Voit jakaa tai tulostaa tiedostoja painotaloissa tallentamalla tai muuntamalla ne Office-ohjelmien avulla PDF-tiedostoiksi. Et tarvitse muita ohjelmistoja tai apuohjelmia.
Käytä PDF-muotoa, jos haluat tiedoston, joka:
- näyttää samalta useimmissa tietokoneissa
- on kooltaan pienempi
- noudattaa toimialan muotovaatimuksia.
Esimerkkejä ovat ansioluettelot, juridiset asiakirjat, uutiskirjeet, luettavat (ei muokattavat) ja tulostettavat tiedostot sekä ammattimaiseen tulostamiseen tarkoitetut tiedostot.
Tärkeää
- Monet ohjelmat, kuten Microsoft Word, voivat avata ja muokata PDF-tiedostoja. Pelkkä sisällön jakaminen PDF-tiedostona ei riitä takaamaan, että vastaanottaja ei voi muokata tiedostoa.
- Kun muunnat laskentataulukon PDF-muotoon, laskentataulukon sisäiset linkit katoavat muuntamisen aikana, joten linkit on vahvistettava. Ulkoiset linkit muihin lähteisiin ovat kuitenkin kunnossa.
Vaiheittaiset ohjeet saat valitsemalla halutun Office-ohjelman avattavasta luettelosta.
Käyttämäsi Office-ohjelma:
Access
Avaa PDF-tiedostona julkaistava taulukko tai raportti.
Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmästä PDF tai XPS.
Kirjoita tai valitse tiedostolle nimi Tiedostonimi-luettelossa.
Valitse Tallennusmuoto-luettelostaPDF (*.pdf).
- Jos asiakirjan tulostuslaatu on korkea, valitse Standard (julkaiseminen verkossa ja tulostaminen).
- Jos tiedostokoko on tulostuslaatua tärkeämpi, valitse Pienin koko (julkaiseminen verkossa).
Valitse Asetukset , jos haluat määrittää tulostettavan sivun, valita tulostettavan merkinnän ja valita tulostusasetukset. Valitse OK.
Valitse Julkaise.
Excel
Huomautus
Et voi tallentaa Power View -taulukoita PDF-tiedostoina.
Valitse Tiedosto-välilehti .
Valitse Tallenna nimellä tai Tallenna kopio.
Kirjoita Tiedoston nimi - ruutuun tiedoston nimi, jos et ole vielä tehnyt sitä.
Valitse Tallennusmuoto-luettelostaPDF (*.pdf).
- Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.
- Jos asiakirjan tulostuslaatu on korkea, valitse Standard (julkaiseminen verkossa ja tulostaminen).
- Jos tiedostokoko on tulostuslaatua tärkeämpi, valitse Pienin koko (julkaiseminen verkossa).
Valitse Asetukset , jos haluat määrittää tulostettavan sivun, valita tulostettavan merkinnän ja valita tulostusasetukset. Katso lisätietoja Excelin asetukset -valintaikkunasta Lisätietoja PDF-asetuksista. Kun olet valmis, valitse OK .
Valitse Tallenna.
OneNote
- Valitse Tiedosto-välilehti .
- Valitse Vie.
- Valitse Vie nykyinen -kohdassa, minkä osan muistikirjasta haluat tallentaa PDF-tiedostona.
- Valitse Valitse muoto - kohdassa PDF (*.pdf) ja valitse sitten Vie.
- Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan Tiedoston nimi -kenttään muistikirjan nimi.
- Valitse Tallenna.
PowerPoint
Valitse Tiedosto-välilehti .
Valitse Vie.
Kirjoita Tiedoston nimi - ruutuun tiedoston nimi, jos et ole vielä tehnyt sitä.
Valitse Tallennusmuoto-luettelostaPDF (*.pdf).
- Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.
- Jos asiakirjan tulostuslaatu on korkea, valitse Standard (julkaiseminen verkossa ja tulostaminen).
- Jos tiedostokoko on tulostuslaatua tärkeämpi, valitse Pienin koko (julkaiseminen verkossa).
Valitse Asetukset , jos haluat määrittää tulostettavan sivun, valita tulostettavan merkinnän ja valita tulostusasetukset. Kun olet valmis, valitse OK .
Valitse Tallenna.
Project
- Valitse Tiedosto-välilehdessäVie.
- Valitse Luo PDF/XPS-asiakirja ja valitse Luo PDF/XPS.
- Kirjoita Tiedoston nimi - ruutuun tiedoston nimi, jos et ole vielä tehnyt sitä.
- Valitse Tallennusmuoto-luettelostaPDF-Files (*.pdf)tai XPS Files (*.xps) ja valitse sitten Ok.
- Valitse Asiakirjan vientiasetukset -valintaikkunassa Julkaisualue, jos haluat sisällyttää tulostumattomat tiedot ja ISO 19500-1 -yhteensopivuus (PDF/A).
Muotoiluvinkkejä
Project ei tue kaikkia PDF- tai XPS-muotoilutoimintoja, mutta voit silti muuttaa lopullisen asiakirjan ulkoasua joidenkin tulostusasetusten avulla.
ValitseTiedostotulostus> ja muuta sitten seuraavia asetuksia:
- Päivämäärät
- Suunta
- Paperikoko
- Sivun asetukset
Sivun asetukset -valintaikkunassa voit muuttaa seuraavien välilehtien asetuksia:
- Reunukset
- Selite
- Näytä
Publisher
Valitse Tiedosto-välilehti .
Valitse Tallenna nimellä.
Kirjoita Tiedoston nimi - ruutuun tiedoston nimi, jos et ole vielä tehnyt sitä.
Valitse Tallennusmuoto-luettelostaPDF (*.pdf).
Jos haluat muuttaa asiakirjan optimointitapaa, valitse Muuta. (Valitse Asetukset Publisher 2013:ssa tai Publisher 2016.)
- Tee haluamasi muutokset kuvan tarkkuuteen ja tulostumattomiin tietoihin.
- Valitse Tulostusasetukset , jos haluat tehdä muutoksia asiakirjan tulostusasetuksiin.
- Kun olet valmis, valitse OK .
Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.
Valitse Tallenna.
Visio
Valitse Tiedosto-välilehdessäVie.
Valitse Luo PDF/XPS-asiakirja ja valitse Luo PDF/XPS.
Kirjoita Tiedoston nimi - ruutuun tiedoston nimi, jos et ole vielä tehnyt sitä.
Valitse Tallennusmuoto-luettelostaPDF (*.pdf).
- Jos haluat, että tiedosto avautuu valitussa muodossa tallennuksen jälkeen, valitse Näytä tiedosto automaattisesti tallentamisen jälkeen -valintaruutu.
- Jos asiakirjan tulostuslaatu on korkea, valitse Standard (julkaiseminen verkossa ja tulostaminen).
- Jos tiedostokoko on tulostuslaatua tärkeämpi, valitse Pienin koko (julkaiseminen verkossa).
Valitse Asetukset , jos haluat määrittää tulostettavan sivun, valita tulostettavan merkinnän ja valita tulostusasetukset. Valitse OK.
Valitse Julkaise.
Word
- Jos tiedosto on tallennettu aiemmin, valitse Tallenna>kopio.
Jos tiedostoa ei ole tallennettu, valitse Tallenna nimellä> tai Tallenna kopio. - Valitse Selaa ja valitse tietokoneessa sijainti, johon haluat tallentaa tiedoston.
- Valitse avattavasta luettelosta PDF.
- Valitse Tallenna.
Voit mukauttaa PDF-tiedostoa valitsemalla Lisää asetuksia>.
- Jos haluat luoda PDF-tiedoston vain joistakin asiakirjan sivuista, valitse haluamasi vaihtoehto Sivualue-kohdassa.
- Jos haluat sisällyttää muokkausmerkinnät PDF-tiedostoon, valitse Julkaistava kohde -kohdassa Asiakirja, jossa näkyvät merkinnät. Varmista muussa tapauksessa, että Asiakirja on valittuna.
- Jos haluat luoda joukon kirjanmerkkejä PDF-tiedostoon, valitse Luo kirjanmerkit käyttämällä. Valitse sitten Otsikoita-vaihtoehto tai, jos olet lisännyt asiakirjaan kirjanmerkkejä, Word-kirjanmerkkejä-vaihtoehto.
- Jos haluat sisällyttää asiakirjan ominaisuudet PDF-tiedostoon, varmista, että Asiakirjan ominaisuudet -vaihtoehto on valittuna.
- Jos haluat, että näytönlukuohjelmistot pystyvät lukemaan asiakirjan paremmin, valitse Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten.
- ISO 19005-1 -yhteensopiva (PDF/A) Tämä asetus palauttaa PDF-tiedoston versiona 1.7 PDF, joka on arkistointistandardi. PDF/A auttaa varmistamaan, että asiakirja näyttää samalta, kun se avataan myöhemmin toisessa tietokoneessa.
- Bittikarttateksti, kun fontteja ei ehkä upoteta Jos fontteja ei voi upottaa asiakirjaan, PDF käyttää tekstin bittikarttakuvia, jotta PDF näyttää samalta kuin alkuperäinen asiakirja. Jos tätä asetusta ei ole valittu ja tiedosto käyttää fonttia, jota ei voi upottaa, PDF-lukuohjelma voi korvata toisen fontin.
- Tiedoston salaaminen salasanalla Jos haluat rajoittaa käyttöoikeuksia niin, että vain salasanan käyttäjät voivat avata PDF-tiedoston, valitse tämä vaihtoehto. Kun valitset OK, Word avaa Salaa PDF-tiedosto -ruudun, jossa voit kirjoittaa salasanan ja kirjoittaa sen uudelleen.
PDF-sisällön avaaminen ja kopioiminen Wordin avulla
Voit kopioida haluamaasi sisältöä PDF-tiedostosta avaamalla sen Wordissa.
Siirry Kohtaan Tiedoston>avaaminen ja selaa PDF-tiedostoon. Word avaa PDF-sisällön uudessa tiedostossa. Voit kopioida tiedostosta haluamasi sisällön, mukaan lukien kuvat ja kaaviot.
PDF (Portable Document Format) säilyttää asiakirjan muotoilun ja mahdollistaa tiedostojen jakamisen. Kun PDF-muotoista tiedostoa tarkastellaan verkossa tai kun se tulostetaan, siinä säilyvät alun perin määritetyt muotoilut. PDF-muodosta on hyötyä myös asiakirjoissa, jotka on tarkoitettu kaupalliseen painamiseen. PDF on hyväksytty kelvolliseksi muodoksi useissa virastoissa ja organisaatioissa, ja sille on katseluohjelmia useammille ympäristöille kuin XPS-muodolle.
XPS (XML Paper Specification) on sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. Kun XPS-muotoinen tiedosto näytetään verkossa tai tulostetaan, sen muotoilut ovat täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa, eikä tietoja voi helposti muuttaa.
Tärkeää
Useimmat nykyaikaiset selaimet voivat avata ja näyttää PDF-tiedoston. Jos käytössäsi on vanhempi käyttöjärjestelmä, laitteeseesi on ehkä asennettava PDF-lukuohjelma, kuten Adobe SystemsinAcrobat Reader- lukuohjelma.