|
Projektin suunnittelu kannattaa aloittaa ennen kuin käynnistät Microsoft Projectin. Ensimmäisiä ajatuksia projektin tavoitteista kannattaa tallentaa muihin ohjelmiin, kuten Wordiin, Exceliin, OneNoteen tai Outlookiin. Kun kaikki ovat vakuuttuneita ideoistasi, voit aloittaa aikataulun suunnittelun Projectin avulla. Palaa Projektin suunnitteluun, jos haluat lukea lisää artikkeleita projektinhallinnasta. |
|---|
Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .
Varmista, että kyseessä on projekti Varmista, että miettimäsi asia on oikea projekti. Projektin tunnusmerkit ovat kolmet:
- Se on tilapäinen ja ainutkertainen Autotehtaan suunnittelu on projekti, koska se tehdään vain kerran. Autojen valmistus tehtaalla taas on toistuva tehtäväsarja, eikä näin ollen ole projekti.
- Siinä on selkeästi määritellyt toimitukset Toimitukset antavat projektille tavoitteen ja tarkoituksen. Osakkeenomistajat eivät koe sijoittamista projektiin arvokkaaksi, jos toimituksia ei ole selkeästi määritelty.
-
Sillä on alku ja loppu Ilman projektin päättymispäivämäärää osakkeenomistajat ja sijoittajat eivät pääse nauttimaan projektin lopputuloksesta ja tuotosta, jonka heidän sijoituksensa on mahdollistanut.
Tässä on muutama esimerkki, joiden avulla voit määrittää, onko kyseessä projekti.
| Toiminnot, jotka eivät ole projekteja | Selkeästi määritellyt projektit |
|---|---|
| Autojen valmistus |
|
| Kilpailuun liittyvien riskien vähentäminen |
|
Projektin rajoitteiden tunnistaminen Rajoitteet ovat tekijöitä, jotka rajoittavat projektipäällikön vaihtoehtoja projektin suunnittelussa ja hallinnassa. Useimmissa projekteissa on kolme rajoitetta:
- Rajoitettu aika Suurten toimitusten valmistumispäivämäärät määrittävät yleensä koko projektin pituuden.
- Rajoitettu määrä henkilöitä ja muita resursseja Projektipäälliköillä on yleensä rajoitettu määrä henkilöitä tekemässä töitä projektin parissa sekä rajoitettu budjetti.
- Rajoitettu laajuus Projektia rajoittaa yleensä se, kuinka paljon työryhmä voi saada aikaiseksi. Jos projektissa on liikaa toimitettavaa tai tekemistä, aikataulussa ei ole välttämättä tarpeeksi aikaa kaiken tekemiseen.
Muutos yhdessä rajoitteessa vaikuttaa yleensä kahteen muuhun ja voi vaikuttaa yleiseen laatuun. Esimerkiksi projektin keston lyhentäminen pakottaa projektipäällikön tekemään päätöksiä siitä, kuinka paljon työntekijöitä tarvitaan projektin toimitusten valmiiksi saamiseen. Jos työntekijöitä ei ole tarpeeksi, projektin lyhentämisellä saattaa olla muita kompromisseja, kuten projektin laajuuden pienentyminen.
- Osakkeenomistajien tunnistaminen varhaisessa vaiheessa Mikään ei haittaa projektia niin paljon kuin se, että ei osata tunnistaa tärkeitä osakkeenomistajia ja kuinka heidän kanssaan kommunikoidaan. Jos et pysty tunnistamaan tärkeää osakkeenomistajaa projektin alussa, projekti saattaa hidastua tai jopa loppua tai ylittää budjetin, kun uusia tavoitteita tai toimintatapoja ehdotetaan.
Vaihe 1: Ensimmäisten ajatusten tallentaminen
| Capture early thoughts in OneNote | Kirjoita muistiinpanoja OneNoteen, kun mietit projektia ja sen tavoitteita. Muistiinpanot voivat sisältää sähköposteja, linkkejä verkkosivuille, videoita tai alkuluonnoksia. |
|---|---|
| Excel-tietojen tuominen Projectiin | Joskus projektit alkavat yksinkertaisina Excel-luetteloina. Kun ne kasvavat, tuo ne Projectiin, jossa voit järjestää ja aikatauluttaa tehtäviä tehokkaammin. |
| Käytä Microsoft 365:tä millä tahansa tietokoneella projektimuistiinpanojen tallentamiseen missä tahansa | Käsittele varhaisen projektin vaatimuksia Microsoft 365:n avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain. |
| Office Onlinen käyttäminen selaimessa | Käytä Officen verkkoversiota ilman Microsoft 365:tä. Jos sinulla on Microsoft-tili, voit tallentaa projektin alkuideoita Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten verkkoversioihin. |
Sivun alkuun
Vaihe 2: Yhteydenpito osakkeenomistajien kanssa
| Aikaisesta edistymisestä ilmoittaminen | Missä vaiheessa projektinsuunnittelua oletkin, hyvin muodostettu raportti auttaa lisäämään osakkeenomistajien luottamusta projektin toimituksiin. |
|---|---|
| Verkkokokoukseen liittyminen | Jos osakkeenomistajat eivät pääse paikalle, pidä heihin yhteyttä online-kokousten avulla. Jaa PowerPoint-dioja, Excel-taulukoita tai OneNote-muistiinpanoja, jotta voit keskustella alkuvaiheen projektisuunnitelmista. People voi osallistua Microsoft Teams -verkkokokouksiin toimistostaan, tien päältä tai mobiililaitteella. |
| Chat with a Project team member | Jos sinulla on kysyttävää suunnitellessasi projektiaikataulua, keskustele heidän kanssaan verkossa Teamsin avulla. |
Sivun alkuun
Vaihe 3: Projektin aloittaminen
| Kopioi ja liitä Wordista, Outlookista tai PowerPointista Projectiin | Aloita aikataulun tekeminen nopeasti kopioimalla Word-, Outlook- tai PowerPoint-tehtäväluettelo ja liittämällä se Projectiin. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana. |
|---|---|
| Uuden projektin luominen toisesta projektista tai mallista | Luo uusi projekti sellaisen mallin pohjalta, jossa on valmiina samankaltaisen projektin tehtäviä. Alan asiantuntijat ovat luoneet monet näistä projekteista, jotta pääsisit alkuun mahdollisimman nopeasti. |
| Excel-tietojen tuominen Projectiin | Siirrä Excelissä aloitettu tehtäväluettelo Projectiin. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana. |
| SharePoint-tehtäväluettelon tuominen alkuvaiheen projektina | Joskus projektit alkavat SharePointin tehtäväluettelona, joka on tarkoitus jakaa käyttäjille, joilla ei ole Projectia. Kun tehtäväluettelo kasvaa tietyn koon yli, siirrä se Projectiin ja jatka sen työstämistä siellä. |
| Projektinhallintatavoite: Uuden projektin aikataulun luominen | Kun olet aloittanut projektin Projectissa, voit alkaa lisätä tehtäviä, järjestää niitä, linkittää niitä toisiinsa, lisätä ihmisiä ja niin edelleen. |
Palaa Projektin suunnitteluun