Jaetun postilaatikon avaaminen ja käyttäminen Outlookissa

Jaetun postilaatikon lisääminen uuteen Outlookiin

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje uusi Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaetun postilaatikon pitäisi näkyä automaattisesti kansioruudussa.

Eikö onnistunut?

Jos järjestelmänvalvoja lisäsi sinut vasta äskettäin jaettuun postilaatikkoon, voi kestää hetken, ennen kuin jaettu postilaatikko tulee näkyviin. Odota hetki ja sulje sitten uusi Outlook ja käynnistä se uudelleen. Voit myös lisätä jaetun ruudun manuaalisesti.

1. Valitse uuden Outlookin siirtymisruudusta Sähköposti .

2. Napsauta kansioruudussa tilisi nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää jaettu kansio tai postilaatikko.
   

3. Kirjoita käytettävän postilaatikon nimi Lisää jaettu kansio tai postilaatikko -ikkunaan, esimerkiksi info@contoso.com.

   Huomautus

   Voit lisätä jaetun postilaatikon milloin tahansa, mutta ennen kuin voit aloittaa sen käytön, IT-järjestelmänvalvojasi on lisättävä sinut jäseneksi.

Jaetun postilaatikon etsiminen kansioruudusta

Etsi vasemman reunan kansioruudusta Jaettu kanssani -kansio. Laajenna kansio valitsemalla se. Jaettu postilaatikko on Jaettu kanssani -kohdan alikansio. Kun valitset jaetun postilaatikon nimen, se laajenee näyttämään tavalliset sähköpostikansiot, kuten Saapuneet, Luonnokset ja Lähetetyt.

Sähköpostin lähettäminen jaetusta postilaatikosta

1. Valitse uuden Outlook for Windowsin siirtymisruudusta Sähköposti .
2. Valitse Aloitus-välilehdessäUusi>sähköposti.
3. Jos et näe Lähettäjä-kenttää viestin yläreunassa ( Lähetä-kohdan vieressä), valitse Asetukset-välilehdessäNäytä lähettäjä.
4. Valitse viestissä Lähettäjä ja vaihda siihen jaettu sähköpostiosoite. Jos jaettu sähköpostiosoite ei näy, valitse Muu sähköpostiosoite ja kirjoita jaettu sähköpostiosoite.
5. Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse sitten Lähetä.
   Kun haluat tästä lähtien lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, osoite on käytettävissä avattavassa Lähettäjä-luettelossa .
   Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin vastaaminen

1. Avaa uusi Outlook for Windows.
2. Avaa sähköpostiviesti, johon haluat vastata.
3. Viestin yläreunan Lähettäjä-kentässä pitäisi näkyä jaetun postilaatikkosi nimi. Jos näin ei ole, valitse jaettu postilaatikko avattavasta Lähettäjä-valikosta .
4. Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse sitten Lähetä.
   Kun haluat lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, voit valita osoitteen avattavasta Lähettäjä-valikosta .
   Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Haku jaetusta postilaatikosta

Kun jaettu postilaatikko on lisätty uuteen Outlookiin, siinä haku tapahtuu samalla tavalla kuin ensisijaisessa postilaatikossa.

1. Avaa uusi Outlook for Windows.
2. Valitse jaetun postilaatikon kansio kansioruudussa.
3. Kirjoita Outlook-ikkunan yläreunassa olevaan hakukenttään hakukysely, jota haluat käyttää haussa, ja paina sitten Enter-näppäintä.
   Viestiluettelossa näkyvät hakutulokset jaetussa postilaatikossa valitusta kansiosta tehdyn haun perusteella.

Jaetun kalenterin käyttäminen jaetusta postilaatikosta

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaettuun postilaatikkoon liittyvä jaettu kalenteri lisätään automaattisesti Kalenterit -luetteloosi.

1. Siirry uudessa Outlookissa kalenterinäkymään ja valitse jaettu postilaatikko.
   Kun kirjoitat kalenteriin tapaamistietoja, kaikki jaetun postilaatikon jäsenet voivat nähdä ne.
2. Kuka tahansa jaetun postilaatikon jäsen voi luoda, tarkastella ja hallita tapaamisia kalenterissa samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kalenterissaan. Kaikki jaetun postilaatikon jäsenet näkevät jaettuun kalenteriin tehdyt muutokset.

Postilaatikon jaetun yhteystietoluettelon käyttäminen

Jaettujen postilaatikoiden ja muiden käyttäjien postilaatikoiden yhteystiedot eivät ole tällä hetkellä käytettävissä uudessa Outlookissa. Microsoftin Outlook-organisaatio työskentelee tämän päivittämiseksi.

Apuohjelmien saatavuus jaetuissa postilaatikoissa

Windowsin uudessa Outlookissa apuohjelmien tuki jaetuissa postilaatikoissa vaihtelee skenaarion mukaan ja sen mukaan, ylennettiinkö jaettu postilaatikko täydeksi tiliksi. Lisätietoja näistä skenaarioista on artikkelissa Apuohjelmien käyttäminen Outlookissa.

Muita huomioitavia tietoja jaetuista postilaatikoista uudessa Outlookissa?

Lisätietoja jaetun postilaatikon lisäämisestä tiliksi saat täältä. Jaetun postilaatikon lisääminen tiliksi tukee seuraavia ominaisuuksia:

Muita ominaisuuksia, jotka eivät ole käytettävissä tällä hetkellä jaetuissa postilaatikoissa, mutta jotka lisätään tulevassa päivityksessä:

• Uuden valtuutetun käyttöoikeuden myöntäminen postilaatikkoon

Seuraavassa on joitakin sähköpostivihjeitä, joiden avulla avustajat ja edustajat voivat siirtyä paremmin postilaatikon hallintaan uudessa Outlookissa.

Sähköpostivihjeet

Postisuodattimet ja -säännöt johdosta vastaaville järjestelmänvalvojille

Uudessa Outlookissa johtavat järjestelmänvalvojat voivat etsiä kokouskutsuja helposti kalenterikutsuja sisältävän sähköpostisuodattimen avulla.

Voit myös määrittää Vastaanotettu sähköposti muille -säännön johtajan tiliä varten, siirtää sen automaattisesti erilliseen kansioon ja luokitella sen haluamallasi tavalla.

Tehtävien luominen sähköpostiviestien vetämisen ja pudottamisen avulla

Pysy vaivattomasti ajan tasalla vetämällä sähköpostiviestejä Päivän tehtävät -näkymään, jotta voit muuttaa ne tehtäviksi.

Sähköpostien kiinnittäminen nopeaa käyttöä varten

Voit nyt kiinnittää sähköpostiviestin näkymään Saapuneet-kansion yläreunassa, jolloin sinun ei tarvitse palata etsimään sitä. Vie hiiren osoitin tai napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostia ja kiinnitä se valitsemalla Kiinnitä .

Sähköpostiviestin lähettämisen ajoitus

Nykypäivän hybridityömaailmassa päiväsi saattaa olla jonkun toisen ilta, joten et halua lähettää sähköpostia jollekulle keskellä yötä. Uuden Outlookin avulla voit helposti lähettää sähköpostia milloin tahansa. Valitse vain Lähetä-kohdan vieressä oleva avattavan valikon nuoli ja valitse Ajoita lähetys.

Siirrä sähköpostiviestit

Joskus sähköposti on erittäin tärkeä, mutta ei vielä. Torkkutoiminnon avulla voit ajoittaa ajankohdan, jolloin sähköposti toimitetaan uudelleen Saapuneet-kansioosi haluamanasi ajankohtana, jotta voit käsitellä viestin silloin, kun on oikea aika sinulle. Napsauta mitä tahansa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Torkku tai valitse valintanauhasta Torkku. Valitse sitten aika, jolloin haluat sen toimitettavaksi.

Jaetun postilaatikon lisääminen perinteiseen Outlookiin

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaetun postilaatikon pitäisi tulla automaattisesti näkyviin perinteisen Outlookin kansioruutuun.

Eikö onnistunut?

• Jos järjestelmänvalvoja lisäsi sinut vasta äskettäin jaettuun postilaatikkoon, voi kestää hetken, ennen kuin jaettu postilaatikko tulee näkyviin. Odota hetki, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen.

• Jos tämä ei auta, lisää jaettu postilaatikko Outlookiin manuaalisesti:

  1. Avaa perinteinen Outlook.
  2. Valitse valintanauhasta Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiliasetukset>,Tiliasetukset.
  3. Valitse Sähköposti-välilehti.
  4. Varmista, että oikea tili on korostettuna, ja valitse sitten Muuta.
  5. Valitse Lisää asetuksia>Lisäasetukset>.
  6. Kirjoita jaettu sähköpostiosoite, kuten info@contoso.com.
  7. Valitse OK>OK.
  8. Valitse Seuraava,>Valmis>,Sulje.

Sähköpostin lähettäminen jaetusta postilaatikosta

1. Avaa perinteinen Outlook.
2. Valitse Uusi sähköposti.
3. Jos et näe Lähettäjä-kenttää viestin yläreunassa, valitse Asetukset>lähettäjästä.
4. Valitse viestissä Lähettäjä ja vaihda siihen jaettu sähköpostiosoite. Jos jaettu sähköpostiosoite ei näy, valitse Muu sähköpostiosoite ja kirjoita jaettu sähköpostiosoite.
5. Valitse OK.
6. Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse sitten Lähetä.
   Kun haluat tästä lähtien lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, osoite on käytettävissä avattavassa Lähettäjä-luettelossa .
   Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin vastaaminen

1. Avaa perinteinen Outlook.
2. Avaa sähköpostiviesti, johon haluat vastata.
3. Viestin yläreunan Lähettäjä-kentässä pitäisi näkyä jaetun postilaatikkosi nimi. Jos näin ei ole, valitse jaettu postilaatikko avattavasta Lähettäjä-valikosta.
4. Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse sitten Lähetä.
   Kun haluat lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, voit valita osoitteen avattavasta Lähettäjä-valikosta .
   Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Haku jaetusta postilaatikosta

Kun jaettu postilaatikko on lisätty Outlookiin, siinä haku tapahtuu samalla tavalla kuin ensisijaisessa postilaatikossa.

1. Avaa perinteinen Outlook.
2. Valitse kansio jaetusta postilaatikosta kansioruudussa vasemmalla.
3. Kirjoita kysely valintanauhan yläreunassa olevaan hakuruutuun (työkalurivi).
4. Aloita haku painamalla Enter-näppäintä tai valitsemalla suurennuslasipainike hakuruudun oikealta puolelta.
   Viestiluettelo palauttaa tuloksia jaetussa postilaatikossa valitussa kansiossa tehdyn haun perusteella.

Jaetun kalenterin käyttö

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaettuun postilaatikkoon liittyvä jaettu kalenteri lisätään automaattisesti Kalenterit -luetteloosi.

1. Siirry perinteisessä Outlookissa kalenterinäkymään ja valitse jaettu postilaatikko.
   
2. Kun kirjoitat kalenteriin tapaamistietoja, kaikki jaetun postilaatikon jäsenet voivat nähdä ne.
3. Kuka tahansa jaetun postilaatikon jäsen voi luoda, tarkastella ja hallita tapaamisia kalenterissa samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kalenterissaan. Kaikki jaetun postilaatikon jäsenet näkevät jaettuun kalenteriin tehdyt muutokset.

Jaetun yhteystietoluettelon käyttäminen

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaettuun postilaatikkoon liittyvä jaettu yhteystietoluettelo lisätään automaattisesti Omat yhteystiedot -luetteloosi.

1. Valitse perinteisessä Outlookissa People.
2. Valitse Omat yhteystiedot -kohdassa yhteystietokansio jaettua yhteystietoluetteloa varten.
   

Apuohjelmien saatavuus jaetuissa postilaatikoissa

Windowsin perinteisessä Outlookissa apuohjelmien tuki jaetuissa postilaatikoissa vaihtelee skenaarion mukaan. Lisätietoja näistä skenaarioista on artikkelissa Apuohjelmien käyttäminen Outlookissa.

Jaetun postilaatikon lisääminen siten, että se näkyy ensisijaisen postilaatikon alla

Tätä tapaa kannattaa käyttää, jos haluat valvoa ensisijaisen ja jaetun postilaatikon sähköposteja samaan aikaan. Kun olet suorittanut tämän tehtävän, jaettu postilaatikko ja sen kansiot näkyvät vasemmassa siirtymisruudussa aina, kun avaat Outlookin verkkoversion.

1. Kirjaudu tilillesi Outlookin verkkoversiossa.
2. Jos kyseessä on Exchange Online -postilaatikko, napsauta hiiren kakkospainikkeella Kansiot vasemmassa siirtymisruudussa ja valitse sitten Lisää jaettu kansio tai postilaatikko. Jos kyseessä on paikallinen Exchange-postilaatikko, napsauta ensisijaisen postilaatikon nimeä (kuten Molly Dempsey) vasemmassa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää jaettu kansio tai postilaatikko.
   
3. Kirjoita Jaetun kansion lisääminen - valintaikkunaan sen jaetun postilaatikon nimi, jonka jäsen olet, esimerkiksi info@contoso.com.

Jaettu postilaatikko näkyy kansioluettelossa Outlookin verkkoversiossa. Voit laajentaa tai kutistaa jaetun postilaatikon kansioita samoin kuin ensisijaisen postilaatikon kansioita. Voit myös poistaa jaetun postilaatikon kansioluettelosta. Poista jaettu postilaatikko napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla poista.

Vastaanota ilmoituksia jaetussa postilaatikossa olevista uusista viesteistä

Jotta saat ilmoituksia jaetun postilaatikon Saapuneet-kansioon tulevista uusista viesteistä, sinun on avattava jaettu postilaatikko erillisessä selainikkunassa.

Jaetun postilaatikon avaaminen erillisessä selainikkunassa

Tätä tapaa kannattaa käyttää, jos haluat tarkastella ja hallita jaetun postilaatikon sähköposteja erillisessä selainikkunassa. Tämän menetelmän avulla saat myös ilmoituksia jaetun postilaatikon Saapuneet-kansioon tulevista uusista kohteista.

1. Kirjaudu tilillesi Outlookin verkkoversiossa.

2. Valitse nimesi Outlookin verkkoversion siirtymispalkissa. Näkyviin tulee luettelo.

3. Valitse Avaa toinen postilaatikko.

4. Kirjoita avattavan toisen postilaatikon sähköpostiosoite ja valitse sitten Avaa. Toiseen ikkunaan avautuu toinen Outlookin verkkoversion istunto, jossa voit käyttää toista postilaatikkoa.

   Vihje

   Jos kirjoitat postilaatikon sähköpostiosoiteen väärin, tulos on ”vastaavuutta ei löytynyt”. Yritä kirjoittaa sähköpostiosoite uudelleen.

Sähköpostin lähettäminen jaetusta postilaatikosta.

1. Valitse Uusi viesti kansioluettelon yläpuolelta. Uusi viesti -lomake avautuu lukuruutuun.

2. Valitse viestin yläreunassa >Näytä lähettäjä.
   
   Näin näet, että kaikki tämän sähköpostiviestin vastaanottajat näkevät, että se on lähetetty oman sähköpostitilisi sijaan jaetusta postilaatikosta.

3. Kun käytät jaettua postilaatikkoa ensimmäistä kertaa, sinun täytyy valita osoite avattavan Lähettäjä-luettelon vaihtoehdoista:

   1. Napsauta lähettäjän osoitetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.
      
   2. Kirjoita jaettu osoite. Seuraavan kerran, kun vastaat jaetusta postilaatikosta, sen osoite näkyy vaihtoehtona avattavassa Lähettäjä-luettelossa .

4. Jos haluat lisätä vastaanottajia, kirjoita yhteystietokansiossa tai organisaation osoiteluettelossa olevan henkilön nimi tai sähköpostiosoite Vastaanottaja - tai Kopio-ruutuun . Kun kirjoitat henkilön nimen ensimmäisen kerran, Outlookin verkkoversio etsii kyseisen henkilön osoitetta. Tästä eteenpäin nimi tallennetaan välimuistiin, joten osoite löytyy nopeasti.

5. Kirjoita aihe.

6. Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää.

7. Kun viesti on valmis, valitse Lähetä.

Jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin vastaaminen

Kun vastaat jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin ensimmäistä kertaa, sinun on lisättävä jaettu osoite avattavaan Lähettäjä-valikkoon . Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Avaa Outlookin verkkoversio ja siirry jaettuun postilaatikkoon.
2. Avaa jaettuun osoitteeseen lähetetty viesti.
3. Valitse Vastaa.
4. Valitse viestin yläreunassa >Näytä lähettäjä.
   
5. Napsauta lähettäjän osoitetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.
   
6. Kirjoita jaettu osoite ja lähetä viesti. Seuraavan kerran, kun vastaat jaetusta postilaatikosta, sen osoite näkyy vaihtoehtona avattavassa Lähettäjä-luettelossa .

Automaattisten vastausten lähettäminen jaetusta postilaatikosta

Vain Microsoft 365 -järjestelmänvalvoja voi määrittää mahdollisuuden lähettää automaattisia vastauksia jaetusta postilaatikosta. Pyydä järjestelmänvalvojalta ohjeet artikkelista Jaetun postilaatikon luominen.

Apuohjelmien saatavuus jaetuissa postilaatikoissa

Outlookin verkkoversiossa apuohjelmien tuki jaetuissa postilaatikoissa vaihtelee tilanteen ja jaetun postilaatikon käyttötavan mukaan. Lisätietoja näistä skenaarioista on artikkelissa Apuohjelmien käyttäminen Outlookissa.