Üks esimesi toiminguid projekti haldamiseks on ülesannete lisamine, mille abil saate projekti lõpule viia. Teie ülesannete loend võib olla nii lihtne kui kontroll-loend ülesannetest, mida on vaja teha, või see võib olla mõnevõrra rohkem seotud algus- ja lõppkuupäevade, seoste ja muude ülesannetega ning muu seotud teabega. Nii lihtsas ülesandeloendis kui ka ajastatud ülesandeloendis kasutatakse saidil sama loendit, nii et saate alustada lihtsa kontroll-loendiga ja seejärel lisada hiljem ülesannetele üksikasjad, et muuta see ajastatud ülesannete loendiks.
Lihtsa ülesannete kontroll-loendi lisamine
Kui te alles alustate projekti kavandamist või kui te ei näe ette, et see projekt on eriti keeruline, võib piisata ülesannete lihtsast kontroll-loendist, et saaksite oma projekti tõhusalt hallata. Kontroll-loend võib sisaldada projekti tööülesannete tähtaegu ja projekti meeskonnaliikmetele määratud ülesandeid.
Lihtsa kontroll-loendi lisamiseks tehke järgmist.
- Klõpsake oma saidi kiirkäivitusalal nuppu Tööülesanded.
- Klõpsake lehel Tööülesanded nuppu Redigeeri.
- Tippige veergu Ülesande nimi iga projektis lõpetatava ülesande nimi. Pärast ülesande lisamist järgmisele reale liikumiseks vajutage sisestusklahvi (Enter).
Näpunäide.
Kas soovite lisada uue ülesande kahe juba loetletud ülesande vahele? Klõpsake olemasoleva ülesande märkeruudust vasakul asuvat ala ja seejärel vajutage nuppu Lisa. Valitud olemasoleva ülesande kohale lisatakse uus rida. Samuti võite klõpsata menüü Tööülesanded jaotises Hierarhia nuppu Lisa.
Tippige või valige veerus Tähtaeg kuupäev, millal iga loendis olev tööülesanne peaks olema lõpule viidud. Kui te pole kindel, millal ülesanne tuleb lõpule viia, jätke see veerg selle ülesande jaoks tühjaks.
Tippige või valige veerus Määratud kasutajale kõigi loendis olevate ülesannetega töötavate isikute nimed.
Näpunäide.
Hea tava on määrata igale ülesandele ainult üks inimene. Kui teil on vaja määrata mitu inimest, võib see põhjustada probleeme ülesannete lõpetatuks märkimisega. Kui Ann lõpetab oma töö ülesandega, on mõistlik see lehel Minu tööülesanded lõpetatuks märkida. Kuid see tähistab tööülesande lõpetatuks kõigile määratud kasutajatele, mitte ainult Annile. Kellelgi teisel võib olla veel tööd teha. Kui otsustate, et peate ülesandele määrama mitu inimest, saate nimed eraldada semikooloniga (;).
Kui olete lihtsa kontroll-loendi lisamise lõpetanud, klõpsake nuppu Peata.
Teine kiire viis lihtsa ülesandeloendi lisamiseks on loendi kleepimine Exceli töölehelt. Kui töölehel kasutatavad veerud on vastavuses lehel Tööülesanded kuvatavate veergudega, saate lihtsalt klõpsata ülesandeloendit ja töölehe andmed kleepida. Võimaluse korral seotakse nimed kontodega veerus Määratud kasutajale .
Projektiga töötamisel saate ülesande lõpetamisel märkida iga ülesande nime kõrval oleva ruudu.
Kui leiate, et vajate lihtsas kontroll-loendis ülesannete üle rohkem kontrolli, saate järgmises jaotises toodud juhiste abil lisada ülesannetele üksikasju, et muuta ajastatud loend töökindlamaks.
Ajastatud ülesannete loendi lisamine
Kui teie projekt on mõnevõrra keerukas, võite avastada, et plaanitud ülesannete loend aitab teil tööl paremini silma peal hoida.
Ajastatud ülesannete loendi lisamiseks tehke järgmist.
Klõpsake oma saidi kiirkäivitusalal nuppu Tööülesanded.
Klõpsake lehel Tööülesanded nuppu Uus tööülesanne. Või klõpsake lindi menüüs Tööülesanded nuppu Uus üksus.
Märkus.
Kui lõite algselt lihtsa ülesannete kontroll-loendi, kuid projektiga oli pisut rohkem seotud, saate hõlpsalt lisada olemasolevatele ülesannetele üksikasjalikumat teavet. Ülesande valimiseks klõpsake selle märkeruudust vasakul pool asuvat ala ja seejärel klõpsake lindimenüüs Tööülesanded nuppu Redigeeri üksust. Sellega avatakse tööülesanne, et saaksite lisada plaanimise üksikasju.
Tippige ülesande nimi väljale Tööülesande nimi .
Tippige või valige ülesande algus- ja lõppkuupäev väljadele Alguskuupäev ja Tähtaeg . Kui te pole kummagi kuupäeva osas kindel, jätke see teave praegu välja. Saate alati hiljem naasta ja teavet lisada, redigeerides ülesannet.
Tippige väljale Määratud kasutajale selle isiku nimi või meiliaadress, kellega soovite tööülesandega töötada.
Näpunäide.
Hea tava on määrata igale ülesandele ainult üks inimene. Kui teil on vaja määrata mitu inimest, võib see põhjustada probleeme ülesannete lõpetatuks märkimisega. Kui Ann lõpetab oma töö ülesandega, on mõistlik see lehel Minu tööülesanded lõpetatuks märkida. Kuid see tähistab tööülesande lõpetatuks kõigile määratud kasutajatele, mitte ainult Annile. Kellelgi teisel võib olla veel tööd teha. Kui otsustate, et peate ülesandele määrama mitu inimest, saate nimed eraldada semikooloniga (;).
Kui töö on juba ülesandega alustatud, sisestage protsent väljale Valmidusprotsent , et näidata ligikaudu, kui palju tööd on tehtud ja mida on veel teha.
Näpunäide.
See on suurepärane valdkond, mida projekti meeskonnaliikmed saavad regulaarselt värskendada. See aitab teil mõista, kuidas teie projektiga töötamine edeneb ja kas projekt on õigel ajal pooleli.
Tippige ülesande lühikirjeldus väljale Kirjeldus , kui soovite lisada kaasatud töö kohta üksikasjalikumat teavet. See võib olla kasulik juhtidele või teistele huvirühmadele, kes püüavad teie projektist aru saada.
Kasutage välja Eelülesanded kõrval olevaid välju ja nuppe, et näidata, millised projekti tööülesanded tuleb enne praeguse ülesande käivitamist lõpule viia.
Oletame näiteks, et loote ülesande nimega "Avalda pressiteade", mis ei saa alata enne, kui pressiteate kirjutamise tööülesanne on lõpule viidud. Valige vasakul asuvalt väljalt kirjutamise pressiteade ja klõpsake selle paremal asuvale väljale teisaldamiseks nuppu Lisa . See näitab, et "Kirjuta pressiteade" ülesanne on eelülesanne "Avalda pressiteade".Valige loendist Prioriteet sobiv prioriteeditase .
Valige loendist Tööülesande olek sobiv olekutase.
Näpunäide.
See on teine väli, mida saavad projektimeeskonna liikmed regulaarselt värskendada. See aitab teil olla kursis tööblokeeringute, viivituste ajastamise ja muude kriitiliste planeerimisprobleemidega.
Klõpsake nuppu Salvesta.
Tööülesannete loendiga töötamine
Tööülesannete loendiga töötamisel on punases kirjas tähtajad hilinenud. Kui olete hilinenud tööülesande lõpetatuks märkinud, märkides tööülesande kõrval oleva ruudu, ei kuvata tähtaega enam punase tekstina.
Ülesandeloendi eri vaadete vahetamiseks klõpsake loendi kohal olevaid vaatelinke. Saate valida suvandi Kõik tööülesanded, Calendar, Lõpetatud, Gantti diagramm, Hilinenud tööülesanded, Minu tööülesanded ja Eelseisvad või saate muuta olemasolevat vaadet või luua oma ülesandeloendi vaate. Kui soovitud vaadet pole ülesandeloendi kohal, klõpsake vaatelinkide kõrval nuppu Klõpsake täiendavate suvandite vaatamiseks (...) ja valige vaade, mida soovite kasutada. Lisateavet oma vaate loomise kohta leiate teemast Loendi või teegi vaate loomine, muutmine või kustutamine.
Pärast projektile üksikasjalike ülesannete lisamist võite soovida teha järgmist.