Excelin avulla voit suojata työsi riippumatta siitä, haluatko estää joltakulta työkirjasi avaamisen ilman salasanaa, estää työkirjan vain luku -käyttöoikeuden myöntämisen tai vain suojata laskentataulukon, jotta et vahingossa poista kaavoja. Tässä ohjeaiheessa käsitellään ensisijaisia vaihtoehtoja, joilla Excel-tiedostot voi suojata ja joilla niitä voi jakaa.
Varoitus
- Jos unohdat tai kadotat salasanasi, Microsoft ei voi palauttaa sitä.
- Älä oleta, että pelkkä työkirjan tai laskentataulukon suojaaminen salasanalla riittää suojaukseksi. Harkitse aina kahdesti ennen kuin jaat Excel-työkirjoja, jotka voivat sisältää arkaluonteisia henkilötietoja, kuten luottokorttinumeroita, henkilötunnuksen tai työntekijätunnuksen.
- Laskentataulukon tason suojausta ei ole tarkoitettu suojaustoiminnoksi. Se ainoastaan estää käyttäjiä muokkaamasta lukittuja laskentataulukon soluja.
Seuraavassa esitetään Excel-tietojen suojaamiseen käytettävissä olevat vaihtoehdot:
Tiedostotaso: Tämä tarkoittaa mahdollisuutta lukita Excel-tiedosto määrittämällä salasana, jotta käyttäjät eivät voi avata tai muokata tiedostoa. Vaihtoehtoja on viisi:
Tiedoston salaus: Kun valitset tämän vaihtoehdon, määrität salasanan ja lukitset Excel-tiedoston. Muut käyttäjät eivät voi avata tiedostoa ilman salasanaa. Katso lisätietoja artikkelista Excel-tiedoston suojaaminen.
Salasanan asettaminen tiedoston avaamiselle tai muokkaamiselle: Määrität salasanan tiedoston avaamiselle tai muokkaamiselle. Käytä tätä vaihtoehtoa, jos haluat antaa vain luku- tai muokkausoikeudet eri käyttäjille. Katso lisätietoja artikkelista Excel-tiedoston suojaaminen.
Merkitse lopulliseksi: Käytä tätä vaihtoehtoa, jos haluat merkitä Excel-tiedoston lopulliseksi versioksi ja estää muiden käyttäjien muutokset. Lisätietoja on artikkelissa Asiakirjan suojaaminen salasanalla.
Rajaa käyttöoikeuksia: Jos organisaatiossa käyttöoikeudet on määritetty sisältöoikeuksien hallinnalla (IRM), voit käyttää tiedostossa mitä tahansa käytettävissä olevia IRM-käyttöoikeuksia. Lisätietoja on artikkelissa Asiakirjan suojaaminen salasanalla.
Digitaalinen allekirjoitus: Voit lisätä digitaalisen allekirjoituksen Excel-tiedostoon. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -tiedostojen digitaalisen allekirjoituksen lisääminen tai poistaminen.
Huomautus
Digitaalisen allekirjoituksen lisäämiseen tarvitset kelvollisen varmenteen varmenteiden myöntäjältä (CA).
Työkirjataso: Voit lukita työkirjan rakenteen määrittämällä salasanan. Kun työkirjan rakenne on lukittu, muut käyttäjät eivät voi lisätä, siirtää, poistaa, piilottaa tai nimetä uudelleen laskentataulukoita. Lisätietoja työkirjojen suojaamisesta on artikkelissa Työkirjan suojaaminen.
Laskentataulukkotaso: Taulukon suojauksen avulla voit hallita, miten käyttäjä voi käyttää laskentataulukoita. Voit määrittää tarkasti, mitä käyttäjä voi tehdä taulukossa, ja varmistaa siis, että muutos ei vaikuta laskentataulukon tärkeisiin tietoihin. Voit esimerkiksi haluta, että käyttäjä vain lisää rivejä ja sarakkeita tai vain lajittelee ja käyttää pikasuodatusta. Kun laskentataulukon suojaus on käytössä, voit suojata muita osia, kuten soluja, alueita, kaavoja ja ActiveX- tai lomakeohjausobjekteja. Lisätietoja laskentataulukoiden suojaamisesta on artikkelissa Laskentataulukon suojaaminen.
Mitä suojaustasoa kannattaa käyttää?
Jos haluat hallita käyttöoikeustasoa, joka käyttäjillä pitäisi olla Excel-tiedostossa, käytä tiedostotason suojausta. Oletetaan, että tiimisi jäsenten viikoittainen tilanneraportti on Excel-tiedosto. Haluat, että tiimisi ulkopuoliset henkilöt eivät voi avata tiedostoa. Käytettävissä on kaksi vaihtoehtoa:
- Jos et halua, että muut voivat avata tiedostoa: Voit salata Excel-tiedoston, mikä on yleisin käytetty tapa. Tämä tarkoittaa periaatteessa sitä, että lukitset sen salasanalla, eikä kukaan muu kuin sinä voi avata sitä.
- Jos haluat ottaa käyttöön vain luku- tai muokkausoikeudet eri käyttäjille: Tiimisi esimiesten on kenties voitava muokata viikoittaista tilanneraporttia, mutta tiimin jäsenillä tulee olla pelkästään vain luku -käyttöoikeudet. Voit suojata Excel-tiedoston määrittämällä kaksi salasanaa: toisen tiedoston avaamiselle ja toisen muokkaamiselle. Voit myöhemmin jakaa asianmukaiset salasanat tiimille jäsenille myönnettävän käyttöoikeustason mukaan.
Jos haluat hallita, miten käyttäjät voivat käyttää laskentataulukoita työkirjan rakenteessa, käytä työkirjatason suojausta. Oletetaan, että tilanneraportin työkirjassa on useita laskentataulukoita ja jokainen laskentataulukko on nimetty ryhmän jäsenen mukaan. Haluat varmistaa, että ryhmän jokainen jäsen voi lisätä tietoja omaan laskentataulukkoonsa, mutta ei voi muokata työkirjan laskentataulukoita, olipa kyse sitten uuden laskentataulukon lisäämisestä tai laskentataulukoiden siirtämisestä työkirjassa.
Jos haluat hallita, miten käyttäjät voivat käyttää yksittäisiä laskentataulukoita, käytä laskentataulukkotason suojausta. Oletetaan, että tilanneraportin työkirjan jokainen laskentataulukko sisältää tietoja, jotka ovat yhteisiä kaikille laskentataulukoille, kuten otsikkorivejä tai tietyn raportin asettelun, ja et halua kenenkään muuttavan niitä. Suojaamalla laskentataulukon voit määrittää, että käyttäjät voivat suorittaa vain tiettyjä toimintoja laskentataulukossa. Voit esimerkiksi antaa käyttäjille oikeuden lisätä tietoja, mutta estää rivien tai sarakkeiden poistamisen tai lisätä hyperlinkkejä tai lajitella tietoja.
Voit käyttää Excel-tiedoissasi yhtä tai useampaa suojaustasoa organisaatiosi tarpeiden mukaan. Voit käyttää kaikkia käytettävissä olevia asetuksia tai vaihtoehtojen yhdistelmää – tämä riippuu täysin Excel-tietojen suojaustasosta. Voit esimerkiksi salata jaetun Excel-tiedoston sekä ottaa käyttöön työkirjan ja laskentataulukon suojauksen ja käyttää samalla vain laskentataulukon suojausta omassa työkirjassasi, jotta et vahingossa poista kaavoja.
Tarvitsetko lisätietoja?
Voit aina kysyä neuvoa Excel Tech Community -yhteisön asiantuntijalta tai saada tukea yhteisöistä.