Jaetun postilaatikon avaaminen ja käyttäminen Outlookissa

Jaetun postilaatikon avulla henkilöryhmän on helppo valvoa ja lähettää sähköpostia yhteiseltä tililtä, kuten info@contoso.com. Kun ryhmän jäsen vastaa jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin, sähköpostin lähettäjäksi tulee jaettu osoite eikä yksittäinen käyttäjä. Perinteisessä Outlook voit käyttää jaettua postilaatikkoa myös jaettuna ryhmäkalenterina. Jaettu postilaatikko soveltuu käytettäväksi myös "noreply"-sähköpostitilinä.

Vihje: Jos olet pienyrityksen omistaja ja haluat lisätietoja Microsoft 365:n määrittämisestä, tutustu Pienyritysten ohjeeseen.

Jaettua postilaatikkoa ei ole suunniteltu kaikille, jotka jakavat postilaatikon, kirjautumaan suoraan tiliin. Jaetun postilaatikon tilin pitäisi pysyä käytöstä poistetussa tilassa.

Vihje: Ennen kuin voit käyttää jaettua postilaatikkoa, Microsoft 365 -järjestelmänvalvojan pitää luoda postilaatikko ja lisätä sinut jäseneksi. Lisätietoja saat artikkelista Jaetun postilaatikon luominen, jossa kerrotaan, mitä järjestelmänvalvojan täytyy tehdä.

Valitse käyttämäsi Outlook-version välilehtivaihtoehto alta. Käytössä olevan Outlook-version tarkistaminen

Huomautus: Jos tämän Uusi Outlook -välilehden vaiheet eivät toimi, et ehkä vielä käytä uutta Outlook for Windowsia. Valitse Perinteinen Outlook -välilehti ja noudata sen sijaan näitä ohjeita.

Vihje: Seuraavassa on joitakin sähköpostivihjeitä, joiden avulla johdon avustajat ja edustajat voivat siirtyä paremmin postilaatikoiden hallinnassa uudessa Outlookissa.

Jaetun postilaatikon lisääminen uusi Outlook

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jaetun postilaatikon jäseneksi, sulje uusi Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaetun postilaatikon pitäisi näkyä automaattisesti Kansio-ruudussa.

Eikö onnistunut?

Jos järjestelmänvalvoja lisäsi sinut vasta äskettäin jaettuun postilaatikkoon, voi kestää hetken, ennen kuin jaettu postilaatikko tulee näkyviin. Odota hetki, sulje ja käynnistä uusi Outlook uudelleen. Voit myös lisätä jaetun ruudun manuaalisesti.

Valitse uusi Outlooksiirtymisruudusta Sähköposti.
Napsauta Kansio-ruudussa tilin nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää jaettu kansio tai postilaatikko.
Kirjoita Lisää jaettu kansio tai postilaatikko - ikkunaan sen postilaatikon nimi, jota haluat käyttää, esimerkiksi info@contoso.com.

Huomautus: Voit lisätä jaetun postilaatikon milloin tahansa, mutta ennen kuin voit aloittaa sen käytön, IT-järjestelmänvalvojan on lisättävä sinut jäseneksi.

Jaetun postilaatikon etsiminen kansioruudussa

Etsi vasemmanpuoleisesta kansioruudusta Jaettu kanssani - kansio. Laajenna kansio napsauttamalla sitä. Jaettu postilaatikkosi on Jaettu kanssani -kohdan alikansio. Kun valitset jaetun postilaatikon nimen, se laajenee näyttämään tavalliset sähköpostikansiot, kuten Saapuneet-, Luonnokset- ja Lähetetyt-kansiot.

Sähköpostin lähettäminen jaetusta postilaatikosta

Valitse Windowsin uusi Outlook siirtymisruudusta Sähköposti.
Valitse Aloitus-välilehdessäUusi > Sähköposti.
Jos et näe Lähettäjä-kenttää viestin yläreunassa ( Lähetä-kohdan vieressä), valitse Asetukset-välilehdessäNäytä lähettäjä.
Napsauta viestin Lähettäjä-kenttää, ja vaihda siihen jaettu sähköpostiosoite. Jos jaettu sähköpostiosoite ei näy, valitse Muu sähköpostiosoite ja kirjoita jaettu sähköpostiosoite.
Kirjoita viesti loppuun ja valitse sitten Lähetä.

Tästä lähtien, kun haluat lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, osoite on käytettävissä avattavassa Lähettäjä-luettelossa .

Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin vastaaminen

Avaa windowsin uusi Outlook.
Avaa sähköpostiviesti, johon haluat vastata.
Viestin yläreunassa olevassa Lähettäjä-kentässä pitäisi näkyä jaetun postilaatikon nimi. Jos näin ei ole, valitse avattava Lähettäjä-ruutu ja valitse jaettu postilaatikko.
Kirjoita viesti loppuun ja valitse sitten Lähetä.

Kun haluat lähettää viestin jaetusta postilaatikosta, osoite on käytettävissä avattavassa Lähettäjä-luettelossa .

Kun lähetät viestin jaetusta postilaatikosta, vastaanottajat näkevät viestissä vain jaetun sähköpostiosoitteen.

Hae jaetusta postilaatikosta

Kun jaettu postilaatikko on lisätty uuteen Outlookiin, sen haku vastaa ensisijaisen postilaatikon hakua.

Avaa windowsin uusi Outlook.
Valitse kansio jaetusta postilaatikosta kansioruudussa.
Kirjoita Outlook-ikkunan yläreunassa olevaan hakuruutuun kysely, jota haluat käyttää haussa, ja paina sitten Enter-näppäintä.

Viestiluettelo näyttää tulokset jaetun postilaatikon valitun kansion haun perusteella.

Jaetun postilaatikon jaetun kalenterin käyttäminen

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi jaettuun postilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaettuun postilaatikkoon liittyvä jaettu kalenteri lisätään automaattisesti Kalenterit -luetteloosi.

Siirry uusi Outlook kalenterinäkymään ja valitse jaettu postilaatikko.

Kun kirjoitat kalenteriin tapaamistietoja, kaikki jaetun postilaatikon jäsenet voivat nähdä ne.
Kuka tahansa jaetun postilaatikon jäsen voi luoda, tarkastella ja hallita tapaamisia kalenterissa samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kalenterissaan. Kaikki jaetun postilaatikon jäsenet näkevät jaettuun kalenteriin tehdyt muutokset.

Postilaatikon jaetun yhteystietoluettelon käyttäminen

Jaettujen postilaatikoiden ja muiden käyttäjien postilaatikoiden yhteystiedot eivät ole tällä hetkellä käytettävissä uusi Outlook. Microsoftin Outlook-organisaatio pyrkii aktiivisesti päivittämään tätä.

Mitä muuta minun on tiedettävä uusi Outlook jaetuista postilaatikoista?

Tällä hetkellä jaettuja postilaatikoita voi lisätä vain resursseina. Tulevassa päivityksessä mahdollisuus lisätä jaettuja postilaatikoita tileiksi mahdollistaa postilaatikoiden asetusten paremman käytön ja hallinnan. Tulevassa päivityksessä (roadmap) jaetun postilaatikon lisääminen tiliksi tukee seuraavia ominaisuuksia (joita ei tällä hetkellä tueta):

Ilmoitukset	Lukematon määrä	Automaattiset vastaukset
Luokat	Helppokäyttöisen sisällön mieltymys	Tärkeät-kansio
Viestin muoto	Liiteasetukset	Säännöt
Ehdollinen muotoilu	Lakaista	Roskaposti
Pikaohjeet	Huolinta	säilytyskäytännöt
Tapahtumat ja kutsut	Työaika

Muut ominaisuudet, jotka eivät ole käytettävissä jaetuissa postilaatikoissa, mutta jotka lisätään tulevassa päivityksessä:

Jaetun postilaatikon Online-Arkisto/ In-Place Arkisto käyttäminen
Postilaatikon uuden delegoidun käyttöoikeuden myöntäminen

Seuraavassa on joitakin postivihjeitä, joiden avulla johdon avustajat ja edustajat voivat siirtyä paremmin postilaatikoiden hallinnassa uusi Outlook.

Sähköpostisuodattimet ja säännöt johdon järjestelmänvalvojille

Uudessa Outlookissa johdon järjestelmänvalvojat voivat etsiä kokouskutsuja helposti käyttämällä has calendar invites -sähköpostisuodatinta.

Voit myös määrittää Muille vastaanotetut sähköpostit -säännön johdon tilille ja siirtää sen automaattisesti erilliseen kansioon ja luokitella sen haluamallasi tavalla.

Luo tehtäviä vetämällä ja pudottamalla sähköpostiviestejä

Pysy vaivattomasti ajan tasalla vetämällä sähköpostiviestit Päivän tehtävät -näkymään.

Sähköpostien kiinnittäminen nopeaa käyttöä varten

Voit nyt kiinnittää sähköpostiviestin, joka näkyy Saapuneet-kansion yläosassa, mikä säästää aikaa, jotta sinun ei tarvitse palata takaisin ja hakea sitä. Napsauta sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja kiinnitä se valitsemalla Kiinnitä .

Ajoita, milloin lähetät sähköpostia

Nykypäivän hybridityömaailmassa päiväsi voi olla jonkun toisen yö, joten et halua lähettää sähköpostia jollekulle keskellä yötä. Uuden Outlookin avulla voit helposti lähettää sähköpostiviestin, kun haluat. Valitse lähetä-kohdan vieressä oleva avattavan valikon nuoli ja valitse Ajoita lähetys.

Sähköpostin torkkuminen

Joskus sähköposti on erittäin tärkeää, mutta ei vielä. Torkku-ominaisuuden avulla voit ajoittaa ajan, jolloin sähköpostiviesti toimitetaan uudelleen Saapuneet-kansioosi, jolloin se tulee näkyviin haluamaasi aikaan, jotta voit käsitellä sen, kun on oikea aika sinulle. Napsauta mitä tahansa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Torkku tai valitse valintanauhasta Torkku . Valitse sitten aika, jolloin haluat sen toimitettavan.