Automaatse töövoo häälestamine Microsoft Forms ja Exceli vahel Power Automate'i kaudu

Sissejuhatus

Selles juhendis kirjeldatakse power Automate'i abil Microsoft Forms ja Exceli vahelise automaatse töövoo häälestamist. Töövoog võib Forms vastuseandmed automaatselt eelmääratletud Exceli faili lisada.

Eeldused

Enne alustamist veenduge, et teil oleks järgmine teave.

• Microsoft 365 konto, millel on juurdepääs Microsoft Forms ja Excelile (Vt Microsoft 365 teenusekirjeldust)

• Juurdepääs Power Automate'ile (Kontrollige Power Automate'i litsentsi Microsoft 365 konto Power Automate'i seemnetega litsentsi)

Üksikasjalik juhend

1. Microsofti vormi loomine

Alustamiseks vajate Microsofti vormi, mis kogub andmeid, mida soovite automatiseerida. Tehke järgmist.

• Logige sisse oma Microsoft 365 kontole ja liikuge Microsoft Forms.

• Looge vorm ja kujundage vorm küsimuste lisamise ja vastavalt vajadusele konfigureerimise abil.

2. Exceli arvutustabeli häälestamine

Järgmiseks valmistage ette Exceli arvutustabel vormilt kogutud andmete talletamiseks.

• Avage Excel ja looge uus töövihik või kasutage olemasolevat töövihikut.

• Märgistage veerud nii, et need vastaksid teie Microsofti vormi väljadele. Näiteks kui teie vorm kogub nimesid ja meiliaadresse, võivad teie veerud olla sildid "Nimi" ja "Meil".

• Salvestage töövihik OneDrive'i või SharePointi, et Power Automate pääseks sellele juurde.

Kui teil on juba vormiga lingitud Exceli fail (Forms tulemilehe jaotise "Ava tulem Excelis" kaudu), luuakse veerud automaatselt. Vajadusel saate veerge kohandada.

3. Uue voo loomine Power Automate'is

Nüüd loote Power Automate'is voo, et linkida vorm oma Exceli arvutustabeliga.

• Power Automate'i avamine ja sisse logimine

• ja klõpsake vasakpoolses menüüs nuppu Loo.

• Valige "Automaatne pilvevoog" ja pange voole nimi (nt "Vorm Exceli automatiseerimiseks").

• Otsige jaotises "Valige oma voo päästik" üles ja valige "Microsoft Forms".

• Valige päästikuks "Uue vastuse edastamisel".

4. Päästiku konfigureerimine

Järgmiseks tuleb konfigureerida päästik, et määrata, millised vormivastused peaksid voo käivitama:

• Valige ripploendist vorm, mille andmeid soovite automatiseerida. Kui vormi ei kuvata, kleepige vormi lisamiseks vormi URL-ilt vormi ID.

• Jätkamiseks klõpsake nuppu Uus toiming.

5. Vormivastuste toomiseks toimingu lisamine

Pärast päästiku häälestamist lisage vormi vastuste toomiseks toiming.

• Otsige märksõna "Microsoft Forms" ja valige "Hangi vastuse üksikasjad".

• Valige ripploendist oma vorm.

• Valige väljal "Vastuse ID" dünaamiliselt sisuväljalt "Vastuse ID".

6. Exceli arvutustabeli asustamiseks toimingu lisamine

Nüüd saate häälestada toimingu vormivastuste kirjutamiseks Exceli arvutustabelisse.

• Klõpsake nuppu Uus toiming ja otsige märksõna "Excel Online (äri)".

• Valige "Lisa rida tabelisse".

• Valige oma Exceli faili asukoht (OneDrive või SharePoint), valige dokumenditeek ja liikuge varem loodud failini.

• Valige tabel arvutustabelis kohta, kuhu soovite vormi andmed lisada.

• Vormi väljade vastendamiseks Exceli tabeli veergudega valige iga veeru jaoks dünaamiline sisu.

• Salvestage voog.

7. Testige oma voogu

Enne viimistlemist on oluline oma voogu testida, et veenduda, et see töötaks õigesti.

• Esitage oma Microsofti vormile testvastus.

• Avage Power Automate ja kontrollige voo ajalugu, et näha, kas see õnnestus.

• Avage Oma Exceli fail, et kontrollida, kas andmed on õigesti salvestatud.

Tõrkeotsingu näpunäited

Probleemide korral kaaluge järgmisi tõrkeotsingujuhiseid.

• Veenduge, et kõik ühendused (Microsoft Forms, Excel ja Power Automate) oleksid autenditud ja neil oleksid vajalikud õigused.

• Kontrollige uuesti, kas teie Exceli tabel on vormindatud tabelina (Excelis kasutage teksti "Vorminda tabelina").

• Vaadake läbi dünaamiline sisuvastendus, et kõik väljad oleksid õigesti joondatud.

• Veenduge, et Exceli failil poleks duplikaatandmete vältimiseks lisaandmete sünkroonimise ühendust.