Microsoft 365 pakub mitmesuguseid rühmi, mis aitavad meeskondadel tõhusamalt koostööd teha. Igal rühmatüübil on kordumatu eesmärk, näiteks meilivestluste haldamine, failide ühiskasutus või sündmuste korraldamine. Selles artiklis uurime Microsoft 365 eri tüüpi rühmi ja seda, milleks neid saab kasutada, et saaksite valida oma meeskonna koostöövajaduste jaoks sobivaima rühma.
Microsoft 365 rühmatüübid
-
Microsoft 365 rühmad on loodud ettevõttesiseseks koostööks. Neil on rühma meiliaadress ja SharePointi sait, kus saate dokumente, märkmeid ja koosolekute päevakavasid ühiselt kasutada. Microsoft 365 rühmad saate kasutada projektihalduse, meeskonna suhtluse ja dokumentide ühiskasutuse jaoks.
-
Levirühmi kasutatakse leviedastusteabe ja värskenduste edastamiseks nii ettevõttesiseselt kui ka -väliselt. Neid saab kasutada kindlatele klientidele või töötajatele töövärskenduste, organisatsioonimuudatuste või sündmuste jagamiseks.
-
Turberühmade eesmärk on anda juurdepääs Microsoft 365 ressurssidele ja hõlbustada haldust. Nende abil saab anda juurdepääsu ettevõtte olulistele ressurssidele (nt tööriistadele, portaalidele, aruannetele ja seadmetele (nt printeritele).
-
Meililoaga turberühmad on nagu turberühmad, kuid lisatud on võimalus saata meilisõnumeid kõigile liikmetele. Neid saab kasutada uudiste, kampaaniate ja ettevõtte värskenduste saatmiseks teie müügimeeskonnale.
Rühmi saab luua Microsoft 365 halduskeskus või Microsoft 365 rakendustes (nt Outlook, Teams jne). Olenevalt ettevõtte häälestusest saate rühmi luua nii võrgus kui ka kohapeal. Pärast loomist saate lisada liikmeid, määrata õigusi ja hakata seda koostöö-, suhtlus- ja ühiskasutusressursside jaoks kasutama.
Omanike, liikmete ja külaliste rollid rühmades
-
Omanik – rühma omanik on isik, kes rühma loob ja saab selle üle täieliku kontrolli. Omanikud saavad liikmeid lisada või eemaldada, rühmasätteid muuta ja rühmaressursse (nt faile ja kalendreid) hallata.
-
Liige – liikmed on inimesed, kelle omanik on rühma lisanud. Liikmed pääsevad juurde rühma ressurssidele ja saavad rühmavestlustes osaleda.
-
Külaline – külalised on inimesed, kes ei kuulu teie organisatsiooni, kuid kellele omanik rühma ressurssidele juurde pääseb. Külalisi saab kutsuda rühmaga liituma, et teha koostööd konkreetsete projektide osas või anda tagasisidet. Lugege lisateavet selle kohta, kuidas lisada külaliskasutajaid Microsoft 365 rühmadesse.
Microsoft 365 rühmade haldamine
Microsoft 365 rühma saate luua, hallata ja lõpuks kasutuselt eemaldada. Rühma loomisel saab omanik valida rühma tüübi, lisada liikmeid ja määrata õigusi. Kui rühm on loodud, saab omanik seda hallata, lisades või eemaldades liikmeid, muutes rühma sätteid ning hallates ressursse (nt faile ja kalendreid). Mingil hetkel ei pruugi rühm enam vajalik olla ja omanik saab rühma kasutuselt eemaldada, mis eemaldab selle süsteemist ja takistab kellelgi juurdepääsu oma ressurssidele.
Oluline on märkida, et rühmad nõuavad omaniku õiget toimimist. Kui rühmal pole omanikku või omanik on kustutatud, määrab automaatne süsteem rühmale uue omaniku. See protsess aitab rühmasid funktsionaalselt hoida ja tagab, et rühma haldamise eest vastutab alati omanik. Lugege lisateavet selle kohta, kuidas hallata omanikuta Microsoft 365 rühmi.
