Olet käyttänyt Microsoft Excel -laskentataulukkoa projektiesi hallinnassa, etkä näe mitään hyvää syytä muutoksille. Et ole ainoa.
Projektisuunnitelman aloittaminen Excelissä on houkuttelevaa, koska sen avulla voit nopeasti luetteloida kaikki projektisi, järjestää ne haluamallasi tavalla ja jopa luoda jotain, joka muistuttaa Gantt-kaavionäkymää. Laskentataulukko ei onnistu projektiin tehtävien muutosten laskennassa.
Kun huomaat jongleeraavasi useiden projektien, keskeytyneiden aikataulujen ja jaettujen resurssien välillä, aikataulun ylläpitämisestä laskentataulukossa tulee valtava tehtävä. Dynaamisen ajoitusmoduulin, resurssienhallintatyökalujen ja paremman viestinnän tuen ansiosta Microsoft Project voi auttaa sinua pysymään ajan tasalla.
Sisältö
- Hyödynnä koko yrityksen laajuista resurssienhallintaa
- Anna Projectin laskea päivämäärämuutoksen vaikutus
- Käytä joustavia raportointitapoja
- Integrointi Excelin kanssa
Hyödynnä koko yrityksen laajuista resurssienhallintaa
Kun seuraat projekteja laskentataulukoiden avulla, mitä tapahtuu, kun yksi resurssi varataan useaan projektiin? Resursseja on hallittava projektisuunnitelman ulkopuolella joko manuaalisesti tai kolmannen osapuolen ohjelmalla. Resurssit päätyvät usein vahingossa ylivaratuiksi, ja saatat käyttää paljon aikaa työn ajoittamiseen uudelleen.
Kun käytät Microsoft Project Serveriä, kaikki organisaatiosi projektit voivat hyödyntää keskitettyä, koko yrityksen laajuista resurssivarantoa. Näin projektipäälliköt näkevät nopeasti resurssin käytettävyyden ennen kyseisen resurssin varaamista tehtävään.
Sivun alkuun
Anna Projectin laskea päivämäärämuutoksen vaikutus
Oletetaan, että olet seurannut projektia laskentataulukossa. Tässä projektissa on tehtävä, joka ei voi alkaa, ennen kuin jokin toinen projekti tuottaa tietyn toimitettavan tuotteen. Tämä toimitus on määrä valmistua 18. kesäkuuta. Nyt on kesäkuun 25. päivä, ja odotat sitä yhä. Kuinka kauan kestää päivittää laskentataulukkoon uusi päivämäärä kyseisestä toimituksesta riippuvaisen tehtävän kohdalla? Ei ehkä kauan, jos tehtävä on projektin loppuvaiheessa, mutta entä jos se on melkein alussa? Entä jos projektissa on reilusti yli 50 tehtävää? Yli 100 tehtävää?
Projectin dynaamisen ajoitusmoduulin avulla voit nopeasti muuttaa projektin aikataulua ja resurssivarauksia. Se käsittelee päivämäärän muutoksen ja sen vaikutukset saumattomasti huomioiden kaikki riippuvuudet, toimitukset ja resurssivaraukset. Sen lisäksi, että Project laskee aikataulun automaattisesti uudelleen, Project korostaa myös muuttumispäivämäärät, jotta näet nopeasti kunkin aikataulumuutoksen vaikutuksen.
Sivun alkuun
Käytä joustavia raportointitapoja
Sinulla on tohutu tapaaminen esimiehesi kanssa kymmenen minuutin kuluttua, jotta voit keskustella projektin tilasta. Haluat saada raportin projektisi etenemisestä, mutta näin lyhyellä varoitusajalla paras mahdollinen vaihtoehto on tulostaa laskentataulukko ja toivoa, että kaikki tiedot ovat oikein. Haluaisit antaa esimiehellesi luotettavamman raportin projektistasi, mutta se ei vain ole mahdollista näin lyhyellä varoitusajalla, kun käytät laskentataulukkoa.
Projectin avulla voit luoda nopeasti visuaalisen raportin, jossa käytetään mallia, joka vie tiedot Microsoft Visio Professional -Pivot-puukaavioon. Voit valita, mitä kenttiä haluat korostaa raportissa, mukaan lukien projektia varten määrittämäsi mukautetut kentät, ja esittää selkeän ja ytimekkään raportin kokousta varten.
Sivun alkuun
Integrointi Excelin kanssa
Kun viet projektitiedot Exceliin, voit jatkaa sen tehokkaiden laskentataulukkotoimintojen käyttöä ja hyödyntää Projectia projektin aikataulun ja resurssien seurannassa. Voit myös tuoda tai upottaa Excel-tietoja projektisuunnitelmaan.
Sivun alkuun