Põhisisu juurde

Microsoft Query kasutamine välisandmete allalaadimiseks

Saate kasutada Microsoft Queryt andmete toomiseks välistest allikatest. Microsoft Query abil andmete toomiseks teie ettevõtte andmebaasidest ja failidest ei pea te uuesti tippima andmeid, mida soovite Excelis analüüsida. Kui andmebaasi värskendatakse uue teabega, saate Exceli aruandeid ja kokkuvõtteid automaatselt värskendada ka algsest allikast pärit andmebaasist.

Microsoft Query abil saate luua ühenduse väliste andmeallikatega, valida nende väliste allikate andmed, importida need andmed oma töölehele ja värskendada andmeid vastavalt vajadusele, et töölehe andmed oleksid väliste allikate andmetega sünkroonitud.

Accessi andmebaaside tüübid     Andmeid saate otsida mitmest andmebaasi tüübist (sh Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server ja Microsoft SQL Server OLAP Services). Andmeid saate otsida ka Exceli töövihikutest ja tekstifaile.

Microsoft Office pakub draivereid, mida saate kasutada andmete toomiseks järgmistest andmeallikatest.

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-pakkuja )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Tekstifaili andmebaasid

Saate kasutada ka teiste tootjate ODBC-draivereid või andmeallikate draivereid, et tuua teavet, mis pärinevad siin loetletud andmeallikatest, sh muud tüüpi OLAP-andmebaasidest. Teabe saamiseks selle kohta, kuidas installida ODBC-draiverit või andmeallika draiverit, mida siin pole, lugege andmebaasi dokumentatsiooni või pöörduge oma andmebaasi tarnija poole.

Andmete valimine andmebaasist     Andmebaasist andmete toomiseks saate luua päringu, mis kujutab endast küsimust, mida te välisandmebaasis talletatud andmete kohta küsite. Näiteks kui teie andmed on talletatud Accessi andmebaasis, soovite ehk teada, mis on teatud toote müügitulemused piirkonniti. Osa andmetest saate alla laadida, valides ainult selle toote ja piirkonna andmed, mida soovite analüüsida.

Microsoft Query abil saate valida soovitud veerud ja importida ainult need andmed Excelisse.

Töölehe värskendamine ühe toiminguga     Kui teil on Exceli töövihikus välisandmeid, saate iga kord, kui teie andmebaas muutub, värskendamine andmed teie analüüsi värskendamiseks, ilma et peaksite oma kokkuvõtvaid aruandeid ja diagramme uuesti looma. Näiteks saate luua igakuise müügi kokkuvõtte ja värskendada seda iga kuu, kui uued müügitulemused saabuvad.

Kuidas Microsoft Query andmeallikaid kasutab?     Kui olete kindla andmebaasi jaoks andmeallika häälestanud, saate seda kasutada iga kord, kui soovite luua päringu selle andmebaasi andmete valimiseks ja toomiseks, ilma et peaksite kogu ühendust teavet uuesti tippima. Microsoft Query kasutab andmeallikat, et luua ühendus välise andmebaasiga ja kuvada andmed, mis on saadaval. Kui olete päringu loonud ja andmed Excelisse tagastanud, annab Microsoft Query Exceli töövihikule nii päringu kui ka andmeallika teabe, et saaksite andmete värskendamiseks andmebaasiga uuesti ühenduse luua.

Päringu andmeallikakasutuse skeem

Microsoft Query kasutamine andmete importimiseks     välisandmete importimiseks Excelisse koos Microsoft Queryga järgige neid põhitoiminguid, mida on üksikasjalikumalt kirjeldatud järgmistes jaotistes.

Mis on andmeallikas?     Andmeallikas on talletatud teabe kogum, mis võimaldab Excelil ja Microsoft Queryl välise andmebaasiga ühenduse luua. Kui kasutate andmeallika häälestamiseks Microsoft Queryt, annate andmeallikale nime ja seejärel esitate andmebaasi või serveri nime ja asukoha, andmebaasi tüübi ning sisselogimise ja parooli teabe. Teave sisaldab ka OBDC draiverit või andmeallika draiveri nime, mis on programm, mis teeb ühendusi teatud tüüpi andmebaasiga.

Andmeallika häälestamiseks Microsoft Query abil tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü andmed jaotises Välisandmete toomine nuppu muudest allikatestja seejärel klõpsake käsku Microsoft Query.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Andmebaasi, tekstifaili või Exceli töövihiku andmeallika määramiseks klõpsake vahekaarti andmebaasid .

    • OLAP-kuubi andmeallika määramiseks klõpsake vahekaarti OLAP-kuubid . See vahekaart on saadaval ainult siis, kui käivitasite Microsoft Query Excelist.

  3. Topeltklõpsake <uus andmeallikas>.

    -või-

    Klõpsake nuppu <uus andmeallikas>ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    Kuvatakse dialoogiboks uue andmeallika loomine .

  4. Sisestage juhises 1 andmeallika tuvastamiseks nimi.

  5. Klõpsake juhises 2 selle andmebaasi tüübi draiverit, mida te andmeallikana kasutate.

    Märkused: 

    • Kui välisandmebaasi, millele soovite juurde pääseda, ei toeta Microsoft Querysse installitud ODBC-draiverid, peate hankima ja installima Microsoft Office ' iga ühilduva ODBC-draiveri kolmanda osapoole tarnijalt (nt tootja). andmebaasi. Installijuhisete saamiseks pöörduge andmebaasi tarnija poole.

    • OLAP-andmebaasid ei nõua ODBC-draivereid. Microsoft Query installimisel installitakse draiverid Microsoft SQL Server Analysis Services abil loodud andmebaaside jaoks. Muude OLAP-andmebaasidega ühenduse loomiseks peate installima andmeallika draiveri ja klientrakenduse tarkvara.

  6. Klõpsake nuppu Ühendaja sisestage andmeallikaga ühenduse loomiseks vajalik teave. Andmebaaside, Exceli töövihikute ja tekstifailide korral sõltub teie pakutav teave valitud andmeallika tüübist. Teil võidakse paluda esitada sisselogimise nimi, parool, kasutatava andmebaasi versioon, andmebaasi asukoht või muu andmebaasi tüübiga seotud teave.

    NB!: 

    • Kasutage keerukaid paroole, mis sisaldavad nii suur- kui väiketähti, numbreid ja sümboleid. Nõrkades paroolides ei kasutata neid elemente koos. Keerukas parool: Y6dh!et5. Nõrk parool: Maja27. Parooli pikkus peaks olema kaheksa või enam märki. Pääsufraas, kus kasutatakse 14 või enamat märki, on parem lahendus.

    • Oma parooli meelespidamine on väga oluline. Parooli unustamise korral ei saa Microsoft seda teie jaoks taastada. Hoidke üleskirjutatud paroole kindlas kohas ja eemal teabest, mida kaitsta soovite.

  7. Kui olete nõutava teabe sisestanud, klõpsake dialoogiboksis uue andmeallika loomine naasmiseks nuppu OKvõi nuppu edasi.

  8. Kui andmebaasil on tabeleid ja soovite, et konkreetne tabel kuvataks automaatselt päringu viisardis, klõpsake juhise 4 väljale ja seejärel klõpsake soovitud tabelit.

  9. Kui te ei soovi andmeallikat kasutades oma sisselogimisnime ja parooli tippida, märkige ruut Salvesta minu kasutaja ID ja parool andmeallika määratlusse . Salvestatud parool pole krüptitud. Kui märkeruut pole saadaval, pöörduge oma andmebaasi administraatori poole, et teha kindlaks, kas seda võimalust saab teha kättesaadavaks.

    Turbeteade.: Andmeallikatega ühendust luues vältige sisselogimisteabe salvestamist. Seda teavet võidakse talletada lihttekstina ja mõni pahatahtlik kasutaja võib teabele ligi pääsedes andmeallika turvalisuse ohtu seada.

Pärast nende juhiste täitmist kuvatakse andmeallika nimi dialoogiboksis Andmeallika valimine .

Päringu viisardi kasutamine enamiku päringute jaoks     Query viisardi abil on lihtne valida ja koondada andmeid erinevatest andmebaasi tabelitest ja väljadest. Query viisardi abil saate valida, milliseid tabeleid ja välju soovite kaasata. Sisemine ühendus (päringu toiming, mis määrab, et kahe tabeli read liidetakse identsete väljaväärtuste põhjal) luuakse automaatselt, kui viisard tuvastab ühe tabeli primaarvõtme välja ja teises tabelis sama nimega välja.

Viisardit saate kasutada ka tulemikomplekti sortimiseks ja hõlpsaks filtreerimiseks. Viisardi viimases etapis saate valida, kas soovite andmed tagastada Excelisse või täpsustada päringut rakenduses Microsoft Query. Pärast päringu loomist saate selle käivitada kas Excelis või Microsoft Querys.

Päringu viisardi käivitamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü andmed jaotises Välisandmete toomine nuppu muudest allikatestja seejärel klõpsake käsku Microsoft Query.

  2. Veenduge, et dialoogiboksis Andmeallika valimine oleks märgitud ruut Kasuta päringute loomiseks/redigeerimiseks päringu viisardit .

  3. Topeltklõpsake andmeallikat, mida soovite kasutada.

    -või-

    Klõpsake andmeallikat, mida soovite kasutada, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Muud tüüpi päringute jaoks otse Microsoft Querys töötamine     Kui soovite luua keerukama päringu, kui päringu viisard seda lubab, saate töötada otse Microsoft Querys. Microsoft Query abil saate päringu viisardis loodavaid päringuid vaadata ja muuta või luua uusi päringuid viisardit kasutamata. Töötage otse Microsoft Querys, kui soovite luua päringuid, mis toimivad järgmiselt.

  • Välja konkreetsete andmete valimine     Suures andmebaasis võite soovi korral valida mõne välja andmed ja jätta välja andmed, mida te ei vaja. Kui teil on näiteks vaja andmeid välja kahe toote kohta, mis sisaldab teavet paljude toodete kohta, saate kasutada kriteeriumid, et valida ainult kahe soovitud toote andmed.

  • Andmete toomine eri kriteeriumide põhjal iga kord, kui käivitate päringu     Kui teil on vaja luua sama Exceli aruanne või Kokkuvõte mitme sama välisteabega piirkonna jaoks (nt eraldi müügieelarve iga piirkonna jaoks), saate luua parameeterpäring. Kui käivitate parameetri päringu, küsitakse teilt väärtust, mida kasutatakse kriteeriumina, kui päring valib kirjed. Näiteks võib parameeter Query paluda teil sisestada teatud piirkonna ja kasutada seda päringut kõigi piirkondlike müügitehingute aruannete loomiseks.

  • Andmete ühendamine erinevatel viisidel     Päringute loomisega loodud sisemised ühendused on levinumad päringud, mida kasutatakse päringute loomisel. Mõnikord soovite siiski kasutada mõnda muud tüüpi ühendust. Kui teil on näiteks tabel toote müügist ja kliendiinfo tabel, väldib sisemine ühendamine (päringu viisardi loodud tüüp) klientide kirjete väljavõtete tegemist klientide jaoks, kes pole ostu sooritanud. Microsoft Query abil saate liituda nende tabelitega, nii et kõik kliendi kirjed laaditakse alla, ning nende klientide müügitulemused, kes on ostu sooritanud.

Microsoft Query käivitamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü andmed jaotises Välisandmete toomine nuppu muudest allikatestja seejärel klõpsake käsku Microsoft Query.

  2. Veenduge, et dialoogiboksis Andmeallika valimine oleks ruut Kasuta päringute loomiseks/redigeerimiseks päringu viisardit .

  3. Topeltklõpsake andmeallikat, mida soovite kasutada.

    -või-

    Klõpsake andmeallikat, mida soovite kasutada, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Päringute uuesti kasutamine ja ühiskasutusse andmine     Nii Query viisardi kui ka Microsoft Query abil saate oma päringud salvestada dqy failina, mida saate muuta, taaskasutada ja ühiskasutusse anda. Excel saab avada. dqy faile otse, mis võimaldab teil või teistel kasutajatel samast päringust luua täiendavaid välisandmete vahemikke.

Salvestatud päringu avamiseks Excelist tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü andmed jaotises Välisandmete toomine nuppu muudest allikatestja seejärel klõpsake käsku Microsoft Query. Kuvatakse dialoogiboks Andmeallika valimine .

  2. Klõpsake dialoogiboksis Andmeallika valimine vahekaarti Päringud .

  3. Topeltklõpsake salvestatud päringut, mida soovite avada. Päring kuvatakse Microsoft Querys.

Kui soovite avada salvestatud päringu ja Microsoft Query on juba avatud, klõpsake Microsoft Query faili menüüd ja seejärel nuppu Ava.

Kui topeltklõpsate dqy-faili, avaneb Excel, käivitab päringu ja seejärel lisab tulemid uuele töölehele.

Kui soovite anda ühiskasutusse Exceli kokkuvõtte või aruanne, mis põhineb välisandmetel, saate teistele kasutajatele anda välise andmevahemiku sisaldava töövihiku või luua mall. Mall võimaldab teil kokkuvõtte või aruanne salvestada välisandmeid salvestamata, nii et see on väiksem. Välised andmed laaditakse alla, kui kasutaja avab selle malli.

Kui olete päringu viisardi või Microsoft Query kaudu päringu loonud, saate andmed tagastada Exceli töölehele. Andmed muutuvad välisandmevahemik või PivotTable-liigendtabeli aruanne, mida saate vormindada ja värskendada.

Allalaaditud andmete vormindamine     Excelis saate Microsoft Query kaudu esitatud andmete esitamiseks ja summeerimiseks kasutada tööriistu (nt diagramme või automaatseid vahekokkuvõtteid). Saate andmeid vormindada ja teie vorming jääb väliste andmete värskendamisel alles. Välja nimede asemel saate kasutada oma veerusilte ja lisada reanumbrid automaatselt.

Excel saab automaatselt vormindada uusi andmeid, mille tipite vahemiku lõppu, et need vastaksid eelnevatele ridadele. Excel saab ka automaatselt kopeerida eelmistel ridadel korduvaid valemeid ja laiendada neid täiendavatele ridadele.

Märkus.: Vahemiku uutele ridadele laiendamiseks peavad vormingud ja valemid olema kuvatud vähemalt kolmes viiest eelmisest reast.

Selle suvandi (või uuesti) saate igal ajal välja lülitada.

  1. Valige Fail > Suvandid > Täpsemalt.

    Excel 2007: klõpsake Microsoft Office ' i nuppu Office’i nupu pilt , nuppu Exceli suvandidja seejärel kategooriat Täpsemalt .

  2. Märkige jaotises redigeerimise suvandid ruut Laienda andmevahemiku vormingud ja valemid . Kui soovite automaatse andmevahemiku vormingu uuesti välja lülitada, tühjendage see ruut.

Välisandmete värskendamine.     Välisandmete värskendamisel käivitate päringu, et laadida üles kõik uued või muudetud andmed, mis vastavad teie spetsifikatsioonidele. Päringut saate värskendada nii Microsoft Querys kui ka Excelis. Excelis on mitu võimalust päringute värskendamiseks (sh andmete värskendamine iga kord, kui avate töövihiku) ja värskendate selle automaatselt ajastatud intervalliga. Kui andmeid värskendatakse, saate Excelis tööd jätkata ja samuti kontrollida andmete värskendamise ajal olekut. Lisateavet leiate teemast välise andmeühenduse värskendamine Excelis.

Lehe algusesse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×