Actualizar datos importados

Con Visio, puede actualizar los datos que se importan a un diagrama de Visio mediante las características Importación personalizada, Importación rápida y Crear a partir de datos. También puede resolver conflictos de datos, que suelen deberse a filas que se agregaron o eliminaron en el origen de datos después de crear el diagrama. También puede programar la actualización de datos para que se produzca a intervalos fijos.

¿Qué desea hacer?

• Actualizar los datos de un dibujo
• Configurar Visio para actualizar automáticamente los datos de un dibujo
• Resolver conflictos entre datos nuevos y antiguos

Actualizar los datos de un dibujo

1. Abra el dibujo que contiene los datos que desea actualizar.

2. En el menú Datos , haga clic en Actualizar datos.

3. Si recibe un mensaje de aviso de seguridad de Visio y confía en el origen de datos, seleccione Aceptar.

4. En el cuadro de diálogo Actualizar datos , siga uno de estos procedimientos:

   • Para actualizar un único origen de datos, selecciónelo en la lista Origen de datos y, a continuación, haga clic en Actualizar.

   • Para actualizar varios orígenes de datos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona los orígenes de datos en la lista Origen de datos y, a continuación, haga clic en Actualizar.

   • Para actualizar todos los orígenes de datos, haga clic en Actualizar todo.

     Recomendación

     Para elegir el orden en que se actualizan los orígenes de datos, haga clic en el encabezado de columna Origen de datos .

Configurar Visio para actualizar automáticamente los datos de un dibujo

1. Abra el dibujo que contiene los datos que desea actualizar.
2. En el menú Datos , haga clic en Actualizar datos.
3. En el cuadro de diálogo Actualizar datos , seleccione uno o varios orígenes de datos.
4. Active la casilla Mostrar este cuadro de diálogo al abrir archivo .
5. Haga clic en Configurar.
6. En el cuadro de diálogo Configurar actualización , en Actualización automática, active la casilla Actualizar cada y, a continuación, haga clic en las flechas para elegir un intervalo.

Cómo elegir el identificador único correcto?

Debe elegir un identificador único para cada tabla para poder actualizar el dibujo cuando cambien los datos del origen de datos. Un identificador único (o columna de clave) debe ser una columna que no cambie. Esa clave permite que cada fila de los datos actualizados coincida con una fila del origen de datos desde la que está actualizando.

En el siguiente ejemplo de una hoja de cálculo de Excel, el identificador único o clave es la columna Id. de empleado.

Para obtener más información, vea Asistente para selector de datos (Configurar identificador único de actualización)..

Resolver conflictos entre datos nuevos y antiguos

Es posible que deba resolver cualquier conflicto entre los nuevos datos del origen de datos y los datos antiguos del dibujo. Por ejemplo, pueden producirse conflictos si elimina una fila de los datos o crea una nueva fila con el mismo identificador único que otra fila del origen de datos. En ambos casos, el comando Actualizar datos no puede actualizar los datos de todas las formas, porque ya no puede hacer coincidir cada forma con una fila del origen de datos actualizado. Si se produce este tipo de conflictos, aparecerá el panel Actualizar conflictos . El panel proporciona opciones que le ayudarán a resolver los conflictos.

Resolver conflictos causados por filas de datos eliminadas

Si actualiza un diagrama después de quitar una fila del origen de datos, puede elegir quitar la forma a la que está vinculado, por lo que el diagrama sigue coincidiendo con los datos, o puede mantener la forma incluso si el origen de datos ya no tiene una fila vinculada a esa forma.

Si hay conflictos después de actualizar los datos, el panel Actualizar conflictos se abre automáticamente, como se muestra en el ejemplo siguiente.

1. En el panel Actualizar conflictos , en la lista de formas, seleccione las formas a las que desea aplicar uno de los siguientes comandos.

2. Haga clic en una de las siguientes opciones:

   • Eliminar forma para eliminar solo las formas seleccionadas

   • Eliminar todas las formas enumeradas para eliminar todas las formas con filas que faltan

   • Mantener forma para mantener solo las formas seleccionadas

   • Mantener todas las formas enumeradas para mantener todas las formas con filas que faltan

     Nota

     Los comandos Eliminar forma y Mantener forma no están disponibles (aparecen atenuados) si no hay ninguna forma seleccionada en la lista.

Resolver conflictos causados por datos que no se pueden identificar de forma única

Si los datos no tienen un identificador único o si el identificador único cambia en el origen de datos antes de actualizar el dibujo, es posible que el comando Actualizar datos no coincida con la fila correcta con su forma correspondiente.

Si hay conflictos después de actualizar los datos, el panel Actualizar conflictos se abre automáticamente, como se muestra en el ejemplo siguiente.

1. En el panel Actualizar conflictos , en la lista de formas, seleccione las formas a las que desea aplicar uno de los siguientes comandos.

2. Haga clic en una de las siguientes opciones:

   • Seleccione Fila coincidente para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar fila coincidente , donde puede determinar qué fila debe asociarse con la forma en cuestión.

   • Omitir todos los conflictos para mantener las filas duplicadas en la ventana Datos externos . Se eliminan los vínculos existentes a estas filas.

     Nota

     Si hace clic en Omitir todos los conflictos, las filas con identificadores únicos duplicados permanecerán en la ventana, los datos originales se seguirán almacenando en el cuadro de diálogo Datos de formas y no existen vínculos entre la forma y los datos.

Principio de página

Al ver un diagrama en Visio para la Web, puede actualizar los datos en él para ver las actualizaciones que se realizaron en el origen de datos vinculado. Con la capacidad de actualizar los datos, el diagrama es como un panel directo al que pueden consultar continuamente junto con su equipo.

Crear una conexión de datos

1. Antes de empezar:

   • Elija un origen de datos, ya sea un libro de Excel cargado en SharePoint Online o una lista de SharePoint.
   • Guarde la dirección URL del origen de datos.

2. Abra el diagrama en Visio y vincule las formas al origen de datos con la dirección URL guardada en el paso 1. Para obtener más información, consulte Importar datos a formas del dibujo.

3. Una vez que haya vinculado correctamente el origen de datos, cargue el diagrama en SharePoint Online. Asegúrese de que el origen de datos y el diagrama están almacenados en el mismo sitio de SharePoint. Para obtener más información sobre la carga, vea Cargar archivos y carpetas en una biblioteca de documentos.

4. Comparta el vínculo del diagrama de cargado con sus compañeros que ahora pueden ver los datos más actualizados en el panel. Para obtener más información sobre el uso compartido, vea Trabajar juntos en dibujos de Visio.

Actualizar los datos en el diagrama

1. Abra el diagrama para verlo. Para obtener más información, vea Ver, crear y editar un diagrama en Visio para la Web.
   Debería ver el siguiente mensaje de alerta deshabilitada Actualizar:

   

2. Para habilitar la actualización, seleccione Permitir la actualización.

3. Para obtener más información acerca de la conexión de datos, seleccione Detalles.

4. Seleccione Actualizar datos para actualizar todos los orígenes de datos del diagrama.

   

   Si el comando Actualizar datos no está disponible (aparece en gris o atenuado) no hay ninguna conexión de datos con formas vinculadas en la página actual ni en otras páginas, o el diagrama es un diagrama de Visualizador de datos.

Cuando se produce un conflicto de datos

Si realiza un cambio en el origen de datos, como eliminar filas vinculadas o crear una nueva fila con el mismo identificador único que otra fila, pueden surgir conflictos. En ambos casos, cuando está viendo un diagrama, el comando Actualizar datos no puede actualizar los datos en todas las formas porque ya no puede hacer coincidir cada forma con una fila. Si se produce este tipo de conflictos, la ventana Actualizar conflictos aparece. Si ve esta alerta, abra el archivo en Visio y corrija el problema.

Actualizar un diagrama de Visualizador de datos

Cuando esté viendo un diagrama de Visualizador de datos, no podrá actualizar el diagrama utilizando el comando Actualizar. Para ver los últimos datos de Excel en el diagrama, abra el diagrama en Visio 2016 o posterior, seleccione el contenedor del diagrama y, a continuación, seleccioneActualizaciónde datos>.