Tietuekeskuksen on tarkoitus toimia keskussäilönä, jossa organisaatio voi tallentaa ja hallita tietueita, kuten laki- tai talousasiakirjoja. Tietuekeskus tukee tietueiden koko hallintaprosessia tietueiden keruusta niiden hallintaan ja poistamiseen saakka.
Tietuekeskuksen sivustomalli on samanlainen kuin muiden SharePoint-sivustojen, sillä se toimii asiakirjojen keskussäilönä ja mahdollistaa sivuston käyttäjien välisen yhteistyön. Tietuekeskuksen sivustomalli on kuitenkin esimääritetty sivusto, joka on erityisesti suunniteltu auttamaan organisaatioiden tietueiden hallinnan ja säilytysohjelmien käyttöönottoa. Versioiden hallinta, valvontaominaisuudet, metatietojen hallinta, e-Discovery ja mukautettava tietueiden reititys ovat sivustomallissa valmiina olevia ominaisuuksia, joiden avulla tietueita voidaan hallita tehokkaasti.
Huomautus
SharePointissa olemme ottaneet käyttöön säilytysotsikoiden käyttämisen sisällön määrittelemiseksi tietueiksi, mikä korvaa tietuekeskuksen käytön tarpeen. Jos käytät Tietuekeskusta, voit jatkaa sen käyttöä säilytystarrojen rinnalla. Tietueiden hallintaa varten suosittelemme kuitenkin käyttämään tietuekeskuksen sijaan säilytystarroja.
Sivun alkuun
Tietueiden hallintasuunnitelman määrittäminen
Tietuekeskuksen sivuston suunnittelussa on ylimmällä tasolla kaksi päävaihetta tietueiden hallintaohjelman toteuttamiseksi:
- Organisaation on kehitettävä tietueiden hallintastrategia ja virallinen tietueiden hallintasuunnitelma. Tämä on yhteistyöhanke, johon liittyy tietueiden ylläpitäjien, velvoitteiden noudattamisesta vastaavien henkilöiden, IT-ammattilaisten ja tietotyöntekijöiden välistä koordinointia.
- Organisaation on määritettävä yksi tai useampia tietuekeskuksen sivustoja tietueiden hallintasuunnitelman toteuttamiseksi.
Seuraavissa osissa kerrotaan näiden toteutusvaiheiden pääkohdat.
Tietueiden hallinnan suunnittelu
Ennen kuin organisaatio voi määrittää tietuekeskuksen sivuston sen tietueiden hallintaratkaisuksi, sen on kehitettävä virallinen suunnitelma tietueiden hallintastrategiaksi. Virallisen tietueiden hallintasuunnitelman tietyt elementit ovat todennäköisesti yksittäisiin organisaatioihin tai yrityksiin liittyviä yksilöllisiä elementtejä. Lähes kaikkiin tietueiden hallintasuunnitelmiin kuuluvat kuitenkin seuraavat asiakirjat ja prosessit:
Tiedostosuunnitelma Tiedostosuunnitelmassa kuvataan, minkä tyyppisiä asiakirjoja tai kohteita organisaatio tunnustaa virallisiksi liiketoimintatietueiksi. Siinä ilmoitetaan, missä näitä tietueita säilytetään, ja annetaan tiedot, joiden avulla eri tietuetyypit voidaan erottaa toisistaan. Tiedostosuunnitelma on tietueiden luomiseen, tallentamiseen ja hallintaan tarkoitettu kattava kokoelma käytäntöjä, prosesseja ja ohjeita. Tiedostosuunnitelman on katettava kaikki tietueet tietovälineestä riippumatta, mukaan lukien paperi, blogit, wikit, sähköposti ja sähköiset tiedostot. Siinä on myös määritettävä, miten kukin tietue luokitellaan, suojataan ja lopuksi hävitetään. Siinä on otettava huomioon myös tietueiden erikoisluokat, kuten luottamukselliset, tärkeät tai etuoikeutetut tietueet tai liikesalaisuudet. Tiedostosuunnitelmassa on lisäksi määritettävä kunkin tietuetyypin hallinnasta vastaavat henkilöt.
Tallennuskirjastot Tietuekirjastot ovat pääasiassa tiedostokirjastoja, jotka luodaan tärkeiden tietueiden luokittelua ja tallentamista varten. Luo tietuekirjasto kaikille tietuetyypeille, jotka haluat säilyttää. Tietueet ohjataan automaattisesti oikeaan kirjastoon sisällönjärjestämisen avulla määritettyjen asetusten perusteella.
Sisältötyypit Luot sisältötyyppejä, jotka määrittävät tietuetyypit, joita organisaatiosi tarvitsee tallentaakseen ja tunnistaakseen kunkin tietuetyypin yksilölliset ominaisuudet. Kun määrität tietyntyyppisten tietueiden sisältötyypit, organisaatiossa voidaan olla varmoja siitä, että kaikkia sisältöryhmiä hallitaan yhtenäisesti. Office-tiedostot, PDF-tiedostot, TIFF-tiedostot (skannatut kuvat), sähköposti, pikaviestikeskustelut, videot ja fyysiset tietueet voidaan luokitella ja tallentaa luomiesi sisältötyyppien mukaan. Esimerkiksi kaikkia palvelusopimus-nimisiä tietueita käsitellään samalla tavalla yhtenäisesti SharePointin tietueiden hallintajärjestelmässä. Sisältötyyppejä voi käyttää tietueiden luokitteluun ja tallentamiseen tietuekirjastojen käyttämisen sijaan.
Säilytysaikataulu Säilytysaikataulussa määritetään, kuinka kauan tiedostosuunnitelman kutakin tietuetyyppiä on säilytettävä (säilytysaika) ja miten se hävitetään, kun se päättyy tämän ajanjakson lopussa (sen poistoprosessi). Säilytysaikataulun periaatteet perustuvat yleensä lakisääteisiin vaatimuksiin, organisaatioon kohdistuviin riskeihin ja liiketoimintatarpeisiin. Lisäksi säilytysaikataulussa kuvataan yleensä riskienhallinnan varautumissuunnitelmat, joissa määritetään kunkin tietuetyypin säilytysaika.
Yhteensopivuusvaatimusten asiakirja Vaatimustenmukaisuusvaatimuksia käsittelevässä asiakirjassa määritetään säännöt, joita tietueiden hallinnan IT-järjestelmien on noudatettava, ominaisuudet, joita niillä on oltava, sekä säännöllisen seurannan tavat, joita niiden on tuettava vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi.
- Virallinen prosessi tietueiden poistamisen keskeyttämiseksi Tämä prosessi, jota kutsutaan usein pidoksi, kertoo, miten organisaatio keskeyttää tietueiden poistamisen, kun tapahtuu tapahtumia, kuten oikeudenkäyntejä, auditointeja tai tutkimuksia.
- Tietueiden käsittelyn seuranta- ja raportointijärjestelmä Tietueiden hallintaohjelmalla on oltava tietueiden käsittelyn seuranta- ja raportointiprosessi, jotta työntekijät voivat arkistoida, käyttää ja hallita tietueita määritettyjen käytäntöjen ja prosessien mukaisesti.
Sivun alkuun
Tietuekeskuksen sivuston määrittäminen
Kun organisaatio suunnittelee yksityiskohtaisesti tietueiden hallintaa ja kehittää virallisen tietueiden hallintasuunnitelman, se voi luoda ja määrittää tietuekeskuksen sivuston tämän ohjelman toteuttamiseksi.
Määritä tietuekeskuksen sivusto seuraavien ohjeiden mukaisesti:
Hallitse ja tallenna tiedostosuunnitelmassa määritettyjä tietuetyyppejä luomalla tietuekirjastoja tai -luetteloita.
- Suosittelemme, että luot yhden tietuekirjaston kullekin tietuesuunnitelman sisältötyypille.
- Kun tietueet lähetetään tietuekeskukseen, ne ohjataan oikeaan luetteloon tai kirjastoon.
Luo sarakkeet tarvittavia tiedostokirjastoja, luetteloita tai sisältötyyppejä varten. Sarakkeisiin tallennetaan tiedostosuunnitelmassa määritettyjen tietuetyyppien metatiedot.
Määritä tietojen hallintakäytännöt kullekin tietuetyypille tietuekeskuksen sivustossa. Näiden käytäntöjen on oltava organisaation tiedostosuunnitelmassa ja säilytysaikataulussa määritettyjen säilytysaika- ja valvontavaatimusten mukaisia.
Määritä sisällönjärjestäminen, jota käytetään kunkin tietuetyypin reitittämiseen oikeaan paikkaan. Kun tietueet lähetetään tietuekeskuksen sivustolle manuaalisesti tai ohjelmallisesti, sovellus määrittää tämän toiminnon perusteella, miten tietueet luokitellaan tietuekeskuksen sivustolla ja mihin ne lähetetään.
Sivun alkuun