Kokkuvõte: Otsustage, milliseid kirjehaldusviise SharePoint Server 2013.
Saate SharePoint arhiivis kirjeid hallata või hallata aktiivsete dokumentidega samas dokumendihoidlas aktiivdokumente. Kui kasutate SharePoint meetodit, jääb kirje alles, kui kinnitate, et dokumendist on saanud kirje, kuid SharePoint seda nüüd kirjena. Näiteks dokumendile võidakse kirjena deklareerimisel kasutada teistsugust säilituspoliitikat või kasutajad ei saa seda redigeerida.
Võimalik on ka hübriidne lähenemine. Näiteks saate säilitada kirjeid aktiivsete dokumentidega kaks aastat ja seejärel teisaldada kirjed kirjearhiivi, kui projekt on lõpule viidud.
Kui mõtlete, kas hallata kirjeid eraldi kirjekeskuse saidil või samal koostöösaidil, kus dokumendid loodi, kaaluge järgmisi küsimusi.
-
Kas koostöösaidi juhtimine on kirjete haldamiseks sobiv? Kas teie valdkonnale kehtivad regulatiivsed nõuded, mis eraldavad volituse kirjed aktiivsest dokumendist? Kas koostöösaidi administraator peaks olema usaldusväärne kirjeid sisaldava saidi haldamiseks? Võimalik, et soovite talletada kirjeid saidil, mis kasutab rohkem piiratud juurdepääsu kui koostöösaidil, või saidil, mis on varundatud muu ajakava alusel.
-
Kui kaua koostöösaidi kasutamine aega võtab? Kui kirjeid tuleb säilitada projektist kauem, tähendab kohapealne kirjehaldusstrateegia valimine seda, et peate koostöösaidi alles hoidma ka pärast seda, kui seda enam ei kasutata.
-
Kas projekti liikmed vajavad dokumentidele sagedast juurdepääsu pärast seda, kui dokumentidest on saanud kirjed? Kui kasutate kohatut lähenemist, pääsevad projekti liikmed dokumentidele juurde samamoodi olenemata sellest, kas dokumendid on aktiivsed või on kirjed.
-
Kas teie asutuse kirjehaldurid vastutavad ainult kirjete eest või vastutavad kogu teabe eest olenemata sellest, kas see on aktiivne või kirje? Kui kirjehaldurid vastutavad ainult ametlike kirjete eest, võib nende jaoks olla lihtsam omada eraldi kirjekeskuse saiti.
Järgmises tabelis kirjeldatakse erinevusi kirjekeskuse kirjete ja koostöösaidil kohapeal hallatavate kirjete vahel. Erinevused on esitatud nii kirjehaldurite kui ka projektimeeskonnas koostööd teinud töötajate seisukohast.
|
Tegur |
Kirjete arhiiv |
Kohakirjed |
|---|---|---|
|
Kirje säilitamise haldamine |
Sisukorraldaja lisab arhiivifailiplaanis automaatselt uued kirjed õigesse kausta, võttes aluseks metaandmed. |
Kirjete ja aktiivsete dokumentide puhul võivad praeguse sisutüübi või asukoha põhjal olla erinevad poliitikad. |
|
Kirjete vaatamise piiramine |
Jah. Arhiiv määrab kirje õigused. |
Ei. Õigused ei muutu, kui dokumendist saab kirje. Siiski saate piirata, millised kasutajad saavad kirjeid redigeerida ja kustutada. |
|
Kirjete leidmise lihtsus (kirjehaldurite jaoks) |
Lihtsam. Kõik kirjed asuvad ühes kohas. |
Kõvemini. Kirjed on levinud mitmele koostöösaidile. |
|
Kõigi dokumendiversioonide haldamine kirjetena |
Kasutaja peab selgesõnaliselt saatma arhiivi dokumendi iga versiooni. |
Automaatne, eeldusel, et versioonimine on sisse lülitatud. |
|
Teabe leidmise lihtsus (meeskonna koostööpartnerite jaoks) |
Raskem, kuigi dokumendi linki saab lisada koostöösaidile, kui dokumendist saab kirje. |
Lihtsam. |
|
Koostöösaidi tarbetus |
Koostöösaidil on ainult aktiivsed dokumendid. |
Koostöösaidil on aktiivsed ja passiivsed dokumendid (kirjed), kuid vaateid saate luua ainult kirjete kuvamiseks. |
|
Kirjete auditeerimise võimalus |
Jah. |
Sõltub koostöösaidi auditipoliitikast. |
|
Haldusturve |
Kirjehaldur saab hallata kirjete arhiivi. |
Koostöösaidi administraatoritel on õigus hallata kirjeid ja aktiivseid dokumente. |
Järgmises tabelis kirjeldatakse kahe kirjehaldusmeetodi erinevusi, mis võivad mõjutada IT-ressursside haldamist.
|
Tegur |
Kirjete arhiiv |
Kohakirjed |
|---|---|---|
|
Hallatavate saitide arv |
Rohkem saite. See tähendab, et lisaks koostöösaitidele on olemas ka eraldi arhiiv. |
Vähem saite. |
|
Skaleeritavus. |
Vähendab andmebaasi mahu rõhku koostöösaitidel. |
Saidikogumi maksimaalne maht on varem saavutatud. |
|
Halduse lihtsus |
Kirjete jaoks eraldi sait või park. |
Ükski täiendav saidi ettevalmistamine ei lähe kaugemale sellest, mis on aktiivsete dokumentidega saitide jaoks juba vajalik. |
|
Salvestusruum |
Kirjeid saab talletada erineval salvestuskandjal. |
Koos talletatud aktiivsed dokumendid ja kirjed. |
