Märkus.: Access 2016 ja uuemates versioonides andmete kogumise kohta leiate teavet teemast Importimine, eksportimine SQL Server.
Meilisõnumite kohta teabe kogumiseks või värskendamiseks saate kasutada rakendust Microsoft Access 2007 või Access 2010 rakendusega Microsoft Outlook 2007 või Microsoft Outlook 2010. Access juhendab teid andmekogumisvormi loomisel ja vormi meilisõnumiga saatmisel. Kui teie meiliadressaadid tagastavad täidetud vormid, saate lasta kogutud andmeid automaatselt töödelda ja salvestada määratud Accessi andmebaasi. See andmekogumismeetod aitab teil säästa aega ja vaeva, mis tavaliselt on seotud kopeerimise ja kleepimisega või andmete käsitsi sisestamisega. Järgnevalt on toodud mõned stsenaariumid, kus saate seda toimingut kasutada andmete kogumiseks.
Küsitlused Küsitluse tegemiseks ja tulemite kompileerimiseks looge esmalt Accessi andmebaas tulemuste talletamiseks vajalike tabelitega ning kasutage viisardit küsitluse vormi loomiseks ja seejärel saatke need küsitluse osalejatele meiliga. Kui osalejad vastavad, salvestatakse küsitluse andmed automaatselt andmebaasi.
Olekuaruanded Olenemata sellest, kas tegemist on uusima varude taseme olekuga või ajakohase teabega ootel probleemide kohta, saab teie meeskond teid kursis hoida, saates teile regulaarselt meilisõnumeid, mis sisaldavad praegust teavet.
Sündmusehaldus Konverentsi või koolituse või muude ürituste korraldamisel saate saata ühe või mitu vormi meilisõnumina, et koguda kontaktteavet, reisida ja hotellieelistusi jne. Kui otsustate, et vastuseid töödeldakse automaatselt, saavad osalejad oma eelistusi igal ajal muuta ilma teid sellest teavitamata ja teil on otsuste langetamiseks alati juurdepääs uusimatele andmetele.
Selles artiklis selgitatakse, mida on vaja seda toimingut kasutada, kuidas viisardit kasutama hakata, ja seejärel antakse teile lisateavet erinevate toimingute kohta, et saaksite viisardi järgimisel teha kõige teadlikuma valiku.
Märkus.: Kogutud andmeid ei saa lisada, kui adressaat kasutas teile andmekogumisvormi saatmiseks Hotmaili või Yahoo.
Enne alustamist
Kui kogute andmeid meilisõnumite abil esimest korda, tehke järgmist.
-
Veenduge, et teie arvutisse oleks installitud järgmised rakendused.
-
Access 2007 või Access 2010.
-
Outlook 2007 või Outlook 2010. Outlook peab olema installitud ja konfigureeritud arvutisse, mida kasutate meilisõnumite saatmiseks. Kui teil on Outlook installitud, kuid pole veel konfigureeritud, käivitage Outlook ja järgige Outlooki käivitusviisardi juhiseid. Viisardi kohta leiate abi Outlooki spikrist.
-
Kui kavatsete kasutada InfoPathi vormi, veenduge, et teie arvutisse oleks installitud InfoPath 2007 või uuem väljaanne ning et adressaatide arvutisse oleks installitud ka InfoPath.
-
Vormi vaatamiseks ja redigeerimiseks peab teil meiliadressaatide arvutisse olema installitud InfoPath või meilirakendus, mis toetab HTML-vormingut.
Vorm, mida kasutatakse meilisõnumite kaudu andmete kogumiseks, pole Accessi vorm. Viisard loob spetsiaalse vormi HTML- või InfoPathi vormingus.
Sihtandmebaasi tuvastamine. Andmebaas võib olla kas .mdb- või ACCDB-vormingus. Lisaks toetatakse MDE- ja ACCDE-faile. Kui te ei soovi olemasolevat andmebaasi kasutada, peate looma uue andmebaasi.
-
-
Tuvastage või looge tabelid, mille soovite meilivastustest pärinevate andmetega asustada. Kui kogute andmeid olemasolevate tabelite jaoks, veenduge, et tabelid poleks kirjutuskaitstud ja teil on vajalikud õigused tabelite sisu lisamiseks või värskendamiseks.
Märkus.: Väljatüüpe Manused, Automaatnumber, OLE ja Mitmeväärtuselised ei saa meilisõnumite abil koguda
Kui teie andmekogumistoiming asustab kaks või enam tabelit, peate looma valikupäringu ja kasutama seda vormi kirjeallikana. Veenduge, et päring hõlmaks kõiki aluseks olevate tabelite nõutavaid välju. Kui kasutate olemasolevat päringut, veenduge, et päring poleks kirjutuskaitstud ja teil on vajalikud õigused päringu sisu lisamiseks või värskendamiseks. Lisateavet kahe või enama tabeli põhjal päringu loomise kohta leiate artiklist Sissejuhatus päringutesse.
Salvestage andmed uute kirjetena järgmistes olukordades.
-
Kui andmed asustatakse mitme tabelina.
-
Kui sihttabelil pole primaarvõtme välja. Primaarvõtme väärtused on vajalikud iga vastuse vastendamiseks olemasolevale kirjele. Kui sihttabelil pole primaarvõtme välja, lisage see kohe või määrake primaarvõtmena kordumatuid väärtusi sisaldav olemasolev väli.
-
Kui sihttabelis pole kirjeid. Kui tabel on tühi, eeldab viisard, et soovite kirjeid lisada.
-
Kui adressaatide meiliaadresse ei talletata andmebaasi väljana. Kirjete värskendamiseks andmete kogumisel ei saa te viisardi genereeritud sõnumisse aadresse käsitsi tippida. Aadressiväli peab olema sihttabelis või tabelis, millel on seos sihttabeliga.
Alustamine
-
Avage andmebaas, kuhu kogutud andmed salvestatakse.
-
Andmete lisamiseks ühte tabelisse valige navigeerimispaanil tabel. Mitme seotud tabeli asustamiseks valige nende tabelitega seotud päring.
-
Viisardi käivitamiseks tehke ühte järgmistest.
-
Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Andmete kogumine nuppu Loo meilisõnum.
-
Paremklõpsake tabelit või päringut ja seejärel klõpsake käsku Kogu ja värskenda andmeid e-posti teel.
Märkus.: Kui tabel ei sisalda välju või kui sellel on ainult väljatüübid Automaatnumber, OLE-objekt, Manus või Mitmeväärtuseline otsing, kuvab Access järgmise teate: Valitud tabelil või päringul pole välju, mis toetaksid e-postiga andmete kogumist.
-
Kui tabel sisaldab välju, mis toetavad andmete kogumist, käivitub viisard. Kui sihttabel toetab nii andmete lisamist kui ka värskendamist, juhendab viisard teid meilisõnumite kaudu andmete kogumiseks vajalike toimingute läbimisel.
Kasutage järgmisi jaotisi mis tahes küsimuste jaoks, mis võivad olla seotud järgmise seitsme põhitoiminguga.
Valige saadetava andmesisestusvormi tüüp
Valige vormi tüüp, võttes aluseks enda ja adressaatide kasutusmugavuse.
VALI HTML-vorm HTML-vormi saab vaadata ja redigeerida iga kasutaja, kelle meiliklient toetab HTML-i
Microsoft InfoPathi vormi valimine See suvand kuvatakse ainult juhul, kui InfoPath on teie arvutisse installitud. Valige see suvand ainult siis, kui teie adressaatide arvutisse on installitud InfoPath ja Outlook. InfoPathi vormil on parem andmesisestus- ja redigeerimiskeskkond.
Järgmine kuvatav viisardileht sõltub sellest, kas sihtobjekt toetab andmete värskendamist. Kui objekt on päring, mis põhineb kahel või enamal tabelil või kui see on tabel, millel pole primaarvõtme välja või mis ei sisalda ühtegi kirjet, eeldab viisard, et soovite lisada uusi kirjeid ja palub teil vormiväljad valida. Kõigil muudel juhtudel palub viisard teil enne vormiväljade valimist määrata, kas soovite andmeid lisada või värskendada.
Valige, kas soovite koguda uusi andmeid või värskendada olemasolevaid andmeid
Määrake, mida soovite andmetega teha. Kasutatava vormi tüüp mõjutab uute kirjete arvu, mille adressaat saab teile ühe vastusega saata. Andmete värskendamisel tuvastab adressaadi värskendatavate kirjete arv sõnumisse kaasatavate valmisvormide arvu.
Märkus.: Uute kirjete lisamiseks tippige meilisõnumi loomisel meilisõnumi aadressiväljale aadressid. Olemasolevate andmete värskendamiseks tuleb adressaatide meiliaadressid talletada aluseks oleva tabeli või päringu väljana või seotud tabelis.
Määrake andmed, mida soovite koguda
Vormi kaasatavate väljade valimisel pole vaja kaasata kõiki välju, mis on vormi aluseks olevas tabelis või päringus olemas. Siiski peavad olema täidetud järgmised tingimused:
-
Nõutavad väljad: Tärniga (*) tähistatud väljad on kohustuslikud väljad. Kui kogute uusi kirjeid, kaasab viisard automaatselt kõik väljad, mille atribuudi Nõutav väärtuseks on seatud Jah. Kui mõne kirje nõutavad väljad on tühjad, ei saa Access kirjet tabelisse lisada.
-
Toetuseta väljatüübid: Vormi ei saa teatud väljatüüpe (nt automaatnumber, manus, OLE-objekt või mitmeväärtuselised otsinguväljad) kaasata.
-
Primaarvõtme väli: Kirjeid lisades saab kasutaja väljale tippida väärtuse; vastust ei töödelda, kui määratud väärtus on juba kasutusel.
Märkus.: Määrake iga kaasatud välja jaoks jaotises Välja atribuudid silt ja kui te ei soovi, et kasutaja selle välja andmeid muudaks, klõpsake nuppu Kirjutuskaitstud .
Automaatse või käsitsi töötlemise määramine
Saate valida vastuste automaatse või käsitsi töötlemise. Automaattöötlus tähendab, et vastuste saamisel töötavad Outlook ja Access koos andmete eksportimiseks teie andmebaasi sihttabelitesse. Automaattöötlus võib säästa teie aega ja vaeva. Käsitsi töötlemine tähendab ainult seda, et alustate eksporditoimingut andmete edastamiseks Outlooki määratud kaustast Accessi sihttabelisse.
Vastused eksporditakse sihttabelisse seni, kuni vastused jõuavad teie postkasti, täidetud on järgmised tingimused:
-
Outlook peab teie arvutis juba töötama. Kui Outlook ei tööta, käivitatakse töötlemine outlooki järgmisel käivitamisel.
-
Juurdepääs ei tohi olla parooliga kaitstud ja see ei tohi olla avatud eksklusiivrežiimis. Pärast meilisõnumi saatmist ei tohi andmebaasi nimi või asukoht olla muutunud.
-
Tabelite ja päringute nimed ning vormi kaasatud väljade atribuudid ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud.
-
Aluseks olevate tabelite ja päringute sisu lisamiseks või värskendamiseks peavad teil olema vajalikud õigused.
Märkus.: Kui automaattöötlus nurjub, proovige probleemid lahendada ja seejärel eksportige nurjunud vastused käsitsi. Vastuseid, mis jõuavad teie sisendkausta pärast probleemide lahendamist, töödeldakse automaatselt.
Vastuste automaattöötluse atribuutide määramine
Vastuste talletamiseks muu Outlooki kausta määramiseks klõpsake viisardi lehel Määrake, kuidas soovite vastuseid töödelda kausta nime. Valige dialoogiboksis Kausta valimine mõni muu kaust või klõpsake uue kausta loomiseks nuppu Uus .
Kui klõpsate käsku Määra atribuudid, et reguleerida impordisätete muutmiseks või viimistlemiseks vastuste automaattöötlust , leiate saadaolevate suvandite kohta teavet järgmisest tabelist.
|
Suvand |
Tulem |
|---|---|
|
Hülga nende vastused, kellele te sõnumit ei saatnud |
Märkige see ruut, kui soovite automaatselt töödelda ainult neid vastuseid, mille saatsid sõnumi algsed adressaadid. Teiste inimeste vastused salvestatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt. |
|
Aktsepteeri igalt adressaadilt mitu vastust |
Märkige see ruut, kui soovite, et automaatselt töödeldakse ainult iga adressaadi esimest vastust. Teine ja järgmised vastused salvestatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt. Märkus.: See säte määrab ainult töödeldud vastuste arvu, mitte ühe vastuse kirjete arvu. Teisisõnu saab kasutaja InfoPathi vormi saatmisel saata teile ühe vastusega mitu kirjet ja Access töötleb automaatselt kõiki vastuse kirjeid, isegi kui see ruut pole märgitud. |
|
Luba ainult olemasolevate andmete värskendamine |
Kui adressaadid kasutavad andmete värskendamiseks InfoPathi vormi, saavad nad lisaks olemasolevatele kirjetele saata ka uusi kirjeid. Märkige see ruut ainult olemasolevate kirjete värskenduste töötlemiseks. |
|
Töödeldavate vastuste arv |
Tippige vastuste koguarv (kõigilt adressaatidelt), mida soovite automaatselt töödelda. Kui soovite, et kõiki vastuseid töödeldakse automaatselt, sisestage tekstiväljale suur väärtus (nt 5000). Vastused, mis saabuvad pärast määratud väärtuse kättesaamist, talletatakse sihtkaustas, kuid neid ei töödelda automaatselt. |
|
Peatumise kuupäev ja kellaaeg |
Saate määrata, millal peaks selle meilisõnumi vastuste automaattöötlus lõppema. Pärast seda kuupäeva ja kellaaega vastu võetud vastused salvestatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt. |
Nende suvandite hilisemaks muutmiseks klõpsake menüü Välisandmed jaotises Andmete kogumine nuppu Halda vastuseid. Valige dialoogiboksis Andmekogumissõnumite haldamine sõnum, mille sätteid soovite muuta, ja seejärel klõpsake nuppu Sõnumisuvandid. Dialoogiboksis tehtud muudatused mõjutavad kõiki sellele sõnumile järgnevaid vastuseid.
Vastuste käsitsi töötlemine
Kui soovite määrata, millal ja milliseid vastuseid töödeldakse, ärge valige suvandit Automaatne protsess. Vastused talletatakse Outlookis määratud kaustas, kuni valite ja paremklõpsate iga vastust kaustas ning seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Ekspordi andmed Microsoft Accessi .
Mõnel juhul peate võib-olla ka käsitsi töötlema vastuseid, mida ei saanud automaatselt töödelda.
Enne andmete eksportimist pidage meeles järgmist.
-
Accessi andmebaas ei tohiks olla avatud eksklusiivrežiimis ja andmebaasi nimi või asukoht ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud.
-
Tabelite ja päringute nimed ning vormi kaasatud väljade atribuudid ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud.
-
Aluseks olevate tabelite ja päringute sisu lisamiseks või värskendamiseks peavad teil olema vajalikud õigused.
Adressaatide meiliaadresside määramise viisi valimine
Kui kogute ainult uut teavet, saate meiliaadressid määrata kahel viisil.
-
Tippige Outlooki meilisõnumisse ükshaaval meiliaadressid või valige aadressiraamatust aadressid.
-
Kasutage praeguse Accessi andmebaasi tabelis või päringus meiliaadressi välja.
Märkus.: Andmete kogumisel olemasolevate kirjete värskendamiseks ei kuvata seda dialoogiboksi, kuna adressaatide meiliaadressid peavad esmalt olema andmebaasi väljana saadaval.
Meiliaadresside sisestamine otse Outlookis
Kui määrate Outlookis adressaadid, saate enne sõnumi saatmist selle eelvaadet kuvada ja kohandada. Meilisõnumi sisuosas on lühike sissejuhatus ja vorm. Soovitatav on vormi mitte muuta. Vormi struktuuri muutmisel võidakse vastust mitte töödelda.
Andmebaasi väljale salvestatud meiliaadresside kasutamine
Suvandiga Seotud tabel viitab seotud tabelitele. Andmebaasi tabeliseoste vaatamiseks või redigeerimiseks klõpsake menüü Andmebaasiriistad. klõpsake menüü Seosed jaotises Seosed nuppu Seosed.
Seoste kohta leiate lisateavet artiklist Tabeliseoste juhend.
Adressaatide loendi läbivaatamine ja määramine
Viimane põhitoiming hõlmab meilisõnumi eelvaadet ja kohandamist, adressaadiloendi viimistlemist ja seejärel andmekogumissõnumi saatmist.
Meilisõnumi loomine ja saatmine
Kui viisard annab teile teada, et saate nüüd meilisõnumi luua, ja näitab, kuidas kuvada meilisõnum käsu Halda vastuseid abil, võidakse kuvada mõned hoiatusteated. Järgmises tabelis kirjeldatakse iga hoiatust ja toimingut, mida saate selle lahendamiseks teha.
|
Hoiatusteade |
Kirjeldus |
S olution |
|---|---|---|
|
Mõni kirje ei sisalda määratud meiliaadressi väljal kehtivat aadressi. Nende ridade kohta andmeid ei tagastata. |
Valitud meiliaadressiväli sisaldab tühiväärtusi. |
Kui soovite koguda andmeid iga kirje kohta, sulgege viisard ja asendage tühiväärtused meiliaadressidega. Seejärel käivitage viisard uuesti. |
|
Teil on praegu andmebaasile eksklusiivne lukk. automaattöötlus nurjub kuni luku vabastamiseni. |
Andmebaas on praegu avatud eksklusiivrežiimis. |
Kui valisite vastuste automaatse töötlemise, siis töötlemine nurjub, kuna Access ei saa lisada ega värskendada andmebaasi, millel on eksklusiivselt lukustatud andmebaas. Andmebaasi sulgemine ja uuesti avamine mitte-eksklusiivses režiimis kohe pärast sõnumi saatmist |
|
Need meilisõnumid võivad sisaldada konfidentsiaalseid või tundlikke andmeid. |
Kogute andmeid olemasolevate kirjete värskendamiseks ja saadetav vorm on juba olemasolevate andmetega valmis. |
Kui mõni vormiväli sisaldab tundlikke andmeid, naaske viisardi etappi, kus te väljad valisite, ja eemaldage vormilt tundlikke andmeid sisaldavad väljad. |
Pärast sõnumi eelvaadet ja kohandamist saate filtreerida meiliaadressi välja ja valida adressaadid. Valige meiliaadressid, mida soovite kasutada, märkides vastavad märkeruudud. Kui kuvatakse dialoogiboks sobimatute meiliaadressidega, märkige üles loendi aadressid ja klõpsake nuppu Välju. Kontrollige sobimatuid aadresse, tehke vajalikud parandused ja proovige sõnum uuesti saata.
