Luettelon tai kirjaston ulkoisen tietosarakkeen luominen ja päivittäminen

Voit lisätä tietyntyyppisen sarakkeen alkuperäiseen luetteloon tai kirjastoon, jota kutsutaan ulkoisen tiedon sarakkeeksi. Tämän sarakkeen avulla voit yhdistää ulkoisen tietolähteen tietosarakkeen alkuperäisen luettelon tai kirjaston muihin sarakkeisiin. Koska ulkoiset tiedot -sarake lisätään alkuperäiseen luetteloon tai kirjastoon, kaikki siihen liittyvät luettelon tai kirjaston ominaisuudet toimivat, mukaan lukien versiotiedot, hyväksynnät, sisään- ja uloskuittaukset sekä liitetiedostot.

Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisia tietoja koskevan sisällön etsiminen.

Sisältö

• Ennen aloittamista
• Tietoja ulkoisten tietosarakkeiden käyttämisestä
• Ulkoisen tietosarakkeen luominen luetteloon tai kirjastoon
• Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen
• Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen

Ennen aloittamista

Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja annettava tietolähteen käyttöoikeudet sen varmistamiseksi, että oikeat henkilöt voivat käyttää tietoja ja että tiedot eivät päädy vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen yhdistämispalvelut ja suojatun säilön palvelu.

Suojatun säilön palveluiden määrittäminen Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: määritettävä ulkoisen tietolähteen paras käyttötila, luotava kohdesovellus ja määritettävä kohdesovelluksen tunnistetiedot.

Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on yritystietojen yhdistämisen metatietosäilön käyttöoikeudet ja että asianmukaiset käyttäjät voivat käyttää ulkoista sisältötyyppiä, johon ulkoinen luettelo perustuu.

Ulkoisen sisältötyypin luominen Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, joka sisältää tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamiseen ulkoisesta tietolähteestä.

Sivun alkuun

Tietoja ulkoisten tietosarakkeiden käyttämisestä

Seuraavissa osissa kuvataan joitakin käytännön toimintoja, jotka liittyvät ulkoisen tietosarakkeen lisäämiseen luetteloon tai kirjastoon.

Asiakassopimukset ja yhteystiedot Sinulla on tiedostokirjasto, joka sisältää asiakassopimuksia. Kaikki asiakastietosi säilytetään kuitenkin yritysportaalisovelluksessa (kuten SAP tai Microsoft CRM), jossa on SharePoint-tuotteiden ulkoinen tietolähde. Haluat seurata asiakkaan sopimuksia tiedostokirjastossa, mutta varmistaa, että liittyvät asiakastiedot ovat ajan tasalla eikä tarpeettomasti päällekkäisiä. Voit tehdä tämän lisäämällä kirjastoon yhden tai useamman ulkoisen tietosarakkeen, jotta voit liittää kunkin kirjastoon tallennetun sopimuksen asiakkaan nimen ja puhelinnumeron. Ulkoiset tiedot -sarakkeen avulla on helppo kirjoittaa tai päivittää oikeat tiedot ja noutaa asiakastiedot automaattisesti ulkoisesta tietolähteestä. Tässä skenaariossa voit myös luoda jäsennettyn Word-asiakirjan, joka siirtää ulkoisten tietosarakkeiden arvot Word asiakirjaan, jotta voit muokata arvoja asiakirjan tietoruudussa tai käyttämällä Word sisältöohjausobjekteja.

Perustuotetiedot kuvilla Olet luonut kuvakirjaston, joka sisältää kuvia tuotteista, joita organisaatiosi myy. Lisäät kirjastoon ulkoisen tietosarakkeen, joka käyttää ulkoisen tietokannan tuotenimeä, tuotekoodia ja nykyistä hintaa. Varmistat kuitenkin, että ulkoiset tiedot ovat vain luku -tilassa, kun ulkoinen sisältötyyppi luodaan. Yrityksen säännöt ja prosessit edellyttävät, että tuotetietoihin tehdään muutoksia tietokantajärjestelmän kautta. Nyt yhä useammat organisaatiosi käyttäjät näkevät helposti kaikki yleiset tuotetiedot yhdessä kirjastonäkymässä.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietosarakkeen luominen luetteloon tai kirjastoon

1. Siirry SharePoint-sivustoon ja siirry sitten luetteloon tai kirjastoon.

   Huomautus

   Ulkoista tietosaraketta ei voi lisätä ulkoiseen luetteloon.

2. Valitse Luettelo- taiKirjastoluetteloasetukset> tai Kirjaston asetukset.

3. Valitse Sarakkeet-kohdasta Luo sarake.

4. Kirjoita sarakkeen nimi, kuten Asiakas, ja valitse sitten Saraketyypit-kohdassaUlkoiset tiedot.

5. Valitse Ulkoinen sisältötyyppi -kohdassa Ulkoinen sisältötyypin valitsin ja valitse sitten haluamasi kohde ulkoisten sisältötyyppien luettelosta, esimerkiksi CustomerCRM.

6. Päätä, miten haluat käsitellä ulkoiselle sisältötyypille määritettyjä toimintoja, tekemällä vähintään yhden seuraavista toimista:

   • Jos haluat näyttää yhden tai useamman toiminnoista sisältävän valikon, valitse Näytä toiminnot -valikko.
   • Jos haluat, että ulkoiset tiedot -sarake suorittaa oletustoiminnon, kun se on valittuna, valitse Linkitä tämä sarake ulkoisen sisältötyypin Oletustoimintoon.

7. Valitse Lisää sarake, jos haluat näyttää kaikki nämä lisäkentät -kohdassa Valitse kaikki kentät tai valitse yksi tai useampi kentän nimi, kuten AsiakkaanNimi ja Puhelinnumero.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen

1. Siirry SharePoint-sivustoon ja siirry sitten luetteloon tai kirjastoon.
2. Lisää tai muokkaa luettelon kohdetta tai tiedostokirjaston ominaisuuksia.
3. Valitse ulkoisen tietosarakkeen tekstiruudussa, esimerkiksi asiakkaan nimi, Ulkoinen tietokohteen valitsin.
   Ulkoisen sisältötyypin tekijän on määritettävä ulkoisen tietokohteen valitsimen toiminta valitsemalla sopiva käyttäjätietokenttä ja luomalla vähintään yksi suodatin, jotta löydät nopeasti oikean arvon. Jos näin ei ole, pyydä apua ulkoisen sisältötyypin tekijästä tai järjestelmänvalvojalta.
4. Valitse valintaikkunassa haluamasi kohta, esimerkiksi Nancy Davolio, ja valitse sitten OK.

Tiedot päivitetään ulkoiseen luetteloon ja ulkoiseen tietolähteeseen.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen

Suorituskykysyistä ulkoisen tietosarakkeen tiedot tallennetaan välimuistiin palvelimessa tai palvelussa, eivätkä ne välttämättä näytä ulkoisen tietojärjestelmän uusimpia arvoja. Voit varmistaa, että näkyvissä olevat ulkoiset tiedot ovat ajan tasalla, päivittämällä ulkoiset tiedot -sarakkeen. Ole kuitenkin varovainen päivitystoiminnon tekemisessä, koska se voi kestää kauan sen mukaan, miten ulkoiset tiedot on määritetty.

1. Siirry SharePoint-sivustoon ja siirry sitten luetteloon tai kirjastoon.
2. Valitse ulkoisen tietosarakkeen sarakeotsikosta Päivitä.
3. Valitse Päivitä-sivulla, haluatko päivittää vain nykyisen kansion vai nykyisen kansion ja kaikki sen alikansiot.
4. Valitse OK.

Sivun alkuun