Tietoja työnkulkujen käyttämisestä InfoPath-lomakkeilla

Artikkelin sisältö

• Tietoja työnkuluista
• Tapoja käyttää työnkulkuja InfoPath-lomakkeiden kanssa
• Office SharePoint Server 2007:ään sisältyvät työnkulut
• Mukautettujen työnkulkujen tuki Windows SharePoint Services 3.0:ssa tai Office SharePoint Server 2007:ssä
• Työnkulkujen käyttämisen vaiheet
• Tiedoston tai kohteen työnkulun käynnistäminen

Tietoja työnkuluista

Työnkulkua kuvataan joskus tehtäväsarjaksi, joka tuottaa tuloksen. Microsoft SharePoint Products and Technologiesin yhteydessä työnkulku määritellään tarkemmin asiakirjojen tai kohteiden automaattiseksi siirroksi tietyn liiketoimintaprosessiin liittyvien toimintojen tai tehtävien sarjan kautta. Työnkulkuja voidaan käyttää organisaation yleisten liiketoimintaprosessien yhdenmukaiseen hallintaan sallimalla organisaatioiden liittää liiketoimintalogiikkaa SharePoint-luettelon tai -kirjaston asiakirjoihin tai kohteisiin. Liiketoimintalogiikka on periaatteessa joukko ohjeita, jotka määrittävät ja ohjaavat asiakirjan tai kohteen toimintoja.

Työnkulut voivat selkiyttää yleisten liiketoimintaprosessien (esimerkiksi projektien hyväksynnän tai tiedoston tarkastuksen) koordinointiin liittyviä kustannuksia ja siihen kuluvaa aikaa hallitsemalla ja seuraamalla näihin prosesseihin liittyviä eri henkilöiden suorittamia tehtäviä. Esimerkiksi Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivustossa voit lisätä työnkulun tiedostokirjastoon, joka reitittää tiedoston henkilöryhmälle hyväksyttäväksi. Kun tiedoston tekijä aloittaa tämän työnkulun kyseisessä kirjastossa olevassa tiedostossa, työnkulku luo asiakirjan hyväksyntätehtäviä, määrittää nämä tehtävät työnkulun osallistujille ja lähettää osallistujille sähköpostiviestin, joka sisältää tehtäväohjeet ja linkin hyväksyttävään asiakirjaan. Kun työnkulku on käynnissä, työnkulun omistaja (eli tässä tapauksessa tiedoston laatija) tai työnkulun osallistujat voivat tarkistaa Työnkulun tila -sivulta, ketkä osallistujista ovat suorittaneet omat tehtävänsä. Työnkulun tila -sivu on käytettävissä napsauttamalla tiedoston tai kohteen työnkulun tilaa tiedostokirjastossa. Kun osallistujat suorittavat työnkulun tehtävät, työnkulku päättyy ja omistajalle ilmoitetaan automaattisesti, että työnkulku on valmis.

Seuraavassa kuvassa näkyy Hyväksyntä-työnkulkuprosessi.

Työnkulut eivät ainoastaan tue olemassa olevia manuaalisia työprosesseja, vaan myös laajentavat tapoja, joilla käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä ja käsitellä asiakirjoja, luetteloita ja kirjastoja. Sivuston käyttäjät voivat aloittaa työnkulkuja ja osallistua niihin käyttäen mukautettavissa olevia lomakkeita, jotka voidaan avata käsiteltävässä tiedostossa tai SharePoint-luettelon tai kirjaston kohteessa. Nämä mukautettavat lomakkeet ovat SharePoint-sivuja, joiden avulla käyttäjät voivat tarkastella työnkulkua tai tehdä siihen muutoksia. Lisäksi Office SharePoint Server 2007:n työnkulun toiminnot on integroitu tiiviisti 2007 Microsoft Office -järjestelmään. Seuraavat työnkulun tehtävät voidaan suorittaa joko Office SharePoint Server 2007 -sivustossa tai suoraan tietyissä office 2007 -julkaisuun kuuluvissa ohjelmissa:

• tiedostolle tai kohteelle käytettävissä olevien työnkulkujen luettelon tarkasteleminen
• työnkulun aloittaminen tiedostolle tai kohteelle
• työnkulun tehtävän tarkasteleminen, muokkaaminen tai määrittäminen uudelleen
• työnkulun tehtävän suorittaminen.

Sivun alkuun

Tapoja käyttää työnkulkuja InfoPath-lomakkeiden kanssa

Voit luoda Microsoft Office InfoPath -lomakkeita, jotka näyttävät tiettyjä tietoja, jotka vastaavat työnkulun nykyistä tilaa. Tämä tehdään suunnittelemalla lomakemalli, jossa käytetään sääntöjä, jotka käynnistävät lomakkeen toimintoja työnkulun tilan perusteella. Tämä voi tehostaa prosesseja, joita käyttäjät käyttävät lomakkeiden täyttämiseen. Voit esimerkiksi suunnitella lomakkeita näyttämään vain luku -näkymän, kun työnkulun tila on Valmis , joten lomakkeen tietoja ei pitäisi muuttaa.

Sääntöjen avulla voit myös määrittää lomakkeita vastaamaan työnkulkuihin muilla tavoin. Säännön avulla voit esimerkiksi näyttää valintaikkunan viestin, jossa on tiettyyn työnkulun tilaan liittyviä ohjeita.

Työnkulut on lisättävä luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin, jotta ne ovat käytettävissä InfoPath-lomakkeissa. Sivuston käytettävissä olevat työnkulkutyypit vaihtelevat sivuston tyypin, aktivoituneiden työnkulkujen ja Microsoft Office SharePoint -Designer 2007 avulla luotujen mukautettujen työnkulkujen mukaan. Ota yhteyttä klusterin järjestelmänvalvojaan ja selvitä, mitkä työnkulut on asennettu ja valmiina sivustoa varten.

Jokainen työnkulku määritetään erillisillä tilailla, joissa on kuvaavat nimet, kuten Käynnissä. Tilojen nimet vaihtelevat työnkulun tyypin mukaan. Esimerkiksi Hyväksyntä-työnkulku , joka on käytettävissä Microsoft Office SharePoint Server 2007 -palvelimissa, sisältää keskeneräisen, peruutetun ja valmis-tilan. Työnkulun kirjastoon tai luetteloon lisäävä henkilö voi määrittää kolmen tilan työnkulun tilat , jotka ovat käytettävissä Windows SharePoint Services 3.0:ssa, kun taas muissa työnkuluissa käytetään vakiotiloja, kuten aiemmin mainittua Käynnissä-tilaa. Vaikka kuvaava nimi näkyy käyttäjälle, työnkulun tilat esitetään ohjelmallisesti numeerisilla arvoilla. Jos haluat suunnitella lomakemallin vastaamaan tiettyyn työnkulun tilaan, sinun on tiedettävä käytettävän työnkulun tilan numeerinen arvo. Tämä johtuu siitä, että InfoPath käyttää työnkulun numeerista arvoa toiminnon aloittamiseen, kuten näkymien vaihtamiseen.

SharePoint-sivustoihin sisältyvät työnkulut

Seuraavat työnkulut käsittelevät yleisiä liiketoimintaskenaarioja, ja ne sisältyvät Windows SharePoint Services 3.0:aan ja Office SharePoint Server 2007:ään.

Windows SharePoint Services 3.0:aan sisältyvät työnkulut

Kolmen tilan työnkulku sisältyy Windows SharePoint Services 3.0- ja Office SharePoint Server 2007 -sivustoihin. Kolmen tilan työnkulkua voidaan käyttää sellaisten liiketoimintaprosessien hallintaan, jotka edellyttävät, että organisaatiot seuraavat suurta määrää ongelmia tai kohteita, kuten asiakastukiongelmia, myyntiviidejä tai projektitehtäviä.

Sivun alkuun

Office SharePoint Server 2007:ään sisältyvät työnkulut

Office SharePoint Server 2007 -sivusto sisältää myös seuraavat työnkulut, jotka käsittelevät yleisiä liiketoimintaskenaarioja:

• Hyväksyntä Tämä työnkulku reitittää lomakkeen henkilöryhmälle hyväksyttäväksi. Hyväksyntätyönkulku on oletusarvoisesti liitetty Asiakirjan sisältötyyppiin, mikä tarkoittaa, että se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastoissa. Hyväksyntätyönkulun versio liitetään oletusarvoisesti myös julkaisusivuston Sivut-kirjastoon, ja työnkulkua voidaan käyttää verkkosivujen julkaisun hyväksyntäprosessin hallintaan.

• Palautteen kerääminen Tämä työnkulku reitittää lomakkeen henkilöryhmälle palautetta varten. Tarkistajat voivat antaa palautetta, joka kootaan yhteen ja lähetetään työnkulun aloittaneelle henkilölle. Palautteen kerääminen -työnkulku on oletusarvoisesti liitetty Asiakirjan sisältö -tyyppiin, mikä tarkoittaa, että Asiakirjan sisältötyyppi on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastoissa.

• Allekirjoitusten kerääminen Tämä työnkulku reitittää asiakirjan Microsoft Office Word 2007:stä, Microsoft Office PowerPoint 2007:stä tai Microsoft Office Excel 2007:stä ryhmälle henkilöitä, jotka keräävät digitaaliset allekirjoituksensa. Tämä työnkulku on aloitettava 2007 Microsoft Office -järjestelmäohjelmassa. Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku on oletusarvoisesti liitetty asiakirjan sisältötyyppiin, mikä tarkoittaa, että se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastoissa. Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku on kuitenkin käytettävissä vain office-asiakirjoissa, jotka sisältävät yhden tai useamman Microsoft Office Signature Lines -rivin.

  Huomautus

  Tämä työnkulku ei ole käytettävissä InfoPath-lomakkeiden kanssa.

• Poiston hyväksyntä Tämä työnkulku, joka tukee tietueiden hallintaprosesseja, hallitsee tiedostojen vanhenemista ja säilytystä sallimalla osallistujien päättää, säilytetäänkö vai poistetaanko vanhentuneet tiedostot. Poiston hyväksyntä -työnkulku on tarkoitettu käytettäväksi ensisijaisesti Tietuekeskus-sivustossa.

• Ryhmän hyväksyntä Tämä työnkulku muistuttaa Hyväksyntä-työnkulkua, mutta se käyttää määritettyä tiedostokirjastoa ja tarjoaa mukautetun näkymän hyväksyntäprosesseista, joihin käyttäjä osallistuu. Tämä työnkulku tarjoaa hierarkkisen organisaatiokaavion, josta hyväksyjät valitaan, ja työnkulun avulla hyväksyjät voivat käyttää leimaohjausobjektia allekirjoituksen sijaan. Tämä ratkaisu on käytettävissä vain Office SharePoint Server 2007:n itäaasialaisissa versioissa.

• Käännöksenhallinta Tämä työnkulku hallitsee manuaalista asiakirjan käännösprosessia luomalla kopiot käännettävästä asiakirjasta ja määrittämällä käännöstehtäviä kääntäjille. Tämä työnkulku on käytettävissä vain käännösten hallintakirjastoissa.

Kaikkia edellä kuvattuja työnkulkuja voidaan mukauttaa organisaatiota varten monin tavoin. Kun esimerkiksi lisäät työnkulun luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin, jotta se on käytettävissä asiakirjoissa tai kohteissa, voit mukauttaa tehtäväluetteloita ja historialuetteloita, joihin työnkulun tiedot tallennetaan.

Kun käyttäjä aloittaa työnkulun asiakirjassa tai kohteessa työnkulun tyypin mukaan, käyttäjällä voi olla mahdollisuus mukauttaa työnkulkua edelleen määrittämällä osallistujaluettelo, määräpäivä ja tehtävän ohjeet.

Sivun alkuun

Mukautettujen työnkulkujen tuki Windows SharePoint Services 3.0:ssa tai Office SharePoint Server 2007:ssä

Organisaatiosi voi halutessaan kehittää ja ottaa käyttöön mukautettuja työnkulkuja, jotka ovat yksilöllisiä organisaatiosi liiketoimintaprosesseille. Työnkulut voivat olla niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin organisaation liiketoimintaprosessit edellyttävät. Kehittäjät voivat luoda sivuston käyttäjien käynnistämiä työnkulkuja tai luoda työnkulkuja, jotka käynnistyvät automaattisesti tietyn tapahtuman perusteella, esimerkiksi silloin, kun SharePoint-luettelokohde tai tiedostokirjaston lomake luodaan tai muutetaan. Jos organisaatiosi on kehittänyt ja ottanut käyttöön mukautettuja työnkulkuja, nämä työnkulut voivat olla käytettävissä sivustossasi.

Työnkulun luomiseen osallistuvien henkilöiden mukaan Windows SharePoint Services 3.0: lle tai Office SharePoint Server 2007:lle voidaan luoda mukautettuja työnkulkuja kahdella tavalla:

• Ohjelmistokehittäjät Ammattimaiset ohjelmistokehittäjät voivat luoda työnkulkuja Käyttämällä Microsoft Visual Studio 2005 -laajennuksia Windows Workflow Foundationille. Nämä työnkulut sisältävät mukautettua koodia ja työnkulkutoimia. Kun ammattimainen kehittäjä on luonut mukautetun työnkulun, palvelimen järjestelmänvalvoja voi ottaa työnkulun käyttöön useissa sivustoissa.
• Verkkosuunnittelijat Verkkosuunnittelijat voivat suunnitella koodia vailla olevia työnkulkuja käytettäväksi tietyssä luettelossa tai kirjastossa käyttämällä verkkosuunnitteluohjelmaa, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services kanssa, kuten Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Nämä työnkulut luodaan käytettävissä olevien työnkulkutoimintojen luettelosta, ja jokin näistä työnkuluista luova verkkosuunnittelija voi ottaa sen käyttöön suoraan luettelossa tai tiedostokirjastossa, jossa sitä käytetään.

Jos haluat ottaa käyttöön mukautetun työnkulun, pyydä lisätietoja organisaation käytettävissä olevista resursseista klusterin järjestelmänvalvojalta. Lisätietoja mukautettujen työnkulkujen kehittämisestä Windows SharePoint Services 3.0:aa varten on MSDN:n Windows SharePoint Services Developer Centerissä. Lisätietoja mukautettujen työnkulkujen kehittämisestä Office SharePoint Server 2007:ää varten on Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK:ssa, joka on saatavilla MSDN:n Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal -portaalista.

Sivun alkuun

Työnkulkujen käyttämisen vaiheet

Työnkulun käyttämiseen asiakirjassa tai kohteessa liittyy useita vaiheita. Jokainen vaihe on suunniteltu eri rooleissa olevien henkilöiden suoritettavaksi. Sivuston järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi lisätä työnkulun tiedostokirjastoon, sisällöntuottaja voi käynnistää työnkulun tai muokata käynnissä olevaa työnkulkua ja asiakirjan tarkistaja tai hyväksyjä voi suorittaa työnkulun tehtävän loppuun.

Seuraavassa osassa kerrotaan seuraavista työnkulkujen käyttöön liittyvistä prosesseista:

• Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin
• Tiedoston tai kohteen työnkulun käynnistäminen
• Käynnissä olevan työnkulun muokkaaminen
• Työnkulkutehtävien päättäminen
• Työnkulkujen tilan seuranta

Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin

Ennen kuin työnkulkua voi käyttää, se on lisättävä luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin. Tarvitset Luetteloiden hallinta -oikeudet, jotta voit lisätä työnkulun luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin. Tavallisesti tämän tehtävän suorittavat sivuston järjestelmänvalvojat tai tiettyjen luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaavat henkilöt.

Työnkulun käytettävyys sivustossa vaihtelee sen mukaan, mihin työnkulku on lisätty:

• Suoraan luetteloon tai kirjastoon lisätty työnkulku on vain kyseisen luettelon tai kirjaston kohteiden käytettävissä.
• Luettelon sisältötyyppiin (sivuston sisältötyypin esiintymään, joka on lisätty tiettyyn luetteloon tai kirjastoon) lisätty työnkulku on vain kyseiseen sisältötyyppiin kuuluvien kohteiden käytettävissä siinä luettelossa tai kirjastossa, johon sisältötyyppi on yhdistetty.
• Sivuston sisältötyyppiin lisätty työnkulku on käytettävissä kaikissa kyseistä sisältötyyppiä edustavissa kohteissa kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa, joihin on lisätty kyseisen sisältötyypin esiintymä. Jos haluat, että työnkulku on laajalti käytettävissä sivustokokoelman luetteloissa tai kirjastoissa tietyn sisältötyypin kohteille, tehokkain tapa saavuttaa tämä tulos on lisätä työnkulku suoraan sivuston sisältötyyppiin.

Kun lisäät työnkulun luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin, voit mukauttaa työnkulkua sen tietyn sijainnin mukaan määrittämällä jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

• Työnkulun esiintymän nimi.
• Tehtäväluettelo, johon työnkulkuun liittyvät tehtävät tallennetaan.
• Historialuettelo, joka tallentaa kaikki työnkulkuun liittyvät tapahtumat.
• Tapa, jolla haluat aloittaa työnkulun.
• Yksittäiselle työnkululle ominaisia lisäasetuksia. Esimerkiksi se, miten tehtävät reititetään osallistujille, mitkä olosuhteet suorittavat työnkulun ja mitä toimintoja tapahtuu työnkulun suorittamisen jälkeen.

Tiedoston tai kohteen työnkulun käynnistäminen

Kun työnkulku on lisätty luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin, voit käynnistää työnkulun kyseisessä sijainnissa olevassa asiakirjassa tai kohteessa (jos työnkulku on määritetty sallimaan sen manuaalinen käynnistäminen). Voit aloittaa työnkulun valitsemalla haluamasi työnkulun asiakirjan tai kohteen käytettävissä olevien työnkulkujen luettelosta. Tarvittaessa sinun on ehkä täytettävä myös lomake työnkulun vaatimalla tiedolla. Työnkulun suunnittelun ja määrityksen mukaan voit halutessasi mukauttaa työnkulkua tarkemmin määrittämällä esimerkiksi osallistujat, määräpäivän ja tehtävän ohjeet.

Käynnissä olevan työnkulun muokkaaminen

Kun työnkulku on aloitettu, sinun on ehkä tehtävä siihen muutoksia. Sinun on ehkä esimerkiksi lisättävä muita osallistujia, tai työnkulun osallistujan on ehkä määritettävä tehtävä uudelleen toiselle henkilölle tai pyydettävä muutosta tiedostoon tai kohteeseen, joka on työnkulun kohdistus. Voit muokata joitakin valmiita työnkulkuja, jotka sisältyvät Office SharePoint Server 2007:ään työnkulun ollessa käynnissä. Jos organisaatiosi on kehittänyt ja ottanut käyttöön mukautetun työnkulun, työnkulun voi muuttaa sen ollessa käynnissä sen mukaan, miten se on suunniteltu.

Työnkulkutehtävien päättäminen

Työnkulun tapahtuma, joka edellyttää manuaalista vuorovaikutusta, esitetään työnkulun tehtävässä. Kun tehtävä on määritetty työnkulun osallistujalle, tehtävän vastaanottaja voi joko suorittaa tehtävän loppuun tai pyytää muutoksia itse työnkulkuun muokkaamalla siihen liittyvää työnkulun tehtävälomaketta. Office SharePoint Server 2007:ssä työnkulun osallistujat voivat suorittaa työnkulun tehtäviä SharePoint-sivustossa tai suoraan Microsoft Office 2007 -ohjelmassa, kuten Microsoft Office InfoPath 2007:ssä. Kun työnkulun osallistuja suorittaa työnkulun tehtävän tai pyytää muutosta työnkulkuun, palvelinta pyydetään siirtämään työnkulun tila työnkulun seuraavaan vaiheeseen.

Työnkulun tilan seuraaminen

Työnkulun omistajat ja osallistujat voivat seurata työnkulun edistymistä tarkistamalla työnkulkuun liittyvän tilasivun SharePoint-sivustossa. Tilasivulla on tilatietoja työnkulun tehtävistä, joita ei ole suoritettu loppuun. Se sisältää myös työnkulun kannalta keskeisiä historiatietoja.

Office SharePoint Server 2007 sisältää myös raportointityökaluja, jotka tarjoavat koosteanalyysin työnkulun historiasta. Tämän analyysin avulla organisaatiot voivat etsiä alueita prosesseista, joita on parannettava, tai määrittää, saavuttaako ryhmä tietyn liiketoimintaprosessin suorituskykytavoitteet. Office SharePoint Server 2007 sisältää useita valmiita Microsoft Excel -raportteja, joita voidaan käyttää missä tahansa työnkulussa. Lisäksi työnkulkuhistoriatiedot ovat käytettävissä SharePoint-luettelon tietolähteenä, jota voidaan käyttää ja analysoida muissa ohjelmissa, kuten Microsoft Office Visio 2007:ssä, Microsoft Office Access 2007:ssä, Microsoft Office InfoPath 2007:ssä tai mukautetussa liiketoimintaprosessin valvontaratkaisussa.

Sivun alkuun