En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de creación de tabla en Access. Use una consulta de creación de tabla cuando necesite copiar datos de tabla, archivar datos o guardar los resultados de la consulta como una tabla.
Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros (como uno o varios campos), puede usar una consulta de actualización. Para más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear y ejecutar una consulta de actualización.
Si necesita agregar registros (filas) a una tabla existente, use una consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre cómo crear consultas de datos anexados, vea Agregar registros a una tabla con una consulta de datos anexados.
¿Qué desea hacer?
- Comprender las consultas de creación de tabla
- Crear una consulta de creación de tabla
- Obtener más información sobre los criterios y las expresiones de consulta
- Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
Comprender las consultas de creación de tabla
Una consulta de creación de tabla recupera datos de una o más tablas y carga el conjunto de resultados en una tabla nueva. Esa tabla puede estar en la base de datos actual o puede crearla en otra base de datos.
Normalmente, se crean consultas de creación de tabla cuando es necesario copiar o archivar datos. Por ejemplo, puede tener una o más tablas de datos de ventas anteriores que usa en los informes. Estas cifras de ventas no pueden cambiar porque las transacciones tienen al menos un día de antigüedad. Ejecutar una consulta cada vez que necesite los datos puede llevar tiempo, especialmente si ejecuta una consulta compleja en un almacén de datos de gran tamaño. Cargar los datos en una tabla independiente puede reducir la carga de trabajo y proporcionarle un archivo de datos conveniente. Recuerde que los datos de la nueva tabla son solo una instantánea. No tiene ninguna relación con la tabla o las tablas de origen.
El proceso de creación de una consulta de creación de tabla consta de los siguientes pasos generales:
- Habilite la base de datos si no está firmada o si no reside en una ubicación de confianza. En caso contrario, no puede ejecutar consultas de acción como anexar, actualizar y realizar consultas de tabla.
- En la vista Diseño de la consulta, cree una consulta de selección y modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de más de una tabla y, en un sentido real, des normalizar los datos. Por ejemplo, puede colocar los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla, algo que no haría en una base de datos de producción con tablas correctamente normalizadas. También puede usar criterios en la consulta para personalizar o restringir el conjunto de resultados. Para obtener más información sobre cómo normalizar los datos, vea Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
- Convierta la consulta de selección una consulta de creación de tabla, elija una ubicación para la nueva tabla y después ejecute la consulta para crear la tabla.
No hay que confundir una consulta de creación de tabla con una consulta de actualización de la tabla o de datos anexados. Puede usar una consulta de actualización cuando necesite agregar o cambiar los datos de campos individuales. Una consulta de datos anexados se usa para agregar registros (filas) a un conjunto de registros existente en una tabla existente.
Crear una consulta de creación de tabla
Para crear una consulta de creación de tabla, primero debe crear una consulta de selección y, después, convertirla en una consulta de creación de tabla. La consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de selección y ejecutar la consulta de creación de tabla.
Crear la consulta de selección
Nota
Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.
- En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.
- Haga doble clic en las tablas de las que desea recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.
- En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados:
- De forma opcional, agregue expresiones a la fila Campo.
- Si lo desea, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
- Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.
- Si lo desea, modifique los campos, las expresiones o los criterios y después vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee colocar en la nueva tabla.
Convertir la consulta de selección
Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access permite hacerlo de varias maneras:
- Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño.
- Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic con el botón derecho en la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Crear tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.
En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla. O bien, haga clic en la flecha abajo y seleccione un nombre de tabla existente.
Siga uno de estos procedimientos:
Colocar la nueva tabla en la base de datos activa
Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Ejecutar y después en Sí para confirmar la operación.
Nota
Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla.
Colocar la nueva tabla en otra base de datos
Haga clic en Otra base de datos.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base de datos. O bien, haga clic en Examinar, use el nuevo cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de datos y haga clic en Aceptar.
Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla.
Haga clic en Ejecutar y después en Sí para confirmar la operación.
Nota
Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla.
Obtener más información sobre los criterios y las expresiones de consulta
En los pasos descritos en este artículo se mencionan criterios y expresiones de consulta. Un criterio de consulta es una regla que identifica los registros que desea incluir en una consulta. Use criterios cuando no desee ver todos los registros de un conjunto de datos. Por ejemplo, el criterio >25 AND <50 devuelve valores mayores 25 y menores que 50. Un criterio como "Chicago" OR "Paris" OR "Moscow" devuelve solo los registros de esas ciudades.
Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Ejemplos de criterios de consulta.
Una expresión es una combinación de operadores lógicos o matemáticos, constantes, funciones y los nombres de campos, controles y propiedades que da como resultado un único valor. Use una expresión cuando necesite datos que no residan directamente en una tabla. Por ejemplo, la expresión [UnitPrice]*[Quantity] multiplica el valor del UnitPrice campo por el valor del Quantity campo. Puede usar expresiones de muchas maneras, y crearlas y usarlas puede resultar bastante compleja.
Para obtener más información sobre cómo crear y usar expresiones, vea Generar una expresión.
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
De forma predeterminada, si abre una base de datos que no está guardada en una ubicación de confianza o no ha elegido confiar, Access impide que se ejecuten todas las consultas de acción (anexar, actualizar, eliminar o realizar consultas de tabla).
Si trata de ejecutar una consulta de acción y parece que no ocurre nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:
El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.
Cuando vea ese mensaje, haga lo siguiente:
- En la barra de mensajes, justo debajo de la cinta de opciones, haga clic en Habilitar contenido.
- Ejecute la consulta otra vez.