Accessin lomake on tietokantaobjekti, jolla voi luoda käyttöliittymän tietokantasovellukselle. Sidottu lomake on suoraan yhteydessä tietolähteeseen, kuten taulukkoon tai kyselyyn, ja sen avulla voit kirjoittaa, muokata tai näyttää tietoja kyseisestä lähteestä. Voit myös luoda sitomattoman lomakkeen , joka ei linkitä suoraan tietolähteeseen, mutta sisältää silti komentopainikkeita, tarroja tai muita ohjausobjekteja, joita tarvitset sovelluksen käyttämiseen.
Tässä artikkelissa keskitytään sidottuihin lomakkeisiin. Sidottujen lomakkeiden avulla voit hallita tietojen käyttöä, kuten sitä, mitkä kentät tai rivit näkyvät. Esimerkiksi joidenkin käyttäjien on ehkä nähtävä taulukossa vain muutama kenttä, joka sisältää useita kenttiä. Lomake, joka sisältää vain kyseiset kentät, helpottaa tietokannan käyttöä. Voit myös automatisoida yleisiä toimintoja lisäämällä lomakkeeseen komentopainikkeita ja muita ominaisuuksia.
Ajattele sidottuja lomakkeita ikkunoina tietokannassasi. Tehokas lomake auttaa ihmisiä työskentelemään nopeammin, koska heidän ei tarvitse etsiä tarvitsemansa. Hyvin suunniteltu lomake helpottaa myös tietokannan käyttöä ja voi auttaa estämään virheellisen tietojen syöttämisen.
Huomautus
Tässä artikkelissa oletetaan, että olet jo luonut taulukon (tai vähintään yhteen taulukkoon perustuvan kyselyn) ja haluat luoda lomakkeen tietojen tarkastelua tai käsittelyä varten.
Tämän artikkelin sisältö
- Lomakkeen luominen Lomake-työkalun avulla
- Jaetun lomakkeen luominen käyttämällä Jaettu lomake -työkalua
- Useita tietueita näyttävän lomakkeen luominen Useita kohteita -työkalulla
- Ohjattu lomakkeen luominen
- Lomakkeen luominen Tyhjä lomake -työkalun avulla
- Tietoja asettelunäkymästä ja rakennenäkymästä
- Lomakkeen viimeisteleminen asettelunäkymässä
- Lomakkeen viimeisteleminen rakennenäkymässä
Lomakkeen luominen Lomake-työkalun avulla
Lomaketyökalun avulla voit luoda lomakkeen yhdellä napsautuksella. Kun käytät tätä työkalua, Access sijoittaa kaikki lomakkeen pohjana olevan tietolähteen kentät. Voit aloittaa uuden lomakkeen käytön heti tai muokata sitä asettelunäkymässä tai rakennenäkymässä tarpeidesi mukaan.
Uuden lomakkeen luominen Lomake-työkalun avulla
- Napsauta siirtymisruudussa sitä taulukkoa tai kyselyä, joka sisältää tiedot, jotka haluat nähdä lomakkeessa.
- Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmästä Lomake.
Access luo lomakkeen ja näyttää sen asettelunäkymässä. Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia lomakerakenteeseen, kun tiedot ovat näkyvissä. Voit esimerkiksi tarpeen vaatiessa säätää tekstiruudun kokoa, jotta tiedot mahtuvat siihen.
Jos Access löytää yksittäisen taulukon, jossa on yksi-moneen-yhteys taulukkoon tai kyselyyn, jota käytit lomakkeen luomiseen, Access lisää lomakkeeseen tietotaulukon, joka perustuu yhdistettyyn taulukkoon tai kyselyyn. Jos esimerkiksi luot yksinkertaisen lomakkeen, joka perustuu Työntekijät-taulukkoon, ja siinä on yksi-moneen-yhteys, joka on määritetty Työntekijät-taulukon ja Tilaukset-taulukon välille, tietotaulukko näyttää kaikki Tilaukset-taulukon tietueet, jotka liittyvät nykyiseen Työntekijä-tietueeseen. Voit poistaa tietotaulukon lomakkeesta, jos et tarvitse sitä. Jos lomake on luotu useista taulukoista, joissa on yksi-moneen-yhteys, Access ei lisää tietotaulukoita lomakkeeseen.
Jaetun lomakkeen luominen käyttämällä Jaettu lomake -työkalua
Jaettu lomake antaa tiedot samanaikaisesti kahdessa eri näkymässä: lomakenäkymässä ja taulukkonäkymässä.
Jaettu lomake eroaa lomakkeen ja alilomakkeen yhdistelmästä siten, että kaksi näkymää on yhdistetty samaan tietolähteeseen, ja ne ovat joka hetki synkronoituja toistensa kanssa. Jos valitset jonkin kentän toisesta lomakkeen osasta, sama kenttä tulee valituksi myös lomakkeen toisesta osasta. Voit lisätä, muokata tai poistaa tietoja kummassa tahansa lomakkeen osassa (kunhan tietuelähde on päivitettävissä etkä ole määrittänyt lomaketta estämään nämä toiminnot).
Jaettujen lomakkeiden kanssa työskennellessäsi saat käyttöösi molempien lomaketyyppien edut yhdessä lomakkeessa. Voit esimerkiksi etsiä tietueen nopeasti lomakkeen taulukkonäkymäosassa ja tarkastella tai muokata sitten tietuetta lomakeosassa.
Jaetun lomakkeen luominen käyttämällä Jaettu lomake -työkalua:
- Valitse siirtymisruudussa taulukko tai kysely, joka sisältää tiedot, jotka haluat lomakkeeseen. Voit myös avata taulukon tai kyselyn taulukkonäkymässä.
- Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmästä Lisää lomakkeita ja valitse sitten Jaettu lomake.
Access luo lomakkeen ja näyttää sen asettelunäkymässä. Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia lomakerakenteeseen, kun tiedot ovat näkyvissä. Voit esimerkiksi tarpeen vaatiessa säätää tekstiruudun kokoa, jotta tiedot mahtuvat siihen. Lisätietoja näistä lomakkeista on kohdassa Tietoja asettelunäkymästä ja rakennenäkymästä.
Useita tietueita näyttävän lomakkeen luominen Useita kohteita -työkalulla
Kun luot lomakkeen Lomake-työkalun avulla, Accessin luoma lomake näyttää yksittäisen tietueen koko ajan. Jos haluat näyttää lomakkeessa useita tietueita, usean kohteen lomaketta on helpompi muokata kuin taulukkoa, sillä se mahdollistaa Useita kohteita -työkalun käyttämisen.
- Napsauta siirtymisruudussa sitä taulukkoa tai kyselyä, joka sisältää tiedot, jotka haluat nähdä lomakkeessa.
- Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmästä Lisää lomakkeita ja valitse sitten Useita kohteita.
Access luo lomakkeen ja näyttää sen asettelunäkymässä. Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia lomakerakenteeseen, kun tiedot ovat näkyvissä.
Kun käytät Useita kohteita -työkalua, Accessin luoma lomake muistuttaa tietotaulukkoa. Tiedot on järjestetty riveiksi ja sarakkeiksi, ja näkyvissä on useita tietueita samanaikaisesti. Useita kohteita -lomake sisältää enemmän mukautusvaihtoehtoja kuin tietotaulukko. Voit esimerkiksi lisätä graafisia elementtejä, painikkeita ja muita ohjausobjekteja. Lisätietoja lomakkeen mukauttamisesta on kohdissa Lomakkeen viimeisteleminen asettelunäkymässä ja Lomakkeen viimeisteleminen rakennenäkymässä.
Ohjattu lomakkeen luominen
Jos haluat valikoida tarkemmin lomakkeessa näkyvät kentät, voit käyttää ohjattua lomakkeen luontia edellä mainittujen lomakkeen luontityökalujen sijasta. Voit myös määrittää, kuinka tiedot ryhmitellään ja lajitellaan, ja voit käyttää useamman kuin yhden taulukon tai kyselyn kenttiä, kunhan taulukoiden ja kyselyiden väliset yhteydet on määritetty etukäteen.
Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmässä Ohjattu lomakkeen luominen.
Noudata ohjatun lomakkeen luomisen ohjeita.
Huomautus
Jos haluat sisällyttää lomakkeeseen kenttiä useista taulukoista ja kyselyistä, älä valitse Seuraava tai Valmis sen jälkeen, kun olet valinnut kentät ensimmäisestä taulukosta tai kyselystä ohjatun lomakkeen luomisen ensimmäisellä sivulla. Toista sen sijaan taulukon tai kyselyn valitsemisen vaiheet ja napsauta lomakkeeseen sisällytettäviä lisäkenttiä. Jatka sitten valitsemalla Seuraava tai Valmis.
Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.
Lomakkeen luominen Tyhjä lomake -työkalun avulla
Jos ohjattu toiminto tai lomakkeen luontityökalut eivät vastaa tarpeitasi, voit luoda lomakkeen Tyhjä lomake -työkalun avulla. Näin voit luoda lomakkeen erittäin nopeasti etenkin, jos aiot sijoittaa lomakkeeseen vain muutaman kentän.
Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmästä Tyhjä lomake. Access avaa tyhjän lomakkeen asettelunäkymässä ja näyttää Kenttäluettelo-ruudun.
Napsauta Kenttäluettelo-ruudussa sen taulukon tai taulukoiden vieressä olevaa plusmerkkiä (+), joka sisältää lomakkeessa näytettävät kentät.
Voit lisätä kentän lomakkeeseen kaksoisnapsauttamalla tai vetämällä.
- Kun ensimmäinen kenttä on lisätty, voit lisätä useita kenttiä kerralla pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna, napsauttamalla useita kenttiä ja vetämällä ne sitten lomakkeeseen samanaikaisesti.
- Taulukoiden järjestys voi muuttua Kenttäluettelo-ruudussa sen mukaan, mikä osa lomakkeesta on valittuna. Jos haluamaasi kenttää ei näy, valitse jokin toinen osa lomakkeesta ja yritä sitten lisätä kenttä uudelleen.
Voit lisätä lomakkeeseen logon, otsikon tai päivämäärän ja kellonajan Lomakkeen asettelun rakennenäkymä -välilehden Ylä- ja alatunniste -ryhmän työkaluilla.
Lomakkeen asettelun rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkalujen avulla voit lisätä lomakkeeseen laajemman valikoiman ohjausobjekteja. Valittavana on hieman enemmän ohjausobjekteja, kun siirryt rakennenäkymään. Napsauta lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.
Tietoja asettelunäkymästä ja rakennenäkymästä
Asettelunäkymä Lomakkeen muokkaaminen sujuu intuitiivisesti asettelunäkymässä. Voit käyttää sitä lähes kaikkiin muutoksiin, joita haluat tehdä lomakkeeseen Accessissa.
Asettelunäkymässä lomake on käynnissä. Sen ansiosta näet tiedot samassa muodossa kuin lomaketta käytettäessä. Tässä näkymässä voit kuitenkin muokata lomakkeen rakennetta. Koska tiedot näkyvät lomaketta muokatessasi, tämän näkymän avulla on kätevä määrittää ohjausobjektien koko ja tehdä muita toimenpiteitä, jotka vaikuttavat lomakkeen ulkoasuun ja käytettävyyteen.
Jos kohtaat tehtävän, jota ei voi suorittaa asettelunäkymässä, voit vaihtaa rakennenäkymään. Tietyissä tilanteissa Access näyttää viestin, jonka mukaan rakennenäkymään on vaihdettava ennen tietyn muutoksen tekemistä.
Rakennenäkymä Rakennenäkymässä on tarkempi näkymä lomakkeen rakenteesta. Näet lomakkeen otsikon, tiedot ja alatunnisteen. Lomake ei ole käynnissä, kun se näkyy rakennenäkymässä. Sen takia taustatiedot eivät näy tehdessäsi rakennemuutoksia. Tietyt tehtävät on kuitenkin helpompi tehdä rakennenäkymässä verrattuna asettelunäkymään. Käytössäsi ovat seuraavat vaihtoehdot:
- Voit lisätä lomakkeeseen useita erilaisia ohjausobjekteja, kuten sidottuja objektikehyksiä, sivunvaihtoja ja kaavioita.
- Voit muokata tekstiruudun ohjausobjektilähteitä tekstiruuduissa käyttämättä ominaisuusikkunaa.
- Voit muuttaa lomakkeen osien kokoa, esimerkiksi lomakkeen ylätunnisteessa tai Tiedot-osassa.
- Voit muokata tiettyjä lomakkeen ominaisuuksia, joita ei voi muuttaa asettelunäkymässä.
Lomakkeen viimeisteleminen asettelunäkymässä
Kun olet luonut lomakkeen, voit helposti viimeistellä sen rakenteen asettelunäkymässä. Voit järjestää ohjausobjektit uudelleen ja säätää niiden kokoa käyttämällä lomakkeen todellisia tietoja ohjeena. Voit sijoittaa lomakkeeseen uusia ohjausobjekteja ja määrittää lomakkeen ja sen ohjausobjektien ominaisuudet.
Siirry asettelunäkymään napsauttamalla lomakkeen nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä.
Access näyttää lomakkeen asettelunäkymässä.
Voit muokata lomakkeen sekä sen ohjausobjektien ja osien ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Saat ominaisuusikkunan näkyviin painamalla F4-näppäintä.
Käyttämällä Kenttäluettelo-ruutua voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä lomakkeen rakenteeseen. Saat Kenttäluettelo-ruudun näkyviin seuraavasti:
- Valitse Lomakkeen asettelun rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luodut kentät tai paina AltF8-näppäintä+.
Sen jälkeen voit vetää kenttiä suoraan Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeeseen.
- Voit lisätä yhden kentän kaksoisnapsauttamalla sitä tai vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeen siihen osaan, jossa haluat sen näkyvän.
- Jos haluat lisätä useita kenttiä kerralla, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse lisättävät kentät. Vedä sitten valitut kentät lomakkeeseen.
Lomakkeen viimeisteleminen rakennenäkymässä
Voit viimeistellä lomakkeen rakenteen myös rakennenäkymässä. Voit lisätä lomakkeeseen uusia ohjausobjekteja ja kenttiä lisäämällä ne rakenneruudukkoon. Ominaisuusikkunan avulla voit käyttää monia ominaisuuksia, joiden avulla voit mukauttaa lomaketta.
Siirry rakennenäkymään napsauttamalla lomakkeen nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Rakennenäkymä.
Access näyttää lomakkeen rakennenäkymässä.
Voit muokata lomakkeen sekä sen ohjausobjektien ja osien ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Saat ominaisuusikkunan näkyviin painamalla F4-näppäintä.
Käyttämällä Kenttäluettelo-ruutua voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä lomakkeen rakenteeseen. Saat Kenttäluettelo-ruudun näkyviin seuraavasti:
- Valitse Lomakkeen rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luotuja kenttiä tai paina AltF8-näppäintä+.
Sen jälkeen voit vetää kenttiä suoraan Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeeseen.
- Voit lisätä yhden kentän kaksoisnapsauttamalla sitä tai vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeen siihen osaan, jossa haluat sen näkyvän.
- Jos haluat lisätä useita kenttiä kerralla, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse lisättävät kentät. Vedä sitten valitut kentät lomakkeeseen.