Accessin tehtävienhallinnan tietokantamallin avulla voit seurata työtehtäviä, jotka sinun tai ryhmäsi on suoritettava. Voit myös etsiä ja suodattaa tehtävätietoja, näyttää tai piilottaa sarakkeita, lähettää sähköpostiviestejä ja nähdä tehtäväomistajien osoitteet kartalla.
Haluatko katsoa videon tämän mallin käytöstä? Lisätietoja on tässä artikkelissa, Tehtävien hallinnan tietokantamallin käyttäminen.
Huomautus
Tehtävien hallinnan tietokantamallia on päivitetty viime vuosina. Nämä ohjeet viittaavat mallin uusimpaan ladattavissa olevaan versioon. Jos alla olevat ohjeet eivät vastaa sitä, missä olet, käytät todennäköisesti mallin vanhempaa versiota.
Tietokannan käyttäminen
Tässä artikkelissa kerrotaan tehtävien hallinnan tietokantamallin perustoiminnoista.
Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten
- Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää aloituslomakkeen. Jos et halua nähdä tätä lomaketta, kun avaat tietokannan seuraavan kerran, poista Näytä tervetuloa, kun tämä tietokanta avataan -valintaruudun valinta.
Aloita tietokannan käyttö sulkemalla aloituslomake. - Varmista, että tietokannan koko sisältö on otettu käyttöön, valitsemalla sanomapalkissa Ota tämä sisältö käyttöön.
Lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta on artikkelissa Tietokannan luotettavuuden päätteleminen.
Tehtävän tai yhteystiedon hakeminen
Pikahaku-ruudun avulla voit etsiä nopeasti tehtävän tehtäväluettelolomakkeessa tai yhteystiedon yhteystietoluettelolomakkeessa.
- Kirjoita etsittävä teksti pikahakuruutuun ja paina sitten ENTER-näppäintä.
Access suodattaa luettelon niin, että näet vain ne tietueet, jotka sisältävät haussa määritellyn tekstin. Voit palata täyteen luetteloon valitsemalla Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X hakuruudun sisällä.)
Tehtäväluettelon suodattaminen
Tehtäväluettelossa voit suodattaa tehtäväluettelon ja tallentaa suosikkisuodattimesi myöhempää käyttöä varten.
- Voit käyttää suodattimia napsauttamalla lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.
- Valitse Tallenna suodatin.
- Kirjoita suodattimen nimi ja kuvaus Suodattimen tiedot -lomakkeeseen ja valitse sitten Sulje.
- Käytä tallennettua suodatinta käyttämällä Suodata suosikit -ruutua tai poista suodatin valitsemalla (Tyhjennä suodatin).
Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen
Jotkin Tehtäväluettelo- ja Yhteystietoluettelo-lomakkeen kentät (sarakkeet) on oletusarvoisesti piilotettu. Voit muuttaa näytettäviä kenttiä seuraavasti:
- Valitse Näytä tai piilota kentät.
- Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa näytettävien sarakkeiden vieressä olevat valintaruudut. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.
Tehtävän tai yhteystiedon tietojen näyttäminen
Tehtävän tiedot -lomakkeen ja yhteystiedot-lomakkeen avulla voit tarkastella ja lisätä tietoja eri kohteista. Jos haluat nähdä Tehtävän tiedot -lomakkeen tai yhteystiedot-lomakkeen , toimi seuraavasti:
- Valitse tehtävän tiedot -lomakkeessa tai yhteystiedot-lomakkeessaAvaa-painike sen kohteen vieressä, jonka haluat nähdä.
Liitteiden lisääminen
Voit lisätä kuvia ja muita liitteitä Tehtävän tiedot -lomakkeeseen ja Yhteystiedot-lomakkeeseen .
-
Valitse Tehtävän tiedot -lomakkeen kuvakehyksen alta Lisää tai poista liitteitä.
Valitse yhteystietolomakkeen kuvakehyksen alta Muokkaa kuvaa. - Valitse Liitteet-valintaikkunassaLisää.
- Selaa Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansioon, jossa tiedosto on.
- Valitse lisättävä tiedosto ja valitse sitten Avaa.
- Valitse Liitteet-valintaikkunassaOK.
Huomautus
Jokaiselle kohteelle voi liittää useita tiedostoja sekä myös useita eri tiedostotyyppejä, kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.
Yhteystietojen lisääminen Microsoft Outlookista
Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä yhteystietoja tai tehtävien omistajia kyseisestä ohjelmasta ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa samoja tietoja uudelleen.
- Valitse yhteystietoluettelolomakkeessaLisää Outlookista.
- Valitse Valitse lisättävät nimet -valintaikkunassa nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.
- Valitse Lisää ja valitse sitten OK.
Yhteyshenkilön osoitteen näyttäminen kartalla
Jos olet syöttänyt yhteyshenkilön katuosoitteen yhteystiedot-lomakkeeseen , voit näyttää kyseisen osoitteen kartalla:
- Napsauta Napsauta kartoittaaksesi.
Raporttien näyttäminen
Tehtävätietokanta sisältää useita raportteja, kuten aktiiviset tehtävät, tehtävän tiedot ja yhteyshenkilöiden osoitteiston. Raportin näyttäminen:
- Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassa raporttia, jonka haluat näyttää.
Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa Yksinkertaisen raportin luominen.
Tehtävien hallinnan tietokantamallin muokkaaminen
Voit mukauttaa Tehtävät-tietokantaa lisäämällä uuden kentän Tehtävät-taulukkoon ja lisäämällä sitten kyseisen kentän Tehtäväluettelo-lomakkeeseen , Tehtävän tiedot -lomakkeeseen ja Tehtävän tiedot -raporttiin.
Kentän lisääminen Tehtävät-taulukkoon
- Sulje kaikki avoimet välilehdet.
- Kaksoisnapsauta Tehtävät-taulukkoa siirtymisruudussa.
- Vieritä oikealle, kunnes löydät sarakkeen nimeltä Lisää uusi kenttä. Kaksoisnapsauta sarakeotsikkoa ja kirjoita sitten kentän nimi.
Kun lisäät sarakkeeseen tietoja ensimmäisen kerran, Access määrittää tietotyypin puolestasi.
Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin
Kun taulukkoon on lisätty kenttä, voit lisätä sen lomakkeeseen tai raporttiin.
- Napsauta lomaketta tai raporttia hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten Asettelunäkymä.
- Valitse Muoto-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.
- Vedä haluamasi kenttä Kenttäluettelosta lomakkeeseen tai raporttiin.