Microsoft Viva Insights kasutamine Outlookis

Koosolekud on tervisliku koostöö jaoks hädavajalikud. Paremad koosolekutavad võivad parandada meeskonnaliikmete tööviljakust, teabe jagamist, innovatsiooni, otsuste tegemist ja ühendusi.

Vaates Koosolekuteks ettevalmistamine kuvatakse loend eelseisvatest koosolekutest, mida olete korraldanud või mille olete kutsunud järgmiseks seitsmeks kalendripäevaks (sh praeguseks päevaks). See ülevaade aitab teil otsustada, kas iga koosolek on minemiseks valmis. Kõigi eelseisvate koosolekute ülevaate kuvamiseks valige Valmistage oma koosolekud ette. Valige filtreerimisalus Kõik, Korraldatud või Kutsutud koosolekud.

Selle ülevaate abil saate teha järgmist.

• Kuva osalejad: Siit leiate teavet koosoleku vastu võtnud kutsutute arvu ja kutsutute arvu kohta. Osalejate kohta lisateabe saamiseks valige allanool.

• Kuva konfliktid: Saate kuvada loendi kõigist muudest koosolekutest, millel on selle koosolekuga konflikt.

• Vasta (kui olete kutsutud): vastake kutsele "Jah" või "Ei". Kui vastasite juba, kuvatakse teie vastus siin. Kui koosolek on kavandatud väljaspool teie tavalisi koosolekuaegu (kui korraldate koosolekuid tavaliselt nii tööpäeva ajal kui ka väljaspool seda), tõstetakse see esile võimalusega vastata vastavalt.

• Kuva manused: Saate vaadata koosolekuga seotud manuste arvu koos nende pealkirjade ja salvestuskohaga (võrgus või kohalikult). Kui manus on salvestatud võrgus, vaadake selle kohta lisateavet või avage see.

• Kuva seostuvad dokumendid: Saate vaadata dokumente, mis võivad aidata teil koosolekuks valmistuda.

• Tehke kindlaks, kas koosolekul on võrgulink (kui olete korraldaja): Kui koosolekul on võrgulink, märkate siin jah. Kui seda ei kuvata, märkate kindlasti ei.

• Raamatu ettevalmistamise aeg: Broneerige enne koosolekut 15 minutit või 30 minutit ettevalmistusaega. Broneeritud aeg kuvatakse teie kalendris ja see viitab koosolekule kujul "Ettevalmistusaeg [koosoleku pealkiri]." Samuti saate koosoleku ettevalmistamise aja tühistada või selle otse kalendrist kustutada.

Kehtib järgmise jaoks: inimesed, kes on registreerunud kohaldatava teenusepaketi kasutajaks

Jaotises Meilide ja dokumentide avamise määrade jälitamine ütleb Viva Insights järgmist.

• Mitu inimest teie meili avas.

• Keskmine aeg, mille jooksul inimesed teie meilisõnumeid lugesid.

• Mitu meiliadressaadit avas dokumendi, mille andsite meilisõnumis ühiskasutusse lingi või manusena.

Lugege teavet saadetud meilisõnumite kohta.

1. Kui Viva Insights paan pole veel avatud, valige Viva Insights ikoon Outlooki avalehe lindil. Kui kuvatakse teade "Tere tulemast!", valige Alustamine.

2. Tehke üks järgmistest valikutest:

   1. Kontekstipõhine meiliavamismäär – kuvab nende saadetud meilisõnumite lugemisstatistikat, mille olete praegu Outlookis avanud. Samuti on OneDrive for Business või SharePointi salvestatud lingitud või manustatud dokumentide jaoks saadaval avatud hinnad.

      Märkus.: Harvadel juhtudel võib dokumendi avamise määr olla kõrgem kui meiliavamismäär. See võib juhtuda, kui adressaadid avavad dokumendi mõne muu allika kaudu kui meilisõnum, milles dokument ühiskasutusse anti.

   2. Meilisõnumite avamise määrade jälgimine – kuvab kõigi saadetud meilisõnumite lugemisstatistika.

Mõlemas suvandis kuvatakse meili teemarida ja avatud kursi kokkuvõte, avatud määr (vahel väljendatakse seda protsendina) ja edasisaatmiste arv.

Võib olla lihtne kaotada järge oma kolleegide taotlustest. Kui ekstraktite meilisuhtluse viimase 14 päeva jooksul automaatselt oma silmapaistvad järeltegevused, aitab teie päringute ülevaade teil kolleegidele tehtud taotlusi sisse registreerida, näiteks:

• "Kas saaksite mulle saata selle aasta uusima aruande?"

• "Kõik, palun viige jõudluse hindamine lõpule nädala lõpuks."

• "Loobu minu RSVP-st Carrin Patmani lõunasöögiks, mis on plaanitud järgmise nädala alguses."

1. Valige lisandmooduli Viva Insights paanil Järeltegevus.

2. Tehke üks järgmistest valikutest:

• Järeltegevus, mis avab teie olemasolevas meilisõnumilõimes uue sõnumi.

• Märgi lõpetatuks, kui tööülesanne on juba lõpule viidud.

• Kolmikpunkt (...) > See pole järeltegevus selle järeltegevuse loendist eemaldamiseks. Kui märgite selle märgistuseks See pole järeltegevus, aitab Viva Insights määratleda, mis on tulevikus järeltegevus.

Süvenemisaja broneerimine aitab kaitsta fookustatud tööks kulunud aega ning minimeerida fookuse ajal Ka Teamsi vestluste ja kõnede teatised (ja seega häirivad seda).

1. Valige Viva Insights lisandmooduli paanil Raamatuaeg fookustamiseks. See ülevaade kuvatakse siis, kui teie kalendris on teie tööajal saadaval aeg, mida koosolekud või kohtumised ei blokeeri.

2. Valige:

   • Plussmärk (+) fookusploki kõrval, mille soovite kalendrisse lisada.

   • Pliiatsiikoon fookusploki kalendris kuvatud sisu muutmiseks. Oletame, et soovite keskenduda kaheks tunniks väljale "Müügisamm". Soovite muuta sildi "Süvenemisaeg" sildiks "Müügisamm" ja seejärel valida plussmärgiikooni (+). Selle toiminguga salvestatakse teie kalendrisse kahetunnine kohtumine nimega "Müügiesindaja".

   • Broneeri kõik , et ajastada kogu saadaolev süvenemisaeg korraga, häälestades teid kogu nädala jooksul kaitstud ajaga. Kasutage lõunaaja eelistuste määramiseks menüüd Lõunatundide ülevaade. Viva Insights arvestab süvenemisaja ajastamisel teie eelistustega.

Dokumentidele järelejõudmisel kuvatakse teile nende meilisõnumite ühiskasutatavate OneDrive'i ja SharePointi dokumentide loend, mida te pole veel avanud. See loend sisaldab viimase 14 päeva dokumente.

1. Valige Viva Insights lisandmooduli paanil "Dokumentidele järelejõudmine".

2. Valige:

   • Avage meilisõnum või ava koosolek , et avada meilisõnum või koosolek, kus lugemata dokumente jagati.

   • Broneerige aeg , et plaanida kalendris lugemata dokumentide läbivaatamiseks kulunud aega.

Koostöömustrite põhjal võib soovitada lisada olulisi inimesi, et märgiksite osa kontakte tähtsaks. Kui olete need kontaktid tähtsaks märkinud, tuletab Viva Insights meelde, et lõpetaksite nende tööülesanded ja avate nende lugemata meilisõnumid.

1. Valige Viva Insights lisandmooduli paanil Lisa olulisi inimesi.

2. Valige märgi tähtsaks iga kontakti jaoks, keda soovite prioriseerida.

Kasutage menüüd Lõunaaja seadmine, et kaitsta lõunaaega ja isikupärastada Viva Insights, et võtta arvesse eelistatud lõunaaega.

Lõunatundide määramiseks on kaks võimalust: menüüs Sätted või kaardi Sea lõunatunnid abil.

Lõunatundide määramine sätetes 

1. Lisandmooduli Viva Insights paanil Sätted (hammasrattaikoon).

2. Valige jaotises Lõunatundide seadmine suvand Redigeeri (pliiats).

3. Muutke väljadel Alusta lõunat ja Lõpeta lõunatund väärtused.

4. Valige Värskenda.

Lõunatundide seadmine kaardi Sea lõunatunnid kaudu

1. Valige Viva Insights lisandmooduli paanil Määra lõunaaeg.

2. Märkate vaikimisi lõunaaega. Siinse sisu säilitamiseks klõpsake nuppu Kinnita või redigeerimiseks nuppu Muuda .

3. Kui soovite iga päev kalendris lõunasöögi blokeerida, valige selle aja kaitsmiseksLisa korduv kalendrisündmus.

4. Kui tegite muudatusi, valige Värskenda.

Plaanige eemal aega, et vähendada eelseisva tööst eemal veedetud aja planeerimise stressi. See kontroll-loendi tööriist aitab teil teha järgmist.

• Lahendage kõik koosolekud ühes kohas koos kohandatud teatega ajastatud eemalviibimise kohta.

• Koostage automaatvärskendused ja teavitage oma meeskonda kavandatud eemalolekuajast.

• Ajastage fookusaeg ülesannete murdmiseks enne, kui lähete ja tagasi jõudes tööga tegelete.

Plaanige oma ajakava nende valikutega korraga või eraldi, kui jõuate kuupäevale lähemale. Samuti saate igal ajal tagasi tulla ja üksikasju enne alustamist muuta. Viva Insights jälgib teie edenemist ja värskendab, millised toimingud on tehtud.

1. Avage Viva Insights lisandmooduli paanil kaart Aja eemal olemise kavandamine.

2. Järgmiste plaanimisvõimalustega kontroll-loendi saamiseks valige Aita mul plaanida .

   1. Kuupäevade valimine – saate oma kalendris häälestada valitud kuupäevade jaoks kontorist väljasoleku kohtumise:

      1. Valige alguskuupäev ja lõppkuupäev, millal te kontorist väljas olete.

      2. Valige Ajakava.

   2. Automaatvastuste määramine – saate valitud kuupäevade jaoks koostada ja salvestada kontorist väljasoleku teate:

      1. Säilitage jaotises Sõnumi koostamine või redigeerimine vaikevastus või redigeerige kontorist väljasoleku vastust.

         Märkus.: Kui koostasite eelmise kontorist väljasoleku perioodi sõnumi, märkate väljal Koosta või redigeeri sõnumi vaikesõnumina kõige uuemat sõnumit, mida kasutasite vaikesõnumina.

      2. Valige Saada väljaspool minu asutust , et saata sama sõnum inimestele nii ettevõtte sees kui ka väljaspool seda.

         Näpunäide.: Kui soovite ettevõttevälistele inimestele saata mõne muu automaatvastuse, saate seda teha Outlooki kaudu: sätted> Meil> Automaatvastused.

      3. Valige Salvesta.

   3. Kaastöötajate teavitamine – teavitage inimesi, kellega olete viimase nelja nädala jooksul töötanud, teie eelseisvast eemal viibimisest.  

      1. Kui soovite kaastöötajaid meili teel teavitada, valige Ava uue meilisõnumi mustand, tee muudatused ja Saada.

      2. Kui soovite kaastöötajaid koosolekukutse kaudu teavitada, valige Ava uus koosolekukutse, tehke muudatused ja Saatke.

   4. Koosolekute lahendamine – saate tagasi lükata või tühistada koosolekuid, mille olete korraldanud või aktsepteerinud, kui olete eemal.

      1. Selle sõnumiga koosolekutest keeldumine ja nende tühistamine – redigeerige sõnumit, mille Viva Insights saadab koosolekukutsetest keeldumiseks või tühistamiseks.

      2. Valige keeldumiseks ja tühistamiseks koosolekud – valige, millistest koosolekutest soovite keelduda või millised koosolekud tühistada, või kasutage kõigi loetletud koosolekute keeldumiseks või tühistamiseks nuppu Vali kõik. Kui olete lõpetanud, valige Kinnita. Üksikasjalikuma teabe kuvamiseks võite valida ka koosoleku kõrval nupu Ava.

   5. Süvenemisaja broneerimine – määrake aega, et keskenduda enne minemist töö mähkimisele ja seejärel pärast tagasi jõudmist.

      1. Laiendage jaotist Avatud teenindusaegade läbivaatus.

      2. Valige plussmärk (+) saadaolevate süvenemisajapesade kõrval, mille soovite broneerida.

      3. Nende lisamiseks kalendrisse valige Valmis.

Ülemusena saate meeskonnaülevaate abil teha järgmist.

• Tegutsege ülesannete osas, mida lubasite täita või mida meeskonnaliikmed palusid teil täita.

• Vaadake läbi meeskonnaliikmete olulised meilisõnumid ja dokumendid, mida te pole veel lugenud.

See funktsioon on saadaval ainult Viva Insights kasutajatele, kellel on Azure Active Directorys loetletud otsesed aruanded. Kui olete ülemus, kuid seda funktsiooni ei kuvata, pöörduge oma Microsoft 365 administraatori poole.

Valige Viva Insights lisandmooduli paanil Võimalus meeskonnaga järele jõuda, et näha meeskonnaliikmeid, kellega vajate uuesti ühendust, ja toimingud, mida saate selleks ette võtta.