Microsoft Teams for Educationin aloitusopas oppilaitoksen johtajille

Tiimityön keskuksen käytön aloittaminen Office 365 Education

Virtaviivaista koulun viestintää ja tee yhteistyötä helposti

Microsoft Teams on digitaalinen keskus, joka tuo keskustelut, kokoukset, tiedostot ja sovellukset yhteen Office 365 Education. Teamsin avulla henkilökunta voi siirtyä helposti keskusteluista sisällön luomiseen säilyttäen asiayhteyden, jatkuvuuden ja läpinäkyvyyden. Teams vastaa erilaisten ryhmien tarpeisiin ja auttaa niitä saamaan asioita aikaan yhdessä:

• Hallitse projekteja, tehtäviä ja sisältöä päivittäin käyttämiesi sovellusten avulla – kaikki on ulottuvillasi yhdessä mukautetussa työtilassa
• Pysy ajan tasalla reaaliaikaisten tietojen ja päivitysten avulla, joita jaetaan jatkuvissa tiimin keskusteluissa, yksityisissä keskusteluissa (joita voi tarvittaessa valvoa), tiimin kokouksissa ja muilla kanavilla
• Tue monipuolista yhteistyötä ja saumatonta käyttökokemusta Microsoft 365:n integroitujen sovellusten, kuten Word, Excelin, PowerPointin ja OneNoten, sekä koulutuskumppaneiden, kuten busuun, Canvasin, Flipgrid ja Kahootin, avulla!

Seuraavassa taulukossa annetaan esimerkkejä tavoista, joilla opetushenkilöstö voi tehdä yhteistyötä Teamsissa ja tukea innovatiivisia opetusmenetelmiä ja parhaita menettelytapoja yhteistoiminnallisissa kouluissa.

Skenaario	Kuvaus
Koulutuksen kehittämistä käsittelevät neuvoa-antavat komiteat (SIAC)	Tehokkaat koulujen kehitysohjelmat edellyttävät, että henkilökunnalla on käytettävissä monipuolista analytiikkatietoa (kuten prosenttilukuja) ja että yhteistyö hallinto- ja opetushenkilökunnan ja muun henkilöstön edustajista koostuvien monimuotoisten tiimien välillä on helppoa alueen koulujen kesken.
Reaktiosuunnitelma ongelmatapausten varalta	Nopea ja täsmällinen viestintä auttaa varmistamaan tehokkaan reagoinnin ongelmatapauksissa (kuten terveysriskeissä). Teamsin avulla ongelmatapauksiin reagoimisesta vastaavat tiimit voivat helposti laatia ja jakaa ajankohtaista ja asianmukaista tietoa oppilaille, vanhemmille ja yhteisöille ja toimia yhdessä lisäavun (kuten koulun sairaanhoitajien) kanssa.
Sosiaalisen ja tunneoppimisen ohjelmat	SEL-ohjelmat voivat edistää akateemista menestystä ja positiivista käyttäytymistä ja samalla vähentää tunneperäistä köyhtymistä ja yleisiä rikkomuksia¹. Teamsin kanavat voidaan järjestää esimerkiksi viiden SEL-osaamisen ympärille: itsetietoisuus, itsehallinta, sosiaalinen tietoisuus, suhdetaidot ja vastuullinen päätöksenteko.
Opettaja-arviot	Opettajan suorituskyvyn arviointi on aikaavievää, mutta tärkeää säännöllistä toimintaa. Teamsin avulla järjestelmänvalvojat voivat jakaa ammatillisia kehitysresursseja kaikkien yleisen kanavan opettajien kanssa ja hallita yksityistä viestintää (keskusteluissa) ja sisältöä (esimerkiksi Henkilökunnan OneNote-muistikirjojen avulla) yksittäisten opettajien kanssa eri kanavilla.

¹Hinton, M. (2017, maaliskuu). Tutkimuslinkit After-School ohjelmat stem-tietämyksen parantamiseen. Koulutusviikko. Noudettu http://blogs.edweek.org/edweek/time_and_learning/2017/03/new_study_examines_link_between_after-school_programs_stem_knowledge.html?cmp=eml-enl-eu-news3

Teamsin ymmärtäminen

Luo henkilökunnan tiimejä eri projekteille tai aktiviteeteille, komiteoille ja prosesseille tarpeen mukaan. Voit myös kutsua muita oman koulun tai muiden koulujen henkilöstöä tiimin jäseniksi. Teams voidaan luoda myös olemassa olevien Microsoft 365 -ryhmät perusteella, ja kaikki Microsoft 365 -ryhmät tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti Teamsissa. Tämä yksinkertaistaa tiimin jäsenten kutsumista ja hallintaa. Ryhmätiedostot tallennetaan Teamsiin.

Yksittäisiä henkilökunnan tiimejä voi järjestää kanaviin, jotka sisältävät välilehtiä keskusteluja, tiedostoja, muistiinpanoja ja muuta sisältöä varten. Kanavia voi luoda tiimin erilaisten tarpeiden perusteella, esimerkiksi aiheen, tieteenalan tai aiheen mukaan. Välilehdissä henkilökunta voi ladata, tarkastella ja muokata tiedostoja, muistiinpanoja sekä mukautettua sisältöä (kuten asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä, videoita, ulkoisia linkkejä, muita sovelluksia ja muuta). Tämä sisältö on kaikkien tiimin jäsenten käytettävissä.

Teamsin esittely kollegoille

Pidä aloituskokous, jossa asetetaan odotukset, annetaan ohjeita ja esitellään Teamsin perustoiminnot. Pyydä työtovereitasi käyttämään Teamsia viestintä- ja yhteiskäyttötyökaluna ryhmäpohjaisia aktiviteetteja varten. Kokeile Teamsin keskustelua korvaamaan lyhyitä sähköpostiviestejä ja tekstiviestejä, sillä se on helppo tapa esitellä kaikille Teamsin käyttömukavuutta ja toimintoja.

Mukauta Teamsia omiin tarpeisiisi

Toimivat henkilökunnan tiimit tarvitsevat yksinkertaisia työkaluja, jotka mahdollistavat nopean ja tehokkaan viestinnän ja yhteistyön. Olitpa sitten johtamassa komiteaa, valmistelemassa tapausvastaussuunnitelmia, luomassa mukautettuja opiskelijaohjelmia, arvioimassa opettajia tai hallinnoimassa muuta yhteistyötoimintaa, Teams voi auttaa sinua valmistautumaan menestykseen. Aloitetaan ja mukautetaan Teamsia skenaariotasi varten seuraavien vaiheiden avulla:

Luo tiimi ja kutsu tiimin jäseniä

1. Käynnistä Teams kirjautumalla Office.com ja avaamalla Office 365 Education. Siirry sitten verkkoversioon valitsemalla Teams tai lataa sovellus.

   Huomautus

   Jos sinulla on ongelmia Teamsin käytössä, ota yhteyttä IT-Hallinta varmistaaksesi, että sinulla on oikea käyttöoikeus.

2. Valitse Lisää tiimi Teamsiin.

3. Valitse Luo työryhmän>henkilökunnan jäseniä.

   

   Huomautus

   Jos oppilaitoksessasi on käytössä School Data Sync, luokat luodaan automaattisesti oppilaitoksen tietojärjestelmään yhdistetyille opiskelijaluetteloille, joten sinun ei tarvitse huolehtia tästä vaiheesta.

4. Anna Luo tiimi -ikkunassa luokalle nimi ja kirjoita lyhyt kuvaus sen tarkoituksesta. Valitse Seuraava.

   

   Huomautus

   Kun jätät yksityisyysasetukseksi Yksityinen, vain tiimin omistajat voivat lisätä jäseniä (voit muuttaa tätä asetusta myöhemmin tarvittaessa).

   Vihje

   Ennen luokan koulutusta, mukauta Teamsin määrityksiä. Aloita luomalla luokka sekä lisäämällä muutamia kanavia ja välilehtiä. Aloita sitten julkaisemalla olennaista, kiinnostavaa ja hyödyllistä sisältöä.

5. Voit lisätä helposti ihmisiä, ryhmiä tai jakeluluetteloja koulustasi tai alueen muista kouluista. Kun alat kirjoittamaan nimeä, näkyviin tulee avattava luettelo sähköpostihakemistosi henkilöistä.

6. Lisää tiimin jäseniä valitsemalla Lisää tai valitse Ohita, jos haluat lisätä ryhmän jäseniä myöhemmin, jos haluat määrittää sisällön ensin (suositus).

   

Luo muutama keskeinen kanava ja laadukasta sisältöä sisältäviä välilehtiä

Kun luot uuden henkilökunnan tiimin, tiimiin lisätään automaattisesti Yleinen-kanava.

1. Voit luoda lisää kanavia, joiden avulla tiimisi pysyy järjestyksessä. Oletusarvoisesti kuka tahansa tiimin jäsen voi käytää näitä kanavia.

   

   Vihje

   Lähetä Teamsin koulutusvinkkejä ja ilmoituksia Yleinen-kanavalle, josta ne löytyvät helposti. Koko luokka voi löytää täältä ohjeita ja opastusta helposti, mutta se on erityisen hyödyllinen Teamsiin liittyville uusille jäsenille.

2. Jos haluat luoda lisää kanavia, valitse kanavaluettelossa tiimisi nimen vieressä olevat kolme pistettä (...) ja valitse avattavasta valikosta Lisää kanava .

   

   Vihje

   Luo aluksi muutama kanava ja kannusta tiimin jäseniä luomaan lisää kanavia aihealueiden, ohjelmien tai muiden tarpeiden mukaan.

3. Anna valintaikkunassa kanavalle nimi ja kirjoita lyhyt kuvaus, jossa selitetään kanavan tarkoitus, ja valitse sitten Lisää.

   

   Vihje

   Kun olet luonut muutaman kanavan, voit kylvellä ne todellisella sisällöllä, jotta luokkasi ei näe tyhjää sivua, kun he kirjautuvat sisään ensimmäisen kerran. Voit esimerkiksi aloittaa uuden keskustelun julkaisemalla jokaiselle kanavalle muutaman kysymyksen, joiden avulla voit aloittaa muutaman keskustelun ja @mention tietyt luokan jäsenet, jotta he voivat osallistua keskusteluun.

4. Yksittäisillä kanavilla voit luoda välilehtiä eri sisältöä ja sovelluksia varten. Kullekin kanavalle luodaan useita oletusvälilehtiä, kuten Keskustelut, Tiedostot, Luokan muistikirjat ja Tehtävät. Jos haluat luoda uuden välilehden, valitse + oletusvälilehtien oikealla puolella, valitse sovellus tai tiedosto välilehteä varten (kuten PowerBI), nimeä se ja valitse Tallenna.

   

   

   Huomautus

   Joiden sovellusten ja palveluiden määritysohjeet voivat poiketa hieman tässä annetuista ohjeista.

5. Jos haluat luoda uuden välilehden, joka linkittyy suoraan tiettyyn tiedostoon (kuten kansallisiin standardeihin, osavaltioiden ja alueiden arviointeihin tai testitulosten prosenttipisteisiin), valitse + -kuvake oletusvälilehtien oikealla puolella.

6. Valitse tiedostotyypille (kuten Word-asiakirjalle, Excel-laskentataulukolle tai PowerPoint-esitykselle) sovellus, etsi tiedostonimi Tiedostot-kohdasta, nimeä välilehti ja valitse Tallenna.

   

   Vihje

   Voit kiinnittää olemassa olevan Luokan OneNote-muistikirjan SharePoint-sivustolta tai muulta verkkosivustolta (maapallokuvake) suoraan kanavalle, jolloin tiimin on helppo käyttää sitä.

Siirrä sähköpostikeskustelut Teamsiin

Voit lähettää sähköpostiviestejä Teamsin kanavalle, jolloin kaikki tiimisi viestintä on järjestetty ja helposti käytettävissä yhdessä paikassa.

1. Jos haluat luoda kanavalle sähköpostiosoitteen, valitse kanavan oikealla puolella oleva kolme pistettä (...) ja valitse sitten avattavasta valikosta Hae sähköpostiosoite .

2. Napsauta Kopioi-painiketta ja tallenna sähköpostiosoite yhteystietoluetteloosi tai sähköpostiosoitteistoosi.

   

   Vihje

   Jatka keskusteluja Teamsissa lähettämällä sähköpostiviestejä edelleen kanavalle.

3. Napsauttamalla lisäasetukset-linkkiä Hae sähköpostiosoite -ikkunassa voit rajoittaa sitä, ketkeä voivat lähettää sähköpostiviestejä tiimiin (esimerkiksi kuka tahansa, vain tiimin jäsenet tai vain tietyistä toimialueista lähetetyt viestit).

   

   Vihje

   Rajoittamalla sähköpostiviestin lähettämistä kanavalle voit vähentää roskapostin tai kalasteluviestien vastaanottamisen todennäköisyyttä Teamsissa.

4. Voit mukauttaa sähköposti-ilmoitusasetuksiasi eri tapahtumille (kuten henkilökohtaisille @mentions tapahtumille tai vastauksille aloittamaasi keskusteluun) valitsemalla profiilikuvasi Teamsin vasemmassa alakulmassa ja valitsemalla sitten ilmoitukset avattavasta valikosta.

   

Ajoita kokouksia Teamsissa

1. Voit ajoittaa kokouksen Teamsissa valitsemalla Kalenterin vasemmassa siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten + Uusi kokous.

   

   Vihje

   Ajoitetut kokoukset näkyvät keskimmäisen siirtymisruudun luettelossa. Voit liittyä kokoukseen suoraan Teamsista valitsemalla Liity kokouksen vieressä.

2. Lisää Uusi kokous -ikkunassa kokouksesi tiedot ja kutsu ihmisiä (vastaavat nimet sähköpostihakemistossasi tulevat näkyviin, kun alat kirjoittamaan), tai vaihtoehtoisesti, valitse kanava, jolla kokous järjestetään, jolloin kaikki tiimin kanavalla voivat osallistua kokoukseen.

3. Ajoitustoiminnon avulla voit tarkistaa tiimisi jäsenten käytettävyyden ja valitsemalla Toista-ruudun voit määrittää toistuvan kokouksen. Valitse Ajoita kokous, kun olet valmis.

   

   Vihje

   (joka sijaitsee Keskustelut-välilehden alareunassa) avulla työryhmän jäsenet voivat järjestää kokouksen lennossa – ilman kokouksen ajoittamista tai huoneen tai auditorion varaamista.

Teamsista oppimiesi tulosten tarkasteleminen

• Teams on tiimityön keskus, joka on täysin integroitu Office 365 Education, joten työryhmän jäsenet voivat viestiä ja tehdä yhteistyötä helposti tuttujen Microsoft 365 -sovellusten, kuten Word, Excelin, OneNoten ja PowerPointin, avulla. Office 365 Education tilaajille Teams on maksuton, joten voit aloittaa heti!
• Voit järjestää tiimisi käyttämällä luomiasi mukautettuja kanavia ja välilehtiä, jotka täyttävät yhteistyötarpeesi. Välilehdet voivat linkittää suoraan tiedostoihin tai muuhun sisältöön tai Microsoft 365 -sovelluksiin, kuten Planneriin ja PowerBI:hen, tai koulutuskumppaneiden sovelluksiin, kuten busuu, Canvas, Flipgrid ja Kahoot!
• Siirtämällä sähköpostikeskustelut Teamsiin tiimisi jäsenet pysyvät ajan tasalla yhdessä kätevässä ja helppokäyttöisessä työtilassa. Käyttämällä Teamsin keskustelutoimintoa lyhyiden sähköpostiviestien sijaan voit pitää postilaatikkosi järjestyksessä.
• Ajoita videokokoukset Teamsissa kokousten avulla tai käytä Pikakokous-ominaisuutta, jotta voit tavata tiimin jäseniä nopeasti ja helposti lennossa.
• Saat vaiheittaisia lisäohjeita täältä: Microsoft Teamsin ohje.
• Lisätietoja Teamsin uusista käyttökokemuksista on Office 365 Education täällä Education-blogissa.
• Tutustu Microsoft Educationin ohjekeskukseen , jos tarvitset muita mahdollisesti tarvitsemistasi ohjeista.