Onnistuneiden sivustojen ja tyytyväisten käyttäjien kaava on hyvin suunniteltu ja kestävä lähestymistapa sivuston ja käyttäjien hallintaan. Seuraavassa on joitakin keskeisiä tehtäviä ja käsitteitä, joiden avulla voit suunnitella sivustoja ja hallita organisaation käyttäjiä.
Tietoja sivustokokoelmista
Riippumatta siitä, oletko ennen käyttänyt SharePointia tai käyttänyt useita versioita, nykyaikainen SharePoint-käyttökokemus tarjoaa enemmän joustavuutta, helpomman siirtymisen ja kaikki sivustot ovat mobiiliystävällisiä. Suosittelemme sivustokokoelmien luomista kullekin organisaation työmäärälle. Moderni SharePoint-käyttökokemus helpottaa siirtymistä ja ylläpitoa, koska kukin sivusto on nyt sivustokokoelma. Lue lisää SharePointin modernista käyttökokemuksesta ja keskussivustojen käytön eduista. Suosittelemme, että luot sivustokokoelmia kullekin työmäärälle ja liität ne kaikki keskussivustoon. Tämä lisää joustavuutta ja ottaa helposti käyttöön organisaation muuttuvia tarpeita. Lisätietoja on artikkelissa Mikä on SharePoint-keskussivusto?.
SharePoint-järjestelmänvalvoja delegoi sivustokokoelmien hallinnan organisaation eri henkilöille. SharePoint-käyttöoikeusmallin avulla voit määrittää käyttöoikeuksia eri rooleille, kuten sivustokokoelman järjestelmänvalvojalle, sivuston omistajalle ja muille rooleille. Lisätietoja sivustokokoelman järjestelmänvalvojien lisäämisestä ja poistamisesta on artikkelissa Sivustokokoelman järjestelmänvalvojien hallinta .
Sivustokokoelman järjestelmänvalvojalla on sivustokokoelman Täydet oikeudet -käyttöoikeustaso. Tämä tarkoittaa sitä, että voit lisätä tai poistaa sivustoja tai muuttaa minkä tahansa sivustokokoelman sivuston asetuksia. Lisäksi voit tarkastella, lisätä, poistaa tai muuttaa näiden sivustojen kaikkea sisältöä. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi määrittää toissijaisen sivustokokoelman järjestelmänvalvojan. Sivustokokoelman järjestelmänvalvojana voit lisätä toisen sivustokokoelman järjestelmänvalvojan tai muuttaa sivustokokoelman järjestelmänvalvojaa Asetukset-sivulla. Lisätietoja tästä tehtävästä on artikkelissa Sivustokokoelman järjestelmänvalvojien hallinta.
Perinteinen sivustokokoelma on ryhmä SharePoint-sivustoja, joilla on sama omistaja ja hallinta-asetukset, kuten käyttöoikeudet. Alisivustot perivät sivustokokoelmasta siirtymisen, käyttöoikeudet ja sivuston rakenteen. sivuston jäsenten ja projektien muuttuessa myös sivustojen on muututtava,
Sivustojen valitseminen kullekin työmäärälle
On tärkeää, että suunnittelet työkuormiasi varten tarvittavan SharePoint-sivustokokoelman tyypin. Sen jälkeen käyttäjien on helppo siirtyä ja löytää tarvitsemansa. Tässä osassa on tietoja joistakin saatavilla olevista nykyaikaisista SharePoint-sivustoista ja kerrotaan myös näiden sivustojen siirtymisestä. Hyvä artikkeli siirtymisen suunnittelusta on modernin SharePoint-käyttökokemuksen suunnittelussa siirtyminen.
Ajattele SharePoint-keskussivustoa kehyksenä tai perustana, jonka avulla voit järjestää erilaisia ryhmä- ja viestintäsivustoja. Kun luot sivustokokoelmia organisaatiosi kullekin työmäärälle, keskussivusto yhdistää nämä sivustokokoelmat loogisesti, mikä helpottaa niiden löytämistä ja hallintaa. Voit sitten siirtää ja hallita sivustokokoelmia keskussivustojen välillä aina, kun työmääräsi muuttuu. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-keskussivustojen suunnittelu.
SharePoint-ryhmäsivusto ja sen alle luomasi sivut ovat vain niiden käyttäjien käytettävissä, jotka kutsut antamalla heille sivuston käyttöoikeudet. Voit myös yhdistää ryhmäsivuston Microsoft 365 -ryhmään. Ryhmäsivuston avulla organisaatiosi, ryhmäsi tai ryhmäsi voi olla yhteydessä toisiinsa ja käsitellä yhdessä asiakirjoja ja muita tiedostoja, julkaista ilmoituksia, ajoittaa kokouksia, ylläpitää tehtäviä, seurata ongelmia tai toimia sekä tallentaa tietoja luetteloihin. Lisätietoja on artikkelissa Mikä on SharePoint-ryhmäsivusto?
SharePoint-viestintäsivuston avulla voit jakaa muiden kanssa tietoja, kuten uutisia, raportteja ja tilaa. Viestintäsivustossa on yleensä muutamia osallistujia, mutta useita jäseniä.
Hallinto
Hallinto on joukko käytäntöjä, rooleja, vastuita ja prosesseja, jotka ohjaavat, ohjaavat ja hallitsevat organisaation liiketoimintaosastojen ja teknisten tiimien yhteistyötä liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. SharePoint-sivustokokoelman hallinnointisuunnitelma voi olla opas sivustokokoelman tukemiseen tarvittavien roolien, vastuiden ja käytäntöjen suunnitteluun. Huomioon kannattaa ottaa muun muassa seuraavat seikat:
- tietoarkkitehtuuri, kuten verkkosivut, asiakirjat, luettelot ja tiedot
- ylläpitotoimet, kuten käyttäjätilien hallinta
- organisaation brändi ja mukautuskäytännöt
- Koulutus
On tärkeää valmistella organisaation hallinnointisuunnitelma. Osallistumalla johdon hallinnointisuunnitelman kehittämiseen voit helpottaa yrityksen ryhmien ja teknisten ryhmien omistajuuden tunnistamista ja sitä, ketkä vastaavat mistäkin järjestelmän alueesta. Lisätietoja hallintosuunnitelman kehittämisestä on artikkelissa Yleiskatsaus: parhaat käytännöt ryhmäsivuston käytön hallintaan.
Käyttäjien hallinta
Huomautus
Sinun on ehkä tehtävä yhteistyötä SharePoint-järjestelmänvalvojan kanssa, jotta voit hallita käyttäjiä. Esimerkiksi SharePoint-järjestelmänvalvoja hallitsee käyttäjäprofiileja.
Käyttäjätilit Microsoft 365:ssä
Yleinen järjestelmänvalvoja lisää uusia käyttäjiä Microsoft 365:een käyttämällä Microsoft 365 -hallintakeskus, joka on käyttäjien hallinta- ja palveluiden määritysportaali. Lisätietoja on artikkelissa Käyttäjät ja roolit. Uusia käyttäjiä lisätessään yleinen järjestelmänvalvoja
- Määrittää, voiko käyttäjä käyttää myös hallintakeskusta
- määrittää käyttäjän maantieteellisen sijainnin
- valitsee käyttöoikeustyypin
- luo käyttäjälle käyttäjänimen ja salasanan.
Ryhmäsivuston käyttäjät
Voit lisätä käyttäjiä ryhmäsivustoon ja muuttaa käyttäjien käyttöoikeuksia. Käyttöoikeustasot ja SharePoint-ryhmän jäsenyys löytyvät Asetukset-kohdasta. Microsoft 365 kuitenkin luo nyt kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät -käyttöoikeusryhmän, joka sisältää kaikki Microsoft 365 -hakemistossa olevat henkilöt (paitsi organisaation ulkopuoliset henkilöt ja ulkoisen jakamisen kautta kutsutut henkilöt). Tälle käyttöoikeusryhmälle myönnetään automaattisesti käyttöoikeus SharePointin jäsenenä. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät, jotka lisäät Microsoft 365 -hakemistoon, voivat muokata sivustoja, luetteloita ja kirjastoja oletusarvoisesti.
Käyttöoikeustasot ja ryhmän jäsenyys
Käyttöoikeustasot ovat SharePoint-oikeuksien kokoelmia, joiden avulla käyttäjät voivat suorittaa toisiinsa liittyviä tehtäviä. Esimerkiksi Lue-käyttöoikeustaso sisältää (muun muassa) kohteiden tarkastelemis- ja avaamisoikeuden sekä sivujen ja versioiden tarkastelemisoikeuden, joita tarvitaan sivujen, asiakirjojen ja kohteiden tarkastelemiseen SharePoint-sivustossa. Tietty käyttöoikeus voi sisältyä useaan käyttöoikeustasoon. Lisätietoja on artikkelissa Käyttöoikeusstrategian suunnitteleminen.
Emme suosittele käyttöoikeustasojen määrittämistä suoraan yksittäisille käyttäjille, koska tämä voi vaikeuttaa sivustojen käyttöoikeuksien seuraamista ja hallintaa. Joskus se on välttämätöntä, mutta se on pidettävä mahdollisimman pienenä monimutkaisuuden välttämiseksi. Määritä sen sijaan käyttöoikeudet ryhmille ja määritä sitten yksittäisiä käyttäjiä asianmukaisiin ryhmiin. Ryhmä on joukko käyttäjiä, jotka on määritetty sivustokokoelmatasolla käyttöoikeuksien hallinnan helpottamiseksi. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-oletusryhmät ja Sivuston käyttöoikeuksien mukauttaminen. Kullekin ryhmälle määritetään oletusarvoinen käyttöoikeustaso. Esimerkiksi jotkin SharePointin oletusryhmät sisältävät seuraavat käyttöoikeustasot:
| Ryhmä | Käyttöoikeustaso |
|---|---|
| Omistajat | Täydet oikeudet |
| Vierailijat | Lukuoikeudet |
| Jäsenet | Osallistumisoikeudet |
Kuka tahansa, jolla on täydet oikeudet, voi luoda mukautettuja ryhmiä.
Kun määrität käyttöoikeustasoja SharePoint-ryhmille sivustokokoelmatasolla, kaikki sivustot ja sivuston sisältö perivät oletusarvoisesti nämä käyttöoikeustasot. Tätä oletustoimintoa kutsutaan käyttöoikeuksien periytymistoiminnoksi. Voit määrittää, määritetäänkö yksilölliset käyttöoikeudet alisivustoa luotaessa vai katkaistaanko käyttöoikeuksien periytyminen sivustossa, luettelossa, kirjastossa tai kohteessa. Lisätietoja on artikkelissa Käyttöoikeuksien periytyminen
Koska käyttäjän käyttöoikeustaso määrittää, mitä hän voi nähdä ja käyttää sivustossa, sinun on harkittava huolellisesti hänen ryhmäjäsenyyttään. Esimerkiksi sivustojen luomisesta ja mukauttamisesta vastaavan käyttäjän on oltava ainakin Suunnittelija-ryhmän jäsen. Toisaalta käyttäjä, jonka tarvitsee vain lukea ja ladata sisältöä ja jonka tarvitsee ehkä olla vain Vierailijat-ryhmän jäsen. Saat lisätietoja artikkelista Tietoa SharePointin käyttöoikeustasoista.
Sivusto- ja sivustokokoelman ominaisuuksien käytön suunnitteleminen
Sivustokokoelman järjestelmänvalvojana sinun on ehkä käytettäväSharePointia sivustokokoelman ja sivustotasojen ominaisuuksien hallintaan. Järjestelmänvalvojan tehtäviin voi sisältyä muun muassa toimintojen aktivoiminen tai aktivoinnin poistaminen organisaation hallintosuunnitelman mukaisesti. Lisätietoja on artikkelissa Sivustokokoelman ominaisuuksien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä. Tutustu myös artikkeliin SharePoint-sivustokokoelman roskakorin hallinta.