Kuidas: Kasutada kirjakooste rakenduses Word 2000 kategooriate alusel sorditud loendi loomiseks

Andmefaili seadistamine

Sortige andmefail nii, et kõik on sama väärtusega põhivälja (välja aluseks sortimise) oleksid koos, nagu on näidatud Näidisandmete failis järgmist. Järgmine näidisloend on sorditud välja linn (linn on selles näites põhiväli):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Põhidokumendi seadistamine

Märkus: < sisestage > tähistab lõigumärki järgmises näites. Lõigumärgi tippimiseks vajutage ENTER.

Kataloogina põhidokumendi seadistamiseks toimige järgmiselt.

1. Avage uus tühi dokument ja klõpsake menüüs Tööriistad Kirjakooste.

2. Kirjakooste abi nuppu Looja klõpsake seejärel nuppu kataloog.

3. Klõpsake küsimisel Uus põhidokument .

4. Kirjakooste abi nuppu Saada andmedja seejärel klõpsake nuppu Ava andmeallikas lisada andmefaili (kasutamine käesoleva artikli jaotises "Kuidas et üles andmefaili" loodud näidisfail).

5. Sisestage iga kirje välja sisu järgmise võtme välja kirje määramaks, kas välja sisu muuta ühe kirje järgmise sisuga võrdlemiseks järgmistes valdkondades.

Märkus: selles näites kasutatakse näidisandmeid käesoleva artikli jaotises "Kuidas et üles andmefaili". Välja looksulgude lisamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + F9.

{ IF { } MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD City }" "" }< sisestage >
{ SET Place1 { MERGEFIELD City }}< sisestage >
{ Kui { Place2 } <> { Place1 }"< sisestage >
{ MERGEFIELD City }< sisestage >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }" } { SET Place2 { MERGEFIELD City }}< sisestage >
Selles näites annavad välja anda kataloogi loend on samal lehel on järgmine:

Atlanta

Smith $3000
Vähendada $50000
Henderson $10000

Houston

Jones $8000
Kelley $9000
Peterson $0

Kuidas sundida iga kategooria suunamine uuele lehele

Selles näites põhiväli on { MERGEFIELD City }. Väärtuse muutmisel linn väärtus andmefailis, lisatakse ühendatud tulemustele uus leht ja kirjakooste toiming jätkub järgmise lehe ülaosas. Välja looksulgude lisamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + F9.

{ Kui { } MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD City }" ""}< sisestage >
{ SET Place1 { MERGEFIELD City }}< sisestage >
{ Kui { Place2 } <> { Place1 }"< sisestage >
---Page Break---
{ MERGEFIELD City }< sisestage >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }" } { SET Place2 { MERGEFIELD City }}< sisestage >
Märkus: leheküljepiiri lisamiseks kas klahvikombinatsiooni CTRL + ENTER või klõpsake menüü Lisa käsku murda , valige Leheküljepiirja seejärel klõpsake nuppu OK.

Selles näites annavad välja anda kataloogi loend on eraldi lehtedel järgmiselt:

Atlanta

Smith $3000
Vähendada $50000
Henderson $10000

---Page Break---
Houston

Jones $8000
Kelley $9000
Peterson $0

Kuidas vormindamine

Ka selles näites põhiväli {MERGEFIELD City}. Vormindamiseks {MERGEFIELD City} tulemuste vormindamiseks trükitähtedes võite lisada vormingulüliti \ * Upper. Välja looksulgude lisamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + F9.

{ Kui { } MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD City \ * Upper }" "" }< sisestage >
{ SET Place1 { MERGEFIELD City }}< sisestage >
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"< sisestage >
{ MERGEFIELD City \ * Upper }< sisestage >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Employee } { MERGEFIELD Sales }" } { SET Place2 { MERGEFIELD City }}< sisestage >
Väljad annavad selles näites kataloogi loend samal lehel on linn kantud üleni suurtähtedeks järgmiselt:

ATLANTA

Smith $3000
Vähendada $50000
Henderson $10000

HOUSTON

Jones $8000
Kelley $9000
Peterson $0
Märkus: võite rakendada põhivälja { MERGEFIELD City }teistsuguse vormingu, valides kogu välja (sh looksulud {}välja) ja vormindades välja oma eelistuste kohaselt. Välja vormindamiseks klõpsake menüü Vorming käsku Font .

Kuidas see protsess toimub

Esimene IF-väli nendes näidetes lisab linna nime ja tagastusmärki (< ENTER >) ainult esimene kirje jaoks Kirjakooste. Kõigi järgmiste kirjete IF-väli midagi (""). See tunneb ära esimese kirjakooste kirje, võrreldes välja MERGESEQ (mis annab jooksva kirje järjekorranumbri) arvuga "1".

Teine IF-väli lisab tagastusmärgi (või leheküljepiiri, kui see sunnib iga linna uuele lehele), linna nime, veel kaks tagastusmärki tagastusmärki, töötaja nime ja müügisumma (selles järjestuses) ainult juhul, kui IF-väli määrab, et jooksev kirje sisaldab linna nimi, mis erineb eelmisest kirjest. Kui see määrab, et jooksev kirje sisaldab linna nime, mis on sama mis eelmise kirje, see lisab ainult järgmise töötaja nime ja müügisumma.

See IF-väli tuvastab uue linna nime, võrreldes kahel SET-väljal määratud järjehoidjate teksti. Järjehoidja "Koht1" on alati võrdne jooksva kirje väljaga linn ja järjehoidja teksti "Place2" on võrdne eelmise kirje väljaga linn .