Video: Tiedostojen ja kansioiden jakaminen Microsoft 365:n avulla Yksi yleisimmistä työpäivän haasteista on työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven ja SharePoint-tiedostojen ja -sivustojen järjestäminen. Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit järjestää tiedostoja ja sivustoja työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivessa.
- Tiedostojen tallentaminen työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveen tai ryhmäsivuston kirjastoon
- Tiedostojen etsiminen
- Tiedostojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin
- Viimeksi avattujen tiedostojen luettelon tarkastelu
- Muiden sinulle jakamien tiedostojen tarkastelu
- Ilmoitusten määrittäminen tiedostoihin muutosten jäljittämiseksi
- Sivustojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin
- Seuratun ryhmäsivuston tiedostokirjastoon siirtyminen
Tiedostojen tallentaminen työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveen tai ryhmäsivuston kirjastoon
Lisätietoja työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven ja pienyrityksille sopivan ryhmäsivuston käyttämisestä yhdessä on artikkelissa Tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määrittäminen Microsoft 365:ssä.
Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive on henkilökohtainen tiedostokirjastosi Microsoft 365:ssä. Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveen tallentamasi Files ovat oletusarvoisesti yksityisiä, mutta voit jakaa niitä tarvittaessa. Ryhmäsivustosi on sivusto, jonka tietyt organisaatiosi henkilöt jakavat.
Huomautus
Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive eroaa OneDrivesta, joka on tarkoitettu työpaikasta erilliseksi henkilökohtaiseksi tallennuspaikaksi.
Voit tallentaa jopa 1 Tt tietoja työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveen. Lisätietoja tallennustilarajoituksista on artikkelissa SharePointin rajoitukset.
Jos haluat siirtyä työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveen tai ryhmäsivuston kirjastoon, kirjaudu sisään Microsoft 365:een ja valitse jokin seuraavista:
- Valitse otsikosta OneDrive ja valitse sitten näytön reunassa olevasta pikakäynnistyspalkistaFiles. .
- Valitse Sivustot ylätunnisteessa, valitse Ryhmäsivuston ruutu ja valitse sitten Tiedostot-kirjasto näytön reunassa olevasta pikakäynnistyspalkista.
Huomautus
Jos SharePoint-sivustoa on mukautettu, näytön reunassa ei välttämättä ole pikakäynnistyspalkkia.
Aloita toiminnot työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivessa tai ryhmäsivuston tiedostokirjastossa kirjaston yläpuolella olevan pikatyökalurivin asetuksilla tai yksittäisten tiedostojen kohdalla kolmella pisteellä (...):
Voit:
- Uusien tiedostojen luominen
- Tiedostojen lataaminen tietokoneesta.
- Synkronointi Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivesta tietokoneeseesi, jotta voit käyttää tiedostojasi paikallisesti.
- Valitun tiedoston tarkastelemien ja avaaminen vastaavassa sovelluksessa.
- Tiedostojen jakaminen. Lisätietoja on artikkelissa Tiedostojen jakaminen työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivessa .
Jos napsautat tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, näkyviin tulee valikko muita vaihtoehtoja, kuten jaa, lataa, poista, siirrä tai kopioi, sekä linkki tiedostoon. Lisävihjeitä on artikkelissa Kirjaston tiedostojen järjestäminen.
Tiedostojen etsiminen
Useimmissa yrityksissä luodaan erittäin paljon tiedostoja, ja tarvittavien tiedostojen löytäminen voi olla haastavaa, vaikka olisit luonut ne itse. Microsoft 365 tarjoaa useita tapoja löytää tarvitsemasi asiakirjat nopeasti.
Tiedoston etsimistapa riippuu usein siitä, mitä tiedät kyseisestä tiedostosta. Kannattaa etsiä tietyistä paikoista esimerkiksi silloin, jos seuraat asiakirjaa, jos joku on jakanut tiedoston kanssasi tai jos tiedät, että tiedosto on tallennettu työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveen tai ryhmäsivuston kirjastoon.
Muissa tapauksissa voit etsiä tiedostoa nimen perusteella tai jopa tiedostossa luultavasti esiintyvän termin perusteella. Tässä tapauksessa voit hakea työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven kyselyruudun avulla:
- Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven tiedostot.
- toisen käyttäjän sinulle jakamia tiedostoja
- seuraamaasi sivustoon tallennettuja tiedostoja.
Hakuruutu sijaitsee työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive- tai SharePoint-sivuston vasemmassa tai oikeassa yläkulmassa.
SharePointissa voit käyttää myös asiakirjojen yläpuolella olevaa Etsi tiedosto -toimintoa tai Hae tästä sivustosta -ruutua.
Jos haluat nähdä yhteenvedon tavoista etsiä asiakirjoja Microsoft 365:ssä, katso Tiedoston etsiminen Microsoft 365:ssä.
Tiedostojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin
Kun seuraat asiakirjaa, se näkyy työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven Seuratut asiakirjat -luettelossa.
Jos olet antanut profiilissasi tietoja itsestäsi, kuten avainsanoja Kiinnostuksen kohteet- ja Kysy minulta -kenttiin, Seuratut asiakirjat -luetteloon ilmestyy ehdotuksia tiedostoista, jotka saattavat kiinnostaa sinua. Lisää ehdotettu tiedosto Seuratut asiakirjat -luetteloon valitsemalla Seuraa tiedoston alapuolella.
Asiakirjan seuraaminen työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivessa tai sivustokirjastossa:
Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka seuraamisen haluat aloittaa.
Valitse asiakirjan selitteessä Seuraa. Jos Seuraa-vaihtoehtoa ei näy, napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lisäasetukset ja valitse sitten Seuraa.
Muiden jakamien tiedostojen tarkastelu
Erityisesti muiden kanssasi jakamat tiedostot näkyvät työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven Jaettu kanssani -näkymässä. Tiedostot, jotka käyttäjät jakavat kaikkien kanssa, tai jotka on jaettu käyttöoikeusryhmien avulla, eivät kuitenkaan näy tässä näkymässä.
- Valitse Microsoft 365:n ylätunnisteesta OneDrive työpaikalla tai oppilaitoksella .
- Valitse Jaettu kanssanipikakäynnistyspalkissa vasemmalla.
Viimeksi avattujen tiedostojen luettelon tarkastelu
Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive luetteloi tiedostot, jotka olet avannut äskettäin Microsoft 365:ssä riippumatta siitä, onko ne tallennettu OneDrive-kirjastoon vai ryhmäsivuston kirjastoon. Tuo tiedostot näkyviin valitsemalla Viimeisimmätpikakäynnistyspalkissa vasemmalla.
Huomautus
Viimeisimpien tiedostojen näyttäminen edellyttää, että käytössä on vähintään Office 2013.
Ilmoitusten määrittäminen tiedostoihin muutosten jäljittämiseksi
Voit määrittää tiedostoa koskevan ilmoituksen ilmoittamaan sinulle kaikista tiedostoon tehdyistä muutoksista sekä tiedoston poistamisesta. Voit määrittää, lähetetäänkö ilmoitukset sähköpostitse vai tekstiviestinä ja kuinka usein niitä lähetetään.
Ilmoituksen määrittäminen SharePointissa:
- Valitse tiedosto kirjastosta.
- Valitse FilesIlmoita> minulle >Aseta ilmoitus tai Sivun>>ilmoitusAseta ilmoitus> tätä asiakirjaa varten.
- Valitse haluamasi asetukset Uusi ilmoitus -valintaikkunassa ja valitse sitten OK.
Lisätietoja ilmoitusten määrittämisestä on artikkelissa Ilmoituksen luominen muistutuksen saamiseksi tiedoston tai kansion muutoksista SharePointissa.
Sivustojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin
Jos olet organisaatiossasi useiden ryhmäsivustojen jäsen, voit aloittaa niiden seuraamisen käytön helpottamiseksi. Kun seuraat ryhmäsivustoa, se näkyy Sivustot-sivulla. Kun seuraat sivustoja, voit siirtyä näiden sivustojen kirjastoihin nopeasti työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivesta seuraavassa osiossa kuvatulla tavalla.
Sivuston seuraamisen aloittaminen:
Siirry sivustoon, jota haluat seurata.
Valitse Seuraa otsikon oikealta puolelta.
Lisätietoja on kohdassa Video: SharePoint-sivuston seuraaminen.
Seuratun ryhmäsivuston tiedostokirjastoon siirtyminen
Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivessa voit näyttää luettelon Microsoft 365:ssä seuraamistasi ryhmäsivustoista ja siirtyä sitten näiden sivustojen tiedostokirjastoihin.
Valitse pikatoimintopalkissaSivuston kansiot. Näkyviin tulee luettelo kaikista seuraamistasi sivustoista:
Voit tarkastella tietyn sivuston tiedostokirjastoja valitsemalla sivuston luettelosta.
Katso myös
Profiilin tarkasteleminen ja muokkaaminen Office Delvessä
Video: Kirjaston asiakirjojen kopioiminen tai siirtäminen Avaa Resurssienhallinnassa -toiminnolla
Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen
Kadonneiden tai puuttuvien tiedostojen etsiminen OneDrivessa