Edellisen keskustelun etsiminen – Lync

Keskusteluhistorian tallentumisen varmistaminen

Tarkistetaan ensin, onko keskusteluhistoria käytettävissä. Jos se on käytössä, seuraavassa kerrotaan miten löydät sen.

1. Napsauta Lync pääikkunassa Asetukset -painiketta ja valitse sitten Henkilökohtainen.

2. Etsi Henkilökohtaisten tietojen hallinta -osassa Tallenna pikaviestikeskustelut sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu.

3. Jos et löydä kyseistä valintaruutua, tai se näkyy himmennettynä (ei käytössä), keskusteluhistoria ei ole käytettävissä yrityksessäsi tai tilissäsi.

4. Jos valintaruutu on näkyvillä ja se näkyy kirkkaana, keskusteluhistoria on käytettävissä, mutta sitä ei ole otettu käyttöön. Voit ottaa sen käyttöön valitsemalla tämän valintaruudun.

5. Jos valintaruutu on näkyvillä, ja se on valittuna, keskusteluhistoriaasi tallennetaan.

Keskusteluhistorian tarkasteleminen Lync

Jos keskusteluhistoriasi on käytettävissä, valitse Lync pääikkunassa Keskustelut-välilehti .

Uusimmat keskustelut näytetään ylimmäisenä. Myös käymäsi puhelinkeskustelut näkyvät Keskustelut-luettelossa.

KAIKKI-vaihtoehdon lisäksi Keskustelut-ikkunassa on myös kaksi muuta välilehteä:

• JÄÄNYT Näyttää vain vastaamattomat keskustelut ja puhelut

• PUHELUT Näyttää vain Lync puhelut (suoritetut ja vastaamattomat)

Voit käyttää ikkunan alareunassa olevaa Näytä lisää Outlookissa -valintaa Outlookia käyttäessäsi. Valitsemalla sen saat näkyviin koko historian.

Voit poistaa minkä tahansa keskustelun (jos keskustelu on jo vanha) napsauttamalla keskustelua hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista.

Aiempien Lync keskustelujen hallinta Outlook

Jos käytät Outlook, Lync keskustelut tallennetaan myös sinne Keskusteluhistoria-kansioon. Tästä kansiosta:

• Löydät kaikki tietyn henkilön kanssa käymäsi keskustelut kirjoittamalla henkilön nimen hakuruutuun.

• Löydät kaikki keskustelut, jotka sisältävät tietyn avainsanan, kirjoittamalla termin hakuruutuun.

• Lähetät keskustelun sähköpostitse valitsemalla sen ja valitsemalla sitten Aloitus-välilehden Vastaa-ryhmässä haluamasi valinnan.

Tietyn yhteyshenkilön kanssa käydyn aiemman keskustelun etsiminen

1. Avaa Lync ja napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilöä, jonka edellistä keskustelua haluat tarkastella. Voit myös kirjoittaa nimen hakukenttään.

2. Valitse Etsi aiempia keskusteluja.

Outlookin Keskusteluhistoria-kansiossa näyttää luettelon yhteyshenkilöiden kanssa käydyistä keskusteluista. Jos haluat etsiä jonkun tietyn keskustelun, selaa luetteloa sen päivän kohdalta, jolloin keskustelu on arviolta käyty. Tai kirjoita termi, joka on saattanut tulla esiin keskustelussa, Outlook-ikkunan yläreunassa olevaan hakuruutuun.

Keskusteluhistoria-kansion avaaminen Lync 2010:ssä

Avaa Keskusteluhistoria-kansio seuraavasti.

1. Avaa Lync 2010 ja napsauta Asetukset-painikkeen vieressä olevaa Näytä-valikon nuolta.

2. Osoita Tiedosto-kohtaa ja valitse sitten Näytä keskusteluhistoria.

Microsoft Outlook viesti- ja yhteiskäyttösovellus avautuu ja näyttää Keskusteluhistoria-kansion. Sen jälkeen voit lajitella keskusteluja, esimerkiksi päivämäärän mukaan, tai hakea keskustelua avainsanan tai yhteystiedon mukaan.

Tietyn yhteyshenkilön kanssa käydyn aiemman keskustelun etsiminen

Voit etsiä aiemman, tietyn yhteyshenkilön kanssa käydyn keskustelun seuraavasti.

1. Avaa Lync ja napsauta hiiren kakkospainikkeella Yhteystietoluettelossasi yhteyshenkilöä, jonka kanssa käytyä keskustelua haluat tarkastella.

2. Valitse Etsi aiempia keskusteluja.

Outlook avautuu ja näyttää kyseisen yhteyshenkilön keskustelut Keskusteluhistoria-kansiossa.

Viimeisimpien keskustelujen tai vastaamattomien keskustelukutsujen hakeminen

• Avaa Lync ja napsauta hakuruudun yläpuolella olevaa Keskustelut-kuvaketta.

Viimeisimmät saapuvat ja lähtevät pikaviestit ja -kokoukset, mukaan lukien ne, jotka ovat saattaneet jäädä huomaamatta, näkyvät aikajärjestyksessä, ja uusimmat viestit ovat ylimmässä järjestyksessä. Viimeisimmät puhelusi näkyvät myös Keskustelut-luettelossa . Vastaamattomat puhelut, joiden päätteeksi vastaajaan on jätetty viesti, näkyvät Puhelin-näkymässä, jonka saat esiin napsauttamalla Puhelin-kuvaketta. Voit jatkaa keskustelua kaksoisnapsauttamalla sitä.

Lisäksi löydät viimeisimmät ja vastaamattomat keskustelut ja puhelut keskusteluikkunasta. Keskusteluikkunan yläreunassa on kolme pivot-suodatinta seuraavasti:

• Kaikki Näyttää 100 viimeisintä keskustelua

• Vastaamattomat Näyttää kaikki vastaamattomat keskustelut kyseisenä ajanjaksona (100 viimeisintä)

• Puhelut Näyttää kaikki puhelut kyseisen ajanjakson aikana (100 viimeisintä)

Keskustelusta toiseen vaihtaminen

Voit vaihtaa nykyisten keskustelujen välillä samalla tavalla kuin siirryt muiden ikkunoiden välillä, esimerkiksi tehtäväpalkin painikkeiden avulla tai painamalla näppäinyhdistelmää Alt+Sarkain. Lisäksi voit käyttää Keskustelut-luetteloa. Nykyiset keskustelut näkyvät lihavoituina vihreällä keskustelukuvakkeella.

• Siirry keskusteluun kaksoisnapsauttamalla sitä.

Edellisen keskustelun poistaminen

Voit poistaa kohteita pikaviestikeskusteluhistoriasta toimimalla seuraavasti:

1. Avaa Lync ja napsauta hakuruudun yläpuolella olevaa Keskustelut-kuvaketta.

2. Napsauta keskusteluhistoria-ikkunassa hiiren kakkospainikkeella poistettavaa pikaviestiä ja valitse sitten Poista keskustelu.

3. Jos etsimäsi pikaviesti ei näy 100 viimeisimmän keskustelun luettelossa, valitse ikkunan alareunassa Näytä lisää Outlook. Tämä avaa Outlook keskusteluhistoriakansion.

Pikaviestikeskusteluhistorian poistaminen käytöstä

Pikaviestikeskusteluhistorian tallentamisen poistaminen käytöstä:

1. Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta .

2. Valitse Omat tiedot.

3. Poista Tallenna pikaviestikeskustelut -valintaruudun valinta Outlook Keskusteluhistoria-kansiossa -valintaruudun valinta.