Tietojen hallinta Accessin tai Excelin avulla

Accessissa ja Microsoft Excelissä on paljon yhtäläisyyksiä, minkä takia voi olla vaikea päättää, kumpaa ohjelmaa käyttäisit. Molemmat ohjelmat voivat esimerkiksi tallentaa suuria tietomääriä, suorittaa tehokkaita kyselyitä ja analyysityökaluja tietojen pilkkomiseen ja tarkentaa tietoja sekä suorittaa kehittyneitä laskutoimituksia, jotka palauttavat tarvitsemasi tiedot.

Jokaisella ohjelmalla on kuitenkin selkeitä etuja, jotka riippuvat hallittavan tiedon tyypistä ja siitä, mitä haluat tiedoilla tehdä. Jos esimerkiksi haluat säilyttää tietojen eheyden muodossa, jota useat käyttäjät voivat käyttää, Access on paras valinta. Excel sopii paremmin monimutkaisille numeerisille tiedoille, joita haluat analysoida perusteellisesti.

Monissa tapauksissa voit käyttää molempia ohjelmia ja käyttää kumpaakin tarkoitukseen, johon ne parhaiten sopivat. Access on yleisesti ottaen parempi tietojen hallintaan: sen avulla tiedot pysyvät järjestyksessä, niitä on helppo hakea ja usean samanaikaisen käyttäjän käytettävissä. Excel on yleisesti ottaen parempi tietojen analysointiin: se suorittaa monimutkaisia laskutoimituksia, tutkii mahdollisia tuloksia ja tuottaa laadukkaita kaavioita. Jos käytät Accessia tietojen tallentamiseen ja Exceliä niiden analysointiin, voit hyödyntää molempien ohjelmien etuja.

Excel tukee myös reaaliaikaista yhteismuokkaamista, joten useat käyttäjät voivat muokata samaa työkirjaa samanaikaisesti eri laitteilla. Accessia käytetään yleensä jäsennetyissä usean käyttäjän tietokantaskenaarioissa Windowsissa.

Ennen kuin valitset ohjelman vaihtoehdon, vertaa ohjelmien etuja, selvitä sopivin tapa käyttää jompaakumpaa ohjelmaa ja opi työskentelemään molempien ohjelmien kanssa juuri haluamiesi tulosten saavuttamiseksi.

Vertaile kunkin ohjelman etuja

Oikean ohjelman valinta on tärkeää, jos haluat käyttää ja päivittää tietojasi mahdollisimman tehokkaasti ja tarkasti. Voit selvittää, mikä ohjelma soveltuu parhaiten tehtäviin, vertaamalla kunkin ohjelman tarjoamia etuja tietojen tallennuksessa, tietojen analysoinnissa, usean käyttäjän yhteistyössä ja suojauksessa.

Tietojen tallennus

Tasaiset ja relaatiotiedot Kun päätät, mikä ohjelma sopii parhaiten tietojen tallentamiseen, pohdi seuraavaa: Ovatko tiedot relaatioperustaisia vai eivät? Tietoja, jotka tehokkaasti voidaan sisällyttää yhteen taulukkoon tai laskentataulukkoon, kutsutaan tasaisiksi tai suhteettomiksi tiedoiksi. Jos haluat esimerkiksi luoda yksinkertaisen asiakasluettelon, jossa on vain yksi osoite ja yhteyshenkilö kullekin asiakkaalle, Excel voi olla parempi vaihtoehto. Jos kuitenkin haluat tallentaa monimutkaisemman asiakasluettelon, joka sisältää kunkin asiakkaan laskutus- ja toimitusosoitteet tai useita yhteyshenkilöitä kullekin asiakkaalle, Access on parempi ratkaisu.

Relaatiotietokannassa tiedot järjestetään useiksi taulukoiksi. Hyvin suunnitellussa relaatiotietokannassa kukin taulukko on litteä ja sisältää tietoja vain yhdestä tietotyypistä. Jos esimerkiksi luot asiakastietokannan, asiakkaiden nimet ovat yhdessä taulukossa, kun taas kyseisten asiakkaiden laskutus- ja toimitusosoitteet ovat erillisessä taulukossa. Osoitteet kannattaa tallentaa erillään nimistä, koska kullakin asiakkaalla voi olla useita osoitteita ja haluat pystyä syöttämään kullekin asiakkaalle useita osoitteita ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa asiakkaan nimeä uudelleen jokaiseen osoitteeseen.

Paikalliset ja ulkoiset tiedot Accessin avulla voit muodostaa yhteyden useiden ulkoisten tietolähteiden tietoihin, jotta voit tarkastella, kysellä ja muokata tietoja ilman, että joudut tuomaan niitä. Access tarjoaa komennot esimerkiksi Microsoft SQL Server -tietokannan, dBASE-tiedoston tai Outlook-kansion tietoihin sekä moniin muihin tietolähteisiin. Excelin avulla voit muodostaa yhteyden monenlaisiin tietolähteisiin, kuten Access-, SQL Server- ja Analysis Services -tietokantoihin, teksti- ja XML-tiedostoihin sekä ODBC- ja OLE DB -tietolähteisiin. Et kuitenkaan voi muokata tietoja muuttaaksesi lähdetietoja Excelin käyttöliittymässä.

Sekä Access että Excel sisältävät komentoja, joilla voit muodostaa yhteyden Windows SharePoint Services -luetteloiden tietoihin. Excel tarjoaa kuitenkin vain luku -yhteyden SharePoint-luetteloihin. Accessin avulla voit lukea tietoja SharePoint-luetteloista ja kirjoittaa niitä niihin.

Tietojen eheys verrattuna joustavuuteen Yksilölliset tunnisteet auttavat säilyttämään tietojen eheyden ja varmistavat, ettei kahdella rivillä (tai tietueella) ole täsmälleen samoja tietoja. Yksilölliset tunnisteet ovat myös nopein tapa hakea tietoja, kun haet tai lajittelet tietoja. Accessissa voit luoda yksilöllisen tunnisteen kullekin tietueelle käyttämällä Laskuri-tietotyyppiä. Näiden tunnisteiden avulla voit sitten yhdistää yhden taulukon tietueet toisen taulukon tietueisiin.

Rakenne, jota Access soveltaa tietoihisi, auttaa varmistamaan tietojen eheyden. Access voi edellyttää, että taulukon uusilla tietueilla on vastaava arvo toisessa taulukossa, jolloin "yhteydettömiä" tietueita ei voi luoda. Et esimerkiksi halua tilausta, joka ei sisällä asiakastietoja. Access voi edellyttää, että jokaista Tilaukset-taulukon uutta tietuetta on vastaava asiakasarvo Asiakkaat-taulukossa. Tätä pakollista arvojen vastaavuutta kutsutaan viite-eheydeksi.

Voit myös määrittää omia rajoituksia ja sääntöjä, joilla voit varmistaa, että tiedot syötetään oikein. Excelissä voit syöttää tietoja vapaamuotoisemmin, mutta koska Excel ei tue relaatiotietoja, se ei tue viite-eheyttä. Voit kuitenkin hallita tietojen syöttämistä Exceliin Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen -komennolla.

Tietoanalyysi

Kyselyt Jos tietojen tarkastelu eri tavoilla vaihtelee olosuhteiden tai tapahtumien mukaan, Access voi olla parempi vaihtoehto tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn. Accessin avulla voit käyttää Structured Query Language (SQL) -kyselyjä, joilla voit hakea nopeasti vain haluamasi tietorivit ja -sarakkeet, riippumatta siitä, ovatko tiedot yhdessä vai useassa taulukossa. Voit käyttää lausekkeita kyselyissä myös laskettujen kenttien luomiseen. Lausekkeita käytetään Accessissa samalla tavalla kuin Excelin kaavojen avulla arvojen laskemiseen. Access-kyselyjen avulla voit myös tehdä yhteenvetoja tiedoista ja esittää koostearvoja, kuten summia, keskiarvoja ja määriä.

Mallinnus Excelissä voit käyttää entä jos -analyysityökaluja laskentataulukkomallin lopputuloksen ennustamiseen. Entä jos -analyysin avulla voit suorittaa tiedoilla erilaisia skenaarioita, kuten parhaan tapauksen tai huonoimman tapauksen, ja verrata useiden skenaarioiden tuloksia yhteenvetoraporttiin. Vastaavaa ominaisuutta ei ole saatavilla Accessissa.

Pivot-pivotit ja kaaviot Molemmissa ohjelmissa voit luoda pivot-taulukkoraportteja ja pivot-taulukkokaavioita. Excelissä on kuitenkin Accessia kehittyneemmät Pivot-taulukoiden raportointi- ja kaavio-ominaisuudet Jos aiot luoda säännöllisesti laajoja Pivot-taulukkoraportteja tai tuottaa ammattimaisen näköisiä kaavioita, sinun kannattaa käyttää Pivot-taulukkoraportteja tai Pivot-taulukkokaavioita Excelissä Samojen ominaisuuksien sijaan Accessissa.

Usean käyttäjän yhteistyö

Sekä Access että Excel tukevat yhteiskäyttöympäristöjä, kuten Windows SharePoint Services -palveluita ja jaettuja tiedostoja verkossa. Ne eroavat kuitenkin siinä, miten useat käyttäjät voivat käyttää tietoja.

Usean käyttäjän pääsy tietoihin Normaalitoiminnassa Access sallii useiden käyttäjien avata saman tietokannan samanaikaisesti. Tämä menetelmä toimii hyvin, koska Access lukitsee vain tiedot, joita käyttäjä muokkaa. Tämän seurauksena muut käyttäjät voivat muokata eri tietueita ilman ristiriitoja. Excelissä voit jakaa työkirjan muiden käyttäjien kanssa, mutta useiden käyttäjien yhteistyö toimii parhaiten, kun käyttäjät käsittelevät työkirjan tietoja eri aikoina eikä samanaikaisesti. Access-tietokannan käyttäjät käsittelevät yhdessä tiettyjä tietoja ja Excel-työkirjan käyttäjät käsittelevät asiakirjaa yhdessä.

Windows SharePoint Services -yhteistyö Molemmat ohjelmat integroituvat Microsoft Windows SharePoint Services -tekniikoihin, kuten SharePoint-luetteloihin ja tiedostokirjastoihin.

Accessissa on monia tapoja tehdä yhteistyötä useiden käyttäjien kanssa SharePoint-sivustossa. Voit esimerkiksi ladata koko tietokannan Windows SharePoint Services -tiedostokirjastoon, asettaa lomakkeita ja raportteja saataville Windows SharePoint Services -näkyminä ja linkittää tietokannan SharePoint-luetteloihin tallennettuihin tietoihin.

Excelissä on vain yksi tapa tehdä yhteistyötä useiden käyttäjien kanssa SharePoint Services -sivustossa. Voit ladata työkirjan Windows SharePoint Services -tiedostokirjastoon, jossa yksittäiset käyttäjät voivat kuitata työkirjan ulos tehdäkseen muutoksia estäen muita käyttäjiä muokkaamasta työkirjaa samanaikaisesti. Käyttäjät voivat muokata työkirjaa kuittaamatta sitä ulos tiedostokirjastosta, jolloin heidän on sovitettava tiedot yhteen muiden käyttäjien kanssa tietoristiriitojen välttämiseksi.

Verkkokansioiden käyttäminen yhteiskäytössä Jos tallennat Access-tietokannan jaettuun verkkokansioon, useat käyttäjät voivat avata tietokannan ja käsitellä sen tietoja samanaikaisesti. Tietokanta lukitsee yksittäiset tietueet, kun käyttäjä muokkaa niitä. Jos tallennat Excel-työkirjan jaettuun verkkokansioon, vain yksi käyttäjä voi muokata sitä kerrallaan. Tarkastelua varten useat käyttäjät voivat avata työkirjan samanaikaisesti toisen muokkaaessa sitä, mutta nämä käyttäjät eivät voi tehdä muutoksia tietoihin ennen kuin työkirjaa muokkaava käyttäjä sulkee työkirjan.

Suojaus

Molemmissa ohjelmissa on samanlaiset ominaisuudet – salasanat ja salaus – jotka estävät tietojen katoamisen ja suojaavat tietoja luvattomalta käytöltä. Accessin ja Excelin välillä on kuitenkin joitakin eroja siinä, miten käyttäjätason tietosuoja toimii.

Tietojen menetyksen estäminen Accessissa työsi tallennetaan jatkuvasti, joten odottamattoman virheen sattuessa et todennäköisesti menetä paljon työtä (jos sitä ei menetetä). Koska Access kuitenkin tallentaa työsi jatkuvasti, voit myös tehdä muutoksia, joita et myöhemmin halua vahvistaa. Voit varmistaa, että voit palauttaa tietokannan haluamallasi tavalla, luomalla tietokantatiedostosta varmuuskopion tarpeidesi mukaisessa aikataulussa. Voit palauttaa koko tietokannan varmuuskopiosta tai voit palauttaa vain tarvitsemasi taulukon tai muun tietokantaobjektin. Jos käytät tiedostojärjestelmän varmuuskopiointiohjelmaa, voit myös palauttaa tiedot käyttämällä tiedostojärjestelmän varmuuskopiossa olevaa tietokannan kopiota. Excelissä voit tallentaa automaattisen palautuksen tiedot tietyin väliajoin, kun päivität tietoja.

Käyttäjätason tietosuoja Excelissä voit poistaa tärkeät tai yksityiset tiedot näkyvistä piilottamalla tietosarakkeita ja -rivejä ja suojata sitten koko laskentataulukon, jotta käyttäjä voi hallita piilotettujen tietojen käyttöä. Laskentataulukon ja sen osien suojaamisen lisäksi voit myös lukita laskentataulukon soluja ja poistaa niiden lukituksen, jotta muut käyttäjät eivät vahingossa voi muokata tärkeitä tietoja.

Tiedostotason suojaus Tiedostotasolla voit käyttää salausta kummassakin ohjelmassa estääksesi luvattomia käyttäjiä näkemästä tietoja. Voit myös vaatia salasanan antamista tietokantatiedoston tai työkirjan avaamista varten. Voit myös auttaa suojaamaan tietokantatiedoston tai työkirjan käyttämällä digitaalista allekirjoitusta.

Rajoitettu pääsy tietoihin Excelissä voit määrittää käyttäjäkohtaiset käyttöoikeudet tietojen käyttämiseen tai määrittää vain luku -oikeudet, jotka estävät muita käyttäjiä tekemästä muutoksia tietoihin, joihin heillä on käyttöoikeus. Access ei tarjoa käyttäjätason suojausominaisuuksia, mutta se tukee kaikkien siihen yhteydessä olevien tietokantapalvelimien käyttäjäsuojausmallia. Jos esimerkiksi linkität SharePoint-luetteloon, Access kunnioittaa SharePoint-luettelon käyttöoikeuksia. Jos haluat estää luvattomat käyttäjät Access-tietojen ulkopuolella, salaa tietokanta määrittämällä salasana. Käyttäjien on annettava salasana voidakseen lukea tietoja tietokannasta, vaikka he käyttäisivät tietokantaa jossakin muussa ohjelmassa, kuten Excelissä.

Lisätietoja tietojen suojaamisesta on artikkeleissa Access 2003:n käyttäjätason suojauksen määrittäminen tai muuttaminen Access 2007:ssä tai uudemmissa versioissa ja Suojaus ja suojaus Excelissä.

Accessin käyttäminen

Access on yleensä paras valinta, kun sinun on seurattava ja tallennettava tietoja säännöllisesti ja sitten näytettävä, vietävä tai tulostettava näiden tietojen osajoukkoja. Access-lomakkeet tarjoavat Excel-laskentataulukkoa kätevämmän käyttöliittymän tietojen käsittelyyn. Accessin avulla voit automatisoida usein tehtäviä toimintoja, ja Access-raporttien avulla voit tehdä yhteenvetoja tiedoista painetussa tai sähköisessä muodossa. Access antaa tiedoille enemmän rakennetta. Voit esimerkiksi määrittää, mitä tietotyyppejä voidaan syöttää, mitkä arvot hyväksytään, sekä voit määrittää, miten yhden taulukon tiedot liittyvät toisten taulukoiden tietoihin. Tämän rakenteen avulla voit varmistaa, että vain oikeantyyppisiä tietoja syötetään.

Access tallentaa tiedot taulukoihin, jotka näyttävät pitkälti samalta kuin laskentataulukot, mutta Access-taulukot on suunniteltu monimutkaisiin kyselyihin suhteessa muihin taulukoihin tallennettuihin tietoihin.

Käytä Accessia, kun

• Oletetaan, että paljon ihmisiä työskentelee tietokannassa, ja haluat tehokkaita vaihtoehtoja, jotka käsittelevät turvallisesti tietojesi päivityksiä, kuten tietueiden lukitsemisen ja ristiriitojen ratkaisun.
• Ennakoi tarve lisätä taulukoita tietojoukkoon, joka on alun perin litteä tai relaatioton taulukko.
• haluat suorittaa monimutkaisia kyselyitä.
• haluat tuottaa erilaisia raportteja tai osoitetarroja.

Accessin yleisiä käyttötilanteita

• Yhteystietojen hallinta Voit hallita yhteystietoja ja postiosoitteita ja luoda sitten raportteja Accessissa tai yhdistää tiedot Microsoft Office Word:iin lomakekirjeiden, kirjekuorien tai osoitetarrojen tulostamista varten.
• Varaston ja kohteiden seuranta Voit luoda kohteiden varaston kotiin tai yritykseen ja tallentaa tietojen lisäksi valokuvia tai muita aiheeseen liittyviä asiakirjoja.
• Tilauksen seuranta Voit syöttää tietoja tuotteista, asiakkaista ja tilauksista ja luoda sitten raportteja, joista käy ilmi myynti työntekijän, alueen, ajanjakson tai jonkin muun arvon mukaan.
• Tehtävien seuranta Voit seurata ryhmän tehtäviä ja lisätä uusia tehtäviä samaan aikaan, kun muut päivittävät aiemmin luotuja tehtäviä samaan tietokantaan.
• Lainauskirjastojen järjestäminen Accessin avulla voit tallentaa tietoja kirjoistasi ja CD-levyistäsi ja seurata, kenelle olet lainannut niitä.
• Tapahtuman suunnittelu Voit kirjoittaa tietoja tapahtuman päivämääristä, sijainnista ja osallistujista, ja tulostaa sitten tapahtumien aikatauluja tai yhteenvetoja.
• Ravinnon seuranta Seuraa reseptejä ja kirjaa ruokavalioon ja kuntoiluun liittyvät aktiviteetit.

Milloin Exceliä kannattaa käyttää

Taulukkolaskentaohjelmana Excel voi tallentaa suuria tietomääriä työkirjoihin, jotka sisältävät vähintään yhden laskentataulukon. Excel ei kuitenkaan toimi Accessin kaltaisena tietokannan hallintajärjestelmänä, vaan se on optimoitu tietojen analysointiin ja laskemiseen. Tämän joustavan ohjelman avulla voit rakentaa malleja tietojen analysointiin, kirjoittaa yksinkertaisia ja monimutkaisia kaavoja tietojen laskemiseksi, kääntää tiedot haluamallasi tavalla ja esittää tiedot erilaisissa ammattimaisen näköisissä kaavioissa. Microsoft Create tarjoaa useita Excel-suunnittelumalleja , joista voit valita.

Käytä Exceliä, kun

• Haluat vaatia tasaisen tai relaatiottoman näkymän tiedoista relaatiotietokannan sijaan, joka käyttää useita taulukoita ja jossa tiedot ovat enimmäkseen numeerisia.
• Suorita tiedoista usein laskutoimituksia ja tilastollisia vertailuja.
• Haluat käyttää Pivot-taulukkoraportteja hierarkkisten tietojen näyttämiseen tiiviissä ja joustavassa asettelussa.
• Suunnittele kaavioiden luominen säännöllisesti ja haluat käyttää Excelin uusia kaaviomuotoiluja.
• Haluat korostaa tietoja käyttämällä ehdollisen muotoilun kuvakkeita, tietopalkkeja ja väriasteikkoja.
• haluat suorittaa tiedoista monimutkaisempia entä jos -analyyseja, kuten tilasto-, teknisiä ja regressioanalyysejä.
• Haluat seurata kohteita yksinkertaisena luettelona joko henkilökohtaiseen käyttöön tai rajoitettuun yhteiskäyttöön.

Excelin käytön yleisiä skenaarioita

• Kirjanpito Excelin tehokkaita laskentaominaisuuksia voi käyttää monissa kirjanpidoissa, esimerkiksi rahavirta- ja tuloslaskelmissa.
• Budjetointi Voit luoda Excelissä minkä tahansa tyyppisen budjetin riippumatta siitä, ovatko tarpeesi henkilökohtaisia vai työhön liittyviä, esimerkiksi markkinointibudjettisuunnitelman, tapahtumabudjetin tai eläkebudjetin.
• Laskutus ja myynti Excelistä on hyötyä myös laskutus- ja myyntitietojen hallinnassa. Voit luoda helposti tarvitsemasi lomakkeet, esimerkiksi myyntilaskut, pakkausluettelot tai ostotilaukset.
• Raportointi Excelissä voi luoda erilaisia raportteja, jotka kuvastavat tietojen analysointia tai tekevät tiedoista yhteenvedon, esimerkiksi raportteja, jotka mittaavat projektin etenemistä, ennustavat tietoja, tekevät yhteenvedon tiedoista tai esittävät varianssitietoja.
• Suunnittelu Excel on erinomainen työkalu ammattimaisten suunnitelmien ja hyödyllisten suunnitelmien luomiseen – esimerkiksi viikkosuunnitelma, markkinointitutkimussuunnitelma, vuoden lopun verosuunnitelma tai suunnitelma, joka auttaa suunnittelemaan viikoittaisia aterioita, juhlia tai lomia.
• Seuranta Excelin avulla voit seurata työaikaraportin tai -luettelon tietoja, esimerkiksi työn seurantaa varten laadittua työaikaraporttia tai varusteita seuraavaa varastoluetteloa.
• Kalenterien käyttäminen Ruudukkomaisen luonteensa vuoksi Excel soveltuu hyvin kaikenlaisten kalenterien luomiseen – voit käyttää esimerkiksi akateemista kalenteria kouluvuoden tapahtumien seuraamiseen tai tilivuosikalenteria liiketoiminnan tapahtumien ja välitavoitteiden seuraamiseen.

Näihin luokkiin kuuluvia hyödyllisiä Excel-malleja on Microsoft Office Onlinen Excel-malleja käsittelevässä artikkelissa.

Accessin ja Excelin käyttäminen yhdessä

Haluat ehkä hyödyntää molempien ohjelmien tarjoamia etuja. Voit esimerkiksi luoda Excelissä laskentataulukon, jossa voit laskea ja analysoida tietoja. Laskentataulukosta tulee kuitenkin liian suuri ja monimutkainen, ja monien muiden käyttäjien on päästävä käyttämään tietoja. Tässä vaiheessa saatat haluta tuoda tai linkittää laskentataulukon Accessiin ja käyttää sitä tietokantana sen sijaan, että käsittelisit sitä Excelissä. Tai ehkä sinulla on tietoja Access-tietokannassa, josta haluat luoda yksityiskohtaisia Excelin Pivot-taulukkoraportteja ja ammattimaisen näköisiä Excel-kaavioita.

Voit aina siirtää tiedot ohjelmasta toiseen riippumatta siitä, mitä ohjelmaa käytät ensin. Voit tuoda tietoja Excelistä Accessiin (ja päinvastoin) kopioimalla, tuomalla tai viemällä tiedot tietoyhteydellä tai ilman sitä.

Lisätietoja tietojen siirtämisestä molempien ohjelmien välillä on artikkelissa Tietojen siirtäminen Excelistä Accessiin.