Kun tuot tietoja Accessiin, lähdetietoja ei ehkä jaeta oikein toisiinsa liittyviin taulukoihin. Jotta Accessista saadaan mahdollisimman paljon hyötyä, tiedot on normalisoitava. Tiedot on erotettava erillisiksi taulukoiksi, joista jokainen käsittelee samaa asiaa, ja niihin liittyvät tärkeät tiedot liittyvät toisiinsa. Taulukon analysoiminen voi auttaa tässä kriittisessä tehtävässä: valitse valintanauhasta Tietokantatyökalut ja valitse sitten Analysoi-ryhmästäAnalysoi taulukko. Ohjattu toiminto käynnistyy ja opastaa sinua prosessissa.
Huomautus
Tämän ohjeaiheen tiedot koskevat vain Microsoft Access -työpöytätietokantoja (.mdb tai .accdb).
1. Alkuperäinen taulukko
2. Taulukon analysoimisen avulla luodut taulukot
3. Taulukon analysoimisen avulla luotu kysely
4. Hakuluettelo
Jos Microsoft Access -tietokannassasi on taulukko, jossa on toistuvia tietoja yhdessä tai useammassa kentässä, voit jakaa tiedot taulukon analysoinnilla toisiinsa liittyviin taulukoihin, jotta voit tallentaa tietoja turvallisemmin ja tehokkaammin. Tätä menetelmää kutsutaan normalisoinniksi.
Taulukon analysoiminen jakaa toistuvia tietoja sisältävän taulukon erillisiksi taulukoiksi, joihin kukin tietotyyppi tallennetaan vain kerran. Tämä tekee tietokannasta tehokkaamman ja helpommin päivitettävän sekä pienentää sen kokoa. Kun ohjattu toiminto on jakanut tiedot, voit edelleen tarkastella ja käsitellä tietoja yhdessä paikassa ohjatun toiminnon luoman kyselyn avulla.
Kyselyn avulla voit päivittää usean taulukon tietoja samalla kertaa. Voit parantaa tietojen täsmällisyyttä myös muiden kyselyn aikaa säästävien ominaisuuksien avulla.
- Jos muutat kyselyssä toistuvaa kenttää, kaikki kyseisellä arvolla varustetut tietueet päivittyvät automaattisesti, koska itse asiassa päivität vain yhden kentän kyselyn pohjana olevassa taulukossa.
- Kysely perii uusista taulukoista hakukenttiä, joiden avulla voit muuttaa kenttien arvoja valitsemalla arvot luettelosta arvon oikean kirjoittamisen sijaan. Hakuluettelo hakee arvoja pohjana olevasta taulukosta. Kun sama arvo koskee useampaa kuin yhtä tietuetta, voit varmistaa tietojen tarkkuuden ja yhdenmukaisuuden valitsemalla kyseisen arvon luettelosta joka kerta.
- Lomakkeet ja raportit, jotka perustuivat aiemmin alkuperäiseen taulukkoon, perustuvat nyt automaattisesti kyselyyn, koska ohjattu toiminto määrittää kyselylle alkuperäisen taulukon nimen ja nimeää taulukon uudelleen.
- Kyselyyn perustuvat lomakkeet ja raportit perivät kenttien automaattiset päivitykset. Uudet lomakkeet ja raportit perivät myös hakuluettelot.