Voit hallita sähköpostiasi säilytystarrojen ja arkistointikäytäntöjen avulla Outlookin verkkoversio.
- Säilytystarrat määrittävät, kuinka kauan viestit tallennetaan.
- Arkistointikäytännöillä hallitaan sitä, kuinka pitkään viestit säilytetään tietyssä sähköpostikansiossa, ennen kuin ne siirretään arkistoon.
Nämä tarrat ja käytännöt voidaan määrittää sekä viesteille että kansioille postilaatikossasi.
Huomautus
Säilytystarrojen ja arkistointikäytäntöjen määrittäminen tilillesi ei ehkä ole käytettävissä, jos IT-järjestelmänvalvoja ei ole ottanut sitä käyttöön organisaatiossasi tai oppilaitoksessasi.
Saat ohjeet valitsemalla käyttämäsi version.
Ohjeet ovat hieman erilaiset sen mukaan, käytätkö Outlookin verkkoversio beetaversiota. Valitse käyttämäsi Outlookin verkkoversio versio, jotta näet sinua koskevat vaiheet.
| JOS POSTILAATIKKOSI NÄYTTÄÄ TÄLTÄ... | JOS POSTILAATIKKOSI NÄYTTÄÄ TÄLTÄ... |
|---|---|
Tutustu Outlookin verkkoversion beetaversion ohjeisiin. |
Tutustu Outlookin perinteisen verkkoversion ohjeisiin. |
Huomautus
Jos organisaatiosi on sisällyttänyt logonsa työkaluriville, näkymäsi saattaa olla hieman erilainen kuin yllä.
Outlookin verkkoversion beetaversion ohjeet
Outlookin perinteisen verkkoversion ohjeet
Säilytystarrojen ja arkistointikäytäntöjen määrittäminen
Huomautus
IT-järjestelmänvalvoja luo säilytystarroja ja arkistointikäytäntöjä. Voit ehkä lisätä tai poistaa valinnaisia säilytystarroja ja arkistointikäytäntöjä. Pakollisia selitteitä ja käytäntöjä ei voi poistaa.
Säilytysotsikon tai arkistointikäytännön määrittäminen viestille tai kansiolle:
Siirry Microsoft 365:n kirjautumissivulle. Kirjoita tilisi sähköpostiosoite ja salasana ja valitse Kirjaudu sisään.
Napsauta viestiluettelossa tai kansioruudussa hiiren kakkospainikkeella viestiä tai kansiota, jolle haluat määrittää käytännön, ja valitse sitten Määritä käytäntö.
Seuraavassa on esimerkki säilytystarrojen ja arkistointikäytäntöjen tyypeistä, jotka saattavat olla käytettävissä:
Valitse säilytystarra tai arkistointikäytäntö, jonka haluat määrittää viestille tai kansiolle.
Vihje
Jos haluat viestin noudattavan samaa käytäntöä kuin kansio, jossa se on, valitse Käytä pääkansiokäytäntöä.
Säilytystarralla tai arkistointikäytännöllä poistettujen viestien palauttaminen
Säilytystarran poistamat viestit voidaan poistaa pysyvästi tai ne voidaan siirtää Poistetut-kansioon. Organisaation IT-järjestelmänvalvoja hallitsee sitä, kuinka kauan kohteita voi palauttaa. Oletusarvoisesti tämä aika on 30 päivää.
Säilytystarralla tai arkistointikäytännöllä poistetun viestin palauttaminen:
- Käytä Palauta poistetut kohteet Poistetut-kansiossa. Jos kohde ei ole enää Poistetut-kansiossa, katso lisätietoja artikkelista Poistettujen kohteiden palauttaminen ja palauttaminen Outlookissa.
- Kun palautat kohteen, sinun on joko sijoitattava se kansioon, johon ei ole liitetty käytäntöä, tai poistettava käytäntö kohteesta sen palauttamisen jälkeen. Muussa tapauksessa kohde voidaan poistaa uudelleen.
Muita huomioitavia asioita
- Et voi määrittää säilytystarroja tai arkistointikäytäntöjä kalenterin kohteille.
- Säilytystarroja ja arkistointikäytäntöjä käsitellään kerran seitsemässä päivässä.