Ulkoisen luettelon luominen

Ulkoinen luettelo on sharepoint-ratkaisujen keskeinen rakenneosa, joka perustuu ulkoisiin tietoihin. Voit lukea ja kirjoittaa ulkoisia tietoja tutulla SharePoint-luettelon käyttökokemuksella. Ulkoinen luettelo näyttää ja toimii paljon alkuperäisen luettelon tavoin, mutta käyttäytymisessä on joitakin eroja. Voit esimerkiksi luoda näkymiä ja käyttää laskettuja arvoja kaavojen kanssa, mutta et liittää tiedostoja tai seurata versioita.

Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisia tietoja koskevan sisällön etsiminen.

Sisältö

• Ennen aloittamista
• Ulkoisen luettelon luominen
• Ulkoisen luettelon näkymän luominen

Ennen aloittamista

Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja annettava tietolähteen käyttöoikeudet sen varmistamiseksi, että oikeat henkilöt voivat käyttää tietoja ja että tiedot eivät päädy vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen yhdistämispalvelut ja suojatun säilön palvelu.

Suojatun säilön palveluiden määrittäminen Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: määritettävä ulkoisen tietolähteen paras käyttötila, luotava kohdesovellus ja määritettävä kohdesovelluksen tunnistetiedot.

Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on yritystietojen yhdistämisen metatietosäilön käyttöoikeudet ja että asianmukaiset käyttäjät voivat käyttää ulkoista sisältötyyppiä, johon ulkoinen luettelo perustuu.

Ulkoisen sisältötyypin luominen Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, joka sisältää tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamiseen ulkoisesta tietolähteestä.

Sivun alkuun

Ulkoisen luettelon luominen

1. Valitse Office 365 Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten Luo .

2. Valitse Suodata luokan mukaan -kohdassa Luettelot, valitse Ulkoinen luettelo ja valitse sitten Luo.

3. Kirjoita Nimi-kohtaan luettelon nimi. Nimi on pakollinen tieto.
   Nimi näkyy useimmissa näkymissä luettelon yläosassa, siitä tulee osa luettelosivun verkko-osoitetta ja se näkyy sivuston siirtymisruudussa, jotta käyttäjät löytävät luettelon. Voit muuttaa luettelon nimeä, mutta verkko-osoite pysyy samana.

4. Kirjoita Kuvaus-kohtaan luettelon kuvaus. Kuvaus on valinnainen tieto.
   Kuvaus näkyy useimmissa näkymissä nimen alapuolella.

5. Jos haluat lisätä linkin pikakäynnistyspalkkiin, tarkista, että Siirtyminen-osasta on valittu Kyllä.

6. Valitse Tietolähteen määritys -osassa ulkoinen sisältötyyppi, jota käytetään tämän ulkoisen luettelon tietolähteenä, tekemällä jompikumpi seuraavista:

   • Jos kirjoitat luettelon nimen, valitse Tarkista, onko ulkoinen sisältötyyppi olemassa varmistaaksesi, että olet kirjoittanut oikean nimen.
   • Jos et ole varma ulkoisen sisältötyypin nimestä tai jos valittavana on useita ulkoisia sisältötyyppejä, valitse Valitse ulkoinen sisältötyyppi.

7. Valitse Luo.

Sivun alkuun

Ulkoisen luettelon näkymän luominen

1. Napsauta pikakäynnistyksessä sen ulkoisen luettelon nimeä, jolle haluat luoda näkymän.
2. Valitse Luettelon>luontinäkymä.
3. Valitse näkymävaihtoehto, kuten Standard Näkymä tai aiemmin luotu näkymä, johon haluat luoda uuden näkymän.
4. Kirjoita Näkymän nimi -ruutuun näkymän nimi.
5. Jos haluat tehdä tästä ulkoisen luettelon oletusnäkymän, valitse Tee tästä oletusnäkymä. Vain julkinen näkymä voi olla oletusnäkymä.
6. Valitse Käyttäjäryhmä-osan Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta Luo oma näkymä tai Luo yleinen näkymä.
   Jos Julkisen näkymän luominen on poistettu käytöstä, sinulla ei ehkä ole tarvittavia oikeuksia julkisen näkymän luomiseen tätä ulkoista luetteloa varten.
7. Valitse Sarakkeet-osassa sarakkeet, jotka haluat näkymään, ja tyhjennä sarakkeet, joita et halua. Valitse valittujen sarakkeiden vieressä avattavasta luettelosta näkymän sarakkeiden järjestys.
8. Ulkoisen sisältötyypin tekijä on voinut määrittää yhden tai useamman tietolähdesuodattimen , jotka suodattavat ulkoisen tietolähteen tietoja suorituskyvyn parantamiseksi. Jos käytettävissä, kirjoita arvot Tietolähteen suodattimet -osaan.
9. Määritä näkymän muut asetukset, kuten paikallinen lajittelu- tai suodatustoiminto, ryhmittelyperuste tai summat, ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun