Jos käytät Microsoft 365- tai Microsoft Exchange -tiliä Outlookin kanssa, voit käyttää aikatauluavustajaa ja kokoushuoneiden etsintää kokousten ajoittamiseen.
Huomautus: Uusi huoneenhaku oli ensimmäisen kerran saatavilla Outlook for Microsoft 365 alkaen versiosta 2012 (koontiversio 13530.20316). Room Finder on riippuvainen WebView2:sta, joka alkoi ottaa käyttöön Microsoft 365 -sovelluksia 1. huhtikuuta 2021, versiossa 2101 (koontiversio 13628.20274) ja uudemmissa versioissa. Lisätietoja WebView2:sta on järjestelmänvalvojan ohjeissa: Microsoft Edge WebView2 ja Microsoft 365 -sovellukset.
-
Lisää uudessa kokouksessa Pakolliset osallistujat, Aloitusaika ja Päättymisaika ja valitse sitten Huoneenhaku-painikeSijainti-kentän lopussa.Vaihtoehtoisesti voit valita Sijainti-kentästä ja valita Ehdotettujen sijaintien luettelon alareunasta Selaa huoneenhaun avulla .
-
Valitse huoneen tiedot Huoneenhaku-toiminnossa. Nämä kokoustilat ovat Microsoft Exchange- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojan määrittämiä.
-
Jos kokouksessa on useita osallistujia ja varattuja kokoushuoneita, kaikille sopivaa aikaa voi olla vaikea löytää. Voit etsiä henkilöiden ja huoneiden käytettävyyttä valitsemalla valintanauhan Aikatauluavustaja-painikkeen , valitsemalla Automaattinen haku ja valitsemalla sopivat ehdot.
Huomautus: Tämä toiminto korvaa Outlookin aiempien versioiden Ehdotetut ajat -ominaisuuden.
-
Kun olet löytänyt sopivan ajan ja lisännyt kokoukseen kokoushuoneen, valitse valintanauhasta Kokous . Voit sitten sulkea huoneenhaun. Kun olet määrittänyt kokouksen, valitse Lähetä.
Aikatauluavustajan käyttäminen
-
Valitse Saapuneet-kansiossaUudet kohteet > kokous tai valitse KalenterissaUusi kokous. Voit luoda uuden kokouspyynnön myös pikanäppäimellä Ctrl+Vaihto+Q.
-
Lisää osallistujia Pakollinen/Valinnainen-kenttään .
-
Kirjoita Aihe-ruutuun kokouksen tai tapahtuman kuvaus.
-
Valitse valintanauhasta Aikatauluavustaja . Näet rivin jokaiselle vastaanottajalle, jonka kirjoitit Vastaanottaja-ruutuun. Jos haluat lisätä lisää osallistujia, voit kirjoittaa heidän nimensä mille tahansa aikatauluavustajan tyhjälle riville.
-
Ajat, joiden aikana osallistujat ovat varattuja, näkyvät tummansinisenä. Kellonajat, joiden aikana osallistujilla on alustava tapaaminen, näkyvät vaaleansinisessä hajautuslohkossa, ja osallistujien työajan ulkopuoliset ajat näkyvät vaaleanharmaana. Valitse kaikille osallistujille käytettävissä oleva aika.
Huoneenhaun käyttäminen
-
Valitse uudessa kokouksessa valintanauhan Aikatauluavustaja-painike . Valitse Huoneenhaku-painikeSijainti-kentän oikealla puolella tai valitse Ehdotetut sijainnit -luettelon alareunasta Selaa huoneenhaun avulla .
-
Selaa seuraavaksi kaupungin rakennusta, jossa haluat tavata, käyttämällä Rakenne-kentän avattavaa valikkoa tai hakemalla kirjoittamalla Rakenne-kenttään .
-
Kun olet valinnut rakennuksen, voit selata ja suodattaa rakennuksen huoneita tyypin, kapasiteetin, lattian ja ominaisuuksien mukaan. Nämä luettelot ovat Microsoft Exchangen tai Microsoft 365 järjestelmänvalvojan määrittämiä.
-
Valitse käytettävissä oleva huone, jos haluat lisätä ryhmän aikatauluavustajaan ja kokoukseen vastaanottajana.
-
Jos haluat saada kokouksen toistumaan, valitse Kokous-valikon Asetukset-ryhmästä Toistuminen, valitse toistumiskaava ja valitse sitten OK. Kun lisäät toistumiskaavan kokouspyyntöön, Kokous-valikko muuttuu toistuvaksi kokoukseksi.
-
Kun olet määrittänyt kokouksen, valitse Lähetä.
Paikanna huoneenhaku
Valitse uudessa kokouksessa Ehdotetut sijainnit -kohdan alareunasta Selaa Places.Selaa seuraavaksi kaupungin rakennusta, jossa haluat tavata, käyttämällä Rakenne-kentän avattavaa valikkoa tai hakemalla kirjoittamalla Rakenne-kenttään .
Kun olet valinnut rakennuksen, voit selata ja suodattaa rakennuksen huoneita tyypin, kapasiteetin, lattian ja ominaisuuksien mukaan.
Huoneenhaun käyttäminen
Valitse uudessa kokouksessa Lisää sijainti -osiosta Selaa lisää tiloja ja valitse sitten Huoneenhaku.
Selaa seuraavaksi kaupungin rakennusta, jossa haluat tavata, käyttämällä Rakenne-kentän avattavaa valikkoa tai hakemalla kirjoittamalla Rakenne-kenttään .
Kun olet valinnut rakennuksen, voit selata ja suodattaa rakennuksen huoneita tyypin, kapasiteetin, lattian ja ominaisuuksien mukaan.
Huoneenhaun käyttäminen
Etsi ja varaa kokoushuoneita Uusi tapahtuma - näytöstä Selaa kokoushuoneita -toiminnolla.
Selaa seuraavaksi kaupungin rakennusta, jossa haluat tavata, kirjoittamalla sen Rakennus-kenttään .
