Johdanto käyttäjärooleihin

Artikkelin sisältö

• Käyttäjäroolien yleiskatsaus
• Käyttäjäroolien käyttöskenaariot
• Käyttäjäroolien luominen ja määrittäminen

Käyttäjäroolien yleiskatsaus

Käyttäjärooli on ennalta määritetty luokka, joka voidaan määrittää käyttäjille heidän työnimikkeensä tai joidenkin muiden ehtojen perusteella. Rooleja käytetään yleensä lomakemallin mukautettujen versioiden eli näkymien esittämiseen eri käyttäjätyypeille. Voit tehostaa liiketoimintaprosesseja ja optimoida tietojen keräämistä lisäämällä lomakemalliin käyttäjärooleja, jotta voit hallita sitä, mitä käyttäjät näkevät avatessaan lomakemalliin perustuvan lomakkeen. Oletetaan esimerkiksi, että suunnittelet lomakemallia lupahakemukselle, jonka lomakkeita käyttävät seuraavat käyttäjätyypit:

• Sähköurakoitsijat, joiden on haettava lupaa
• Vastaanottavat edustajat, jotka tarkistavat, että toimeksisaajien hakemukset sisältävät tarvittavat tiedot
• Hyväksytyt lupahakemukset tarkistavat järjestelmänvalvojat

Sen sijaan, että suunnittelet kolme lomakemallia kullekin käyttäjätyypille ja hallitset kaikkien lomakkeiden tietoja, voit suunnitella yhden lomakemallin, jonka lomakkeet keräävät kaikki tiedot ja lisäävät käyttäjäroolin kullekin käyttäjätyypille. Käyttäjärooli määrittää, mitä tietoja näytetään kuhunkin käyttäjätyyppiin perustuvissa mukautetuissa näkymissä.

Sivun alkuun

Käyttäjäroolien käyttöskenaariot

On monia tilanteita, joissa käyttäjäroolit hyödyttävät käyttäjiäsi. Voit esimerkiksi käyttää käyttäjärooleja seuraavasti:

• Yksilöllisen näkymän näyttäminen kullekin käyttäjäroolille Voit suunnitella lomakemallin niin, että lomakemallin eri näkymät tulevat näkyviin sen mukaan, kuka täyttää lomakkeen. Voit esimerkiksi suunnitella näkymän sähköurakoitsijoille, jotka hakevat lupaa, näkymän lupahakemuksia vastaanottaville edustajille ja näkymän järjestelmänvalvojille, jotka tarkastelevat kaikkia tietoja. Jokaisessa näkymässä näkyvät vain tiedot, jotka sopivat kuhunkin käyttäjärooliin.
• Eri osan näyttäminen kullekin käyttäjäroolille Voit suunnitella lomakemallin, joka näyttää eri osat sen mukaan, kuka täyttää lomakkeen. Esimerkiksi kuluraportointilomakemallin osa, joka koskee vain työntekijöitä, voidaan näyttää, kun työntekijä avaa lomakkeen. Toinen osa, joka koskee vain kuluraportin hyväksyviä esimiehiä, voidaan näyttää, kun esimies avaa lomakkeen.
• Kunkin käyttäjän rooliin perustuvan kentän tietojen kelpoisuuden tarkistamisen määrittäminen Voit suunnitella lomakemallin niin, että tiettyyn kenttään sidotussa ohjausobjektissa käytetään erilaista tietojen kelpoisuuden tarkistamista lomakkeen täyttävän henkilön käyttäjäroolin mukaan. Voit esimerkiksi määrittää esimiehen enimmäiskuluarvon yhteen rajaan ja määrittää saman tekstiruudun enimmäisarvon ylemmäksi järjestelmänvalvojalle. Jos esimies täyttää lomakkeen ja ylittää summan, näyttöön tulee valintaikkuna. Jos järjestelmänvalvoja täyttää lomakkeen, tekstiruutu hyväksyy arvon, joka muutoin hylätään, jos esimies täyttää lomakkeen.
• Lomaketietojen lähettäminen ulkoiseen tietolähteeseen, joka perustuu kuhunkin käyttäjän rooliin Voit esimerkiksi suunnitella lomakemallin niin, että luvan hakevat sähköurakoitsijat voivat lähettää valmiit lomakkeensa vain verkkopalveluun, ja vastaanottavat edustajat voivat lähettää lomakkeensa vain SQL-tietokantaan. Järjestelmänvalvojat voivat lähettää lomaketietonsa tietokantaan ja sähköpostiviestiin, jos sovellus on hyväksytty, tai he voivat lähettää lomaketietonsa vain tietokantaan, jos sovellus on hylätty.

Sivun alkuun

Käyttäjäroolien luominen ja määrittäminen

Kun luot uuden käyttäjäroolin, voit määrittää sille käyttäjiä seuraavilla tavoilla:

• Määrittämällä käyttäjänimiä Microsoft Active Directory -hakemistopalvelusta (esimerkiksi "myynti\andrew"). Jos haluat määrittää käyttäjänimen Active Directory -hakemistopalvelussa, lomakemalli on luotava ja julkaistava Microsoft Windows -verkossa, joka käyttää Active Directorya.
• Määrittämällä ryhmiä Active Directory -hakemistopalvelusta. Voit esimerkiksi määrittää sähköpostin jakeluluettelon, joka sisältää kaikkien markkinointitiimin jäsenten nimet. Jos haluat määrittää ryhmän Active Directory -hakemistopalvelussa, lomakemalli on luotava ja julkaistava Microsoft Windows -verkossa, joka käyttää Active Directorya.
• Määrittämällä arvon, joka tulee suoraan lomakkeen kentästä. Kenttä voi saada tietoja Active Directorysta tai käyttäjä voi syöttää tietoja ohjausobjektiin, joka on sidottu tähän kenttään. Jos lomakemallissa on esimerkiksi Järjestelmänvalvoja-tekstiruutu , voit liittää tietyn käyttäjäroolin kenttään, johon kyseinen tekstiruutu on sidottu.

Kun olet lisännyt käyttäjäroolin, voit määrittää sen yhdeksi seuraavista:

Oletusrooli Käyttäjät, joille ei ole määritetty aiemmin luotua käyttäjäroolia, määritetään automaattisesti oletusrooliksi määritettyyn käyttäjärooliin. Oletusroolia käytetään myös käyttäjille, jotka kuuluvat ryhmään mutta työskentelevät offline-tilassa. Yksi käyttäjärooli määritetään aina oletusrooliksi.

Käynnistäjän rooli Jos haluat käyttää tiettyä käyttäjäroolia käyttäjille, jotka avaavat lomakkeen ensimmäistä kertaa, voit määrittää käynnistäjän roolin. Voit esimerkiksi määrittää käynnistäjän roolin nimeltä "Urakoitsija", joka koskee käyttäjiä, jotka täyttävät uusia lupahakemuslomakkeita. Käyttäjä, jolle on määritetty toinen käyttäjärooli, määritetään automaattisesti uudelleen urakoitsijan rooliin, kun hän avaa uuden lupahakemuslomakkeen. Kun käyttäjä seuraavan kerran avaa saman lomakkeen, Microsoft Office InfoPath käyttää kuitenkin henkilön määritettyä käyttäjäroolia käynnistäjäroolin sijaan.

Jos olet määrittänyt käyttäjille rooleja, jotka perustuvat mihin tahansa kentän käyttäjänimien, ryhmien tai arvojen yhdistelmään, Kun käyttäjä avaa lomakemalliin perustuvan lomakkeen, InfoPath määrittää käyttäjälle määritettävän roolin seuraavasti:

1. Käyttäjän nimi on lomakemallin kentän arvo.

2. Käyttäjän nimi on Active Directoryssa.

3. Käyttäjä kuuluu Active Directory -ryhmään.

   Huomautus

   Jos käyttäjä kuuluu useisiin ryhmiin ja määrität ryhmään perustuvia käyttäjärooleja, InfoPath tarkistaa kunkin ryhmän jäsenluettelon siinä järjestyksessä, jossa ryhmä näkyy Hallitse käyttäjärooleja -valintaikkunassa. Jos käyttäjä on esimerkiksi sekä vastaanottavan tukihenkilöryhmän että järjestelmänvalvojaryhmän jäsen ja järjestelmänvalvojaryhmä näkyy vastaanottavan edustajan ryhmän edessä, käyttäjälle määritetään järjestelmänvalvojaryhmän käyttäjärooli.

4. Jos mikään edellä mainituista ei ole totta, käytetään oletusroolia.

Kun olet määrittänyt lomakemallin käyttäjäroolit, voit määrittää säännön, joka vaihtaa näkymää automaattisesti käyttäjän roolin perusteella. Voit esimerkiksi luoda esimieskäyttäjäroolin ja luoda sitten säännön, jonka avulla voit siirtyä automaattisesti esimiesnäkymään, kun esimiesrooliin määritetty käyttäjä avaa lomakkeen. Vaihtoehtoisesti voit ensin luoda säännön ja määrittää sitten käyttäjäroolit osana säännön luontiprosessia.

Voit myös vaihdella ohjausobjektin toimintaa käyttäjäroolin perusteella. Voit esimerkiksi ottaa ohjausobjektin käyttöön vain tietylle käyttäjäroolille, kun taas muut käyttäjäroolit näkevät ohjausobjektin tiedot, mutta he eivät voi muokata niitä. Mahdollisuus rajoittaa tietojen syöttämistä ohjausobjektiin käyttäjäroolien perusteella on yksi tapa varmistaa, että ohjausobjektiin syötetyt tiedot ovat peräisin luotettavasta lähteestä. Voit esimerkiksi valita Hyväksyntä-valintaruudun lupasovelluksen lomakemallissa, jonka vain järjestelmänvalvojan käyttäjäroolin jäsenet voivat valita, mikä ilmaisee, että lupa on hyväksytty. Käyttäjät, joille on määritetty muita käyttäjärooleja, kuten urakoitsijoille, jotka lähettävät sovellukset, näkevät vain valintaruudun, mutta eivät voi valita tai tyhjentää sitä.

Sivun alkuun