Asiakirjojen ja sivustojen järjestäminen Microsoft 365:ssä

Asiakirjojen ja sivustojen järjestäminen Microsoft 365:ssä

Video: tiedostojen ja kansioiden jakaminen Microsoft 365 Yksi yleisimmistä työpäivä haasteista on Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive ja SharePoint tiedostojen ja sivuston järjestäminen. Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit järjestää tiedostot ja sivustot Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveissa.

Tiedostojen tallentaminen Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveiin tai ryhmäsivuston kirjastoon

Lisä tietoja Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive ja ryhmäsivuston käyttämisestä, joka on ihanteellinen pienille yrityksille, on Ohje aiheessa Microsoft 365-tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määrittäminen.

Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive on henkilökohtainen tiedostokirjastosi Microsoft 365:ssä. Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveiin tallentamasi tiedostot ovat oletusarvoisesti yksityisiä, mutta voit jakaa niitä tarvittaessa. Ryhmäsivustosi on sivusto, jonka tietyt organisaatiosi henkilöt jakavat.

Huomautus: Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive eroaa OneDrivesta, joka on tarkoitettu työpaikasta erilliseksi henkilökohtaiseksi tallennuspaikaksi.

Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveiin voi tallentaa jopa 1 teratavua tietoa. Lisä tietoja tallennus tila rajoituksista on kohdassa SharePointin rajoitukset.

Jos haluat siirtyä Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive tai ryhmäsivuston kirjastoon, kirjaudu Microsoft 365 ja valitse sitten jokin seuraavista:

  • Valitse ylätunnisteessa OneDrive ja valitse sitten näytön reunassa olevasta pikakäynnistyspalkistatiedostot . .

  • Valitse Sivustot ylätunnisteessa, valitse Ryhmäsivuston ruutu ja valitse sitten Tiedostot-kirjasto näytön reunassa olevasta pikakäynnistyspalkista.

Huomautus: Jos SharePoint-sivustoa on mukautettu, näytön reunassa ei välttämättä ole pikakäynnistyspalkkia.

Aloita toiminnot Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveissa tai ryhmäsivuston tiedostokirjastossa käyttämällä kirjaston yläpuolella olevan pikatyökalurivin asetuksia tai kolmea pistettä (...) yksittäisiin tiedostoihin:

Aloita toiminnot OneDrive for Businessissa tai SharePoint Online -ryhmäsivuston tiedostokirjastossa käyttämällä Office 365:n pikatyökaluriviä.

Käytössäsi ovat esimerkiksi seuraavat toiminnot:

Jos napsautat tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, näkyviin tulee valikko muita vaihtoehtoja, kuten jaa, lataa, poista, siirrä tai kopioi, sekä linkki tiedostoon. Lisävihjeitä on artikkelissa Kirjaston tiedostojen järjestäminen.

Tiedostojen etsiminen

Useimmissa yrityksissä luodaan erittäin paljon tiedostoja, ja tarvittavien tiedostojen löytäminen voi olla haastavaa, vaikka olisit luonut ne itse. Microsoft 365 tarjoaa eri tapoja löytää tarvittavat tiedostot nopeasti.

Tiedoston etsimistapa riippuu usein siitä, mitä tiedät kyseisestä tiedostosta. Esimerkiksi on olemassa tiettyjä paikkoja, jotka näyttävät, jos seuraat asia kirjaa, jos joku on jakanut asiakirjan kanssasi, tai jos tiedät, että asia kirja on tallennettu OneDriveen työpaikan tai oppi laitoksen tai ryhmäsivuston kirjastossa.

Muissa tapauksissa voit etsiä tiedostoa nimen perusteella tai jopa tiedostossa luultavasti esiintyvän termin perusteella. Tällöin voit käyttää Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivein kyselyruutua ja hakea:

  • Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveissa olevia tiedostoja

  • toisen käyttäjän sinulle jakamia tiedostoja

  • seuraamaasi sivustoon tallennettuja tiedostoja.

Haku-ruutu sijaitsee Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivein tai SharePointin vasemmassa tai oikeassa yläkulmassa.

Näyttökuva Office 365:n OneDrive-hakuruudusta.

SharePoint voit myös käyttää Etsi tiedosto- toimintoa asia kirjojen yläpuolella tai Hae tästä sivustosta -ruutua.

Jos haluat nähdä yhteenvedon tavoista, joilla voit etsiä asia kirjoja Microsoft 365, tutustu Ohje aiheeseen Tiedoston etsiminen Microsoft 365-sovelluksessa.

Tiedostojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin

Kun seuraat tiedostoa, se näkyy myös Seuratut tiedostot -luettelossa Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveissa.

Näyttökuva OneDrive for Business -tiedostoista, joita seuraat Office 365:ssä.

Jos olet antanut profiilissasi tietoja itsestäsi esimerkiksi kirjoittamalla avainsanoja Kiinnostuksen kohteet- ja Kysy minulta-kenttiin, saat Seuratut asiakirjat -luetteloon ehdotuksia tiedostoista, jotka saattavat kiinnostaa sinua. Lisää ehdotettu tiedosto Seuratut asiakirjat -luetteloon valitsemalla Seuraa tiedoston alapuolella.

Lisää asiakirja Office 365:n seurattujen asiakirjojen luetteloon valitsemalla asiakirjan kohdalla Seuraa.

Asia kirjan seuraaminen OneDrivessa työpaikan tai oppi laitoksen tai sivuston kirjastossa:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka seuraamisen haluat aloittaa.

    Avaa tiedoston valintakortti napsauttamalla Lisää ellipsejä -kuvaketta tiedoston nimen vieressä OneDrive for Businessissa
  2. Valitse asia kirjan kuva selite-kohdassa Seuraa. Jos Seuraa-vaihtoehtoa ei näy, napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lisäasetukset ja valitse sitten Seuraa.

    Valitse Seuraa OneDrive for Businessin valintakortin valikosta

Muiden jakamien tiedostojen tarkastelu

Tiedostot, jotka muut ovat jakaneet kanssasi, näkyvät Jaettu kanssani -näkymässä Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveissa. Tässä näkymässä ei kuitenkaan ole lueteltu asia kirjoja, jotka ovat "Jaa kaikille" tai jotka on jaettu käyttö oikeus ryhmien avulla.

OneDrive for Businessin Jaettu kanssani -näkymässä näkyviä asiakirjoja, joita käyttäjät ovat jakaneet kanssasi.
  1. Valitse Microsoft 365 otsikossa Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive .

  2. Valitse Jaettu kanssanipikakäynnistyspalkissa vasemmalla.

Viimeksi avattujen tiedostojen luettelon tarkastelu

Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive luettelee tiedostot, jotka olet avannut hiljattain Microsoft 365, riippumatta siitä, tallennetaanko ne OneDrive-kirjastoon vai ryhmäsivuston kirjastoon. Tuo tiedostot näkyviin valitsemalla Viimeisimmätpikakäynnistyspalkissa vasemmalla.

Huomautus: Viimeisimpien tiedostojen näyttäminen edellyttää, että käytössä on vähintään Office 2013.

Ilmoitusten määrittäminen tiedostoihin muutosten jäljittämiseksi

Voit määrittää tiedostoa koskevan ilmoituksen ilmoittamaan sinulle kaikista tiedostoon tehdyistä muutoksista sekä tiedoston poistamisesta. Voit määrittää, lähetetäänkö ilmoitukset sähköpostitse vai tekstiviestinä ja kuinka usein niitä lähetetään.

Ilmoituksen määrittäminen SharePointissa:

  1. Valitse tiedosto kirjastosta.

  2. Valitse tiedostossa Tiedosto>Ilmoita minulle>Aseta ilmoitus tai Sivu >>Ilmoita minulle>Aseta ilmoitus.

  3. Valitse haluamasi asetukset Uusi ilmoitus -valintaikkunassa ja valitse sitten OK.

Lisä tietoja ilmoitusten määrittämisestä on Ohje aiheessa ilmoituksen luominen, jotta saat ilmoituksen, kun tiedosto tai kansio muuttuu SharePointissa.

Sivustojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin

Jos olet jäsenenä useissa organisaatiosi ryhmäsivustossa, sinun kannattaa aloittaa niiden seuraaminen helppokäyttöiseksi. Kun seuraat ryhmäsivustoa, se näkyy sivustot-sivulla. Kun seuraat sivustot-kohtaa, voit siirtyä nopeasti näiden sivuston kirjastoihin Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive seuraavan osion ohjeiden mukaisesti.

Sivuston seuraamisen aloittaminen:

  1. Siirry sivustoon, jota haluat seurata.

  2. Valitse Seuraa otsikon oikealta puolelta.

    Seuraa SharePoint Online -sivustoa ja lisää linkki Office 365:n Sivustot-sivuun.

Lisätietoja on kohdassa Video: SharePoint-sivuston seuraaminen.

Seuratun ryhmäsivuston tiedostokirjastoon siirtyminen

Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveissa voit näyttää luettelon ryhmäsivustoista, joita seuraat Microsoft 365:ssä ja siirtyä sitten kyseisten sivustojen tiedostokirjastoihin.

  1. Valitse pikatoimintopalkissaSivuston kansiot. Näkyviin tulee luettelo kaikista seuraamistasi sivustoista:

    Näet seuraamasi SharePoint Online -sivut valitsemalla sivustokansiot Office 365:n pikatoimintopalkissa.
  2. Voit tarkastella tietyn sivuston tiedostokirjastoja valitsemalla sivuston luettelosta.

    Voit tarkastella tietyn sivuston tiedostokirjastoja valitsemalla sivuston Office 365:n Sivustokansiot-luettelosta.

Katso myös

Profiilin tarkasteleminen ja muokkaaminen Office Delvessä

Video: Kirjaston asiakirjojen kopioiminen tai siirtäminen Avaa Resurssienhallinnassa -toiminnolla

Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen

Kadonneiden tai puuttuvien tiedostojen etsiminen OneDrivessa

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×