Voit muuttaa ulkoisen tietoalueen ominaisuuksia niin, että haluat hallita tietoja, jotka on tuotu laskentataulukkoon yhteyden kautta ulkoiseen tietolähteeseen, kuten tietokantaan, WWW-kyselyyn tai tekstitiedostoon.
Lisätietoja ulkoisista tietoalueista ja niiden ominaisuuksista
Ulkoinen tietoalue on määritetty nimi tai taulukon nimi, joka määrittää laskentataulukkoon tuotavien tietojen sijainnin. Kun muodostat yhteyden ulkoisiin tietoihin, Excel luo automaattisesti ulkoisen tietoalueen. Ainoa poikkeus tähän ovat tietolähteeseen yhdistetyt Pivot-taulukkoraportit: Pivot-taulukkoraportissa ei käytetä ulkoista tietoaluetta. Excelissä voit muotoilla ja asetella ulkoisen tietoalueen tai käyttää sitä laskutoimituksissa, kuten mitä tahansa muita tietoja.
Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet
Ulkoisella tietoalueella on lisäominaisuuksia (älä sekoita kyselyn tai yhteyden ominaisuuksiin), joiden avulla voit hallita tietoja, kuten säilyttää solun muotoilun ja sarakkeen leveyden. Voit muuttaa näitä ulkoisen tietoalueen ominaisuuksia valitsemalla Tiedot-välilehdenYhteydet-ryhmässäOminaisuudet. Tee sitten haluamasi muutokset seuraavasti:
- Käytä Microsoft Queryn ja ohjatun tietoyhteyden muodostamisen luomien ulkoisten tietoalueiden tapauksessa Ulkoiset tietojen ominaisuudet -valintaikkunaa.
- Jos ulkoinen tietoalue on luotu tuodusta tekstitiedostosta tai HTML-tietoja hakevasta verkkokyselystä, käytä Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet -valintaikkunaa.
- Jos ulkoiset tietoalueet on luotu XML-tietoja hakevasta verkkokyselystä, käytä XML-määrityksen ominaisuudet -valintaikkunaa.
Ulkoisen tietoalueen etsiminen
- Valitse laskentataulukko, josta haluat etsiä ulkoista tietoaluetta.
- Napsauta kaavarivillä nimiruudun vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten haluamaasi ulkoisen tietoalueen nimeä.
Ulkoisen tietoalueen nimen muuttaminen
- Valitse Kaavojen>nimien hallinta.
- Napsauta Nimien hallinta -valintaikkunassa ulkoisen tietoalueen nimeä ja valitse sitten Muokkaa. Voit myös kaksoisnapsauttaa nimeä.
- Kirjoita Muokkaa nimeä -valintaikkunassa viittauksen uusi nimi Nimi-ruutuun .
Huomautus
Sulje-painike sulkee vain Nimien hallinta -valintaikkunan. Jo tehtyjä muutoksia ei tarvitse vahvistaa napsauttamalla Sulje.
Ulkoisen tietoalueen perustana olevan kyselyn muuttaminen
Voit muuttaa sellaisen ulkoisen tietoalueen perustana olevaa kyselyä, joka on luotu Microsoft Querystä, tuodusta tekstitiedostosta, WWW-kyselystä tai ohjatusta tietoyhteyden muodostamisesta.
Microsoft Querystä luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen
- Napsauta jotakin sen ulkoisen tietoalueen solua, jonka pohjana olevaa kyselyä haluat muuttaa.
- Valitse Tietojen>ominaisuudet.
- Valitse Ulkoisten tietojen ominaisuudet -valintaikkunassa Yhteyden ominaisuudet
- Valitse Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa Määritys-välilehti ja valitse sitten Muokkaa kyselyä.
Lisätietoja kyselyjen muodostamisesta ja muokkaamisesta Microsoft Queryssä on Microsoft Queryn ohjeessa.
Tuodusta tekstitiedostosta luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen
- Napsauta jotakin sen ulkoisen tietoalueen solua, jonka pohjana olevaa kyselyä haluat muuttaa.
- Valitse Tietoyhteydet>& Kyselyt>Yhteydet-välilehti , napsauta hiiren kakkospainikkeella haluamaasi yhteyttä ja valitse sitten Ominaisuudet.
- Valitse Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa Määritys-välilehti ja valitse sitten Muokkaa kyselyä.
- Valitse Tuo tekstitiedosto -valintaikkunassa Tuo.
- Tee tuodun tekstitiedoston muutokset ohjatussa tekstin tuomisessa ja valitse sitten valmis.
Lisätietoja tekstitiedostojen tuomisesta on kohdassa Tekstitiedostojen tuominen ja vieminen.
WWW-kyselystä luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen
- Napsauta jotakin sen ulkoisen tietoalueen solua, jonka pohjana olevaa kyselyä haluat muuttaa.
- Valitse Tietojen>ominaisuudet.
- Valitse Tietoyhteydet>& Kyselyt>Yhteydet-välilehti , napsauta hiiren kakkospainikkeella haluamaasi yhteyttä ja valitse sitten Ominaisuudet.
- Valitse Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa Määritys-välilehti ja valitse sitten Muokkaa kyselyä.
- Tee muutokset WWW-kyselyyn Muokkaa WWW-kyselyä -valintaikkunassa ja valitse sitten Valmis.
Lisätietoja verkkokyselyjen luomisesta ja muokkaamisesta on artikkelissa Yhteyden muodostaminen verkkosivuun.
Ohjatun tietoyhteyden muodostamisen avulla luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen
Napsauta jotakin sen ulkoisen tietoalueen solua, jonka pohjana olevaa kyselyä haluat muuttaa.
Valitse Tietojen>ominaisuudet.
Valitse Ulkoisten tietojen ominaisuudet -valintaikkunassa Yhteyden ominaisuudet
Valitse Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa Määritelmä-välilehti.
Toimi seuraavasti:
Valitse Komentotyyppi-ruudustaTaulukko ja muuta sitten Komento-tekstiruudussa arvo asianmukaisen taulukon, näkymän tai kyselyn nimeksi.
Valitse Komentotyyppi-ruudussaSQL tai Oletus ja muokkaa sitten SQL-lausetta Komento-tekstiruudussa .
Huomautus
Riippuen yhteyden määritystavasta riippuen Komentotyyppi-ruutu ei ehkä ole käytettävissä (se näkyy himmennettynä).
Ulkoisen tietoalueen ja sen perustana olevan kyselyn kopioiminen
- Napsauta kaavarivillä nimiruudun vieressä olevaa nuolta ja valitse kopioitavan ulkoisen tietoalueen nimi.
Jos kyseessä on Excel-taulukko, valitse alueen nimi ja valitse sitten taulukon otsikot painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+A.
Jos haluat sisällyttää sarakeotsikoita tai kaavoja, jotka eivät kuulu ulkoiseen tietoalueeseen, valitse solut, jotka sisältävät kopioitavat sarakeotsikot tai kaavat. Napsauta kaavarivin nimiruudun vieressä olevaa nuolta ja napsauta kopioitavan ulkoisen tietoalueen nimeä. - ValitseKotikopio>.
- Siirry työkirjaan, johon haluat liittää ulkoisen tietoalueen.
- Napsauta kohdealueen vasenta yläsolua.
Varmista, että valitun solun alapuolella tai oikealla puolella ei ole tietoja ulkoisilla tiedoilla, jotta ulkoiset tiedot eivät korvaa olemassa olevia tietoja. - Valitse Aloitus-sivun Leikepöytä-ryhmästä Liitä.
Huomautus
Jos kopioit vain osan ulkoisesta tietoalueesta, pohjana olevaa kyselyä ei kopioida eikä kopioituja tietoja voi päivittää.
Uusien tietojen ulkoiseen tietoalueeseen lisäämisen määrittäminen
Voit hallita, miten haluat käsitellä pienempiä tai suurempia tietojoukkoja, jotka palautetaan Exceliin, kun tiedot päivitetään.
Valitse Tietojen>ominaisuudet.
Valitse Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet -valintaikkunan Jos tietoalueen rivien määrä muuttuu päivityksen yhteydessä jokin seuraavista:
Lisää soluja uusia tietoja varten, poista käyttämättömiä soluja
Huomautus
- Kun tietolähteeseen lisätään yksi tai useampi rivi, ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut siirtyvät alaspäin, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät.
- Kun yksi tai useampi rivi poistetaan tietolähteestä, ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut siirtyvät ylöspäin, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät.
Lisää uusia tietoja varten kokonaisia rivejä, tyhjennä käyttämättömät solut
Huomautus
- Kun tietolähteeseen lisätään yksi tai useampi rivi, suoraan ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut siirtyvät alaspäin.
- Kun yksi tai useampi rivi poistetaan tietolähteestä, suoraan ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut eivät siirry.
Korvaa olemassa olevat solut uusilla tiedoilla, tyhjennä käyttämättömät solut
Huomautus
- Kun tietolähteeseen lisätään yksi tai useampi rivi, ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut korvataan, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät siirry.
- Kun yksi tai useampi rivi poistetaan tietolähteestä, suoraan ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut eivät siirry.
Tietojen muotoilun ja asettelun määrittäminen
Valitse Tietojen>ominaisuudet.
Tee Tietojen muotoilu ja asettelu -kohdassa yksi tai useampi seuraavista:
Jos haluat sisällyttää kenttien nimet ensimmäiselle riville, valitse Lisää kenttien nimet -valintaruutu.
Jos haluat lisätä rivinumerosarakkeen, valitse Lisää rivinumerot - valintaruutu.
Huomautus
Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä, jos kyseessä on tuotu tekstitiedosto, XML-tiedosto tai verkkokysely.
Jos haluat säilyttää käyttämäsi solumuotoilut, valitse Säilytä solun muotoilu -valintaruutu.
Huomautus
WWW-kyselyssä tämä asetus poistetaan automaattisesti, kun valitset Asetukset-valintaikkunassa Täysi HTML-muotoilu. Voit avata Asetukset-valintaikkunan Muokkaa kyselyä -valintaikkunasta.
Jos haluat säilyttää määrittämäsi palstan leveyden, valitse Muuta sarakkeen leveyttä -valintaruutu.
Jos haluat säilyttää käyttämäsi sarakkeiden lajittelun, suodatuksen ja asettelun, valitse Säilytä sarakkeen lajittelu/suodatus tai asettelu -valintaruutu.
Huomautus
Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä verkkokyselyissä.
Jos haluat säilyttää käyttämäsi sarakesuodatusominaisuudet, valitse Säilytä sarakesuodatin -valintaruutu.
Huomautus
Tämä valintaruutu on käytettävissä vain XML-tietoihin perustuvissa verkkokyselyissä.
Ulkoisen tietoalueen tietojen kiinnittäminen
Ulkoisen tietoalueen lukitseminen säilyttää tiedot, mutta ei niiden pohjana olevaa kyselyä, joten kiinnitettyä ulkoista tietoaluetta ei voi päivittää.
Excel-taulukon tietojen kiinnittäminen
- Napsauta laskentataulukkoa, joka sisältää sen Excel-taulukon, josta haluat poistaa tietoyhteyden.
- Napsauta kaavarivillä nimiruudun vieressä olevaa nuolta ja napsauta sen ulkoisen tietoalueen nimeä, josta haluat poistaa tietoyhteyden. Tämän jälkeen tietoalue valitaan.
- Valitse Työkalut-välilehdenUlkoiset taulukkotiedot -ryhmästä Poista linkitys. Tietoalue säilyy ja sillä on edelleen sama nimi, mutta yhteys poistetaan.
Ulkoisen tietoalueen poistaminen
- Napsauta laskentataulukkoa, joka sisältää poistettavan ulkoisen tietoalueen.
- Napsauta kaavarivillä nimiruudun vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten poistettavan ulkoisen tietoalueen nimeä.
Jos ulkoinen tietoalue on Excel-taulukko, valitse koko taulukko painamalla CTRL+A. - Jos haluat poistaa ulkoisen tietoalueen, paina DELETE-näppäintä.
- Poista pohjana oleva kysely valitsemalla Kyllä , kun Excel kehottaa tekemään kehotteen.