Jos käytät Microsoft 365- tai Microsoft Exchange -tiliä Outlookin kanssa, voit käyttää aikatauluavustajaa ja kokoushuoneiden etsintää kokousten ajoittamiseen.

Huomautus: Uusi huoneenhaku oli ensimmäisen kerran saatavilla Outlook for Microsoft 365:ssä versiosta 2012 alkaen (koontiversio 13530.20316). Room Finder on riippuvainen WebView2:sta, joka alkoi ottaa käyttöön Microsoft 365 -sovelluksia 1. huhtikuuta 2021, versiossa 2101 (koontiversio 13628.20274) ja uudemmissa versioissa. Lisätietoja WebView2:sta on järjestelmänvalvojan ohjeissa: Microsoft Edge WebView2 ja Microsoft 365 -sovellukset

  1. Lisää uudessa kokouksessa Pakolliset osallistujat, Aloitusaika ja Päättymisaika ja napsauta sitten Huoneenhaku-painikettaSijainti-kentän lopussa.Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Sijainti-kenttää ja valita Ehdotettujen sijaintien luettelon alareunasta Selaa huoneenhaun avulla Kuva huoneenhaun avattavasta valikosta sijaintipainikkeen alapuolella.

  2. Valitse huoneen tiedot Huoneenhaku-toiminnossa. Nämä kokoustilat ovat Microsoft Exchange- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojan määrittämiä.testi

  3. Jos kokouksessa on useita osallistujia ja varattuja kokoushuoneita, kaikille sopivaa aikaa voi olla vaikea löytää. Voit etsiä henkilöiden ja huoneiden käytettävyyttä valitsemalla valintanauhan Aikatauluavustaja-painikkeen , valitsemalla Automaattinen haku ja valitsemalla sopivat ehdot.

    Huomautus: Tämä toiminto korvaa Outlookin aiempien versioiden Ehdotetut ajat -ominaisuuden.

  4. Kun olet löytänyt sopivan ajan ja lisännyt kokoukseen kokoushuoneen, valitse valintanauhasta Kokous . Voit sitten sulkea huoneenhaun. Kun olet määrittänyt kokouksen, valitse Lähetä

Aikatauluavustajan käyttäminen

  1. Valitse Saapuneet-kansiossaUudet kohteet > kokous tai valitse KalenterissaUusi kokous. Voit luoda uuden kokouspyynnön myös pikanäppäimellä Ctrl+Vaihto+Q.

  2. Lisää osallistujia Kohteeseen-ruutuun .

  3. Kirjoita Aihe-ruutuun kokouksen tai tapahtuman kuvaus.

  4. Valitse valintanauhasta Aikatauluavustaja . Näet rivin jokaiselle vastaanottajalle, jonka kirjoitit Vastaanottaja-ruutuun. Jos haluat lisätä lisää osallistujia, voit kirjoittaa heidän nimensä mille tahansa aikatauluavustajan tyhjälle riville.

  5. Ajat, joiden aikana osallistujat ovat varattuja, näkyvät tummansinisenä. Kellonajat, joiden aikana osallistujilla on alustava tapaaminen, näkyvät vaaleansinisessä hajautuslohkossa, ja osallistujien työajan ulkopuoliset ajat näkyvät vaaleanharmaana. Valitse kaikille osallistujille käytettävissä oleva aika.

  6. Jos haluat valita optimaalisen ajan kaikille osallistujille, käytä oikean sarakkeen Huoneenhakua . Näet, miten usein osallistujilla on ristiriitoja.

Huoneenhaun käyttäminen 

  1. Valitse uudessa kokouksessa valintanauhan Aikatauluavustaja-painike . Valitse Huoneenhaku-painikeSijainti-kentän oikealla puolella tai valitse Ehdotetut sijainnit -luettelon alareunasta Selaa huoneenhaun avulla

  2. Valitse huoneluettelo avattavasta Näytä huoneluettelo -luettelosta. Nämä luettelot ovat Microsoft Exchangen tai Microsoft 365 järjestelmänvalvojan määrittämiä.  Huoneenhaun avulla voit tarkastella kokoushuoneita, jotka ovat käytettävissä kokouksessasi.

  3. Valitse käytettävissä oleva huone, jos haluat lisätä ryhmän aikatauluavustajaan ja kokoukseen vastaanottajana. 

  4. Ehdotetut ajat -ruutu etsii parhaan ajan kokouksellesi, joka määritetään ajankohdaksi, jolloin suurin osa osallistujista on käytettävissä. Paras kokousaika näkyy ruudun yläreunassa. Jos haluat valita jonkin ehdotetuista ajoista, napsauta aikaehdotusta Ehdotetut ajat -ruudussa. Voit myös valita ajan manuaalisesti vapaa/varattu-ruudukosta.Ehdotetut ajat -valitsimen avulla näet, milloin osallistujat ovat käytettävissä.

    1. Jos haluat, että kokous toistuu, valitse Kokous-valikonAsetukset-ryhmästäToistuminen, valitse toistumiskaava ja valitse sitten OK.

      Kun lisäät toistumiskaavan kokouspyyntöön, Kokous-valikko muuttuu toistuvaksi kokoukseksi.

  5. Kun olet määrittänyt kokouksen, valitse Lähetä.

Paikanna huoneenhaku

Valitse uudessa kokouksessa Ehdotetut sijainnit -kohdan alareunasta Selaa huoneenhaun avulla.

Kuva, jonka alareunassa näkyy korostettuna Selaa huoneenhaun avulla -vaihtoehto.#x2 Selaa seuraavaksi kaupungin rakennusta, jossa haluat tavata, käyttämällä Rakenne-kentän avattavaa valikkoa tai hakemalla kirjoittamalla Rakenne-kenttään.

Kun olet valinnut rakennuksen, voit selata ja suodattaa rakennuksen huoneita tyypin, kapasiteetin, lattian ja ominaisuuksien mukaan.

Huoneenhaun käyttäminen 

Valitse uudessa kokouksessa Lisää sijainti -osiosta Selaa lisää tiloja ja valitse sitten Huoneenhaku.Kuva, jossa Selaa lisää huoneita -vaihtoehto näkyy korostettuna punaisella.Kuva Kalenteri- ja Huonehaku-toiminnosta.

Selaa seuraavaksi kaupungin rakennusta, jossa haluat tavata, käyttämällä Rakenne-kentän avattavaa valikkoa tai hakemalla kirjoittamalla Rakenne-kenttään .

Kun olet valinnut rakennuksen, voit selata ja suodattaa rakennuksen huoneita tyypin, kapasiteetin, lattian ja ominaisuuksien mukaan.

Huoneenhaun käyttäminen 

Etsi ja varaa kokoushuoneita Uusi tapahtuma - näytöstä Selaa kokoushuoneita -toiminnolla. Kuva mobiilisovelluksesta, jossa selaa kokoushuoneita näkyy korostettuna.

Selaa seuraavaksi kaupungin rakennusta, jossa haluat tavata, käyttämällä Rakenne-kentän avattavaa valikkoa tai hakemalla kirjoittamalla Rakenne-kenttään .

Sivun alkuun

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.