Kolmen tilan työnkulku seuraa luettelokohteen tilaa kolmen tilan (vaiheen) kautta. Sen avulla voidaan hallita liiketoimintaprosesseja, jotka edellyttävät, että organisaatiot seuraavat suurta määrää ongelmia tai kohteita, kuten asiakastukiongelmia, myyntiesineitä tai projektitehtäviä. Esimerkiksi projektitehtävän kolme tilaa voivat olla Ei aloitettu, Käynnissä ja Valmis.
Huomautus
SharePoint 2010 :n työnkulut on poistettu käytöstä 1. elokuuta 2020 alkaen uusien vuokraajien osalta ja poistettu olemassa olevista alihallintaympäristöistä 1. marraskuuta 2020. Jos käytät SharePoint 2010 -työnkulkuja, suosittelemme siirtymistä Power Automateen tai muihin tuettuihin ratkaisuihin. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint 2010:n työnkulun poistaminen käytöstä.
Artikkelin sisältö
Miten kolmen tilan työnkulku toimii?
Kolmen tilan työnkulku tukee liiketoimintaprosesseja, joiden mukaan organisaatioiden on seurattava ongelman tai kohteen tilaa kolmen tilan ja kahden tilan välisen siirtymän kautta. Kunkin tilakohtaisen siirtymän yhteydessä työnkulku määrittää tehtävän henkilölle ja lähettää kyseiselle henkilölle tehtävästä sähköposti-ilmoituksen. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku toimii Seuranta-luettelomallin kanssa. Sitä voidaan kuitenkin käyttää minkä tahansa luettelon kanssa, joka on määritetty sisältämään Valinta-sarake , jossa on vähintään kolme arvoa. Tämän Valinta-sarakkeen arvot toimivat tiloina, joita työnkulku seuraa.
Luettelossa voi olla useampi kuin yksi vaihtoehtosarake ja valintasarakkeessa voi olla enemmän kuin kolme arvoa. Kolmen tilan työnkulku voidaan kuitenkin määrittää käyttämään vain yhtä valintasarakkeista ja vain kolmea valitun valintasarakkeen arvoa. Kun lisäät kolmen tilan työnkulun luetteloon tai kirjastoon, valitset vaihtoehtosarakkeen ja kolme sarakkeen tarjoamaa arvoa.
Kolmen tilan työnkulkua voidaan käyttää sellaisten liiketoimintaprosessien hallintaan, jotka edellyttävät, että organisaatiot seuraavat suurta määrää ongelmia tai kohteita, kuten asiakastukiongelmia, myyntiviidejä tai projektitehtäviä. Esimerkiksi pienen tapahtumasuunnitteluyrityksen työntekijät voivat hallita suunnittelemiensa tapahtumien monia tehtäviä seurantaluettelon ja mukautetun kolmen tilan työnkulun avulla. Työnkulku seuraa tapahtuman suunnittelutehtäviä kolmessa osavaltiossa: Aktiivinen, Valmis tarkistettavaksi ja Valmis. Kaikki tiettyyn tapahtumaan liittyvät tapahtuman valmistelutehtävät kootaan seurantaluetteloksi, joka on luotu kyseistä tapahtumaa varten ja merkitty aktiiviseksi. Tapahtuman koordinaattori määrittää tiiminsä jäsenille yksittäisiä tehtäviä ja aloittaa sitten näiden kohteiden työnkulun, jotta tapahtumatehtävän työt voidaan aloittaa.
Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtävän määritetylle henkilölle. Kun työryhmän jäsen saa tehtävän, hän suorittaa tehtävän suorittamiseen tarvittavan työn. Tämä voi olla työtä, joka tapahtuu sen luettelon tai sivuston ulkopuolella, jossa seurantaluettelo sijaitsee. Jos esimerkiksi työryhmän jäsen saa työnkulun tehtävän pitosuunnitelman laatimiseksi, hän ottaa yhteyttä pitopalveluyritykseen ja tekee sitten yhteistyötä heidän kanssaan suunnitelman laatimiseksi. Kun pitopalvelusuunnitelma on laadittu, työryhmän jäsen merkitsee työnkulun tehtävän valmiiksi. Tässä vaiheessa työnkulku päivittää seurantaluettelossa olevan tapahtumatehtävän tilan AktiivisestaValmis tarkistettavaksi -tilaan ja luo toisen tehtävän tapahtumakoordinaattorille catering-suunnitelman tarkistamista varten. Kun tapahtuman koordinaattori on tarkistanut ja hyväksynyt catering-suunnitelman, hän merkitsee työnkulun tehtävän valmiiksi ja työnkulku päivittää tehtävän tilan Valmis tarkistettavaksi -toiminnosta valmis-tilaksi.
Huomautus
Työnkulun osallistuja voi suorittaa työnkulun tehtävän kolmen tilan työnkulussa kahdella tavalla. Osallistuja voi merkitä työnkulun tehtävän valmiiksi muokkaamisen avulla tai osallistuja voi muuttaa luettelossa olevan työnkulun kohteen tilaa (jos osallistujalla on oikeus muuttaa tätä luetteloa). Jos osallistuja päivittää työnkulun kohteen tilan manuaalisesti luettelossa, työnkulun tehtävä on valmis. Jos osallistuja merkitsee työnkulun tehtävän valmiiksi muokkaamisen avulla, luettelon työnkulun kohteen tilaksi päivitetään Valmis.
Edellisessä esimerkissä kolmen tilan työnkulun toiminnoissa käytetään seuraavaa prosessia:
Sivun alkuun
Luettelon määrittäminen käytettäväksi kolmen tilan työnkulussa
Ennen kuin voit käyttää kolmen tilan työnkulkua, sinun on määritettävä luettelo, joka sisältää kohteet, joita aiot seurata tai hallita työnkulun avulla. Seurantaluettelomalli toimii kolmen tilan työnkulun kanssa. Voit kuitenkin myös luoda mukautetun luettelon, jota voit käyttää näiden työnkulkujen kanssa. Jos luot mukautetun luettelon, varmista, että luettelossa on vähintään yksi Vaihtoehto-sarake , joka sisältää vähintään kolme vaihtoehtoarvoa. Kun määrität työnkulun käytettäväksi luettelon kanssa, määritä Valinta-sarake , joka sisältää työnkulun seuraamia tila-arvoja.
Sivun alkuun
Seurantaluettelon luominen
Oletusarvoisesti voit käyttää kolmen tilan työnkulkua minkä tahansa seurantaluettelomallista luomasi luettelon kanssa.
Valitse Asetukset-valikon
Lisää sovellus.Valitse Omat sovellukset -sivulla Seuranta ja kirjoita luettelon nimi. Luettelon nimi on pakollinen
Jos haluat antaa luettelolle kuvauksen, valitse Lisäasetukset.
- Kirjoita Kuvaus-ruutuun luettelon käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaus ei ole pakollinen.
Valitse Luo.
Sivun alkuun
Mukautetun luettelon luominen käytettäväksi kolmen tilan työnkulussa
Jos haluat luoda mukautetun luettelon käytettäväksi kolmen tilan työnkulussa, sinun on lisättävä vähintään yksi Valinta-sarake , joka sisältää vähintään kolme tila-arvoa, joita työnkulku seuraa.
- Valitse Asetukset-valikonLisää sovellus.
- Valitse Omat sovellukset -sivulla Mukautettu luettelo ja kirjoita luettelon nimi. Luettelon nimi on pakollinen.
- Jos haluat antaa luettelolle kuvauksen, valitse Lisäasetukset.
- Kirjoita Kuvaus-ruutuun luettelon käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaus ei ole pakollinen.
- Valitse Luo.
Sivun alkuun
Mukautetun luettelon mukauttaminen käytettäväksi kolmen tilan työnkulussa
- Napsauta edellisessä vaiheessa luomaasi mukautettua luetteloa.
- Valitse valintanauhan Luettelo-välilehti ja valitse sitten Asetukset-ryhmässä Luettelon asetukset.
- Valitse Sarakkeet-kohdassaLuo sarake.
- Kirjoita Nimi ja tyyppi - osan Sarakkeen nimi -kohtaan sen sarakkeen nimi, jota haluat käyttää työnkulun tila-arvojen määrittämiseen. Voit esimerkiksi kirjoittaa nimen työnkulun tilana.
- Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdassa Vaihtoehto (valikko, josta haluat valita).
- Kirjoita Sarakkeen lisäasetukset - osan Kuvaus-kohtaan sarakkeen valinnainen kuvaus.
- Valitse Edellytä, että tämä sarake sisältää tietoja -kohdassa Kyllä.
- Kirjoita Kirjoita kukin vaihtoehto eri riville -kohdan luetteloruutuun kolme tai useampia tähän sarakkeeseen haluamiasi vaihtoehtoarvoja. Näistä arvoista tulee työnkulun tilat. Voit esimerkiksi lisätä kolme vaihtoehtoa: Aktiivinen, Valmis tarkistettavaksi ja Valmis.
- Valitse Näyttöasetukset käytössä -kohdassa joko Avattava valikko tai Valintanapit.
- Valitse Salli täyttövaihtoehdot -kohdassa Ei.
- Määritä, haluatko tietyn oletusarvon tälle sarakkeelle vai haluatko lisätä sen luettelon oletusnäkymään.
- Valitse OK.
Sivun alkuun
Kolmen tilan työnkulun lisääminen luetteloon
Sinun on lisättävä kolmen tilan työnkulku luetteloon, ennen kuin voit käyttää sitä luettelon kohteissa. Kun lisäät luetteloon kolmen tilan työnkulun, määrität, mikä luettelon sarake sisältää tilan arvot, joita haluat työnkulun seuraavan. Voit myös määrittää tietoja siitä, mitä haluat tapahtuvan työnkulun jokaisessa vaiheessa. Voit esimerkiksi määrittää tehtävän vastaanottajien vastaanottamien sähköposti-ilmoitusten aiheen ja tekstin.
Kolmen tilan työnkulku on oletusarvoisesti käytössä useimmissa sivustotyypeissä. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi kuitenkin poistaa toiminnon käytöstä. Jos kolmen tilan työnkulku ei ole käytettävissä, ota yhteyttä sivustokokoelman järjestelmänvalvojaan.
Tärkeää
Sinulla on oltava Luetteloiden hallinta -oikeus, jotta voit lisätä työnkulun luetteloon.
Avaa luettelo, johon haluat lisätä kolmen tilan työnkulun.
Valitse Luettelo-välilehden>Luettelon asetukset tai valitse avattavan kirjastotyypin asetukset. Valitse esimerkiksi tiedostokirjastossa Tiedostokirjaston asetukset.
Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Työnkulun asetukset.
Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Lisää työnkulku.
Valitse Lisää työnkulku -sivun Työnkulku-osan Valitse työnkulkumalli -kohdassa Kolmi tila.
Kirjoita Nimi-osaan työnkulun yksilöllinen nimi.
Määritä Tehtäväluettelo-osassa tehtäväluettelo, jota käytetään työnkulun kanssa.
Huomautus
- Voit käyttää oletustehtäväluetteloa tai luoda uuden. Jos käytät oletustehtäväluetteloa, työnkulun osallistujat voivat etsiä ja tarkastella työnkulun tehtäviä helposti Tehtävät-luettelon Omat tehtävät -näkymän avulla.
- Luo uusi tehtäväluettelo, jos tämän työnkulun tehtävät paljastavat luottamuksellisia tai luottamuksellisia tietoja, jotka haluat säilyttää erillään yleisestä tehtäväluettelosta.
- Luo uusi tehtäväluettelo, jos organisaatiossa on useita työnkulkuja tai jos työnkulkuihin liittyy useita tehtäviä. Tässä tapauksessa haluat ehkä luoda tehtäväluetteloita kullekin työnkululle.
Valitse Historialuettelo-osiossa tämän työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Historialuettelo näyttää kaikki tapahtumat, jotka tapahtuvat työnkulun jokaisen esiintymän aikana.
Huomautus
Voit käyttää oletusarvoista Historia-luetteloa tai luoda uuden. Jos organisaatiossasi on useita työnkulkuja, haluat ehkä luoda erillisen historialuettelon kullekin työnkululle.
Tee Aloitusasetukset-osassa jompikumpi seuraavista:
- Jos haluat sallia työnkulun manuaalisen aloittamisen, valitse Salli, että todennettu käyttäjä aloittaa työnkulun manuaalisesti osallistumisoikeuksin -valintaruutu. Valitse Edellytä luetteloiden hallintaoikeuksia työnkulun käynnistämiseksi -valintaruutu, jos haluat edellyttää lisäoikeuksia työnkulun käynnistämiseksi.
- Jos haluat työnkulun käynnistyvän automaattisesti, kun uusia kohteita luodaan, valitse Aloita tämä työnkulku, kun uusi kohde luodaan -valintaruutu.
Napsauta Seuraava.
Valitse Työnkulun tilat -osan Valitse Valinta-kenttä-kohdassa valintasarake luettelosta, joka sisältää työnkulun tilojen arvot, ja valitse sitten haluamasi sarakearvot työnkulun alkutilaan, keskitilaan ja lopulliseen tilaan .
Määritä kahdessa osassa , mitä haluat tapahtuvan, kun työnkulku käynnistetään (työnkulun ensimmäisen tehtävän asetukset) ja Määritä, mitä haluat tapahtuvan, kun työnkulku muuttuu keskitilaan (työnkulun toisen tehtävän asetukset), määritä seuraavat tiedot:
Tehtävän tiedot
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Tehtävän otsikko: | Voit halutessasi muokata viestin otsikkoa, joka tulee näkyviin tehtävään, kun työnkulku käynnistetään tai saavuttaa keskitilan. Jos valitset Sisällytä luettelokenttä -valintaruudun, valitsemasi kenttä lisätään viestin loppuun. |
| Tehtävän kuvaus: | Kirjoita tehtävän kuvaukseen kaikki tiedot, jotka haluat sisällyttää. Jos valitset Sisällytä luettelokenttä -valintaruudun, valitsemasi kenttä lisätään viestin loppuun. Jos valitset Lisää linkki luettelokohteeseen -valintaruudun, kuvaukseen sisältyy linkki luettelokohteeseen. |
| Tehtävän määräpäivä: | Jos haluat määrittää tehtävälle määräpäivän, valitse Sisällytä luettelokenttä -valintaruutu ja valitse sitten päivämääräsarake luettelosta, joka sisältää määräpäivänä käytettävät päivämäärätiedot. |
| Tehtävä, jolle on määritetty: | Jos haluat määrittää tehtävän luettelossa määritetylle henkilölle, valitse Sisällytä luettelokenttä ja valitse sitten luettelosta sarake, joka sisältää haluamasi käyttäjätiedot. Kun tämä työnkulku käynnistetään, ensimmäinen tehtävä määritetään henkilölle, jonka nimi näkyy työnkulun kohteen tässä sarakkeessa. Jos haluat määrittää tämän tehtävän kaikissa tämän työnkulun tapauksissa määrittämällesi henkilölle, valitse Mukautettu ja kirjoita tai valitse sitten sen henkilön nimi, jolle haluat määrittää tehtävän. |
Valitse Lähetä sähköpostiviesti -valintaruutu, jos haluat työnkulun osallistujien saavan sähköposti-ilmoituksia työnkulun tehtävistä.
Huomautus
Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköposti-ilmoituksia ja muistutuksia työnkulun tehtävistä työnkulkujen aloittamisen jälkeen, ota yhteyttä sivustokokoelman järjestelmänvalvojaan ja tarkista, että sivustosi sähköposti on otettu käyttöön.
Sähköpostiviestin tiedot
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Haluttu toiminto | Kirjoita sen henkilön nimi, jolle haluat lähettää työnkulun tehtävää koskevan sähköposti-ilmoituksen. Valitse Sisällytä vastuuhenkilö - valintaruutu, jos haluat lähettää sähköposti-ilmoituksen tehtävän omistajalle. |
| Aihe | Kirjoita aiherivi, jota haluat käyttää sähköposti-ilmoitussa. Valitse Käytä tehtävän otsikkoa -valintaruutu, jos haluat lisätä tehtävän otsikon sähköpostiviestin aiheriville. |
| Leipäteksti | Kirjoita tiedot, jotka haluat näkyvän sähköposti-ilmoituksen tekstiosassa. Valitse Lisää linkki luettelokohteeseen -valintaruutu, jos haluat sisällyttää viestiin linkin luettelokohteeseen. |
- Valitse OK.
Sivun alkuun
Kohteen kolmen tilan työnkulun aloittaminen manuaalisesti
Kolmen tilan työnkulku on ensin lisättävä luetteloon, jotta se on käytettävissä luettelon kohteissa. Lisätietoja on edellisissä osissa.
Kolmen tilan työnkulku voidaan määrittää käynnistymään automaattisesti, kun luetteloon lisätään uusia kohteita, tai se voidaan määrittää sallimaan tiettyjen käyttöoikeuksien käyttäjien käynnistää työnkulku manuaalisesti. Jotkin työnkulut voivat sallia molemmat vaihtoehdot.
Jos haluat käynnistää luettelokohteen kolmen tilan työnkulun manuaalisesti, toimi seuraavasti. Sinulla on oltava luettelon Muokkaa kohteita -käyttöoikeus. Jotkin työnkulut saattavat edellyttää, että sinulla on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus.
Huomautus
Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköposti-ilmoituksia ja muistutuksia työnkulun tehtävistä työnkulun aloittamisen jälkeen, ota yhteyttä sivustokokoelman järjestelmänvalvojaan ja tarkista, että sivustosi sähköposti on otettu käyttöön.
Avaa luettelo, joka sisältää kohteen, josta haluat aloittaa kolmen tilan työnkulun.
Napsauta kolmea pistettä sen kohteen vieressä, jossa haluat aloittaa työnkulun, ja valitse näkyviin tulevassa valikossa Työnkulut.
Huomautus
Työnkulut-komento on käytettävissä vain, kun kohde on luettelossa tai kirjastossa, johon on liitetty vähintään yksi työnkulku.
Valitse Asetukset-valikon
Office 365 Näytä sivuston kaikki sisältö.Valitse Aloita uusi työnkulku -kohdassa sen kolmiosaisen työnkulun nimi, jonka haluat aloittaa.
Työnkulku käynnistyy heti.
Sivun alkuun
Työnkulun tehtävän suorittaminen kolmen tilan työnkulussa
Jotta voit suorittaa työnkulun tehtävän kolmen tilan työnkulussa, sinulla on oltava vähintään Muokkaa kohteita -käyttöoikeus tehtäväluetteloissa, joihin työnkulun tehtävät on tallennettu.
Avaa sivuston Tehtävät-luettelo ja etsi sitten työnkulun tehtävä valitsemalla Omat tehtävätNäytä-valikosta .
Huomautus
Jos työnkulku ei käytä sivuston oletustehtäväluetteloa , työnkulun tehtävä ei ehkä näy Tehtävät-luettelossa . Voit etsiä työnkulun tehtävän siirtymällä luetteloon tai kirjastoon, johon työnkulun kohde on tallennettu. Osoita sen kohteen nimeä, jonka haluat viimeistellä, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse sitten Työnkulut. Napsauta Työnkulun tila -sivun Käynnissä olevat työnkulut -kohdassa sen työnkulun nimeä, johon osallistut. Napsauta Tehtävät-kohdassa työnkulun tehtävää ja siirry sitten vaiheeseen 3.
Avaa luettelo, joka sisältää kohteen, jonka haluat merkitä valmiiksi.
Osoita sen tehtävän nimeä, jonka haluat suorittaa, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse sitten Muokkaa kohdetta.
Kirjoita tai valitse Tehtävät-valintaikkunassa tehtävän suorittamiseksi pyydetyt tiedot ja valitse sitten Tallenna.
Sivun alkuun