Tietojen summan laskeminen käyttämällä kyselyä

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten Koostefunktiota käytetään Accessissa kyselyn tulosjoukon tietojen summaan. Siinä kerrotaan myös lyhyesti, miten voit käyttää muita koostefunktioita, kuten COUNT ja AVG, tulosjoukon arvojen laskemiseen tai keskiarvoon. Lisäksi siinä kerrotaan, miten summariviä käytetään tietojen summaan muuttamatta kyselyjen rakennetta.

Sisältö

• Tietojen summan laskemisen perusteet
• Esimerkkitietojen valmisteleminen
• Tietojen summan laskeminen summarivin avulla
• Loppusummien laskeminen kyselyn avulla
• Ryhmän loppusummien laskeminen summakyselyn avulla
• Useiden ryhmien tietojen summan laskeminen ristiintaulukointikyselyn avulla
• Koostefunktioiden viitemateriaali

Tietojen summan laskemisen perusteet

Kyselyn lukusarakkeen summan voi laskea koostefunktio-tyyppisellä funktiolla. Koostefunktiot suorittavat laskutoimituksen tietosarakkeessa ja palauttavat yhden arvon. Accessissa on useita koostefunktioita, kuten Sum, Count, Avg (tietojenkäsittelyn keskiarvot) Minja Max. Voit laskea tiedot yhteen lisäämällä funktion Sum kyselyyn. Voit laskea tietoja funktion Count avulla ja niin edelleen.

Lisäksi Accessissa on useita tapoja lisätä Sum kyselyyn koostefunktioita ja muita koostefunktioita. Voit tehdä seuraavasti:

• Avaa kysely taulukkonäkymässä ja lisää summarivi. Accessin Summarivillä voit käyttää koostefunktiota yhdessä tai useammassa kyselyn tulosjoukon sarakkeessa muuttamatta kyselyn rakennetta.
• Luo summakysely. Summakysely laskee tietueryhmien välisiä välisummia; summarivi laskee yhden tai useamman tietosarakkeen (-kentän) loppusumman. Jos esimerkiksi haluat laskea välisumman kaikesta myynnistä kaupungin tai vuosineljänneksen mukaan, voit summakyselyn avulla ryhmitellä tietueet haluamasi luokan mukaan ja laskea sitten myyntilukujen summan.
• Luo ristiintaulukointikysely. Ristiintaulukointikysely on erityinen kyselytyyppi, joka näyttää tuloksensa ruudukossa, joka muistuttaa Excel-laskentataulukkoa. Ristiintaulukointikyselyt luovat yhteenvedon arvoista ja ryhmittelevät ne kahteen faktajoukkoon, joista toinen sijaitsee sivureunassa (riviotsikot) ja toinen yläreunassa (sarakeotsikot). Ristiintaulukointikyselyn avulla voit esimerkiksi näyttää kunkin kaupungin kokonaismyynnin viimeisen kolmen vuoden aikana seuraavan taulukon näyttämällä tavalla:

Kaupunki	2003	2004	2005
Pariisi	254 556	372 455	467 892
Sydney	478 021	372 987	276 399
Jakarta	572 997	684 374	792 571
⁠...⁠	...	...	...

Lisätietoja muiden koostefunktioiden käyttötavoista on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.

Seuraavien osien vaiheissa kerrotaan, miten voit lisätä summarivin, laskea yhteen ryhmien tiedot summakyselyn avulla ja käyttää ristiintaulukointikyselyä, joka välittää tiedot ryhmien ja aikavälien välillä. Muista, että monet koostefunktiot toimivat vain tietylle tietotyypille määritettyjen kenttien tiedoissa. Funktio toimii esimerkiksi vain kentissä, SUM joiden tietotyyppi on Luku, Desimaali tai Valuutta. Lisätietoja kunkin funktion vaatimista tietotyypeistä on jäljempänä tässä artikkelissa kohdassa Koostefunktioviittaus .

Yleistä tietoa tietotyypeistä on artikkelissa Kentän tietotyyppiasetuksen muokkaaminen tai muuttaminen.

Palaa alkuun

Esimerkkitietojen valmisteleminen

Tämän artikkelin toimintaohjeissa tarjotaan taulukkomuotoisia esimerkkitietoja. Vaiheittaisissa ohjeissa käytetään esimerkkitaulukoita, jotta koostefunktioiden käyttöä voidaan havainnollistaa paremmin. Halutessasi voit vaihtoehtoisesti lisätä esimerkkitaulukot uuteen tai olemassa olevaan tietokantaan.

Accessissa on useita tapoja lisätä nämä esimerkkitaulukot tietokantaan. Voit syöttää tiedot manuaalisesti, kopioida kunkin taulukon laskentataulukko-ohjelmaan, kuten Exceliin, ja tuoda sitten laskentataulukot Accessiin, tai voit liittää tiedot tekstieditoriin, kuten Muistioon, ja tuoda tiedot tuloksena syntyvästä tekstitiedostosta.

Tämän osan vaiheissa kerrotaan, miten tiedot syötetään manuaalisesti tyhjään taulukkonäkymään, miten mallitaulukot kopioidaan laskentataulukko-ohjelmaan ja tuodaan sitten kyseiset taulukot Accessiin. Lisätietoja tekstitietojen luomisesta ja tuomisesta on artikkelissa Tekstitiedoston tietojen tuominen tai linkittäminen.

Tämän artikkelin toimintaohjeissa käytetään seuraavia taulukoita. Luo esimerkkitiedot näiden taulukoiden avulla:

Luokat-taulukko:

Luokka
Nuket
Pelit
Kuvat ja kehystys
Videopelit
DVD:t ja elokuvat
Mallit ja harrastukset
Urheilu

Tuotteet -taulukko:

Tuotteen nimi	Hinta	Luokka
Ohjelmoija-nukke	12,95 €	Nuket
Hauskaa C#:n parissa (koko perheen lautapeli)	15,85 €	Pelit
Relaatiotietokantakaavio	22,50 €	Kuvat ja kehystys
Maaginen piirilevy (500 osaa)	32,65 €	Pelit
Access! -peli	22,95 €	Pelit
Nörtit ja myyttiset olennot	78,50 €	Videopelit
Jumppaa nörteille! Nyt DVD:llä!	14,88 €	DVD:t ja elokuvat
Suuri lentävä pizza	36,75 €	Urheilu
Ulkoinen 5,25 tuuman levykeasema (1/4-mittakaava)	65,00 €	Mallit ja harrastukset
Byrokraatti-nukke	78,88 €	Nuket
Gloom	53,33 €	Videopelit
Tee-se-itse-näppäimistö	77,95 €	Mallit ja harrastukset

Tilaukset-taulukko:

Tilauksen päivämäärä	Lähetyspäivä	Toimituskaupunki	Toimitusmaksu
14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Pariisi	105,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Pariisi	187,00 €
21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Tilauksen tiedot -taulukko:

Tilauksen tunnus	Tuotteen nimi	Tuotetunnus	Yksikköhinta	Määrä	Alennus
1	Tee-se-itse-näppäimistö	12	77,95 €	9	5 %
1	Byrokraatti-nukke	2	78,88 €	4	7,5 %
2	Jumppaa nörteille! Nyt DVD:llä!	7	14,88 €	6	4 %
2	Maaginen piirilevy	4	32,65 €	8	0
2	Nörtit ja myyttiset olennot	6	78,50 €	4	0
3	Access! -peli	5	22,95 €	5	15 %
4	Ohjelmoija-nukke	1	12,95 €	2	6 %
4	Suuri lentävä pizza	8	36,75 €	8	4 %
5	Ulkoinen 5,25 tuuman levykeasema (1/4-mittakaava)	9	65,00 €	4	10 %
6	Relaatiotietokantakaavio	3	22,50 €	12	6,5 %
7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
7	Relaatiotietokantakaavio	3	22,50 €	4	9 %

Tietojen kirjoittaminen manuaalisesti

1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukko. Access lisää tietokantaan uuden, tyhjän taulukon.

   Huomautus

   Sinun ei tarvitse suorittaa tätä vaihetta, jos avaat uuden, tyhjän tietokannan. Vaihe täytyy kuitenkin suorittaa aina, kun tietokantaan täytyy lisätä taulukko.

2. Kaksoisnapsauta otsikkorivin ensimmäistä solua ja kirjoita esimerkkitaulukon kentän nimi. Oletusarvoisesti Access tarkoittaa otsikkorivin tyhjiä kenttiä, joiden tekstinä on Lisää uusi kenttä, kuten:

3. Siirry seuraavaan tyhjään otsikkosoluun nuolinäppäimillä ja kirjoita toinen kentän nimi. Voit myös painaa TAB tai kaksoisnapsauttaa uutta solua. Toista tämä vaihe, kunnes kaikkien kenttien nimet on kirjoitettu.

4. Kirjoita esimerkkitaulukon tiedot. Kun kirjoitat tietoja, Access päättelee kunkin kentän tietotyypin. Jos relaatiotietokantojen käyttö on sinulle uutta, jokaiselle taulukoiden kentälle on määritettävä tietty tietotyyppi, esimerkiksi Luku, Teksti tai Päivämäärä ja aika. Tietotyypin määrittäminen varmistaa tietojen oikean tallentamisen ja auttaa estämään virheitä, esimerkiksi puhelinnumeron käyttämistä osana laskutoimitusta. Anna Accessin päätellä tietotyyppi näiden esimerkkitaulukoiden tiedoille.

5. Kun olet antanut tiedot, valitse Tallenna. Pikanäppäin Paina näppäinyhdistelmää CTRL+S. Näkyviin tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

6. Kirjoita Taulukon nimi -ruutuun esimerkkitaulukon nimi ja valitse sitten OK. Käytä jokaisen esimerkkitaulukon annettua nimeä, koska toimintaohjeosioiden kyselyt käyttävät samoja nimiä.

7. Toista nämä vaiheet, kunnes olet luonut jokaisen tämän osan alussa luetellun mallitaulukon.

Jos et halua syöttää tietoja manuaalisesti, voit kopioida tiedot laskentataulukkoon seuraavien ohjeiden mukaisesti ja tuoda sitten tiedot laskentataulukkotiedostosta Accessiin.

Esimerkkilaskentataulukoiden luominen

1. Käynnistä laskentataulukko-ohjelma ja luo uusi, tyhjä tiedosto. Jos käytät Exceliä, ohjelma luo uuden, tyhjän työkirjan oletusarvoisesti.

2. Kopioi ensimmäinen yllä oleva esimerkkitaulukko ja liitä se ensimmäiseen laskentataulukkoon sen ensimmäisestä solusta alkaen.

3. Nimeä laskentataulukko uudelleen käytössä olevan laskentataulukko-ohjelman mukaisella tavalla. Anna laskentataulukolle sama nimi kuin esimerkkitaulukolla. Jos esimerkkitaulukon nimi on esimerkiksi Luokat, anna laskentataulukolle sama nimi.

4. Toista vaiheet 2 ja 3: kopioi jokainen esimerkkitaulukko tyhjään laskentataulukkoon ja nimeä laskentataulukot uudelleen.

   Huomautus

   Laskentataulukkotiedostoon täytyy ehkä lisätä laskentataulukoita. Katso laskentataulukko-ohjelman ohjeista, miten se tehdään.

5. Tallenna työkirja sopivaan sijaintiin tietokoneessa tai verkossa ja siirry seuraaviin vaiheisiin.

Tietokantataulukoiden luominen laskentataulukoista

1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo & Linkki -ryhmässä Uusi tietolähde>Excel-tiedostosta>. Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskentataulukko -valintaikkuna tulee näkyviin.
2. Valitse Selaa, avaa edellisissä vaiheissa luotu laskentataulukkotiedosto ja valitse sitten OK. Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy.
3. Ohjattu toiminto valitsee oletusarvoisesti työkirjan ensimmäisen laskentataulukon (Asiakkaat-laskentataulukon, jos olet toiminut edellisen osan vaiheiden mukaisesti) ja laskentataulukon tiedot ilmestyvät ohjatun toiminnon sivun alaosaan. Valitse Seuraava.
4. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot ja napsauta sitten Seuraava.
5. Vaihtoehtoisesti voit käyttää seuraavan sivun Kenttäasetukset-kohdan tekstiruutuja ja luetteloita kenttien nimien ja tietotyyppien vaihtamiseen tai tiettyjen kenttien jättämiseen tuontioperaation ulkopuolelle. Valitse muussa tapauksessa Seuraava.
6. Jätä Anna Accessin lisätä perusavain -asetus valituksi ja napsauta Seuraava.
7. Access käyttää oletusarvoisesti laskentataulukon nimeä uudessa taulukossa. Hyväksy nimi tai kirjoita jokin toinen nimi ja valitse sitten Valmis.
8. Toista vaiheet 1–7, kunnes olet luonut taulukon työkirjan kustakin laskentataulukosta.

Perusavainkenttien nimeäminen uudelleen

1. Napsauta siirtymisruudussa jokaista edellisissä vaiheissa luomaasi taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.
2. Etsi kunkin taulukon perusavainkenttä. Access antaa jokaiselle kentälle oletusarvoisesti nimen Tunnus.
3. Lisää jokaisen perusavainkentän Kentän nimi -sarakkeeseen taulukon nimi. Anna esimerkiksi Luokat-taulukon Tunnus-kentälle nimi Luokan tunnus ja Tilaukset-taulukon kentälle nimi Tilauksen tunnus. Anna Tilaustiedot-taulukon kentälle nimi Tietojen tunnus. Anna Tuotteet-taulukon kentälle nimi Tuotetunnus.
4. Tallenna tekemäsi muutokset.

Aina, kun esimerkkitaulukoita käsitellään tässä artikkelissa, ne sisältävät perusavainkentän, joka on nimetty edeltävissä vaiheissa kuvatulla tavalla.

Palaa alkuun

Tietojen summan laskeminen summarivin avulla

Voit lisätä kyselyyn summarivin avaamalla kyselyn taulukkonäkymässä, lisäämällä rivin ja valitsemalla sitten koostefunktion, jota haluat käyttää, kuten Sum, Min, Maxtai Avg. Tässä osassa kerrotaan tavallisen valintakyselyn luomisen ja summarivin lisäämisen vaiheet. Sinun ei tarvitse käyttää edellisessä osiossa käytettyjä esimerkkitaulukoita.

Tavallisen valintakyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.
2. Kaksoisnapsauta taulukkoa tai taulukoita, joita haluat käyttää kyselyssä. Valittu taulukko tai valitut taulukot näkyvät ikkunoina kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa.
3. Kaksoisnapsauta taulukkokenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä. Voit lisätä kuvailevaa tietoa (esimerkiksi nimiä ja kuvauksia) sisältäviä kenttiä, mutta sinun on sisällytettävä kyselyyn myös kenttä, joka sisältää numeerista tietoa tai valuuttatietoa. Jokainen kenttä näkyy rakenneruudukon solussa.
4. Suorita kysely valitsemalla Suorita . Kyselyn tulosjoukko tulee näkyviin taulukkonäkymään.
5. Voit vaihtoehtoisesti siirtyä rakennenäkymään ja mukauttaa kyselyä. Se tehdään kaksoisnapsauttamalla kyselyn tiedostovälilehteä ja valitsemalla Rakennenäkymä. Nyt voit mukauttaa kyselyä tarpeen mukaan lisäämällä tai poistamalla taulukon kenttiä. Jos haluat poistaa kentän, valitse sarake rakenneruudukosta ja paina Del-näppäintä.
6. Tallenna kysely.

Summarivin lisääminen

1. Varmista, että kysely on avoinna taulukkonäkymässä. Avaa kysely taulukkonäkymässä kaksoisnapsauttamalla kyselyn tiedostovälilehteä ja valitsemalla Taulukkonäkymä. -tai- Kaksoisnapsauta kyselyä siirtymisruudussa. Tämä toiminto suorittaa kyselyn ja lataa tulokset taulukkoon.
2. Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Summat. Taulukkoon ilmestyy uusi Summarivi.
3. Valitse Summarivillä sen kentän solu, jonka summan haluat laskea, ja valitse sitten luettelosta Summa.

Summarivin piilottaminen

• Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Summat.

Lisätietoja summarivin käytöstä on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.

Palaa alkuun

Loppusummien laskeminen kyselyn avulla

Loppusumma on sarakkeen kaikkien arvojen summa. Voit laskea erilaisia loppusummia, kuten esimerkiksi:

• Yksinkertaisen loppusumman, joka laskee yksittäisen sarakkeen arvojen summan. Voit esimerkiksi laskea toimituskulujen kokonaissumman.
• Lasketun loppusumman, joka laskee useamman kuin yhden sarakkeen arvojen summan. Voit esimerkiksi laskea kokonaismyynnin kertomalla useiden nimikkeiden kustannukset tilattujen kohteiden määrällä ja laskemalla sitten tuloksena saatavat arvot yhteen.
• Osan tietueista laskennan ulkopuolelle jättävän loppusumman. Voit esimerkiksi laskea ainoastaan viime perjantain myynnin kokonaissumman.

Seuraavassa osassa kerrotaan vaiheittaiset ohjeet kunkin loppusummatyypin luomiseen. Vaiheissa käytetään Tilaukset- ja Tilauksen tiedot -taulukoita.

Tilaukset-taulukko

Tilauksen tunnus	Tilauksen päivämäärä	Lähetyspäivä	Toimituskaupunki	Toimitusmaksu
1	14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
2	14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
3	16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
4	17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
5	17.11.2005	18.11.2005	Pariisi	105,00 €
6	17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
7	18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
8	19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
9	20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
10	20.11.2005	21.11.2005	Pariisi	187,00 €
11	21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
12	23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Tilauksen tiedot -taulukko

Tietojen tunnus	Tilauksen tunnus	Tuotteen nimi	Tuotetunnus	Yksikköhinta	Määrä	Alennus
1	1	Tee-se-itse-näppäimistö	12	77,95 €	9	0,05
2	1	Byrokraatti-nukke	2	78,88 €	4	0,075
3	2	Jumppaa nörteille! Nyt DVD:llä!	7	14,88 €	6	0,04
4	2	Maaginen piirilevy	4	32,65 €	8	0,00
5	2	Nörtit ja myyttiset olennot	6	78,50 €	4	0,00
6	3	Access! -peli	5	22,95 €	5	0,15
7	4	Ohjelmoija-nukke	1	12,95 €	2	0,06
8	4	Suuri lentävä pizza	8	36,75 €	8	0,04
9	5	Ulkoinen 5,25 tuuman levykeasema (1/4-mittakaava)	9	65,00 €	4	0,10
10	6	Relaatiotietokantakaavio	3	22,50 €	12	0,065
11	7	Gloom	11	53,33 €	6	0,08
12	7	Relaatiotietokantakaavio	3	22,50 €	4	0,09

Yksinkertaisen loppusumman laskeminen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta taulukkoa, jota haluat käyttää kyselyssä. Jos käytät esimerkkitietoja, kaksoisnapsauta Tilaukset-taulukkoa. Taulukko näkyy kyselyjen suunnittelutyökalun yläosan ikkunassa.

3. Kaksoisnapsauta kenttää, jonka summan haluat laskea. Varmista, että kentän tietotyypiksi on määritetty Luku tai Valuutta. Jos yrität laskea ei-numeeristen kenttien (esimerkiksi tekstikentän) arvojen summia, Access näyttää Tyyppivirhe ehtomäärityksessä -virheilmoituksen, kun kysely yritetään suorittaa. Jos käytät mallitietoja, kaksoisnapsauta Toimitusmaksu-saraketta. Voit lisätä numeerisia kenttiä ruudukkoon, jos haluat laskea näiden kenttien loppusummat. Summakysely voit laskea useamman kuin yhden sarakkeen loppusummat.

4. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat. Summarivi ilmestyy rakenneruudukkoon ja Ryhmittelyperuste ilmestyy Toimitusmaksu-sarakkeen soluun.

5. Muuta Summarivin solun arvoksi Summa.

6. Suorita kysely napsauttamalla Suorita ja näytä tulokset taulukkonäkymässä.

   Vihje

   Access liittää SumOf yhteenlaskettavan kentän nimen alkuun. Jos haluat muuttaa sarakeotsikon merkityksellisemmäksi, kuten Kokonaistoimitukset, siirry takaisin rakennenäkymään ja napsauta rakenneruudukon Toimitusmaksu-sarakkeen Kenttä-riviä . Aseta kohdistin Toimitusmaksu-kohdan viereen ja kirjoita Total Shipping: Shipping Fee.

7. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa kyselyn ja sulkea sen.

Osan tietueista laskennan ulkopuolelle jättävän loppusumman laskeminen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Tilaus-taulukkoa ja Tilauksen tiedot -taulukkoa.

3. Lisää Tilaukset-taulukon Tilauspäivämäärä-kenttä kyselyn rakenneruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen.

4. Kirjoita ensimmäisen sarakkeen Ehdot-riville Date() -1. Kyseinen lauseke jättää kuluvan päivän tietueet summan laskennan ulkopuolelle.

5. Luo seuraavaksi sarake, joka laskee jokaisen tapahtuman myyntisumman. Kirjoita seuraava lauseke ruudukon toisen sarakkeen Kenttä-riviin: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) Varmista, että lausekkeen viittauskentät on määritetty Luku- tai Valuutta-tietotyypeiksi. Jos lauseke viittaa muiksi tietotyypeiksi määritettyihin kenttiin, Access näyttää virhesanoman Tyyppivirhe ehtomäärityksessä, kun kyselyä yritetään suorittaa.

6. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat. Summarivi ilmestyy rakenneruudukkoon ja Ryhmittelyperuste ilmestyy ensimmäiseen ja toiseen sarakkeeseen.

7. Muuta toisessa sarakkeessa Summarivin solun arvoksi Summa. Summa-funktio laskee yksittäiset myyntiluvut yhteen.

8. Suorita kysely napsauttamalla Suorita ja näytä tulokset taulukkonäkymässä.

9. Tallenna kysely nimellä Päivän myynti.

   Huomautus

   Kun seuraavan kerran avaat kyselyn rakennenäkymässä, saatat huomata pieniä muutoksia Myynnin kokonaisarvo -sarakkeen Kenttä- ja Summarivien arvoissa. Lauseke näkyy Summa-funktion sisällä, ja Summa-rivillä näkyy Summa-lausekkeen sijaan Lauseke.

   Jos esimerkiksi käytät esimerkkitietoja ja luot kyselyn (kuten edellisissä vaiheissa), näet seuraavan ilmoituksen: Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity))

Palaa alkuun

Ryhmän loppusummien laskeminen summakyselyn avulla

Tämän osan vaiheittaisissa ohjeissa kerrotaan, miten luodaan tietoryhmien välisummia laskeva summakysely. Muista jatkaessasi, että summakysely voi oletusarvoisesti sisältää vain ryhmätietoja sisältävän kentän (tai kenttiä), kuten Luokka-kentän, ja yhteenlaskettavat tiedot sisältävän kentän, kuten myynnin määrä -kentän. Summakyselyt eivät voi sisältää muita luokan kohteita kuvailevia kenttiä. Jos haluat nähdä nämä kuvailutiedot, voit luoda toisen valintakyselyn, joka yhdistää summakyselyn kentät muiden tietokenttien kanssa.

Tämän osan vaiheissa kerrotaan, miten voit luoda kokonaissummat ja valita kyselyt, joita tarvitaan kunkin tuotteen kokonaismyynnin tunnistamiseen. Ohjeissa käytetään näitä esimerkkitaulukoita:

Tuotteet-taulukko

Tuotetunnus	Tuotteen nimi	Hinta	Luokka
1	Ohjelmoija-nukke	12,95 €	Nuket
2	Hauskaa C#:n parissa (koko perheen lautapeli)	15,85 €	Pelit
3	Relaatiotietokantakaavio	22,50 €	Kuvat ja kehystys
4	Maaginen piirilevy (500 osaa)	32,65 €	Kuvat ja kehystys
5	Access! -peli	22,95 €	Pelit
6	Nörtit ja myyttiset olennot	78,50 €	Videopelit
7	Jumppaa nörteille! Nyt DVD:llä!	14,88 €	DVD:t ja elokuvat
8	Suuri lentävä pizza	36,75 €	Urheilu
9	Ulkoinen 5,25 tuuman levykeasema (1/4-mittakaava)	65,00 €	Mallit ja harrastukset
10	Byrokraatti-nukke	78,88 €	Nuket
11	Gloom	53,33 €	Videopelit
12	Tee-se-itse-näppäimistö	77,95 €	Mallit ja harrastukset

Tilauksen tiedot -taulukko

Tietojen tunnus	Tilauksen tunnus	Tuotteen nimi	Tuotetunnus	Yksikköhinta	Määrä	Alennus
1	1	Tee-se-itse-näppäimistö	12	77,95 €	9	5 %
2	1	Byrokraatti-nukke	2	78,88 €	4	7,5 %
3	2	Jumppaa nörteille! Nyt DVD:llä!	7	14,88 €	6	4 %
4	2	Maaginen piirilevy	4	32,65 €	8	0
5	2	Nörtit ja myyttiset olennot	6	78,50 €	4	0
6	3	Access! -peli	5	22,95 €	5	15 %
7	4	Ohjelmoija-nukke	1	12,95 €	2	6 %
8	4	Suuri lentävä pizza	8	36,75 €	8	4 %
9	5	Ulkoinen 5,25 tuuman levykeasema (1/4-mittakaava)	9	65,00 €	4	10 %
10	6	Relaatiotietokantakaavio	3	22,50 €	12	6,5 %
11	7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
12	7	Relaatiotietokantakaavio	3	22,50 €	4	9 %

Seuraavissa vaiheissa oletetaan, että Tilaukset- ja Tilaustiedot-taulukoiden Tuotetunnus-kentillä on yksi-moneen-yhteys, jossa Tilaukset-taulukko edustaa yhteyden ”yksi”-puolta.

Summakyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Valitse taulukot, joita haluat käsitellä, ja valitse sitten Lisää. Kukin taulukko näkyy ikkunana kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa. Jos käytät aiemmin lueteltuja esimerkkitaulukoita, lisäät Tuotteet- ja Tilaustiedot-taulukot.

3. Kaksoisnapsauta taulukkokenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä. Yleensä kyselyyn lisätään vain ryhmäkenttä ja arvokenttä. Voit kuitenkin käyttää laskutoimitusta arvokentän sijaan – seuraavissa vaiheissa kerrotaan, miten se tehdään.

   1. Lisää Tuotteet-taulukon Luokka-kenttä rakenneruudukkoon.

   2. Luo kunkin tapahtuman myyntisumman laskeva sarake kirjoittamalla seuraava lauseke ruudukon toiseen sarakkeeseen: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) Varmista, että lausekkeessa viitatut kentät ovat Luku- tai Valuutta-tietotyyppejä. Jos viittaat muiksi tietotyypeiksi määritettyihin kenttiin, Access näyttää virhesanoman Tyyppivirhe ehtomäärityksessä, kun yrität vaihtaa taulukkonäkymään.

   3. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat. Summarivi ilmestyy rakenneruudukkoon ja Ryhmittelyperuste ilmestyy saman rivin ensimmäiseen ja toiseen sarakkeeseen.

   4. Muuta toisessa sarakkeessa Summarivin arvoksi Summa. Summa-funktio laskee yksittäiset myyntiluvut yhteen.

   5. Suorita kysely napsauttamalla Suorita ja näytä tulokset taulukkonäkymässä.

   6. Jätä kysely auki seuraavaa osaa varten. Ehtojen käyttäminen summakyselyn kanssa Edellisessä osassa luotu kysely sisältää kaikki pohjana olevien taulukoiden tietueet. Se ei jätä yhtään tilausta summan laskennan ulkopuolelle ja se näyttää kaikkien luokkien summat. Jos haluat jättää tietueita pois laskuista, voit lisätä kyselyyn ehtoja. Voit esimerkiksi ohittaa tapahtumat, joiden arvo on alle 100 €, tai laskea vain tiettyjen tuoteluokkien summat. Tässä osassa selitetään kolmentyyppisten ehtojen käyttäminen:

   7. Ehdot, jotka ohittavat tietyt ryhmät summia laskettaessa. Jos haluat esimerkiksi laskea vain Videopelit-, Kuvat ja kehystys- ja Urheilu-luokkien summat.

   8. Ehdot, jotka piilottavat tietyt summat laskennan jälkeen. Voit esimerkiksi näyttää vain yli 150 000 €:n suuruiset summat.

   9. Ehdot, jotka jättävät yksittäisiä tietueita summan laskennan ulkopuolelle. Voit esimerkiksi jättää pois yksittäisiä myyntitapahtumia, kun arvo (Unit Price * Quantity) laskee alle 100 euron. Seuraavissa vaiheissa selitetään, kuinka ehdot lisätään yksi kerrallaan ja miten niiden vaikutus näkyy kyselyn tuloksessa. Ehtojen lisääminen kyselyyn

   10. Avaa edellisen osan kysely Rakennenäkymässä. Se tehdään kaksoisnapsauttamalla kyselyn tiedostovälilehteä ja valitsemalla Rakennenäkymä. -tai- Napsauta siirtymisruudussa kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.

   11. Kirjoita Luokkatunnus-sarakkeen Ehdot-riville .=Dolls Or Sports or Art and Framing

   12. Suorita kysely napsauttamalla Suorita ja näytä tulokset taulukkonäkymässä.

   13. Siirry takaisin rakennenäkymään ja kirjoita >100Myynnin kokonaisarvo -sarakkeen Ehdot-riville .

   14. Katso tulokset suorittamalla kysely ja palaa sitten takaisin Rakennenäkymään.

   15. Lisätään nyt ehto, joka jättää huomiotta yksittäiset myyntitapahtumat, joiden arvo on alle 100 €. Tätä varten on lisättävä uusi sarake.

       Huomautus

       Et voi määrittää kolmatta ehtoa Myynnin kokonaisarvo -sarakkeeseen. Tässä sarakkeessa määritettävät ehdot koskevat kokonaisarvoa, eivät yksittäisiä arvoja.

   16. Kopioi lauseke toisesta sarakkeesta kolmanteen sarakkeeseen.

   17. Valitse uuden sarakkeen Summa-rivilläMissä ja kirjoita >20Ehdot-riville .

   18. Katso tulokset suorittamalla kysely ja tallenna se sitten.

       Huomautus

       Kun seuraavan kerran avaat kyselyn Rakennenäkymässä, huomaat ehkä pieniä muutoksia rakenneruudukossa. Toisessa sarakkeessa Kenttä-rivin lauseke näkyy Summa-funktion sisällä ja Summarivin arvona on Summan sijaan Lauseke.

       Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity)) Näet myös neljännen sarakkeen. Tämä sarake on toisen sarakkeen kopio, mutta toisessa sarakkeessa määritetyt ehdot näkyvät uuden sarakkeen osana.

Palaa alkuun

Useiden ryhmien tietojen summan laskeminen ristiintaulukointikyselyn avulla

Ristiintaulukointikysely on erityinen kyselytyyppi, joka näyttää tulokset Excel-laskentataulukkoa muistuttavassa ruudukossa. Ristiintaulukointikyselyt luovat yhteenvedon arvoista ja ryhmittelevät ne kahteen faktajoukkoon, joista toinen sijaitsee sivureunassa (riviotsikoiden joukko) ja toinen yläreunassa (sarakeotsikoiden joukko). Seuraava kuva havainnollistaa osaa esimerkkiristiintaulukointikyselyn tulosjoukosta.

Muista jatkaessasi, että ristiintaulukointikysely ei aina täytä kaikkia tulosjoukon kenttiä, koska kyselyssä käytettävissä taulukoissa ei aina ole arvoja jokaiselle mahdolliselle arvopisteelle.

Kun ristiintaulukointikyselyä luodaan, siihen yleensä sisällytetään tietoa useammasta kuin yhdestä taulukosta ja siihen sisällytetään aina kolmentyyppistä tietoa: riviotsikoina käytettävää tietoa, sarakeotsikoina käytettävää tietoa sekä ne arvot, joiden summa halutaan laskea tai joita muuten halutaan laskea.

Tässä jaksossa oletetaan, että seuraavat taulukot ovat käytössä:

Tilaukset-taulukko

Tilauksen päivämäärä	Lähetyspäivä	Toimituskaupunki	Toimitusmaksu
14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Pariisi	105,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Pariisi	187,00 €
21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Tilauksen tiedot -taulukko

Tilauksen tunnus	Tuotteen nimi	Tuotetunnus	Yksikköhinta	Määrä	Alennus
1	Tee-se-itse-näppäimistö	12	77,95 €	9	5 %
1	Byrokraatti-nukke	2	78,88 €	4	7,5 %
2	Jumppaa nörteille! Nyt DVD:llä!	7	14,88 €	6	4 %
2	Maaginen piirilevy	4	32,65 €	8	0
2	Nörtit ja myyttiset olennot	6	78,50 €	4	0
3	Access! -peli	5	22,95 €	5	15 %
4	Ohjelmoija-nukke	1	12,95 €	2	6 %
4	Suuri lentävä pizza	8	36,75 €	8	4 %
5	Ulkoinen 5,25 tuuman levykeasema (1/4-mittakaava)	9	65,00 €	4	10 %
6	Relaatiotietokantakaavio	3	22,50 €	12	6,5 %
7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
7	Relaatiotietokantakaavio	3	22,50 €	4	9 %

Seuraavissa vaiheissa selitetään sellaisen ristiintaulukointikyselyn luominen, joka ryhmittelee myynnin kokonaismäärät kaupungin mukaan. Kysely käyttää kahta lauseketta, jotka palauttavat muotoillun päivämäärän ja myynnin kokonaismäärän.

Ristiintaulukointikyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.
2. Kaksoisnapsauta taulukoita, joita haluat käyttää kyselyssä. Kukin taulukko näkyy ikkunana kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa. Jos käytät esimerkkitaulukoita, kaksoisnapsauta Tilaukset- ja Tilaustiedot-taulukoita.
3. Kaksoisnapsauta kenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä. Kunkin kentän nimi näkyy tyhjässä solussa rakenneruudukon Kenttä-rivillä . Jos käytät esimerkkitaulukoita, lisää Tilaukset-taulukon Toimituskaupunki- ja Lähetyspäivä-kentät.
4. Kopioi ja liitä kenttärivin seuraavaan tyhjään soluun tai kirjoita seuraava lauseke: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[Unit Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)
5. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäRistiintaulukointi. Rakenneruudukkoon ilmestyy Summarivi ja Ristiintaulukointi-rivi.
6. Napsauta Summarivin Kaupunki-kentän solua ja valitse Ryhmittelyperuste. Tee sama Lähetyspäivä-kentässä. Vaihda Myynnin kokonaismäärä -kentän Summa-solun arvoksi Lauseke.
7. Määritä Ristiintaulukointi-rivin Kaupunki-kentän soluksi Riviotsikko, määritä Toimituspäivä-kentän arvoksi Sarakeotsikko ja määritä Kokonaismyynti-kentän arvoksi Arvo.
8. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita. Kyselyn tulokset tulevat näkyviin taulukkonäkymään.

Palaa alkuun

Koostefunktioiden viitemateriaali

Tässä taulukossa luetellaan ja kuvaillaan Accessin Summarivissä ja kyselyissä käytettävät koostefunktiot. Muista, että Accessissa on enemmän koostefunktioita kyselyitä varten kuin Summariviä varten.

Toiminto	Kuvaus	Käytä näiden tietotyyppien kanssa
Keskiarvo	Laskee sarakkeen keskiarvon. Sarakkeen tietojen on oltava luku-, valuutta- tai päivämäärä tai aika -muodossa. Funktio ohittaa tyhjät arvot.	Luku, Valuutta, Päivämäärä tai aika
Lukumäärä	Laskee sarakkeen kohteiden lukumäärän.	Kaikki tietotyypit paitsi monimutkaiset ja toistuvat skalaariset tietotyypit, kuten moniarvoisten luetteloiden sarakkeet. Lisätietoja moniarvoisista luetteloista on artikkelissa Moniarvoisen kentän luominen tai poistaminen.
Suurin arvo	Palauttaa kohteen, jolla on suurin arvo. Tekstitietojen suurin arvo on viimeinen aakkosellinen arvo – Access ohittaa kirjainkokoa. Funktio ohittaa tyhjät arvot.	Luku, Valuutta, Päivämäärä tai aika
Pienin arvo	Palauttaa kohteen, jolla on pienin arvo. Tekstitietojen pienin arvo on ensimmäinen aakkosellinen arvo – Access ohittaa kirjainkokoa. Funktio ohittaa tyhjät arvot.	Luku, Valuutta, Päivämäärä tai aika
Keskihajonta	Mittaa, kuinka paljon arvot hajaantuvat keskimääräisestä arvosta (keskiarvo). Lisätietoja tämän funktion käytöstä on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.	Luku, Valuutta
Summa	Laskee sarakkeen kohteet yhteen. Toimii vain luku- ja valuuttamuotoisten tietojen kohdalla.	Luku, Valuutta
Varianssi	Mittaa sarakkeen kaikkien arvojen tilastollisen varianssin. Tätä funktiota voi käyttää vain luku- ja valuuttamuotoisten tietojen kohdalla. Jos taulukossa on alle kaksi riviä, Access palauttaa tyhjäarvon. Lisätietoja varianssifunktioista on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.	Luku, Valuutta

Palaa alkuun