación puede incluir fechas de vencimiento para las tareas del proyecto y asignaciones a los miembros del equipo del proyecto.
Para agregar una lista de comprobación sencilla de tareas:
- En el Inicio rápido del sitio, haga clic en Tareas.
- En la página Tareas , haga clic en Editar.
- En la columna Nombre de tarea , escriba un nombre para cada tarea que deba completarse en el proyecto. Presione Entrar para pasar a la línea siguiente después de agregar una tarea.
Recomendación
¿Desea agregar una nueva tarea entre dos tareas que ya están en la lista? Haga clic en el espacio a la izquierda de la casilla de una tarea existente y, a continuación, presione Insertar. Se agrega una nueva fila sobre la tarea existente que ha seleccionado. También puede hacer clic en Insertar en el grupo Jerarquía de la pestaña Tareas .
En la columna Fecha de vencimiento , escriba o seleccione una fecha para la fecha en la que debe completarse cada tarea de la lista. Si no está seguro de cuándo debe completarse una tarea, deje esta columna en blanco para esa tarea.
En la columna Asignado a , escriba o seleccione el nombre de cada persona que trabajará en cada tarea de la lista.
Recomendación
El procedimiento recomendado consiste en asignar solo una persona a cada tarea. Si necesita asignar más de una persona, esto puede provocar problemas para marcar tareas como completadas. Si Ann termina su trabajo en la tarea, tiene sentido que la marque como completada en su página Mis tareas. Sin embargo, esto marca la tarea como completa para todos los asignados, no solo para Ann. Es posible que alguien más en la tarea todavía tenga trabajo por hacer. Si decide que tiene que asignar más de una persona a una tarea, puede separar los nombres con punto y coma (;).
Cuando haya terminado de agregar su lista de verificación simple de tareas, haga clic en Detener.
Otra forma rápida de agregar una lista de comprobación sencilla de tareas es pegar una lista de una hoja de cálculo de Excel. Siempre que las columnas que use en la hoja de cálculo se alineen con las columnas que se muestran en la página Tareas , simplemente puede hacer clic en la lista de tareas y pegar los datos de la hoja de cálculo. Los nombres se emparejarán con las cuentas, si es posible, en la columna Asignado a .
Mientras trabaja en el proyecto, puede activar la casilla situada junto a cada nombre de tarea cuando se complete la tarea.
Si necesita más control sobre las tareas de la lista de comprobación simple, puede usar los pasos de la siguiente sección para agregar detalles a las tareas y crear una lista de programación más sólida.
Agregar una lista de tareas programadas
Si su proyecto es algo complejo, es posible que descubra que una lista programada de tareas le ayuda a realizar un seguimiento del trabajo de una manera más manejable.
Para agregar una lista de tareas programadas:
En el Inicio rápido del sitio, haga clic en Tareas.
En la página Tareas , haga clic en Nueva tarea. O bien, en la pestaña Tareas de la cinta, haga clic en Nuevo elemento.
Nota
Si inicialmente creó una lista de comprobación simple de tareas, pero el proyecto se volvió un poco más complicado, puede agregar fácilmente más detalles a las tareas existentes. Para seleccionar una tarea, haga clic en el espacio a la izquierda de la casilla correspondiente y, a continuación, en la pestaña Tareas de la cinta, haga clic en Editar elemento. Esto abre la tarea para que pueda agregar más detalles de programación.
Escriba un nombre para la tarea en el cuadro Nombre de tarea .
Escriba o seleccione una fecha de inicio y finalización para la tarea en los cuadros Fecha de inicio y Fecha de vencimiento . Si no está seguro de ninguna de estas fechas, deje esta información fuera por ahora. Siempre puede volver más tarde y agregar información editando la tarea.
Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea trabajar en la tarea en el cuadro Asignar a .
Recomendación
El procedimiento recomendado consiste en asignar solo una persona a cada tarea. Si necesita asignar más de una persona, esto puede provocar problemas para marcar tareas como completadas. Si Ann termina su trabajo en la tarea, tiene sentido que la marque como completada en su página Mis tareas. Sin embargo, esto marca la tarea como completa para todos los asignados, no solo para Ann. Es posible que alguien más en la tarea todavía tenga trabajo por hacer. Si decide que tiene que asignar más de una persona a una tarea, puede separar los nombres con punto y coma (;).
Si ya se ha comenzado a trabajar en la tarea, escriba un porcentaje en el cuadro % completado para indicar aproximadamente cuánto trabajo se ha realizado y qué queda por hacer.
Recomendación
Este es un campo excelente para que los miembros del equipo de su proyecto actualicen regularmente. Puede ayudarle a comprender cómo progresa el trabajo en el proyecto y si el proyecto va por buen camino para finalizar a tiempo.
Si desea proporcionar más detalles sobre el trabajo implicado, escriba una breve descripción de la tarea en el cuadro Descripción . Esto puede ser útil para ejecutivos u otras partes interesadas que intentan comprender su proyecto.
Use los cuadros y botones situados junto a Predecesoras para indicar qué tareas del proyecto deben completarse antes de que se pueda iniciar la tarea actual.
Por ejemplo, supongamos que crea una tarea denominada "Publicar comunicado de prensa", que no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea "Escribir comunicado de prensa". Seleccione la tarea "Escribir comunicado de prensa" en el cuadro de la izquierda y, a continuación, haga clic en Agregar para moverla al cuadro de la derecha. Esto indica que la tarea "Escribir comunicado de prensa" es predecesora (es decir, precede) a la tarea "Publicar comunicado de prensa".Seleccione el nivel de prioridad adecuado en la lista Prioridad .
Seleccione el nivel de estado adecuado en la lista Estado de tarea .
Recomendación
Este es otro campo que es útil para que los miembros del equipo del proyecto actualicen regularmente. Puede ayudarle a mantenerse al tanto de bloqueos de trabajo, retrasos en la programación y otros problemas críticos de programación.
Haga clic en Guardar.
Trabajar con la lista de tareas
A medida que trabaja con la lista de tareas, las fechas de vencimiento enumeradas en rojo se retrasan. Al marcar una tarea tardía como completada al activar la casilla situada junto a la tarea, la fecha de vencimiento ya no aparece como texto rojo.
Además, puede cambiar entre las distintas vistas de la lista de tareas haciendo clic en los vínculos de vista situados encima de la lista. Puede elegir entre Todas las tareas, Calendario, Completadas, Diagrama de Gantt, Tareas atrasadas, Mis tareas y Próximas, o puede modificar una vista existente o crear su propia vista de la lista de tareas. Si la vista que desea usar no aparece encima de la lista de tareas, haga clic en Hacer clic para ver opciones adicionales (...) junto a los vínculos de vista y elija la vista que desea usar. Para obtener más información sobre cómo crear su propia vista, vea Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.
Después de agregar tareas detalladas al proyecto, es posible que quiera: