Failiplaan on esmane kirjehalduse plaanimisdokument SharePoint. Kuigi failiplaanid võivad ettevõtetes erineda, on need tavaliselt:
-
Kirjeldage seda tüüpi üksusi, mida ettevõte peab kirjeteks.
-
Kirjeldage, millisesse laiemasse kirjete kategooriasse üksused kuuluvad.
-
Määrake, kuhu kirjeid talletatakse.
-
Kirjeldage kirjete säilitusperioode.
-
Eri tüüpi kirjete haldamise eest vastutava isiku delineaat.
Selles artiklis kirjeldatakse failiplaani sisu ja antakse ülevaade ettevõtte jaoks failiplaani loomisest. Artikkel suunab teid ka töölehele, kus saate failiplaani salvestada.
Kirjete otsimine
Teie asutuse aktiivsete dokumentide deklareerimine kirjetena nõuab kirjehaldurite, juristide, vastavusametnike ja sisuhaldurite koostööd. Pange tähele, et isegi kui teie ettevõte ei ole väga reguleeritud sektor, on olemas üldised seadused, mis võivad kohustada teie ettevõtet pidama arvestust. Lisaks üldistele äriseadustele peate hindama ettevõttele omased juriidilised nõuded.
Selle artikli reguleerimisalast välja jääb rohkem kui üldine teave selle kohta, kuidas määratleda, mis on teie ettevõtte kirje. Tõenäoliselt teeb teie ettevõte juba mõnda kirjehaldust ja on täitnud enamiku vajaminevad kirjehaldusrollid ja teil võib juba olla kirjete taksonoomia.
Üldiselt tehke kindlaks, millised on teie asutuse kirjed.
-
Saate aru oma ettevõtte juriidilistest kohustustest ja ärivajadustest.
-
Analüüsige, kuidas aktiivseid dokumente kasutatakse.
-
Saate välja töötada loendi dokumentidest, mis peaksid saama kirjeteks. Näiteks võite otsustada, et kirjena tuleks säilitada järgmised andmed.
-
Lepingud ettevõtte ruumi rentimiseks.
-
Töötajate soodustustega seotud dokumendid.
-
Tootearenduse ja tootearendusega seotud dokumendid.
-
-
Kategoriseerige kirjed. Sama kategooria kirjetel on sageli samad säilitusajad ja need võivad nõuda sarnast töötlust ka muul viisil.
Salvestage kogutud teave. Salvestage kirje liik, kategooria, kuhu seda tüüpi kirjed kuuluvad, ja kirjetüübi lühikirjeldus.
Järgmine on näidistööleht.
|
Kirje tüüp |
Kirjekategooria |
Kirjeldus |
|---|---|---|
|
Hüvitiste plaanid, kindlustuslepingud, pensioniplaanid |
Töötajate hüvitiste kirjeldused |
Kõigi töötajate hüvitiste plaanide kirjeldused. |
|
Palgaarvestuse ajatabelid, täiendav palgateave |
Palgakirjed |
Töötatud tundide, ületundide ja makstud palkade kokkuvõtted. |
|
Hankija arved |
Arved |
Tarnijatelt ostetud kaupade või teenuste kirjed. |
|
Tooteküsitlused, küsimustikud, koolituskäsiraamatud, koolitusvideod |
Koolitusmaterjalid |
Pakub sisemist või välist koolitust. |
|
Saatmisvormid, saatmisaruanded |
Kirjete saatmine |
Dokumenteerib materjalide lähetuse. |
|
Pressiteated, ajaleheartiklid |
Pressiteated |
Avalike suhete teave toodete ja teenuste kohta. |
|
Hädaabikontaktilehed, meditsiinilise plaani registreerimise vormid, elulookirjeldused, soodustuste olekuaruanded |
Personalikirjed |
Üksikisikute tööajalood ja nendega seotud personalitoimingud. |
Failiplaani lõpule viimine
Pärast seda, kui olete kindlaks määranud, millised dokumendid tuleks kirjetena säilitada ja pärast kirjekategooriate komplekti looma, täitke oma failiplaan, andes iga kirjetüübi kohta lisateavet. Märkige järgmised andmed.
-
Kui kaua igat tüüpi kirjeid säilitatakse.
-
Kuidas tuleks kirjed säilitusperioodi aegumisel likvideerida.
-
Kes? on seda tüüpi kirjete peamine kirjehaldur.
-
Millist tüüpi kandjad on sellist tüüpi kirjed, mis on talletatud.
Järgmine on lõpuleviidud näidisfailiplaan.
|
Kirjed |
Kirjeldus |
Meediumid |
Kirjekategooria |
Säilitamine |
Ümberpaigutamise |
Kontakt |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k lepingud |
Töötaja hüvitiste plaani kirjeldus. |
Veebilehed |
Töötajate soodustusplaanid |
X aastat |
Pole |
Kathi veeuputus |
|
Kindlustuslepingud |
Töötaja kindlustusplaani kirjeldus. |
Printimine |
Töötajate soodustusplaanid |
X aastat |
Pole |
Reshma Patel |
|
Pensioniplaanid |
Töötaja pensioniplaani kirjeldus. |
Printimine |
Töötajate soodustusplaanid |
X aastat |
Pole |
Reshma Patel |
|
Palgaarvestuse ajatabelid |
Töötundide, ületunnitöö ja makstud palkade kokkuvõtted. |
Elektroonilised dokumendid |
Palgakirjed |
X aastat |
Hävita |
Reshma Patel |
|
Täiendav palgateave |
Haigusaja, puhkuseaja ja muude palgata palgaüksuste kokkuvõtted. |
Elektroonilised dokumendid |
Palgakirjed |
X aastat |
Hävita |
Reshma Patel |
|
Hankija arved |
Tarnijatelt ostetud kaupade või teenuste kirjed. |
Printimine |
Arved |
X aastat |
Hävita |
Eric Lang |
|
Tooteküsitlused |
Klientide rahulolu-uuring. |
Veebilehed |
Küsitluse materjalid |
X aastat |
Arhiiv |
Heidi Koppel |
|
Küsimustikud |
Küsimustik klientide demograafiliste andmete määramiseks. |
Printimine |
Küsitluse materjalid |
X aastat |
Arhiiv |
Heidi Koppel |
|
Koolituskäsiraamatud |
Hard-copy training content. |
Printimine |
Koolitusmaterjalid |
X aastat |
Hävita |
Heidi Koppel |
|
Koolitusvideod |
Videokoolituse sisu. |
Video |
Koolitusmaterjalid |
X aastat |
Hävita |
Heidi Koppel |
|
Tarnevormid |
Materjalide saadetiste konfigureerimine |
Printimine |
Materjalide saatmine |
X aastat |
Hävita |
Eric Lang |
|
Saatmisaruanded |
Materjalide veo dokumentatsioon. |
Elektroonilised arvutustabelid |
Materjalide saatmine |
X aastat |
Hävita |
Eric Lang |
|
Pressiteated |
Toodete ja teenuste väljalasked. |
Elektroonilised dokumendid |
Avalike suhete teave |
X aastat |
Arhiiv |
Heidi Koppel |
|
Ajaleheartiklid |
Uudised toodete ja teenuste kohta. |
Printimine |
Avalike suhete teave |
X aastat |
Arhiiv |
Heidi Koppel |
|
Hädaabikontaktide lehed |
Töötaja teave. |
Elektroonilised dokumendid |
Personalikirjed |
X aastat |
Hävita |
Reshma Patel |
|
Meditsiinilise plaani registreerimise vormid |
Töötajate registreerumisvormid seisundiplaanide jaoks. |
Elektroonilised dokumendid |
Personalikirjed |
X aastat |
Hävita |
Reshma Patel |
|
Elulookirjeldused |
Elulookirjeldused on vastu võetud. |
Segatud |
Personalikirjed |
X aastat |
Hävita |
Reshma Patel |
Märkus.: Selles jaotises esitatud näide on näidis. See ei ole soovitus mis tahes kindlale failiplaani sätetele. Selleks et kindlustada, et see on näide, mitte mis tahes kirjehalduspoliitika soovitus, ei esitata säilitusperioode.
