Tässä ohjeaiheessa on vaiheittaiset ohjeet sähköpostiviestien helppokäyttöisyyden ja sisällön lukituksen poistamiseen kaikille, myös toimintarajoitteisille henkilöille.
Opit esimerkiksi, miten voit käsitellä helppokäyttöisyysongelmia helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla sähköpostiviestiä kirjoitettaessa. Opit myös lisäämään vaihtoehtoisia tekstejä kuviin, jotta näytönlukuohjelmia käyttävät henkilöt voivat kuunnella, mistä kuvassa on kyse. Voit myös lukea, miten voit käyttää fontteja, värejä ja tyylejä sähköpostiviestien osallistavuuden maksimoimiseksi ennen niiden lähettämistä.
Sisältö
- Tee Mac Outlook -sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille henkilöille
- Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Outlookissa työskentelyn aikana
- Vältä taulukoiden käyttöä
- Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttäminen
- Kappalepalkkien luominen
- Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
- Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen
- Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen
- Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
- Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
- Helppokäyttöisen sähköpostin pyytäminen
- Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Työskentelyn aikana Outlook for Windowsissa
Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.
Uudessa Outlookissa ja perinteisessä Outlookissa helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun kirjoitat sähköpostia. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, postivihje tarjoaa kätevän tönäisyn ongelmien tarkistamiseen ja korjaamiseen ennen sähköpostin lähettämistä.
Uudessa Outlookissa ja perinteisessä Outlookissa voit määrittää, miten helppokäyttötoimintojen ilmoitukset ja helppokäyttöisyyden tarkistus toimivat. Valitse Tiedostoasetukset>>Helppokäyttöisyys ja valitse, haluatko nähdä helppokäyttötoimintojen ilmoitukset postivihjeen kautta työskentelyn aikana, tietyissä tilanteissa vai vain silloin, kun käynnistät helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti.
Oletusasetus on näyttää helppokäyttötoimintojen ilmoitukset tietyissä tilanteissa. Jos helppokäyttöisyysongelmia havaitaan, näkyviin tulee postivihje, joka opastaa sinua tarkastelemaan ehdotuksia ja korjaamaan ongelman.
Saatavilla ovat seuraavat vaihtoehdot:
Näytä helppokäyttötoimintojen varoitukset työskentelyn aikana
Näytä helppokäyttötoimintojen varoitukset, kun:
- Ainakin yksi vastaanottaja toivoo helppokäyttöistä sisältöä
- Tummaa taustaa käytetään viestin kirjoittamiseen Jos kirjoitat viestiä mustassa teemassa, jossa tumma tila on oletuksena käytössä, helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan, mutta se näyttää ilmoitukset vain silloin, kun tekstin kontrasti ei ole riittävä. Muut ongelmat näkyvät edelleen Helppokäyttötoiminnot-ruudussa , mutta ne eivät saa postivihjettä näkyviin.
- Viestiä kirjoitetaan suurelle yleisölle
- Ainakin yksi vastaanottaja on oman organisaationi ulkopuolella
- Kirjoitetaan hyvin tärkeää viestiä
Näytä helppokäyttötoimintojen varoitukset vain, kun avaan helppokäyttöisyyden tarkistuksen
Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista>helppokäyttöisyys. Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla.
Sivun alkuun
Taulukoiden käytön välttäminen Outlook for Windowsissa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa vältä taulukoiden käyttöä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa erityisesti mobiililaitteissa.
Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
- Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
- Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
- Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
- Varmista, että sähköposti on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä sähköpostiluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa, jotta käyttäjien ei esimerkiksi tarvitse vierittää sähköpostia vaakasuunnassa puhelimessa.
- Käytä taulukon otsikoita.
- Testaa helppokäyttöisyyttä Syventävä lukuohjelma avulla.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintiaan taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on sisäkkäin toisessa taulukossa tai jos solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelma menettää määrän eikä voi antaa hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen pisteen jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.
- Vie kohdistin mihin tahansa taulukon kohtaan.
- Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmästäOtsikkorivi-valintaruutu .
- Kirjoita sarakeotsikot.
Sivun alkuun
Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttäminen Outlook for Windowsissa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa otsikot on tarkoitettu tarkistettavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla. Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä sähköpostiosiossa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, joiden avulla näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää viestin rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrättyyn loogiseen järjestykseen. Käytä esimerkiksi Otsikko 1 ja sitten Otsikko 2. Järjestä sähköpostin tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Sähköpostiviestien muotoileminen tyyleillä.
Sivun alkuun
Kappalepalkkien luominen Outlook for Windowsissa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa voit myös luoda kappalebannereita sen lisäksi, että järjestät sähköpostiviestin sisällön otsikoiden avulla. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu sähköpostiviestin leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.
- Valitse nauhan teksti.
- Valitse Tekstin muotoilu -välilehti.
- Valitse Kappale-ryhmässä
Sävytys ja valitse sitten haluamasi väri.
Sivun alkuun
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin Outlook for Windowsissa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa vaihtoehtoinen teksti auttaa ihmisiä, jotka eivät näe näyttöä, ymmärtämään, mikä on tärkeää kuvissa, muodoissa, SmartArt-kuvissa, kaavioissa ja muissa visualisoinneissa. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.
Jos haluat etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä, käytä helppokäyttöisyyden tarkistustauudessa Outlookissa tai perinteisessä Outlookissa.
Huomautus
- Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
- Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos sinun on käytettävä kuvaa, jossa on tekstiä, toista kyseinen teksti sähköpostiviestissä.
Sivun alkuun
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen Outlook for Windowsissa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", "Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.
Vihje
Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko antaa tarkan yhteenvedon sivun kohteista, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.
Vaiheittaiset ohjeet hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.
Sivun alkuun
Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen Outlook for Windowsissa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta sähköpostiviestiä lukevien henkilöiden lukunopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat. Oikea fontti parantaa sähköpostiviestien luettavuutta ja luettavuutta.
Ohjeita oletusfontin muuttamiseen on artikkelissa Oletusfontin muuttaminen tai määrittäminen Outlookissa.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin, jotta värisokeat henkilöt tietävät, että teksti on linkitetty, vaikka he eivät näkisikään väriä. Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
- Valitse teksti.
- Valitse Tekstin muotoilu -välilehti.
- Valitse muotoiluvaihtoehdot uudessa Outlookissa tai perinteisessä Outlookissa Fontti-ryhmässä , joka sisältää fonttityypin, koon, tyylin ja värin asetukset.
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa sähköpostiviestin tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.
Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Fonttivärien Automaattinen-asetusta . Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.
- Valitse teksti.
- Valitse Viesti.
- Valitse Fontti-ryhmässä
Fontin väri. - Valitse Automaattinen.
Sivun alkuun
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen Outlook for Windowsissa
Voit helpottaa näytönlukuohjelmien sähköpostin lukemista järjestämällä sähköpostin tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.
Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Numeroidun tai luettelomerkeillä varustetun luettelon lisääminen viestiin.
Sivun alkuun
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätäminen Outlook for Windowsissa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa lukihäiriöiset henkilöt kuvailevat, kuinka teksti "uida yhteen" sivulla (yhden tekstirivin pakkaaminen alla olevalle riville). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.
- Valitse teksti.
- Valitse Tekstin muotoilu -välilehti.
- Valitse Kappale-ryhmässä
Kappaleasetukset-käynnistyspainike oikeassa alakulmassa.
- Valitse Sisennykset ja välit -välilehdessä haluamasi välistysasetukset Välit-kohdassa ja valitse OK.
Sivun alkuun
Helppokäyttöisen sähköpostin pyytäminen Outlook for Windowsissa
Uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa voit kertoa sähköpostia lähettäville henkilöille, että haluat mieluummin vastaanottaa helppokäyttöistä sisältöä.
- Jos haluat siirtyä tilitietoihisi verkossa, valitse Outlookissa Tiedoston>tiedot ja napsauta sitten Tilin asetukset -kohdassa Olevaa linkkiä Kohdassa Käytä tätä tiliä verkossa. Outlookin verkkoversio avautuu selaimessa.
- Valitse Outlookin verkkoversio
Asetukset ja valitse Helppokäyttötoiminnot.
Yleiset-välilehdessä. - Jos haluat pyytää helppokäyttöistä sisältöä, valitse Pyydä lähettäjiä lähettämään helppokäyttöistä sisältöä. ja sulje Asetukset-ikkuna .
Sivun alkuun
Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma avulla Outlook for Windowsissa
Kokeile lukea sähköposti uudessa Outlook for Windowsissa tai perinteisessä Outlook for Windowsissa Syventävä lukuohjelma ja tarkistaa, miltä se kuulostaa.
- Valitse sähköpostiviestin Viesti-välilehdessä
Syventävä lukuohjelma. - Valitse Syventävä lukuohjelma-välilehdessä
Lue ääneen. - Jos haluat poistua Syventävä lukuohjelma, valitse
Sulje Syventävä lukuohjelma.
Sivun alkuun
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Video: Sähköpostin helppokäyttöisyyden parantaminen
Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille
Microsoft haluaa tarjota asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttötoiminnoista, ota yhteyttä Microsoft disability Answer Deskiin teknisen avun kysymyksiksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.
Jos olet julkishallinnon, kaupallisen yrityksen tai yrityksen käyttäjä, ota yhteyttä yrityksen aputoimintojen Answer Deskiin.