Alilomakkeen sisältävän lomakkeen (yksi-moneen-lomakkeen) luominen

Kun käsittelet relaatiotietoja Accessissa, sinun on usein tarkasteltava useita taulukoita tai kyselyjä samassa lomakkeessa. Voit esimerkiksi tarkastella samanaikaisesti asiakastietoja yhdestä taulukosta ja asiakkaan tilaustietoja toisesta taulukosta. Alilomakkeet helpottavat työskentelyä, ja niitä voi luoda Accessissa usealla eri tavalla.

Sisältö

• Lisätietoja alilomakkeista
• Alilomakkeen luominen tai lisääminen
• Alilomakkeen sisältävän lomakkeen luominen ohjatun lomakkeen luomisen avulla
• Yhden tai useamman alilomakkeen lisääminen olemassa olevaan lomakkeeseen ohjatun alilomakkeen luomisen avulla
• Alilomakkeen luominen vetämällä lomake toiseen lomakkeeseen
• Alilomakkeen avaaminen uudessa ikkunassa rakennenäkymässä
• Alilomakkeen oletusnäkymän muuttaminen
• Toisiinsa liittyvien tietojen lisääminen lomakkeeseen ilman alilomakkeen luomista

Lisätietoja alilomakkeista

Alilomake on lomakkeeseen, joka on lisätty toiseen lomakkeeseen. Ensisijaista lomaketta kutsutaan päälomakkeeksi ja suljettua lomaketta kutsutaan alilomakkeeksi. Lomakkeen ja alilomakkeen yhdistelmää kutsutaan joskus hierarkkiseksi lomakkeeksi, pää- ja tietolomakkeeksi tai pää- ja alilomakkeeksi.

Alilomakkeet toimivat erityisen hyvin, kun haluat näyttää tietoja taulukoista tai kyselyistä, joilla on yksi-moneen-yhteys. Tällaisessa yhteydessä ensisijaisen taulukon kunkin tietueen perusavainarvo vastaa yhdistetyn taulukon monien tietueiden vastaavan kentän tai vastaavien kenttien arvoa. Voit luoda esimerkiksi lomakkeen, joka näyttää työntekijätiedot, ja alilomakkeen, joka näyttää kunkin työntekijän tilaukset. Työntekijät-taulukot tiedot muodostavat yksi-moneen-yhteyden osan ”yksi”. Tilaukset-taulukon tiedot muodostavat yksi-moneen-yhteyden osan, koska kullakin työntekijällä voi olla useita tilauksia.

1. Päälomake näyttää yhteyden yksi-puolen tiedot.

2. Alilomakkeessa näkyvät yhteyden monta-puolen tiedot.

Päälomake ja alilomake linkitetään tällaisessa lomakkeessa siten, että alilomakkeessa näkyvät vain ne tietueet, jotka liittyvät päälomakkeessa valittuna olevaan tietueeseen. Jos päälomakkeessa näkyy esimerkiksi Noora Linnan tiedot, alilomakkeessa näkyvät vain hänen tilauksensa. Jos lomaketta ja alilomaketta ei olisi linkitetty, alilomake näyttäisi Nooran tilausten sijaan kaikki tilaukset.

Seuraavassa taulukossa on määritetty alilomakkeisiin liittyvät termit. Access hoitaa useimmat yksityiskohdat, jos käytät tämän artikkelin toimintatapoja, mutta on hyödyllistä tietää, mitä taustalla tapahtuu, mikäli sinun on tehtävä muutoksia myöhemmin.

Termi	Määritelmä
Alilomakeohjausobjekti	Ohjausobjekti, joka upottaa lomakkeeseen lomakkeen. Alilomakeohjausobjektin voidaan ajatella olevan tietokannan toisen objektin, eli lomakkeen, taulukon tai kyselyn, "näkymä". Alilomakeohjausobjektilla on ominaisuuksia, joiden avulla ohjausobjektissa näkyvät tiedot voidaan linkittää päälomakkeen tietoihin.
Lähdeobjekti-ominaisuus	Alilomakeohjausobjektin ominaisuus, joka määrittää, mikä objekti ohjausobjektissa näkyy.
Taulukkonäkymä	Yksinkertainen, laskentataulukkoa muistuttava tietojen näkymä, jossa tiedot näkyvät riveillä ja sarakkeissa. Alilomakeohjausobjekti näyttää taulukkonäkymän, kun sen lähdeobjekti on taulukko tai kysely tai kun sen lähdeobjekti on lomake, jonka Default View ominaisuuden arvoksi Datasheeton määritetty . Tällaisissa tapauksissa alilomaketta kutsutaan usein taulukoksi tai alitaulukoksi alilomakkeen sijasta.
Aliobjektin linkkikentät -ominaisuus	Alilomakeohjausobjektin ominaisuus, joka määrittää, mistä alilomakkeen kentistä on linkki päälomakkeeseen.
Pääobjektin linkkikentät -ominaisuus	Alilomakeohjausobjektin ominaisuus, joka määrittää, mistä päälomakkeen kentistä on linkki alilomakkeeseen.

Sivun alkuun

Alilomakkeen luominen tai lisääminen

Seuraavan taulukon avulla voit valita käyttötarkoitukseesi sopivimman menettelytavan.

Skenaario	Suositeltavat toimenpiteet
Haluat luoda Accessin avulla pää- ja alilomakkeen ja linkittää alilomakkeen päälomakkeeseen.	Alilomakkeen sisältävän lomakkeen luominen ohjatun lomakkeen luomisen avulla
Haluat käyttää päälomakkeena olemassa olevaa lomaketta ja luoda Accessin avulla uuden alilomakkeen, joka lisätään päälomakkeeseen.	Yhden tai useamman alilomakkeen lisääminen olemassa olevaan lomakkeeseen ohjatun alilomakkeen luomisen avulla
Haluat käyttää päälomakkeen olemassa olevaa lomaketta ja lisätä sen alilomakkeiksi yhden tai useamman olemassa olevan lomakkeen.	Alilomakkeen luominen vetämällä lomake toiseen lomakkeeseen

Alilomakkeen sisältävän lomakkeen luominen ohjatun lomakkeen luomisen avulla

Tässä luodaan uusi lomakkeen ja alilomakkeen yhdistelmä käyttämällä ohjattua lomakkeen luomista. Se on myös nopein tapa päästä alkuun, jos et ole luonut jo aiemmin lomakkeita, joita haluat käyttää pää- tai alilomakkeina.

1. Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmässä Ohjattu lomakkeen luominen.

2. Valitse taulukko tai kysely ohjatun toiminnon avattavasta Taulukot ja kyselyt -luettelosta. Jos haluat luoda tässä esimerkissä Työntekijät-lomakkeen, joka näyttää kunkin työntekijän tilaukset alilomakkeessa, valitse Taulukko: Työntekijät (yksi-moneen-yhteyden "yksi"-puoli).

   Huomautus

   Taulukon tai kyselyn valintajärjestyksellä ei ole merkitystä.

3. Kaksoisnapsauta kenttiä, jotka haluat sisällyttää tästä taulukosta tai kyselystä.

4. Valitse ohjatun toiminnon saman sivun avattavasta Taulukot ja kyselyt -luetteloruudusta toinen taulukko tai kysely. Valitse tässä esimerkissä Tilaukset-taulukko (yksi-moneen-yhteyden monta-puoli).

5. Kaksoisnapsauta kenttiä, jotka haluat sisällyttää tästä taulukosta tai kyselystä.

6. Kun valitset Seuraava (ja mikäli yhteydet on määritetty oikein ennen ohjatun toiminnon aloittamista), ohjattu toiminto näyttää kysymyksen Minkä taulukon tai kyselyn mukaan haluat tarkastella tietoja? – toisin sanoen, miten haluat tiedot järjestettävän. Valitse taulukko, joka on yksi-moneen-yhteyden yksi-puolella. Tässä esimerkissä luodaan Työntekijät-lomake valitsemalla Työntekijät-kohta. Ohjattu toiminto näyttää pienen kaavion lomakkeesta. Sivun pitäisi näyttää seuraavan kuvan kaltaiselta:

   

   Lomakekaavion alaosassa oleva ruutu kuvaa alilomaketta.

   Huomautus

   Jos ohjatussa toiminnossa ei kysytä Minkä taulukon tai kyselyn mukaan haluat tarkastella tietoja?, Access ei ole löytänyt yksi-moneen-yhteyttä valitsemiesi taulukoiden tai kyselyjen välillä. Ohjattu toiminto jatkuu, mutta Access ei lisää lomakkeeseen alilomaketta. Tässä tapauksessa voit valita Peruuta ja tarkistaa taulukon yhteydet ennen toiminnon jatkamista.

7. Valitse ohjatun toiminnon sivun alareunassa Alilomakkeita sisältävä lomake -vaihtoehto ja valitse sitten Seuraava.

8. Valitse Mitä asettelua haluat käyttää alilomakkeessa? -sivulla haluamasi asetteluvaihtoehto ja valitse sitten Seuraava. Kummassakin asettelutavassa alilomakkeen tiedot järjestetään riveille ja sarakkeisiin, mutta taulukkomuotoisessa asettelussa on enemmän vaihtoehtoja. Sarkainmuotoiseen alilomakkeen voidaan lisätä väriä, kuvia ja muita muotoiluelementtejä, kun taas taulukkomuoto on tiiviimpi, kuten taulukon taulukkonäkymä.

9. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla lomakkeen muotoilutyyli ja valitse sitten Seuraava. Jos valitsit edellisellä sivulla Taulukko-vaihtoehdon, valitsemaasi muotoilutyyliä käytetään myös alilomakkeessa.

10. Kirjoita ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla otsikot lomakkeita varten. Access nimeää lomakkeet kirjoittamiesi otsikoiden perusteella ja nimeää alilomakkeen alilomaketta varten kirjoittamasi otsikon perusteella.

11. Määritä, haluatko avata lomakkeen lomakenäkymässä, jotta voit tarkastella tai kirjoittaa tietoja, vai rakennenäkymässä, jotta voit muokata sen rakennetta, ja valitse sitten Valmis. Access luo kaksi lomaketta, toisen päälomaketta varten, joka sisältää alilomakeohjausobjektin, ja toisen alilomaketta varten.

Sivun alkuun

Yhden tai useamman alilomakkeen lisääminen olemassa olevaan lomakkeeseen ohjatun alilomakkeen luomisen avulla

Voit lisätä vähintään yhden alilomakkeen olemassa olevaan lomakkeeseen noudattamalla näitä ohjeita. Kunkin alilomakkeen kohdalla voit valita, luoko Access uuden lomakkeen, vai käytettäänkö alilomakkeena jo olemassa olevaa lomaketta.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella olemassa olevaa lomaketta ja valitse Rakennenäkymä.
2. Avaa ohjausobjektivalikoima napsauttamalla alanuolta lomakkeen rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä ja varmista, että Käytä ohjattua ohjausobjektien luomista -asetus on valittuna.
3. Napsauta lomakkeen rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmässäAlilomake- tai Aliraportti-painiketta .
4. Napsauta lomaketta, johon haluat sijoittaa alilomakkeen.
5. Noudata ohjatun toiminnon ohjeita. Kun napsautat Valmis-painiketta, Access lisää alilomakeohjausobjektin lomakkeeseen. Jos olet määrittänyt Accessin luomaan alilomakkeeksi uuden lomakkeen olemassa olevan lomakkeen sijaan, Access luo uuden lomakkeen ja lisää sen siirtymisruutuun.

Alilomakkeen luominen vetämällä lomake toiseen lomakkeeseen

Käytä tätä menetelmää, jos haluat käyttää aiemmin luotua lomaketta päälomakkeena ja lisätä siihen yhden tai useamman aiemmin luodun lomakkeen alilomakkeina.

1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella lomaketta, jota haluat käyttää päälomakkeena, ja valitse sitten Asettelunäkymä.
2. Vedä alilomakkeena käytettävä lomake siirtymisruudusta päälomakkeeseen. Access lisää alilomakeohjausobjektin päälomakkeeseen ja sitoo ohjausobjektin siirtymisruudusta vedettyyn lomakkeeseen. Access yrittää myös linkittää alilomakkeen päälomakkeeseen tietokannassa määritettyjen yhteyksien perusteella.
3. Voit lisätä lomakkeeseen haluamasi määrän alilomakkeita toistamalla tätä vaihetta.
4. Voit tarkistaa, että linkitys on onnistunut, valitsemalla Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässäNäkymä ja valitsemalla sitten Lomakenäkymä ja selaamalla sitten useita tietueita päälomakkeen tietueiden valitsimella. Jos alilomake suodattaa itsensä oikein kunkin työntekijän kohdalla, toimenpide on valmis.

Jos edellä kuvattu testi ei onnistu, Access ei pystynyt linkittämään alilomaketta päälomakkeeseen, ja Link Child Fields alilomakeohjausobjektin ja-ominaisuudet Link Master Fields ovat tyhjiä. Aseta niiden arvot manuaalisesti tekemällä seuraavat toimet:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella päälomaketta siirtymisruudussa ja valitse Rakennenäkymä.

2. Valitse alilomakeohjausobjekti napsauttamalla sitä kerran.

3. Jos Ominaisuusikkuna-tehtäväruutu ei ole näkyvissä, tuo se näkyviin painamalla F4-näppäintä .

4. Valitse ominaisuusikkunan Tiedot-välilehti.

5. Napsauta ominaisuusruudun Link Child Fields vieressä olevaa Muodosta-painiketta. Alilomakkeen kenttien linkitin -valintaikkuna tulee näkyviin.

6. Valitse avattavista Pääobjektin kentät- ja Aliobjektin kentät -luetteloista kentät, jotka haluat linkittää lomakkeisiin, ja paina OK-painiketta. Jos et ole varma, mitä kenttiä pitäisi käyttää, valitse Ehdota, jolloin Access yrittää määrittää linkittävät kentät.

   Vihje

   Jos et näe lomakkeiden linkittämiseen käytettävää kenttää, sinun on ehkä muokattava tietuelähdettä ja varmistettava, että linkittävä kenttä on mukana. Jos lomake perustuu kyselyyn, voit varmistaa esimerkiksi, että linkittävä kenttä on kyselyn tuloksissa.

7. Tallenna päälomake, siirry lomakenäkymään ja varmista, että lomake toimii odotetulla tavalla.

Alilomakkeen avaaminen uudessa ikkunassa rakennenäkymässä

Jos haluat tehdä rakennemuutoksia alilomakkeeseen työstäessäsi sen päälomaketta rakennenäkymässä, voit avata alilomakkeen omassa ikkunassa:

1. Valitse alilomake napsauttamalla sitä.
2. Valitse Lomakkeen rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäAlilomake uudessa ikkunassa.

Sivun alkuun

Alilomakkeen oletusnäkymän muuttaminen

Kun lisäät lomakkeeseen alilomakkeen, alilomakkeen/aliraportin ohjausobjekti näyttää alilomakkeen sen ominaisuuden Default View mukaan. Tälle ominaisuudelle voidaan määrittää seuraavat arvot:

• Yksittäinen lomake
• Jatkolomakkeet
• Taulukkonäkymä
• Jaettu lomake

Kun luot alilomakkeen ensimmäisen kerran, ominaisuudeksi voidaan määrittää Jatkolomake tai Yksittäinen lomake. Jos määrität alilomakkeen Datasheetominaisuudeksi Default View , alilomake näkyy taulukkona päälomakkeessa.

Alilomakkeen ominaisuuden Default View määrittäminen:

1. Sulje kaikki avoimet objektit.

2. Napsauta alilomaketta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.

3. Jos ominaisuusikkuna ei ole vielä näkyvissä, tuo se näkyviin painamalla F4-näppäintä .

4. Tarkista ominaisuusikkunan avattavasta luettelosta, että Lomake on valittuna.

5. Määritä ominaisuusikkunan Muotoile-välilehdellä Oletusnäkymä-ominaisuudeksi haluamasi näkymä.

   Huomautus

   Jos haluamaasi näkymää ei ole luettelossa, varmista, että Allow...View kyseisen näkymän ominaisuudeksi on määritetty Kyllä. Jos haluat määrittää lomakkeen oletusnäkymäksi esimerkiksi Taulukko-vaihtoehdon, varmista, että Salli taulukkonäkymä -ominaisuuden asetuksena on Kyllä.

6. Tallenna ja sulje alilomake ja tarkista sen jälkeen tulokset avaamalla päälomake.

Sivun alkuun

Toisiinsa liittyvien tietojen lisääminen lomakkeeseen ilman alilomakkeen luomista

Sinun ei aina tarvitse luoda erillistä lomakeobjektia toisiinsa liittyvien tietojen näyttämistä varten. Jos esimerkiksi käsittelet lomaketta asettelu- tai rakennenäkymässä ja vedät taulukon tai kyselyn siirtymisruudusta lomakkeeseen, Access luo alilomakkeen tai -raportin ohjausobjektin, joka näyttää kyseisen objektin tiedot. Objektin Default View ominaisuus määrittää, miten tiedot näytetään. Yleensä oletusarvona on taulukkonäkymä, mutta voit asettaa taulukon tai kyselyn ominaisuudeksi Default View myös yksittäinen lomake, jaettu lomake tai jatkolomake, jolloin voit näyttää lomakkeissa toisiinsa liittyviä tietoja joustavammin.

Sivun alkuun