|
Projektin suunnittelu kannattaa aloittaa ennen kuin käynnistät Microsoft Projectin. Ensimmäisiä ajatuksia projektin tavoitteista kannattaa tallentaa muihin ohjelmiin, kuten Wordiin, Exceliin, OneNoteen tai Outlookiin. Kun kaikki ovat vakuuttuneita ideoistasi, voit aloittaa aikataulun suunnittelun Projectin avulla. Palaa Projektin suunnitteluun, jos haluat lukea lisää artikkeleita projektinhallinnasta. |
|---|
Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .
Varmista, että sinulla on projekti Varmista, että se, mitä ajattelet, on todellinen projekti. Projektilla on kolme ominaisuutta:
- Se on tilapäinen ja yksilöllinen Autonvalmistuslaitoksen suunnittelu on projekti, koska se on kertaluonteinen toiminta. Autojen valmistus tehtaalla taas on toistuva tehtäväsarja, eikä näin ollen ole projekti.
- Siinä on selkeästi määritellyt toimitukset Toimitukset antavat projektille tarkennuksen ja tarkoituksen. Osakkeenomistajat eivät koe sijoittamista projektiin arvokkaaksi, jos toimituksia ei ole selkeästi määritelty.
-
Sillä on alku ja loppu Ilman projektin päättymispäivää sidosryhmät ja sijoittajat eivät nauti hankkeen tuloksesta ja investoinnin mahdollistamista eduista.
Tässä on muutama esimerkki, joiden avulla voit määrittää, onko kyseessä projekti.
| Toiminnot, jotka eivät ole projekteja | Selkeästi määritellyt projektit |
|---|---|
| Autojen valmistus |
|
| Kilpailuun liittyvien riskien vähentäminen |
|
Projektirajoitusten tunnistaminen Rajoitukset ovat tekijöitä, jotka rajoittavat projektipäällikön vaihtoehtoja projektin suunnittelussa ja hallinnassa. Useimmissa projekteissa on kolme rajoitusta:
- Rajoitettu aikaväli Päätoimitteiden päättymispäivät yleensä korjaavat projektin kokonaispituuden.
- Rajoitetut henkilöt ja muut resurssit Projektipäälliköillä on yleensä rajallinen määrä henkilöitä, jotka voivat suorittaa projektin töitä, tai rajoitettu budjetti.
- Pieni laajuus Projektia rajoittaa yleensä se, kuinka paljon työryhmä voi saavuttaa. Jos projektissa on liikaa toimitettavaa tai tekemistä, aikataulussa ei ole välttämättä tarpeeksi aikaa kaiken tekemiseen.
Yhden rajoituksen muutos vaikuttaa yleensä kahteen muuhun rajoitteeseen ja voi vaikuttaa yleiseen laatuun. Esimerkiksi projektin keston lyhentäminen pakottaa projektipäällikön tekemään päätöksiä projektitoimitteiden suorittamiseen tarvittavien työntekijöiden määrästä. Jos työntekijöitä ei ole tarpeeksi, projektin lyhentämisellä voi olla muita kompromissimahdollisuuksia, kuten projektin laajuuden pienentäminen.
- Sidosryhmien tunnistaminen etuajassa Mikään ei haittaa projektia enemmän kuin se, että siinä ei tunnisteta, keitä kriittiset sidosryhmät ovat ja miten heidän kanssaan voidaan parhaiten viestiä. Jos et pysty tunnistamaan tärkeää osakkeenomistajaa projektin alussa, projekti saattaa hidastua tai jopa loppua tai ylittää budjetin, kun uusia tavoitteita tai toimintatapoja ehdotetaan.
Vaihe 1: Ensimmäisten ajatusten tallentaminen
| Varhaisten ajatusten tallentaminen OneNotessa | Kirjoita muistiinpanoja OneNoteen, kun mietit projektia ja sen tavoitteita. Muistiinpanot voivat sisältää sähköposteja, linkkejä verkkosivuille, videoita tai alkuluonnoksia. |
|---|---|
| Excel-tietojen tuominen Projectiin | Joskus projektit alkavat yksinkertaisina Excel-luetteloina. Kun ne kasvavat, tuo ne Projectiin, jossa voit järjestää ja aikatauluttaa tehtäviä tehokkaammin. |
| Microsoft 365:n käyttäminen missä tahansa tietokoneessa projektimuistiinpanojen tallentamiseen missä tahansa | Käsittele projektin varhaisia tietoja Microsoft 365:n avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain. |
| Office Onlinen käyttäminen selaimessa | Työskentele Officen verkkoversio kanssa ilman Microsoft 365:tä. Jos sinulla on Microsoft-tili, voit tallentaa projektin alkuideoita Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten verkkoversioihin. |
Sivun alkuun
Vaihe 2: Yhteydenpito osakkeenomistajien kanssa
| Aikaisesta edistymisestä ilmoittaminen | Missä vaiheessa projektinsuunnittelua oletkin, hyvin muodostettu raportti auttaa lisäämään osakkeenomistajien luottamusta projektin toimituksiin. |
|---|---|
| Verkkokokoukseen liittyminen | Jos osakkeenomistajat eivät pääse paikalle, pidä heihin yhteyttä online-kokousten avulla. Jaa PowerPoint-dioja, Excel-taulukoita tai OneNote-muistiinpanoja, jotta voit keskustella alkuvaiheen projektisuunnitelmista. People voivat osallistua Microsoft Teams -verkkokokouksiin toimistossaan, tien päällä tai mobiililaitteellaan. |
| Keskustele projektiryhmän jäsenen kanssa | Kun kysymyksiä tulee esiin, kun työstät projektin aikataulua, keskustele heidän kanssaan verkossa Teamsin avulla. |
Sivun alkuun
Vaihe 3: Projektin aloittaminen
| Kopioi ja liitä Wordista, Outlookista tai PowerPointista Projectiin | Kopioi tehtäväluettelo Word, Outlookissa tai PowerPointissa ja liitä se Projectiin, jotta voit aloittaa aikataulun nopeasti. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana. |
|---|---|
| Uuden projektin luominen toisesta projektista tai mallista | Luo uusi projekti sellaisen mallin pohjalta, jossa on valmiina samankaltaisen projektin tehtäviä. Alan asiantuntijat ovat luoneet monet näistä projekteista, jotta pääsisit alkuun mahdollisimman nopeasti. |
| Excel-tietojen tuominen Projectiin | Siirrä Excelissä aloitettu tehtäväluettelo Projectiin. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana. |
| SharePoint-tehtäväluettelon tuominen alkuvaiheen projektina | Projektit alkavat joskus SharePointin tehtäväluetteloina jaettavaksi sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole Projectia. Kun tehtäväluettelo kasvaa tietyn koon yli, siirrä se Projectiin ja jatka sen työstämistä siellä. |
| Projektinhallintatavoite: Uuden projektin aikataulun luominen | Kun olet aloittanut projektin Projectissa, voit aloittaa tehtävien lisäämisen, järjestää niitä, linkittää niitä yhteen, lisätä henkilöitä ja niin edelleen. |
Palaa Projektin suunnitteluun