Pärast failiplaani välja töötamist ja kirjehalduslahenduse kujundamist SharePoint plaanige, kuidas teie ettevõtte aktiivsed dokumendid –elektroonilised ja raskesti kopeeritud – saavad kirjeteks. Selles artiklis antakse ülevaade meetoditest, mida saate kasutada aktiivsete dokumentide kirjeteks deklareerimiseks, ja soovitatakse ühte viisi, kuidas plaanida, kuidas teie failiplaani üksused kirjeteks muutuvad.

Meetodid aktiivsete dokumentide teisendamiseks SharePoint

Aktiivdokumente saate kirjeteks teisendada järgmiste meetodite abil.

  • Dokumendi kirjeks käsitsi deklareerimine.

  • Määratlege poliitika, mis deklareerib dokumendi kirjena või saadab dokumendi kirjekeskuse saidile määratud ajal.

  • Luua töövoog, mis saadab dokumendi kirjekeskuse saidile.

  • Kohandatud lahenduse kasutamine, mis põhineb SharePoint mudelil.

Kirjete käsitsi loomine

Kui dokumenditeegis on lubatud kohakohane kirjehaldus, saavad kasutajad teegis dokumendi kirjena deklareerida, redigeerides dokumendi nõuetele vastavuse üksikasju. Kui saidikogumi administraator lubab kohapealne kirjehaldus, määrab saidikogumi administraator, kes peaks saama kirjeid deklareerida ja deklareerida ning kas kasutajad saavad dokumente pärast kirjeteks muutumist redigeerida või kustutada.

Kui loodi ühendus kirjekeskuse saidiga, saavad kasutajad käsitsi saata dokumente kirjekeskuse saidile käsu Saada abil. Kui serveripargi administraator konfigureerib ühenduse kirjekeskuse saidiga, muutub see käsk kättesaadavaks kõigis aktiivsetes dokumentides. Olenevalt sellest, kuidas ühendus on konfigureeritud, saab dokumente kopeerida kirjekeskuse saidile, teisaldada kirjekeskuse saidile või teisaldada kirjekeskuse saidile, kus on säilitatud dokumendi link.

Kuigi kirjete käsitsi saatmine kirjekeskuse saidile pole praktiline mahukaks lahenduseks, saate seda kasutada kirjete loomise muude meetodite täiendamiseks.

Poliitika määratlemine

Säilituspoliitika määrab teatud aja jooksul dokumentidega seotud toimingud. Poliitikatoimingud toimuvad automaatselt. Kasutajad ei pea toimingut käivitama.

Kaks poliitikatoimingut on seotud konkreetselt kirjete haldamisega: dokumendi üleviimine teise asukohta ja dokumendi kirjeks deklareerimine. Kui kirjekeskuse saidiga on ühendus olemas, saate luua poliitika, mis saadab dokumendid kirjekeskuse saidile. Poliitika määrab ka selle, kas kopeerida dokument kirjekeskuse saidile, teisaldada või teisaldada ja jätta link dokumenditeeki. Kui kohapealne kirjehaldus on saidi jaoks lubatud, saate luua poliitika, mis deklareerib dokumendi kirjeks. Kohandatud toimingu loomiseks SharePoint kasutada ka objektimudelit.

Säilituspoliitikal võib olla mitu etappi. Näiteks saate luua säilituspoliitika, mis kustutab dokumendi kõik varasemad versioonid aasta pärast dokumendi viimast muutmist ja edastab dokumendi kirjekeskuse saidile viis aastat pärast dokumendi viimast muutmist.

Kui saidi jaoks on lubatud kohapealne kirjehaldus, võib sait sisaldada nii aktiivseid dokumente kui ka kirjeid. Sel juhul saate määrata aktiivsete dokumentide ja kirjete jaoks erinevad säilituspoliitikad. Näiteks saate luua poliitika, mis tunnistab aktiivse dokumendi kirjeks kaks aastat pärast dokumendi loomist, ja luua teise poliitika, mis kustutab kirje seitse aastat pärast seda, kui see on kuulutatud kirjeks.

Töövoo loomine

Töövoo loomisel saate lisada toimingu üksuse hoidlasse saatmiseks. Selle toimingu abil saate luua töövooge, mis saadavad dokumente kirjekeskuse saidile. Saate töövoosse kaasata ka muid toiminguid. Näiteks saate luua töövoo, mis saadab dokumendi autorile kinnituse taotlemiseks meilisõnumi ja seejärel saadab dokumendi kirjekeskuse saidile. Poliitikate ja töövoogude kombineerimiseks saate luua säilituspoliitika, mis käivitab uue töövoo aasta pärast dokumendi loomist.

Samuti saate SharePoint luua kohandatud töövoo, mis kopeerib failid kirjekeskuse saidile. Kirjekeskuse saidile faile saatv töövoog saab integreerida dokumendihaldussüsteemi osana töövoost, mis suunab dokumendi läbi elutsükli. Prognoositava elutsükliga dokumenditüüpide (nt kuluaruannete) korral saate juurutada töövoo, mis suunab dokumendi läbi selle eri etappide ja saadab dokumendi koopia kirjekeskuse saidile. Töövoo saab käivitada uue dokumendi loomisega.

Kohandatud lahenduse kasutamine

Saate välja töötada kohandatud lahendusi, mis kasutavad Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy objektid muudest andmeallikatest kirjekeskuse saidile sisu saatmiseks. Lisateavet kohandatud lahenduste juurutamise kohta objektimudeli SharePoint leiate teemast SharePoint Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).

Plaani lõpuleviimine

Kui olete failiplaani välja arendanud ja sisu kirjekeskuse saidile teisaldamise meetodid läbinud, täitke oma failiplaan, määrates kindlaks, kuidas kirjekeskuse saidile iga tüüpi kirjeid saata. Kaalutletud asjad on järgmised.

  • Kas nõuetele vastavus on jõustatud või vabatahtlik?

  • Kas saate sõltuda ettevõtte kasutajate koostööst, et järgida kirjehaldusprotsesse? Üldiselt vältige käsitsi protsesse. Kui aga neid on vaja, looge sobiv koolitus ja järelevalve, et tagada meeskonna vastavus.

  • Kas sisu talletatakse SharePoint serverites?

  • Kas säilitate füüsilist sisu? Aktiivse füüsilise sisu (nt hard copy või CD-ROM) haldamine ja selle saatmine säilituse jaoks kirjehoidlasse (koos kirjekeskuse saidil kirje jälgimisega) nõuab selles teemas kirjeldatust mittekirjeldatud kordumatut plaanimist. Näiteks kui paberdokumendi elektroonilist versiooni pole olemas, peate üksust võib-olla jälitama loendi abil, mis sisaldab seotud poliitikaid ja töövooge.

Järgmises tabelis on näidatud, kuidas mõned näidisfailiplaani kirjed kirjekeskuse saidile liiguvad.

Dokumendid

Kirjeldus

Meediumid

Lähtekoht

Muutub kirjeks...

Soodustusplaan

Töötaja hüvitiste plaani kirjeldus.

Veebilehed

SharePoint dokumenditeek

Aegumispoliitikaga seotud kohandatud töövoo kasutamine

Kindlustusleping

Töötaja kindlustusplaani kirjeldus.

Printimine

Füüsiline dokument, mis on seotud loendiüksusega SharePoint

Saates selle füüsilisele hoidlale ja luues kirjekeskuse saidil jälitatava loendiüksuse (vöötkoodi abil)

Palgaarvestuse ajatabelid

Töötundide, ületunnitöö ja makstud palkade kokkuvõtted.

Elektroonilised dokumendid

Palgakirjete server ei põhine SharePoint

Kohandatud programmi kasutamine

Tootearenduse failid

Toodete ja nendega seotud dokumentide spetsifikatsioonid.

Elektroonilised dokumendid

SharePoint dokumenditeek

Aegumispoliitikaga seostatud kohandatud töövoo kasutamine käsitsi käsu Saada abil

Kas vajate veel abi?

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega

Kas sellest teabest oli abi?

Kui rahul te tõlkekvaliteediga olete?
Mis mõjutas teie hinnangut?

Täname tagasiside eest!

×