Microsoft 365 rühmad Outlookis pakuvad võimsat lahendust suhtluseks ja koostööks nii ettevõttesiseste kui ka -väliste inimestega. Rühma loomine sisendkausta, kalendri, OneDrive'i, SharePointi saidi, OneNote'i märkmiku ja muu ühiskasutusse andmiseks. Samuti saate kutsuda külalisi väljastpoolt ettevõtet, et nad saaksid samade ressursside abil koostööd teha.
Kui loote Microsoft 365 rühm, loob Outlook failidega koostöö tegemiseks automaatselt ühiskasutatava Outlook sisendkausta, ühiskalendri ja dokumenditeegi. Samuti saad luua Microsofti meeskonna ja integreerida ülesandeid Teamsis Planner. Te ei pea muretsema kõigile nendele ressurssidele õiguste käsitsi määramise pärast, kuna liikmete lisamine rühma annab neile automaatselt õigused, mida nad vajavad teie rühma tööriistade kasutamiseks.
Microsoft 365 Groups pakkuda liikmetele järgmist:
-
Ühiskaust – kus toimuvad teie tavapärased vestlused leviloendites. See ühine sisendkaust on täielikult otsitav, nii et see loob rühma sõnumitest elava arhiivi. Rühma uustulnukad saavad varem postitatud sisu kiiresti üles leida või ajaloos tagasi kerida. Lugege teemat Rühmale meilisõnumi saatmine Outlookis.
-
Ühisfailide teek . Teie rühmal on SharePointi failiteek, kus kasutajad saavad dokumente, töövihikuid, esitlusi, pilte või mis tahes muud tüüpi faile talletada, ühiskasutusse anda ja nende kallal koos töötada. Lugege artiklit Failide ühiskasutusse andmine rühmaga Outlookis.
-
Ühiskalender . Teie rühm saab ühiskalendri rühmaga seotud sündmuste postitamiseks. Iga rühma tellinud liige kutsutakse automaatselt kalendrisse postitatud sündmustele, et need sündmused kuvataks soovi korral ka isiklikes kalendrites. Vt Rühmakalendri kasutamine Outlookis sündmuste ajastamiseks ja redigeerimiseks.
-
OneNote'i ühismärkmik – rühmal on automaatselt ühine OneNote'i märkmik, kus rühma liikmed saavad teavet koguda ja selle kallal koos töötada. Paljud rühmad kasutavad märkmikku elava viki loomiseks, mis sisaldab korduma kippuvaid küsimusi ja muid ressursse.
-
Külalispääs – levirühmadesse saate varem väliseid kontakte lisada, kuid kõik, mis neil on, oli meil. Rühmade abil saate anda külalistele juurdepääsu meilivestlustele, failidele ja isegi OneNote'i ühismärkmikule. Lugege teemat Rühmade kasutamine Outlookis külalisena.
-
Sisu on leitav . Outlooki rühmad on vaikimisi avalikud, mis tähendab, et teistel teie asutuse töötajatel on lihtne rühma materjale leida ja nendega liituda või neid läbi vaadata. Kui rühma sisu on tundlikum, saate rühma privaatseks muuta, mis peidab sisu mitteliikmete eest ja nõuab, et rühma omanik kinnitaks kõik liitumistaotlused.
-
Iseteeninduslik loomine – kasutajatelt rühmade loomiseks ei pea IT-d maha panema. Kasutajad saavad vastavalt vajadusele luua oma rühmad. Kui soovite määrata, millised teie asutuse kasutajad saavad rühmi luua, lugege teemat Microsoft 365 rühmad loomise õiguste haldamine.
Rühmade haldamine
Microsoft 365 pakub mitmeid kasulikke tööriistu ja võimalusi rühmade hõlpsamaks haldamiseks.
Näpunäide.: Järjehoidjate Microsoft 365 rühmad – tavalised toimingud administraatoriteabele hõlpsaks juurdepääsuks rühma loomise, delegeerimise, meilihalduse, meilivoo, taastamise ja kasulike skriptide kohta.
Kataloogi haldamine on probleem iga administraatori jaoks. Siin on mõned tööriistad, Microsoft 365 pakuvad selle hõlbustamiseks pakkumisi.
-
Nimepoliitikad – nimepoliitikad võimaldavad teil määratleda, mis on teie rühmade jaoks vastuvõetavad ja mitte. See takistab kasutajatel rühmadele nimesid või nimesid, mis on keelatud. Lisaks saate rühmanimedele jõustada ettevõtte standardeesliited või järelliited.
Dünaamiline liikmesus . Dünaamilise liikmesuse abil saate määrata rühma liikmesuse reegli alusel, mis lisab (või eemaldab) rühmaliikmeid metaandmete (nt osakonna või rolli) põhjal teie Active Directorys. Dünaamilise liikmesuse loomise kohta leiate lisateavet teemast Atribuutide kasutamine täpsemate reeglite loomiseks .
-
Peidetud liikmesus. Kui on olemas põhjus muuta rühma liikmesus konfidentsiaalseks (nt kui liikmed on õpilased), saate väliste kasutajate eest liikmesuse peita.
-
Loomisõigused . Teie asutuses võib olla inimesi, keda te ei soovi uute rühmade loomise jaoks kasutada. Kataloogis loomisõiguste haldamiseks on mitu viisi. Lugege artiklit Microsoft 365 rühma loomise haldamine.
-
Auditilogid – võite olla kindlam, et kasutajad saavad rühmi luua ja rühmakuulekaid hallata, kuna Microsoft 365 rühmade auditilogid võimaldavad teil jälgida, kes on kindla rühma loonud või kustutanud või teinud muudatusi rühma liikmesuses. Lugege artiklit Auditilogist otsimine Microsoft 365 turbe- & vastavuskeskuses.
Kohaletoimetamishaldus annab mõned meetodid rühma sõnumite saatmis- ja vastuvõtmisviisi haldamiseks. Lisaks on saadaval tööriistad nende sõnumite voo jälgimiseks. Lisateavet leiate teemast Microsoft 365 rühmad – levinumad toimingud.
-
Sõnumite saatmine rühmana või rühma nimel. Nende sätete abil saavad määratud kasutajad saata meilisõnumeid nii, nagu need oleksid tulnud rühmalt, või rühma nimel.
-
Saatja piirangud – nende sätete abil saate määrata, kellel on lubatud rühmale sõnumeid saata. Rühma saab konfigureerida lubama meilisõnumeid välistelt osapooltelt, kuid soovi korral saate seda piirata ainult kindlate väliste osapooltega.
-
Väliste kasutajate tugi . Külaliste kutsumisel rühma saate valida, kas nad kaasatakse rühma meilivestlustesse. Lisateavet külaliste lisamise kohta leiate teemast Külaliste lisamine Outlooki rühmadesse.
-
Transpordireeglid . Transpordireeglid toimivad rühmade puhul samamoodi nagu Exchange'i serveris. Reeglid võivad otsida kindlatele tingimustele vastavaid sõnumeid ja seejärel nende sõnumitega midagi ette võtta.
-
MailTips – meilispikrid on informatiivsed sõnumid, mis kuvatakse kasutajatele sõnumi koostamise ajal. Nad saavad NDR-e vähendada, hoiatades kasutajat, kui tema sõnum tõenäoliselt saadetakse välistele osapooltele või ületab sõnumikvoote.
-
Mitu puhveraadressi – rühmal võivad olla pseudonüümid sarnaselt kasutaja postkastiga. Täiendavad puhverserveri aadressid võivad olla kasulikud nendele teistele pseudonüümidele saadetud sõnumite vastuvõtmiseks või pikka või raskesti õigekirja sisaldava rühmani jõudmiseks. Lisateavet leiate teemast Microsoft 365 rühmade loomisel kasutatava domeeni valimine
-
Saatmise ja vastuvõtu maksimummaht. Nende kvootide abil saab talletusruumi ja läbilaskevõime nõuete parema halduse huvides vähendada probleeme, mis tekivad, kui rühm võtab vastu (või saadab) eriti mahukaid sõnumeid.
Microsoft 365 annab teile ka mõned tööriistad rühmas ühiskasutusse saava sisu haldamiseks. Lisateavet leiate teemast Microsoft 365 rühmad – levinumad toimingud.
-
Kasutusjuhised . Saate määratleda Microsoft 365 rühmade kasutusjuhised, et tutvustada kasutajatele häid tavasid, mis aitavad rühmasid tõhusamalt kasutada ja ettevõttesiseste sisupoliitikate osas harida.
-
Andmete liigitus – saate luua kohandatava andmeliigitussüsteemi Microsoft 365 rühmade jaoks, mis võimaldavad rühmade eraldamist poliitikatüübi järgi (nt "liigitamata", "ettevõtte konfidentsiaalne" või "ülisaladus"). Sel viisil võivad rühmadel olla teie organisatsiooni muu sisu poliitikad. Laiendatav poliitika võimaldab teie ettevõttel konfigureerida lõpp-punkti, mis kutsutakse rühma loomisel või muutmisel, ja seejärel saate rühma loomiseks või muutmiseks rakendada oma poliitikaid.
Rühmi toetavad kõik Microsoft 365 tellimused, mis sisaldavad Exchange Online ja SharePoint Online'i. Sellised lepingud on ka Business Essentials ja Business Premium ning Enterprise E1, E3 ja E5.
Kui teil on ainult Exchange'i leping, saate siiski Outlooki rühmade ühiskausta- ja ühiskalendrifunktsioonid, kuid te ei saa dokumenditeeki, Planner ega ühtegi muud funktsiooni.
Mõnikord on muutused kasutajate jaoks ebamugavad, nii et leviloendite olemasolevate liikmetega on oluline suhelda, et nad teaksid, mida oodata. Sellisesse sõnumisse võiks lisada järgmist teavet, kus on vastused mõnedele olulistele küsimustele.
Mis on Outlooki rühmad?
Microsoft 365 rühmad on ühtne koostöölahendus töörühmadele/rühmadele, kes soovivad arutelusid, faile, kalendreid ja märkmeid jagada ühtsel viisil, mida on lihtne leida. Rühmade üks kõige parem funktsioon on tõenäoliselt rühma postkast, kus säilitatakse arutelude ajalugu, kust on varasemaid arutelusid lihtne otsida.
Lisateavet leiate teemast Rühmade kasutuskogemus Outlookis.
Miks me selle muudatuse teeme?
Inimesed on sageli avaldanud soovi leviloendisse postitatud sõnumite hulgast varasema teabe otsimiseks. Üleminek leviloendilt rühmale tähendab seda, et inimesed ei pea samu küsimusi üha uuesti küsima ega neile vastama.
Uues rühmas on rühmasündmuste jaoks olemas ka kalender, ühisfailide teek ja OneNote’i ühismärkmik, kus saate koostööd teha ja hilisemaks kasutamiseks teavet koguda.
Kui kuulusin juba leviloendisse, kas selle rühmaga liitumiseks on vaja midagi eraldi teha?
Ei, aga kui kuulusite juba leviloendisse, saate automaatselt uue rühma liikmeks.
Kuidas uuele rühmale Outlookis juurde pääseb? Aga Outlooki veebirakenduses?
Outlookis piisab uuele rühmale juurdepääsuks vasakpoolse navigeerimispaani allservas kategooria Rühmad valimisest. Kui kasutate seda rühma sageli, kaaluge selle lemmikuks kinnitamist: paremklõpsake seda ja valige Kuva lemmikuna.
Lisaks on igal mobiiliplatvormil (iOS, Android jne) saadaval tasuta mobiilikliendid Microsoft 365 Groupsi jaoks, et saaksite rühmale liikvel olles hõlpsasti juurde pääseda.
Kas ma ei saa ikka ainult meilisõnumeid saata?
Jah, muidugi! Leviloendis kasutatud meilipseudonüüm toimib sama hästi ka Outlooki rühmas.
Lisaks...
Ärge unustage kasutajatele öelda, et ees seisab muudatus ja kelle poole nad peaksid küsimustega pöörduma.
Microsoft ei paku tööriista ühispostkasti teisendamiseks Microsoft 365 rühmaks või vastupidi. Siiski saate leviloendeid uuendada Microsoft 365 rühmadeks. See on suurepärane viis anda oma ettevõtte leviloenditele kõik Microsoft 365 rühmade funktsioonid ja funktsioonid. Lisateavet leiate teemast Microsoft 365 rühmad – levinud toimingud.
Milliseid leviloendeid ei saa Microsoft 365 rühmadeks uuendada?
Microsoft 365 rühmadesse saate üle viia ainult pilvepõhiseid lihtsaid ja pesastamata leviloendeid. Lugege artiklit Leviloendite uuendamine Microsoft 365 rühmadeks.
Kui olete levirühmaMicrosoft 365 rühmaks uuendanud, võite soovida teha paari järeltoimingut, et tagada selle sujuv toimimine.
-
Järeltegevus kasutajatega . Tulge kohe pärast versiooniuuenduse lõpulejõudmist ja paar päeva hiljem uuesti sisse. Kui näitate, et kuulate ja vastate küsimustele, mis neil võivad olla, on nende muudatustega rahul ja mugav tegeleda.
-
Kaasamisaruannete jälgimine – Microsoft 365 Haldus portaalis on häid aruandeid, mis näitavad, kui palju kasutajaid rühma kasutab, kui sageli ja milliseid funktsioone nad kasutavad. Need aruanded aitavad teil kujundada järeltegevust ja kasutajate koolitusi ning tõsta esile kohad, kus teie kasutajad uuest rühmast enim kasu saavad. Vt tegevusaruanded Microsoft 365 halduskeskus.
-
Jagage oma kogemusi . Andke oma ettevõtte teistele meeskondadele teada, et olete oma levirühma täiendanud ja milliseid samme selle edukaks muutmiseks tegite! Selle teabe jagamine aitab teistel meeskondadel teie näidet järgida ja edukat versiooniuuendust.
Kas teil on küsimusi Microsoft 365 rühmad kohta? Külastage Microsoft 365 rühmad tehnikakogukonda.
Näpunäide.: Vaikimisi saavad kõik kasutajad luua Microsoft 365 rühmi. Lisateavet leiate teemast Microsoft 365 rühmad loomise õiguste haldamine.
Microsoft 365 Groups saate luua mitmesuguste tööriistade (sh Outlook, Outlooki veebirakendus, Outlook Mobile'i, SharePointi, Planner, Teamsi jm) abil. Alustatav tööriist sõltub sellest, millist tüüpi rühmaga töötate. Näiteks Microsoftis kipume alustama Outlook, kui loome rühma, mis on korraldatud ümber meili ja kalendri. Kui rühm on mõeldud kogu ettevõtte suhtluseks, siis kipume alustama Viva Engage. Vestluspõhise koostöö jaoks käivitaksime microsoft Teamsi rühma.
Erarühma ega avaliku rühma kuvamine ega juurdepääs pole saadaval inimestele väljastpoolt asutust, kui neid pole just spetsiaalselt külalistena kutsutud. Lisateavet leiate teemast Külaliste lisamine Rühmadesse Outlookis.
Omanike, liikmete ja külaliste haldamine
Rühma omanikud on selle moderaatorid. Nad saavad liikmeid lisada ja eemaldada ning neil on ainuõigused, nt ühispostkastist vestluste kustutamise õigus või erinevate rühmasätete muutmise õigus. Rühma omanikud saavad rühma ümber nimetada, kirjeldust või pilti värskendada ja palju muud teha. Kui olete SharePointi rollidega tuttav, on rühma omanik saidikogumi administraator.
Näpunäide.: Soovitatav on rühma jaoks kasutada vähemalt kahte omanikku, kui see on võimalik. Nii saab teine omanik rühma muuta, kui üks omanik pole kättesaadav.
Rühma liikmed on teie asutuses töötavad tavalised kasutajad, kes kasutavad rühma koostöö tegemiseks. Nad pääsevad juurde kogu rühma sisule, kuid ei saa muuta rühma sätteid. SharePointis on nad saidi liikmed. Lisateavet rühmaliikmete lisamise või eemaldamise kohta leiate teemast Rühmade liikmete lisamine, redigeerimine ja eemaldamine Outlookis.
Külalised on nagu rühma liikmed, kuid nad ei tööta teie asutuses. Vaikimisi saavad kasutajad kutsuda külalisi rühmaga liituma ja te saate seda sätet reguleerida. Lisateavet leiate teemast Külaliste lisamine rühmadesse Outlookis.
Microsoft Teamsi kasutamine püsiva ja vestluspõhise tööruumi jaoks
Suurepärane viis oma rühmaga ühenduses püsimiseks on Microsoft Teams. Microsoft Teams on meeskonnasisene tulipunkt, püsiv vestluspõhine tööruum, kus saab pidada vestlusi vabas vormis ja reaalajas kindlatel teemadel või rühma spetsiifilistes alamrühmades. Kuigi Teamsi integreerimine ei tule automaatselt, saate oma Microsoft 365 rühma põhjal hõlpsalt Teamsi rühma luua.
Kui rühma pole enam vaja, saate selle süsteemiressursside vabastamiseks kustutada ja enam ei kuvata seda ka loendites. Lisateavet leiate teemast Rühma redigeerimine või kustutamine Outlookis. Kui te ei soovi pead vaevata aegunud rühmade kustutamisega, siis saab administraator kindlaks määrata aegumispoliitikad, mis muudavad vanad rühmad aegunuks ning kustutavad need teatud aja järel automaatselt. Vt ka : Microsoft 365 rühma aegumispoliitika.
Microsoft 365 Groups ettevalmistamiseks on kolm peamist mudelit: Open, IT-led või Controlled. Igal on omad eelised.
|
Mudel |
Eelised |
|---|---|
|
Avalik (vaikesäte) |
Kasutajad saavad luua oma rühmasid, ilma et peaksid IT-osakonna järele ootama või neid tülitama |
|
IT-juhitud |
Kasutajad peavad taotlema rühma IT-osakonnalt. IT-osakond saab aidata neil valida vajadustele vastavaid parimaid koostöö tööriistu |
|
Reguleeritud |
Rühma loomine on piiratud kindlate inimeste, meeskondade või teenustega (vt: Microsoft 365 rühmad loomise õiguste reguleerimine) |
Kui soovite määrata, kuidas teie Microsoft 365 Groups on nimetatud, saate nimepoliitika abil jõustada rühmanimede järgimise teatud standarditele (sh ees- ja järelliited) ning blokeerida vastuvõetamatuid nimesid. Lisateavet leiate Microsoft 365 rühmad nimepoliitikast.
Igal rühmal on vähemalt üks omanik, kes saab rühma liikmeid lisada või eemaldada ning rühma ja selle sisu kureerida. Kui rühma omanik (või omanikud) lahkub organisatsioonist mis tahes põhjusel, saab administraator määrata rühmale uue omaniku . Lugege artiklit Omanikuta jäänud rühmale uue omaniku määramine.
Kui teil on Exchange Online administraatoriõigused, saate rühmi hallata ka Microsoft 365 Haldus keskuses (vt teemat Rühma liikmestaatuse haldamine Microsoft 365 halduskeskus) või PowerShelli kaudu (vt Microsoft 365 rühmad haldamine PowerShelli abil)..
Võib juhtuda, et soovite millalgi oma rentnikukontolt rühma kustutada. Lisateavet rühma kustutamise kohta leiate teemast Rühma kustutamine Outlookis. Kui rühm kustutatakse kogemata, saavad administraatorid rühma taastada kuni 30 päeva. Lugege teemat Kustutatud Microsoft 365 rühma taastamine.
Kui eelistate oma Microsoft 365 Groups elutsükli haldamiseks automaatsemat viisi, saate rühmade kindla intervalliga aegumiseks kasutada aegumispoliitikaid . Rühma omanikud saavad 30, 15 ja 1 päeva enne rühma aegumist meilisõnumi, mis võimaldab neil rühma hõlpsalt uuendada, kui seda on veel vaja. Vt Microsoft 365 rühma aegumispoliitika.
-
Liikmetel Microsoft 365 rühmana või rühma nimel saatmise lubamine
-
Saidi pealkirja, kirjelduse, logo ja saiditeabe sätete muutmine
Microsoft 365 rühma piirangud
Rühmapiirangud leiate artiklist Administraatoritele mõeldud Microsoft 365 rühmad ülevaade.
Kui kavatsete kasutada tööriista Azure Active Directory Connect funktsiooni "Group Writeback", on atribuudiga "Description" seotud 448 märki.
Lisateavet SharePoint Online'i salvestusruumi kohta leiate teemast SharePoint Online'i piirangud.
Microsoft 365 Groups haldamine on tõhusam, kui teil on teavet rühmade kasutamise kohta. Microsoft 365 Haldus keskuses on aruandlustööriist, mis võimaldab teil vaadata sellist teavet nagu salvestusruum, teie aktiivsete rühmade arv ja isegi see, kuidas teie kasutajad rühmi kasutavad. Lisateavet leiate teemast Microsoft 365 aruanded halduskeskuses .
Microsoft 365 Groups pakub mitmeid nõuetele vastavuse, teabekaitse ja e-juurdluse tööriistu.
