Automaattisen työnkulun määrittäminen Microsoft Forms ja Excelin välillä Power Automaten avulla

Johdanto

Tässä oppaassa käydään läpi automaattisen työnkulun määrittäminen Microsoft Forms ja Excelin välille Power Automaten avulla. Työnkulku voi lisätä Forms vastaustiedot automaattisesti ennalta määritettyyn Excel-tiedostoon.

Edellytykset

Varmista ennen aloittamista, että käytössäsi on seuraavat asiat:

• Microsoft 365 -tili, jolla on Microsoft Forms ja Excelin käyttöoikeus (tarkista Microsoft 365 -palvelun kuvaus)

• Power Automate -käyttöoikeus (Power Automate -käyttöoikeuksien tarkistaminen Power Automate -toiminnolla Microsoft 365 -tilin siemenetyillä käyttöoikeuksilla)

Vaiheittaiset ohjeet

1. Luo Microsoft-lomake

Tarvitset aluksi Microsoft-lomakkeen, joka kerää tiedot, jotka haluat automatisoida. Toimi seuraavasti:

• Kirjaudu sisään Microsoft 365 -tiliisi ja siirry Microsoft Forms.

• Luo lomake ja suunnittele lomake lisäämällä kysymyksiä ja määrittämällä se tarpeen mukaan.

2. Excel-laskentataulukon määrittäminen

Valmistele seuraavaksi Excel-laskentataulukko lomakkeesta kerättyjen tietojen tallentamista varten:

• Avaa Excel ja luo uusi työkirja tai käytä aiemmin luotua työkirjaa.

• Nimeä sarakkeet vastaamaan Microsoft-lomakkeen kenttiä. Jos lomake esimerkiksi kerää nimiä ja sähköpostiosoitteita, sarakkeissa voi olla merkintä "Nimi" ja "Sähköposti".

• Tallenna työkirja OneDriveen tai SharePointiin, jotta Power Automate voi käyttää sitä.

Jos olet jo linkittänyt Excel-tiedoston lomakkeeseen (avaa tulos Excelissä Forms tulossivulta), sarakkeet luodaan automaattisesti. Voit säätää sarakkeita tarpeen mukaan.

3. Uuden työnkulun luominen Power Automatessa

Luot power automatessa työnkulun, joka linkittää lomakkeen Excel-laskentataulukkoon:

• Power Automaten avaaminen ja siihen kirjautuminen

• ja napsauta "Luo" vasemmanpuoleisessa valikossa.

• Valitse Automaattinen pilvipalveluvirta ja anna työnkululle nimi (esimerkiksi "Lomake Excelin automaatioon").

• Etsi ja valitse Valitse työnkulun käynnistin -kohdassa "Microsoft Forms".

• Valitse käynnistimeksi "Kun uusi vastaus lähetetään".

4. Määritä käynnistin

Seuraavaksi määrität käynnistimen määrittämään, mitkä lomakevastaukset käynnistävät työnkulun:

• Valitse avattavasta luettelosta lomake, jonka tiedot haluat automatisoida. Jos lomaketta ei näy, lisää lomake liittäen lomaketunnus lomakkeen URL-osoitteesta.

• Jatka valitsemalla Uusi vaihe.

5. Lisää toiminto lomakkeen vastausten saamiseksi

Kun olet määrittänyt käynnistimen, lisää toiminto lomakkeen vastausten noutamiseksi:

• Etsi hakusanalla "Microsoft Forms" ja valitse "Hae vastauksen tiedot".

• Valitse lomake avattavasta luettelosta.

• Valitse Vastaustunnus-kentässä "Vastaustunnus" dynaamisen sisällön ruudusta.

6. Lisää toiminto Excel-laskentataulukon täyttämiseksi

Määrität nyt toiminnon, jolla voit kirjoittaa lomakkeen vastaukset Excel-laskentataulukkoon:

• Napsauta "Uusi vaihe" ja etsi hakusanalla "Excel Online (Business)".

• Valitse "Lisää rivi taulukkoon".

• Valitse Excel-tiedoston sijainti (OneDrive tai SharePoint), valitse tiedostokirjasto ja siirry aiemmin luomaasi tiedostoon.

• Valitse laskentataulukossa taulukko, johon haluat lisätä lomaketiedot.

• Yhdistä lomakkeen kentät Excel-taulukon sarakkeisiin valitsemalla kullekin sarakkeelle dynaaminen sisältö.

• Tallenna työnkulku.

7. Testaa työnkulkusi

Ennen viimeistelyä on tärkeää testata virtaus varmistaaksesi, että se toimii oikein:

• Lähetä testivastaus Microsoft-lomakkeeseen.

• Siirry Power Automate -kohtaan ja tarkista työnkulkuhistoriasta, onnistuiko se.

• Avaa Excel-tiedosto ja varmista, että tiedot on tallennettu oikein.

Vianmääritysvihjeitä

Jos kohtaat ongelmia, harkitse seuraavia vianmääritysohjeita:

• Varmista, että kaikki yhteydet (Microsoft Forms, Excel ja Power Automate) todennetaan ja että niillä on tarvittavat käyttöoikeudet.

• Tarkista, että Excel-taulukko on muotoiltu taulukoksi (käytä Excelin Muotoile taulukoksi -kohtaa).

• Tarkista dynaamisen sisällön yhdistämismääritys varmistaaksesi, että kaikki kentät on tasattu oikein.

• Varmista, että Excel-tiedostossa ei ole tietojen synkronointiyhteyttä tietojen kaksoiskappaleiden välttämiseksi.