Online-arkistoon eli arkistopostilaatikkoon voi tallentaa vanhat sähköpostiviestit, jolloin ne eivät vie tilaa ensisijaisesta postilaatikosta. IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvoja luo arkistopostilaatikon puolestasi.
Huomautus
Jotta arkistopostilaatikko toimii Outlook for Mac sekä arkistopostilaatikoiden että ensisijaisten postilaatikoiden on oltava joko Exchange Server (paikallinen) tai Exchange Online Microsoft 365:ssä (pilvipalvelussa). Jos ensisijainen postilaatikkosi on esimerkiksi Exchange Server ja arkistotilisi on Exchange Online Microsoft 365:ssä, et voi käyttää online-arkistoa. Keskustele IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojan kanssa heidän etsimisestään.
Sähköpostin arkistoinnin parhaat käytännöt
Vaikka voit siirtää yksittäisiä viestejä Outlook for Mac arkistopostilaatikkoon yksi kerrallaan (et voi siirtää tai kopioida useita kohteita kerralla), tehokkaampi tapa varmistaa, että viestit arkistoidaan, on käyttää Outlook Web App arkistointi- ja säilytyskäytäntöjä.
Arkisto ja säilytyskäytännöt ovat IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojan määrittämiä. Arkistointikäytännöillä hallitaan sitä, miten kauan viestit ovat sähköpostikansiossa ennen arkistointia. Säilytyskäytännöillä hallitaan sitä, miten kauan viestejä säilytetään. Vaikka järjestelmänvalvojat määrittävät käytännöt koko organisaatiolle, voit korvata käytännöt omien tarpeidesi mukaan. Saat lisätietoja ohjeartikkelista Outlook Web Appin säilytys- ja arkistointikäytännöt.
Jos haluat arkistoida useita viestejä kerralla eikä arkistointi- tai säilytyskäytäntöjä ole käytössä, siirrä viestit ensisijaisesta postilaatikosta arkistoon Outlook Web App avulla. Et voi siirtää kansioita, mutta voit siirtää kaikki kansiossa olevat viestit kerralla.
Valitse arkistoitavat viestit napsauttamalla valintaruutuja.
Vedä ne kansioon siirtymisruudussa, jonka nimi on Oma Arkisto – <nimesi>.
Huomautus
Jos kansiot, kalenterikohteet, yhteystiedot, tehtävät tai muistiinpanot on siirretty arkistoosi tai johonkin muuhun Outlook-versioon, kuten Outlook for Windowsiin, et voi siirtää niitä etkä tarkastella niitä arkistopostilaatikossa Outlook for Macissa.
Lisävinkkejä
- Voit tehdä hakuja arkistossa valitsemalla arkistokansion kansioruudusta. Et voi hakea tietoja postilaatikosta ja arkistoista samanaikaisesti.
- Voit luoda Saapuneet-kansion sääntöjä, joiden mukaan viestit siirretään automaattisesti kansioihin, määritetään luokkiin tai ohjataan uudelleen toiseen tiliin. Nämä säännöt eivät siirry arkistopostilaatikkoon, etkä voi ohjata uudelleen viestejä arkistoon käyttämällä Saapuneet-kansion sääntöjä.