Yksinkertaisen raportin luominen

Voit luoda Accessissa monenlaisia raportteja yksinkertaisesta monimutkaiseen. Aloita miettimällä raportin tietuelähdettä. Onko raportti yksinkertainen tietueluettelo vai ryhmitelty yhteenveto myynnistä alueittain, päätä ensin, mitkä kentät sisältävät näytettävät tiedot ja mitkä taulukot tai kyselyt sisältävät kyseiset kentät.

Kun olet valinnut tietuelähteen, raportin luominen on yleensä helpointa ohjatun raportin luomisen avulla. Ohjattu raportin luominen opastaa sinua useissa kysymyksissä ja luo sitten raportin vastaustesi perusteella.

Sisältö

• Tietuelähteen valitseminen
• Raportin luominen raporttityökalun avulla
• Raportin luominen ohjatun raportin luomisen avulla
• Osoitetarrojen luominen ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla
• Raportin luominen Tyhjä raportti -työkalun avulla
• Tietoja raportin osista
• Tietoja ohjausobjekteista
• Raportin viimeisteleminen asettelunäkymässä
• Raportin viimeisteleminen rakennenäkymässä
• Ohjausobjektien lisääminen raporttiin
• Työn tallentaminen
• Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä
• Raportin tarkasteleminen
• Raportin tulostaminen
• Raportin lähettäminen sähköpostiviestinä

Tietuelähteen valitseminen

Raportti muodostuu taulukoista tai kyselyistä otetuista tiedoista sekä raportin rakenteen kanssa tallennetuista tiedoista, kuten otsikoista, ylätunnisteista ja kuvista. Raportin pohjana olevat tiedot tuottavia taulukoita tai kyselyjä kutsutaan myös raportin tietuelähteeksi. Jos kaikki haluamasi kentät ovat samassa taulukossa, käytä tietuelähteenä tätä taulukkoa. Jos kentät ovat useammassa kuin yhdessä taulukossa, sinun on käytettävä tietuelähteenä yhtä tai useampaa kyselyä. Tietokannassa saattaa jo olla sopivia kyselyjä, tai saatat joutua luomaan raportin tarpeita vastaavia uusia kyselyjä.

Raportin luominen raporttityökalun avulla

Raporttityökalu on nopein tapa luoda raportti, koska se luo sen heti pyytämättä lisätietoja. Raportti näyttää kaikki pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentät. Se ei ehkä luo haluamaasi lopullista raporttia, mutta siitä on hyötyä, kun tarkastelet pohjana olevia tietoja nopeasti. Tämän jälkeen voit tallentaa raportin ja muokata sitä asettelunäkymässä tai rakennenäkymässä.

1. Napsauta siirtymisruudussa sitä taulukkoa tai kyselyä, jota haluat käyttää raportin pohjana.
2. Valitse Luo-välilehden Raportit-ryhmässä Raportti. Access luo raportin ja näyttää sen asettelunäkymässä.
3. Lisätietoja raportin tarkastelemisesta ja tulostamisesta on artikkelissa Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä.

Kun olet tarkastellut raporttia, voit tallentaa sen ja sulkea sitten sekä raportin että sen pohjana olevan, tietuelähteenä toimineen taulukon tai kyselyn. Kun avaat raportin seuraavan kerran, Access näyttää tietuelähteen uusimmat tiedot.

Raportin luominen ohjatun raportin luomisen avulla

Jos haluat valita raporttiin tulevat kentät tarkemmin, voit käyttää ohjattua raportin luomista. Voit myös määrittää, kuinka tiedot ryhmitellään ja lajitellaan, ja voit käyttää useamman kuin yhden taulukon tai kyselyn kenttiä, jos olet määrittänyt taulukoiden ja kyselyiden väliset yhteydet etukäteen.

1. Valitse Luo-välilehden Raportti-ryhmästä Ohjattu raportin luominen.
2. Noudata ohjatun raportin luomisen ohjeita. Valitse viimeisellä sivulla Valmis. Kun esikatselet raporttia, näet, miltä se näyttää tulostettuna. Voit tarkastella raportin tietoja lähemmin zoomaustoiminnoilla. Lisätietoja raportin tarkastelemisesta ja tulostamisesta on artikkelissa Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä.

Osoitetarrojen luominen ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla

Ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla voit helposti luoda osoitetarroja monia eri vakiotarrakokoja varten.

1. Avaa siirtymisruudussa taulukko tai kysely, joka on osoitetarrojesi tietuelähde, kaksoisnapsauttamalla sitä.
2. Valitse Luo-välilehden Raportit-ryhmässä Osoitetarrat.
3. Noudata ohjatun osoitetarrojen luomisen ohjeita. Valitse viimeisellä sivulla Valmis.

Access näyttää tarrat esikatselussa, jotta näet, miltä ne näyttävät tulostettaessa. Voit lähentää tietoja Accessin tilarivin liukusäätimellä. Lisätietoja raportin tarkastelemisesta ja tulostamisesta on artikkelissa Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä.

Raportin luominen Tyhjä raportti -työkalun avulla

Jos et halua käyttää raporttityökalua tai ohjattua raportin luomista, voit luoda raportin alusta alkaen Tyhjä raportti -työkalun avulla. Tämä voi olla nopea tapa luoda raportti, etenkin jos aiot sijoittaa siihen vain muutaman kentän.

1. Valitse Luo-välilehden Raportit-ryhmässä Tyhjä raportti. Tyhjä raportti tulee näkyviin asettelunäkymään ja Kenttäluettelo-ruutu Access-ikkunan oikeaan reunaan.
2. Napsauta Kenttäluettelo-ruudussa sen taulukon tai taulukoiden vieressä olevaa plusmerkkiä, joka sisältää raportissa näytettävät kentät.
3. Vedä kukin kenttä raporttiin yksi kerrallaan tai pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse useita kenttiä. Vedä ne sitten raporttiin samanaikaisesti.
4. Raportin rakennenäkymä -välilehden Ylä- ja alatunniste -ryhmän työkalujen avulla voit lisätä raporttiin logon, otsikon, sivunumerot tai päivämäärän ja kellonajan.

Tietoja raportin osista

Accessissa raportin rakenne on jaettu osiin. Voit nähdä raportin osat tarkastelemalla raporttia rakennenäkymässä. Jotta voit luoda hyödyllisiä raportteja, sinun on ymmärrettävä, kuinka kukin osa toimii. Esimerkiksi osa, johon päätät sijoittaa lasketun ohjausobjektin, määrää, kuinka Access laskee tulokset. Seuraava luettelo on yhteenveto eri osatyypeistä ja niiden käyttötavoista.

• Raportin ylätunniste: Tämä osa tulostuu vain kerran raportin alussa. Käytä sitä, jos haluat tietoja, jotka saattavat tavallisesti näkyä kansilehdellä, kuten logon, otsikon tai päivämäärän. Kun sijoitat koostefunktiota Sum käyttävän lasketun ohjausobjektin raportin ylätunnisteeseen, laskettu summa on koko raporttia varten. Raportin ylätunniste tulostuu ennen sivun ylätunnistetta.

• Sivun ylätunniste: Tämä osa tulostuu jokaisen sivun yläreunaan. Voit käyttää sivun ylätunnistetta esimerkiksi raportin otsikon toistamiseen joka sivulla.

• Ryhmän ylätunniste: Tämä osa tulostuu jokaisen uuden tietueryhmän alkuun. Tulosta ryhmän nimi sen avulla. Jos raportti on esimerkiksi ryhmitelty tuotteen mukaan, voit tulostaa tuotteen nimen ryhmän ylätunnisteen avulla. Kun sijoitat koostefunktiota Sum käyttävän lasketun ohjausobjektin ryhmän ylätunnisteeseen, summa on nykyiselle ryhmälle.

• Tiedot: Tämä osa tulostetaan kerran tietuelähteen jokaiselle riville. Sijoita raportin päärungon muodostavat ohjausobjektit tähän.

• Ryhmän alatunniste: Tämä osa tulostuu kunkin tietueryhmän loppuun. Sen avulla voit tulostaa ryhmän yhteenvetotiedot.

• Sivun alatunniste: Tämä osa tulostuu jokaisen sivun loppuun. Sen avulla voit tulostaa sivunumeroita tai sivukohtaisia tietoja.

• Raportin alatunniste: Tämä osa tulostuu vain kerran raportin lopussa. Sen avulla voit tulostaa raportin kokonaissummat tai muut yhteenvetotiedot koko raportista.

  Huomautus

  Rakennenäkymässä raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen alapuolella. Kun raportti tulostetaan tai sitä esikatsellaan, raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen yläpuolella, aivan viimeisen sivun viimeisen ryhmän alatunnisteen tai tietorivin alapuolella.

Palaa alkuun

Tietoja ohjausobjekteista

Ohjausobjektit ovat objekteja, jotka tuovat näkyviin tietoja, suorittavat toimintoja ja sallivat käyttöliittymää tehostavien tietojen, kuten otsikoiden ja kuvien, tarkastelemisen ja käyttämisen. Access tukee kolmentyyppisiä ohjausobjekteja: sidottuja, ei-sidottuja ja laskettuja.

• Sidottu ohjausobjekti: Ohjausobjekti, jonka tietolähde on taulukon tai kyselyn kenttä. Sidottuja ohjausobjekteja käytetään tietokannan kenttien arvojen näyttämiseen. Arvot voivat olla tekstiä, päivämääriä, numeroita, kyllä/ei-arvoja, kuvia tai kaavioita. Tekstiruutu on yleisin sidotun ohjausobjektin tyyppi. Esimerkiksi lomakkeessa oleva työntekijän sukunimen näyttävä tekstiruutu saattaa saada tämän tiedon Työntekijät-taulukon Sukunimi-kentästä.
• Ei-sidottu ohjausobjekti: Ohjausobjekti, jolla ei ole tietolähdettä, kuten kenttää tai lauseketta. Voit käyttää ei-sidottuja ohjausobjekteja tietojen, viivojen, suorakulmioiden ja kuvien näyttämiseen. Esimerkiksi raportin otsikon näyttävä selite on ei-sidottu ohjausobjekti.
• Laskettu ohjausobjekti: Ohjausobjekti, jonka tietolähde on lauseke kentän sijaan. Voit määrittää ohjausobjektiin haluamasi arvon määrittämällä ohjausobjektin tietolähteeksi lausekkeen . Lauseke on yhdistelmä operaattoreita, kuten = ja +, hallita nimiä, kenttien nimiä, funktioita, jotka palauttavat yhden arvon, ja vakioarvoja. Lauseke =[Unit Price] * 0.75 laskee esimerkiksi nimikkeen hinnan 25 prosentin alennuksella kertomalla Yksikköhinta-kentän arvon vakioarvolla (0.75). Lauseke voi käyttää raportin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentästä tai raportissa olevasta ohjausobjektista saatavia tietoja.

Kun luot raportin, on todennäköisesti tehokkaampaa lisätä ja järjestää kaikki sidotut ohjausobjektit ensin, varsinkin silloin, kun suurin osa raportin ohjausobjekteista on sidottuja ohjausobjekteja. Voit sitten lisätä ei-sidotut ja lasketut ohjausobjektit, jotka viimeistelevät rakenteen, raportin rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkaluilla.

Ohjausobjekti sidotaan kenttään ilmoittamalla kenttä, josta ohjausobjekti saa tietonsa. Voit luoda valittuun kenttään sidotun ohjausobjektin vetämällä kentän kenttäluetteloruudusta raporttiin. Kenttäluetteloruudussa näkyvät raportin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentät. Jos haluat näyttää Kenttäluettelo-ruudun , valitse Raportin rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luodut kentät.

Vaihtoehtoisesti voit sitoa kentän ohjausobjektiin kirjoittamalla kentän nimen ohjausobjektiin tai ohjausobjektin ominaisuusikkunan arvon ruutuun ControlSource . Ominaisuusikkuna määrittää ohjausobjektin ominaisuudet, kuten sen nimen, tietolähteen ja muotoilun.

Kenttäluetteloruudun käyttäminen on paras tapa luoda ohjausobjekti seuraavista kahdesta syystä:

• Sidotussa ohjausobjektissa on liitetty otsikko, ja selite käyttää oletusarvoisesti kentän nimeä tai pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentälle määritettyä kuvatekstiä. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse kirjoittaa kuvatekstiä itse.
• Sidottu ohjausobjekti perii useita samoja asetuksia kuin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kenttä, kuten Format, DecimalPlacesja InputMask ominaisuudet. Tämän vuoksi nämä ominaisuusasetukset pysyvät samoina aina, kun luot kyseiseen kenttään sidotun ohjausobjektin.

Jos olet jo luonut sitomattoman ohjausobjektin ja haluat sitoa sen kenttään, määritä ohjausobjektin ControlSource ominaisuuden arvoksi kentän nimi. Lisätietoja ominaisuudesta on ControlSource ohjeessa .ControlSource

Palaa alkuun

Raportin viimeisteleminen asettelunäkymässä

Kun olet luonut raportin, voit helposti viimeistellä sen rakenteen asettelunäkymässä. Voit muuttaa sarakkeiden leveyttä, järjestää sarakkeet uudelleen ja lisätä ryhmittelytasoja ja summia käyttämällä raportin todellisia tietoja ohjeena. Voit sijoittaa raportin rakenteeseen uusia kenttiä ja määrittää raportin ja sen ohjausobjektien ominaisuudet.

Siirry asettelunäkymään napsauttamalla raportin nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä.

Access näyttää raportin asettelunäkymässä.

Voit muokata raportin sekä sen ohjausobjektien ja osien ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Saat ominaisuusikkunan näkyviin painamalla F4-näppäintä.

Käyttämällä kenttäluetteloruutua voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä raportin rakenteeseen. Saat kenttäluetteloruudun näkyviin tekemällä jommankumman seuraavista:

• Valitse Raportin asettelun rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luodut kentät.
• Paina Alt+F8.

Sen jälkeen voit lisätä kenttiä vetämällä ne kenttäluetteloruudusta raporttiin.

Palaa alkuun

Raportin viimeisteleminen rakennenäkymässä

Voit viimeistellä raportin rakenteen myös rakennenäkymässä. Voit lisätä raporttiin uusia ohjausobjekteja ja kenttiä lisäämällä ne rakenneruudukkoon. Ominaisuusikkunan avulla voit käyttää useita ominaisuuksia, joiden avulla voit mukauttaa raporttia.

Siirry rakennenäkymään napsauttamalla raportin nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Rakennenäkymä.

Access näyttää raportin rakennenäkymässä.

Voit muokata raportin sekä sen ohjausobjektien ja osien ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Saat ominaisuusikkunan näkyviin painamalla F4-näppäintä.

Käyttämällä kenttäluetteloruutua voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä raportin rakenteeseen. Saat kenttäluetteloruudun näkyviin tekemällä jommankumman seuraavista:

• Valitse Raportin rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luodut kentät.
• Paina Alt+F8.

Sen jälkeen voit lisätä kenttiä vetämällä ne kenttäluetteloruudusta raporttiin.

Palaa alkuun

Kenttien lisääminen kenttäluetteloruudusta

• Voit lisätä yhden kentän vetämällä kentän kenttäluetteloruudusta raportin siihen osaan, jossa haluat sen näkyvän.
• Jos haluat lisätä useita kenttiä kerralla, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauta haluamiasi kenttiä. Vedä sitten valitut kentät raporttiin.

Kun pudotat kentät raportin osaan, Access luo sidotun tekstiruutuohjausobjektin kullekin kentälle ja sijoittaa automaattisesti otsikko-ohjausobjektin kunkin kentän viereen.

Palaa alkuun

Ohjausobjektien lisääminen raporttiin

Jotkin ohjausobjektit luodaan automaattisesti, esimerkiksi sidottu tekstiruutuohjausobjekti, joka luodaan, kun lisäät kenttäluetteloruudusta kentän raporttiin. Rakennenäkymässä voi luoda monia muita ohjausobjekteja Raportin rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkaluilla.

Työkalun nimen määrittäminen

• Aseta hiiriosoitin työkalun päälle. Access näyttää työkalun nimen.

Ohjausobjektin luominen Ohjausobjektit-ryhmän työkalujen avulla

1. Napsauta haluamasi ohjausobjektin tyyppiä vastaavaa työkalua. Jos esimerkiksi haluat luoda valintaruudun, napsauta Valintaruutu-työkalua .

2. Napsauta raportin rakenneruudukon kohtaa, johon haluat sijoittaa ohjausobjektin vasemman yläkulman. Voit luoda oletuskoon mukaisen ohjausobjektin napsauttamalla kerran, tai voit luoda haluamasi kokoisen ohjausobjektin napsauttamalla ja vetämällä työkalua raportin rakenneruudukossa.

3. Jos et onnistu sijoittamaan ohjausobjektia oikeaan paikkaan ensimmäisellä yrityksellä, voit siirtää sitä seuraavalla tavalla:

   1. Valitse ohjausobjekti napsauttamalla sitä.
   2. Aseta hiiren osoitin ohjausobjektin reunan päälle, kunnes osoitin muuttuu nelipäiseksi nuoleksi .
   3. Vedä ohjausobjekti haluamaasi kohtaan.

Tämä toiminto luo ei-sidotun ohjausobjektin. Jos ohjausobjekti voi näyttää tietoja, kuten tekstiruudun tai valintaruudun, sinun on kirjoitettava ominaisuuteen kentän nimi tai lauseke ControlSource , ennen kuin se näyttää tietoja. Lisätietoja on artikkelissa Ohjausobjektien ymmärtäminen.

Ominaisuusikkunan tuominen näkyviin

Tuo ominaisuusikkuna rakennenäkymään tekemällä jompikumpi seuraavista:

1. Valitse Raportin rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäOminaisuusikkuna.
2. Paina F4-näppäintä.

Palaa alkuun

Työn tallentaminen

Kun olet tallentanut raportin rakenteen, voit suorittaa raportin niin usein kuin haluat. Raportin rakenne pysyy samana, mutta tiedot ovat ajankohtaiset jokaisella tulostus- tai näyttämiskerralla. Jos raportointitarpeesi muuttuvat, voit muokata raportin rakennetta tai luoda uuden, samantyyppisen raportin alkuperäisen raportin perusteella.

Raportin rakenteen tallentaminen

1. Valitse Tallenna tiedosto>tai paina CtrlS-näppäintä+. Vaihtoehtoisesti voit valita PikatyökalurivilläTallenna.
2. Jos raportilla ei ole nimeä, kirjoita nimi Raportin nimi -ruutuun ja valitse sitten OK.

Raportin rakenteen tallentaminen uudella nimellä

1. Valitse Tallenna>nimellä Tallenna>objekti nimellä.
2. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan uuden raportin Tallenna raportti - ruutuun nimi ja valitse sitten OK.

Palaa alkuun

Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä

Kun olet tallentanut raportin rakenteen, voit käyttää sitä niin monta kertaa kuin on tarpeen. Raportin rakenne pysyy samana, mutta näet ajankohtaiset tiedot jokaisella katselu- tai tulostuskerralla. Jos raportointitarpeesi muuttuvat, voit muokata raportin rakennetta tai luoda uuden, samantyyppisen raportin alkuperäisen raportin perusteella.

Raportin tarkasteleminen

Raporttia voi tarkastella useilla eri tavoilla. Valinta riippuu siitä, mitä haluat tehdä raportilla ja sen tiedoilla:

• Jos haluat muuttaa tilapäisesti, mitkä tiedot näkyvät raportissa ennen tulostamista, tai jos haluat kopioida raportin tiedot leikepöydälle, käytä raporttinäkymää.
• Jos haluat muuttaa raportin rakennetta tietoja tarkasteltaessa, käytä asettelunäkymää.
• Jos haluat nähdä, miltä raportti näyttää tulostettaessa, käytä esikatselua.

Raportin tarkasteleminen raporttinäkymässä

Raporttinäkymä on oletusnäkymä, jota käytetään, kun kaksoisnapsautat raporttia siirtymisruudussa. Jos raportti ei ole avoinna, avaa se raporttinäkymään kaksoisnapsauttamalla raporttia siirtymisruudussa.

Jos raportti on jo avoinna, napsauta raportin nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Raporttinäkymä.

Tietojen käsitteleminen raporttinäkymässä

Raporttinäkymässä voit valita tekstin ja kopioida sen leikepöydälle. Voit valita kokonaisia rivejä napsauttamalla ja vetämällä reunuksessa haluamiesi rivien vieressä. Sen jälkeen voit kopioida rivit leikepöydälle tekemällä jonkun seuraavista:

1. Valitse Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmässä Kopioi.
2. Napsauta valittuja rivejä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioi.
3. Paina näppäinyhdistelmää Ctrl+C.

Vain haluttujen rivien näyttäminen suodattimien avulla

Voit käyttää suodattimia suoraan raportissa raporttinäkymästä poistumatta. Jos sinulla on esimerkiksi "Maa/alue"-sarake ja haluat nähdä ainoastaan rivit, joissa maa/alue on "Kanada", toimi seuraavasti:

1. Etsi raportista sana "Kanada" ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
2. Valitse On yhtä suuri kuin "Kanada".

Access luo ja ottaa suodattimen käyttöön.

Suodattimen ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Voit siirtyä suodatetun ja suodattamattoman näytön välillä valitsemalla Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä. Tämä toiminto ei poista suodatinta, vaan ottaa sen käyttöön ja poistaa käytöstä.

Suodattimen poistaminen

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kenttää, josta haluat poistaa suodattimen.
2. Valitse Tyhjennä suodatin kohteesta kenttänimi. (Todellinen kenttä on merkittynä kenttänimi-kohdassa.)

Kun suodatin on poistettu, sitä ei voi ottaa takaisin käyttöön käyttämällä Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä -komentoa. Suodatin on ensin luotava uudelleen.

Raportin esikatselu esikatselunäkymässä

Napsauta raporttia hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten pikavalikosta Esikatselunäkymä.

Voit tarkastella raportin sivuja järjestyksessä siirtymispainikkeita käyttämällä tai siirtyä suoraan haluamallesi raportin sivulle.

1. Tuo ensimmäinen sivu näkyviin napsauttamalla.
2. Tuo edellinen sivu näkyviin napsauttamalla.
3. Tuo seuraava sivu näkyviin napsauttamalla.
4. Näytä viimeinen sivu napsauttamalla.
5. Kirjoita tähän ruutuun sivunumero ja siirry sitten tietylle sivulle painamalla Enter-näppäintä .

Esikatselunäkymässä voit tarkastella tietoja lähentämällä tai tarkastella tietojen sijoittamista sivulle loitontamalla. Napsauta kerran kohdistimen ollessa raportissa. Jos haluat peruuttaa zoomaustehosteen, napsauta uudestaan. Voit lähentää ja loitontaa myös käyttämällä Accessin tilarivin zoomaussäädintä.

Sulje esikatselunäkymä tekemällä jompikumpi seuraavista:

• Valitse Esikatselunäkymä-välilehdessä Sulje esikatselu.
• Napsauta raporttia hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten pikavalikosta Asettelunäkymä tai Rakennenäkymä .

Palaa alkuun

Raportin tulostaminen

Voit tulostaa raportin mistä tahansa näkymästä raportin ollessa avoinna tai myös raportin ollessa suljettuna. Tarkista ennen tulostusta sivun asetukset, kuten reunukset ja tulostussuunta. Sivun asetukset tallentuvat raportin kanssa, joten riittää, että määrität ne kerran. Voit määrittää ne myöhemmin uudelleen, jos tulostustarpeet muuttuvat.

Sivun asetusten muuttaminen

1. Avaa raportti esikatselunäkymässä. Voit muuttaa sivun asetuksia missä tahansa näkymässä, mutta esikatselunäkymä on paras vaihtoehto, sillä tällöin näet tekemiesi muutosten vaikutukset heti.
2. Valitse Esikatselu-välilehdenSivun asettelu - ja Sivun koko - ryhmissä Pysty tai Vaaka , jos haluat määrittää sivun suunnan, Koko paperikoon määrittämiseksi, Reunukset reunusten säätämiseksi ja niin edelleen.
3. Kun olet tehnyt muutoksen, tarkastele useita sivuja siirtymispainikkeiden avulla. Näin voit varmistaa, että jäljempänä olevilla sivuilla ei ole muotoiluongelmia.

Raportin lähettäminen tulostimeen

1. Avaa raportti missä tahansa näkymässä tai valitse raportti siirtymisruudussa.
2. Valitse Tulosta tiedosto>>. Access avaa Tulosta-valintaikkunan.
3. Anna tulostinta, tulostusaluetta ja kopioiden määrää koskevat valintasi.
4. Valitse OK.

Palaa alkuun

Raportin lähettäminen sähköpostiviestinä

Voit lähettää raportin vastaanottajille sähköpostiviestinä paperikopion tulostamisen sijaan:

1. Valitse raportti Siirtymisruudussa napsauttamalla sitä. Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vieminen-ryhmän Sähköposti-painiketta.
2. Napsauta Lähetä objekti liitteenä -valintaikkunan Valitse tulostusmuoto -luettelossa haluamaasi tiedostomuotoa.
3. Määritä muiden mahdollisten valintaikkunoiden asetukset.
4. Kirjoita sähköpostisovellukseen viestin tiedot ja lähetä viesti.

Palaa alkuun