SharePoint ofrece una experiencia escalable y enriquecida en características para administrar contenido. Si tiene que administrar un gran volumen de archivos, considere la posibilidad de usar una plantilla de sitio del Centro de documentación. Esta plantilla está optimizada para la administración de documentos a gran escala. Puede ahorrar tiempo y ayudarle a ser más eficiente. Las versiones, los identificadores de documento, los conjuntos de documentos, la navegación por metadatos y los tipos de contenido se incluyen con la plantilla.
Un sitio del Centro de documento funciona para estos dos escenarios:
- Entorno de creación En un entorno de creación del Centro de documentación, los usuarios crean y editan miles de documentos o activos multimedia que se almacenan en un repositorio central.
- Archivado de contenido En un archivo de contenido, como una knowledge base, los usuarios almacenan o ven documentos.
En este artículo se describen las características de una plantilla de sitio del Centro de documentación.
Para crear un centro de documentos, vea Uso de plantillas para crear diferentes tipos de sitios de SharePoint
¿Qué hay en un sitio del Centro de documentación?
La plantilla de sitio del Centro de documentos contiene características que facilitan y hacen más eficaz la creación y administración de grandes conjuntos de documentos. En la mayoría de los casos, el propietario del sitio puede agregar cada una de estas características por separado. La plantilla de sitio del Centro de documentos habilita automáticamente las características de administración de documentos recomendadas. En las secciones siguientes se describen brevemente estas características.
Puede utilizar un sitio del Centro de documento como un entorno de creación o un archivo de contenido. En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen frecuentemente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones está habilitado y se conservan las versiones anteriores de cada documento. Además, los flujos de trabajo pueden controlar los ciclos de vida de los documentos.
Por el contrario, se produce muy poca creación en un archivo de contenido. Los usuarios solo ven o cargan documentos. La plantilla de sitio del Centro de documento admite la creación de un tipo de archivo de contenido denominado archivos de Knowledge Base. Normalmente, las bases de conocimiento contienen versiones únicas de documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, miles de personas podrían acceder al contenido, principalmente para leerlo. Solo algunos cargarían nuevo contenido en el sitio.
Los siguientes elementos describen algunas características de SharePoint que puede incluir en un sitio del Centro de documentos. Además de estas funciones, algunas organizaciones personalizan el aspecto y la navegación de un Centro de documentos. Algunos agregan elementos web personalizados.
Navegación de metadatos
Los metadatos administrados son un sistema que asigna determinados términos a los documentos de SharePoint. A continuación, puede usar esos términos para clasificar los documentos. También puede usar metadatos para crear una potente herramienta de navegación para los usuarios que puede ayudarles a encontrar lo que quieren rápidamente.
Por ejemplo, suponga que su empresa tiene una knowledge base que contiene artículos que ayudan a las personas a solucionar problemas con los productos. Puede crear términos de metadatos que permitan a los usuarios filtrar información por producto, por tipo de problema u otras propiedades.
Identificadores de documento
En un sitio del Centro de documentación, cada fragmento de contenido obtiene un identificador único que no está relacionado con la ubicación del documento, como un vínculo URL. Esto significa que si mueve el documento o le cambia el nombre, el identificador seguirá siendo el mismo. Puede usar el identificador para crear un vínculo permanente para el documento y minimizar los vínculos rotos.
Versiones
Las versiones se habilitan automáticamente en un sitio del Centro de documentación. Esto significa que tendrá automáticamente un historial de todas las versiones diferentes de un archivo. En un proceso de revisión de documentos, por ejemplo, esto significa que tiene un registro de todas las actualizaciones que se introdujeron durante el ciclo de revisión. Puede realizar un seguimiento de las actualizaciones, ponerse en contacto con los personal de respuesta, etc. Además, si surge un problema con la versión actual de un artículo, puede revertir rápidamente a la última versión buena conocida.
Tipos de contenido
Un tipo de contenido es un tipo específico de contenido junto con un grupo de opciones de configuración para el contenido. Cuando alguien crea un documento de un tipo de contenido definido, recibe automáticamente toda la configuración adecuada para ese tipo de contenido. Un centro de documentación puede tener una colección de tipos de contenido: diferentes tipos de documentos, vídeos, plantillas, etc.
Organizador de contenido
El Organizador de contenido no se incluye automáticamente en un sitio del Centro de documentación, sin embargo, muchos usuarios lo agregan. El Organizador de contenido es una característica de SharePoint que le permite administrar la organización general y la estructura de los elementos. Mediante el uso de metadatos o tipos de contenido, el Organizador de contenido puede enrutar automáticamente documentos y otros elementos a ubicaciones específicas. Por ejemplo, en una knowledge base, puede que el organizador de contenido enrute automáticamente todos los envíos nuevos a una biblioteca especial que recopila artículos para un producto específico.