Johdanto InfoPath Forms Services -palveluun

Synopsis InfoPath Forms Services on palvelintekniikka, jonka avulla käyttäjät voivat täyttää lomakkeita selaimessa. Hallitsemalla lomakkeita keskitetyssä sijainnissa voit tehostaa liiketoimintaprosesseja ja parantaa suhteita asiakkaisiin, kumppaneihin ja toimittajiin.

Yleiskatsaus InfoPath Forms Services

Asiakkaiden, kumppaneiden ja toimittajien tavoittaminen käyttäjäystävällisillä lomakkeilla

Lomakkeisiin perustuvien liiketoimintaprosessien tehostaminen

Lomakkeiden ja lomakemallien hallinta keskitetyssä sijainnissa

Yleiskatsaus InfoPath Forms Services

Käyttäjien tietokoneeseen ei tarvitse asentaa InfoPathia, jotta he voivat täyttää selainta tukevan lomakemallin, eikä heidän tarvitse ladata mitään ylimääräistä verkosta. He tarvitsevat vain pääsyn selaimeen, kuten Windows Internet Exploreriin, Apple Safariin tai Mozilla Firefoxiin. InfoPath Forms Services avulla voit myös tallentaa ja hallita lomakkeita ja lomakemalleja keskitetyssä sijainnissa. InfoPath Forms Services perustuu ja edellyttää Windows SharePoint Services 3.0, jonka avulla voit julkaista suunnittelemiasi lomakemalleja yleiseen sijaintiin koko organisaatiossa. Lisäksi käyttäjät voivat lähettää lomakkeita SharePoint-kirjastoihin, jotka ovat kansioita, joihin tiedostokokoelma on tallennettu ja joissa tiedostot käyttävät usein samaa mallia. Lomakkeita voi myös integroida tiedostojen hallintaan ja elinkaaritehtäviin, kuten työnkulkuun ja oikeuksien hallintaan.

InfoPath Forms Services tekniikka on käytettävissä Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL-versiossa ja erikseen myös Microsoft Office Forms Server 2007.

Suunnittelukokemus

Selaimessa täytettävien lomakemallien nimi on selainkäyttöiset lomakemallit. Jos haluat luoda tämäntyyppisen lomakemallin, suunnittele selainyhteensopiva lomakemalli InfoPathissa, julkaise se InfoPath Forms Services käyttävään palvelimeen ja ota se käyttöön verkossa.

Joissakin tapauksissa voit ottaa lomakemallin käyttöön verkossa valitsemalla Ota tämä lomake täytettäväksi selaimella -valintaruudun Ohjatussa InfoPath-julkaisutoiminnossa. Muissa tapauksissa lomakemalli on julkaistava yrityksen verkon jaettuun sijaintiin ja otettava yhteyttä palvelinklusterin järjestelmänvalvojaan, jotta hän voi ottaa lomakemallin käyttöön ja tuoda sen käyttöön palvelimessa.

Järjestelmänvalvojan hyväksyntä vaaditaan seuraavissa tilanteissa:

• Lomakemalli sisältää hallittua koodia.
• Lomakemalli edellyttää Täyden luottamuksen suojaustasoa, jonka avulla tuloksena saatavat lomakkeet voivat käyttää käyttäjien tietokoneiden järjestelmäresursseja, kuten tiedostoja ja asetuksia.
• Lomakemalli käyttää järjestelmänvalvojan hallinnoimaa tietoyhteyttä.
• Lomakemalli näkyy mobiililaitteessa.

Jos järjestelmänvalvojan hyväksyntä on pakollinen, ohjattu julkaisutoiminto opastaa sinua lomakemallin valmistelemisessa järjestelmänvalvojalle.

Kun selainyhteensopiva lomakemalli on käytössä selaimessa, käyttäjät voivat täyttää kyseiseen lomakemalliin perustuvia lomakkeita selaimen avulla.

Käyttäjäkokemus

Lomakkeen täyttäminen selaimessa on lähes samanlaista kuin Lomakkeen täyttäminen InfoPathissa. Ohjausobjektit, kuten toistuvat osat ja ominaisuudet, kuten kaavat ja ehdollinen muotoilu, toimivat samalla tavalla molemmissa ympäristöissä.

Vaikka lomakkeen täyttäminen selaimessa on kuin täyttäisi lomakkeen InfoPathissa, on yksi keskeinen ero. Selaimessa InfoPath-valikot ja työkalurivit korvataan lomakkeen yläreunassa olevalla työkalurivillä, joka näyttää lomakkeen tallennus-, sulkemis-, tulostus- ja päivitysvaihtoehdot. Tämä palkki näkyy myös lomakkeen alareunassa, joten käyttäjien ei tarvitse vierittää takaisin pitkän lomakkeen alkuun lomakkeen täydentämiseksi.

Jos otat lomakemallin lähetysasetukset käyttöön, käyttäjät näkevät myös lähetä-painikkeen työkalurivillä. Kun he napsauttavat tätä painiketta, lomakkeen tiedot lähetetään suoraan tietolähteeseen, jonka määritit lomakemallin suunnittelun yhteydessä, kuten verkkopalveluun tai SharePoint-luetteloon. Jos lomakemallissa on useita näkymiä, käyttäjät näkevät työkalurivillä myös Näytä-luettelon .

1. Käyttäjät lähettävät tietoja ulkoisiin tietolähteisiin napsauttamalla työkalurivin Lähetä-painiketta .

Kaksi. Käyttäjät vaihtavat näkymästä toiseen napsauttamalla kohdetta työkalurivin Näytä-luettelossa .

Kun suunnittelet lomakemallia, voit mukauttaa työkalurivin asetuksia Lomakeasetukset-valintaikkunassa . Voit esimerkiksi poistaa yhden tai useamman painikkeen tai piilottaa työkalurivin käyttäjän lomakkeen alareunassa.

Seuraavissa osioissa on lisätietoja InfoPath Forms Services käytön eduista.

Sivun alkuun

Asiakkaiden, kumppaneiden ja toimittajien tavoittaminen käyttäjäystävällisillä lomakkeilla

Kun julkaiset lomakemallin InfoPath Forms Services käyttävään palvelimeen, voit jakaa sen yrityksen intranetissä ja ulkoisissa verkkosivustoissa, kuten ekstranet-sivustoissa tai yrityksen verkkosivustoissa. Näin voit kerätä tietoja asiakkailta, kumppaneilta, toimittajilta ja muilta, jotka ovat tärkeitä yrityksesi menestyksen kannalta. Suuri vakuutusyhtiö voi esimerkiksi käyttää yhtä selainta tukevaa lomakemallia vakuutusvaatimusten keräämiseen ja käsittelyyn. Vakuutusasiakas voi täyttää korvaushakemuslomakkeen selaimen avulla yrityksen verkkosivustossa. Vaihtoehtoisesti jos asiakas pyytää vakuutusyhtiötä ilmoittamaan korvausvaatimuksesta, vakuutusedustaja voi infopathin avulla täyttää saman korvaushakemuksen intranet-sivustolla. Vastaavasti valtion virasto voi kerätä tietoja kansalaisilta julkaisemalla selaimeen perustuvia lomakemalleja verkkosivustollaan.

Kun käyttäjät käyttävät lomaketta joko siirtymällä kirjastoon tai kirjoittamalla lomakkeen URL-osoitteen selaimeensa, voi tapahtua jompikumpi seuraavista:

• Lomake avautuu selaimessa Jos käyttäjillä ei ole InfoPathia asennettuna tietokoneeseensa, lomake avautuu selaimessa, jossa he voivat täyttää sen samalla tavalla kuin muutkin verkkopohjaiset lomakkeet.

• Lomake avautuu InfoPathissa Jos käyttäjillä on InfoPath asennettuna tietokoneeseensa, lomake avautuu InfoPathissa, jossa he voivat täyttää sen samalla tavalla kuin muutkin InfoPath-lomakkeet. Koska he täyttävät lomakkeen InfoPathissa, näillä käyttäjillä on lisäetuna se, että he voivat käyttää kaikkia InfoPath-ominaisuuksia lomakkeiden täyttämiseen, joista osa ei ole käytettävissä selainlomakkeissa.

  Huomautus

  Voit halutessasi mukauttaa lomakemallin asetuksia niin, että se avautuu aina selaimessa, vaikka käyttäjillä olisi InfoPath asennettuna tietokoneeseensa. Tästä voi olla hyötyä, kun haluat lomakkeen täyttämisen olevan sama kaikille tai kun et halua, että lomake avataan InfoPathissa, koska haluat estää käyttäjiä avaamasta tai muokkaamasta pohjana olevaa lomakemallia suunnittelutilassa.

Jos käyttäjät täyttävät lomakkeita mobiililaitteessa, kuten henkilökohtaisessa digitaalisessa avustajassa (PDA) tai älypuhelimessa, voit suunnitella selainta käyttävän lomakemallin niin, että se voidaan avata ja täyttää mobiililaitteen selaimella. Kun käyttäjät käyttävät lomaketta mobiililaitteella, se avautuu heidän näyttöönsä yksinkertaistetussa muodossa.

Lomakkeisiin perustuvien liiketoimintaprosessien tehostaminen

Lomakkeet ovat monien liiketoimintaprosessien keskiössä. Isännöimällä selainta käyttäviä lomakemalleja palvelimessa, jossa on InfoPath Forms Services, voit integroida lomaketiedot olemassa oleviin liiketoimintaprosesseihin tai sovelluksiin. Voit tehdä esimerkiksi seuraavat toimet:

• Tietojen lähettäminen olemassa oleviin yritysjärjestelmiin Kun suunnittelet selainyhteensopivan lomakemallin, voit luoda tietoyhteyksiä verkkopalveluihin tai muihin ulkoisiin tietolähteisiin. Näin voit lähettää tietoja olemassa oleviin yritysjärjestelmiin, yrityssovelluksiin tai yritystietokantoihin. Esimerkiksi myyntiosasto voi suunnitella lomakkeen, joka voi lähettää myynti liidejä ja asiakastietoja olemassa olevaan asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM).
• Kyselytiedot olemassa olevista yritysjärjestelmistä Voit myös tehdä kyselyjä olemassa olevien yritysjärjestelmien, yrityssovellusten tai yritystietokantojen tiedoista. Kun käyttäjät esimerkiksi avaavat lomakemalliin perustuvan lomakkeen, haluat ehkä, että ulkoisen tietolähteen tiedot näkyvät lomakkeen nimi- ja osoitekentissä. Näin voit hyödyntää olemassa olevia organisaatiotietoja ja yksinkertaistaa lomakkeen täyttämistä.
• Työnkulun lisääminen lomakkeisiin Voit lisätä työnkulun kirjastoon tallennettuun lomakemalliin. Näin voit hallita johdonmukaisesti yleisiä liiketoimintaprosesseja. Voit esimerkiksi esimiehenä reitittää kuluraporttilomakkeen hyväksyjien luettelon kautta hyväksyntätyönkulun avulla. Hyväksyjät voivat hyväksyä tai hylätä kuluraporttilomakkeen, määrittää hyväksyntätehtävän uudelleen tai pyytää muutoksia lomakkeeseen. InfoPathissa käyttäjät voivat osallistua työnkulkuun napsauttamalla Tiedosto-valikon komentoja. Palvelimessa he voivat osoittaa kirjastossa olevan lomakkeen nimeä, napsauttaa näkyviin tulevaa nuolta ja osallistua työnkulkuun valitsemalla Työnkulut .
  

Sivun alkuun

Lomakkeiden ja lomakemallien hallinta keskitetyssä sijainnissa

Voit tallentaa lomakemallit ja niihin liittyvät lomakkeet keskitettyyn säilöön palvelimeen, jossa on InfoPath Forms Services. Tämä helpottaa lomakkeiden ja lomakemallien etsimistä, jakamista ja hallintaa.

Tärkeimpiä etuja ovat muun muassa mahdollisuus:

• Lomakkeiden ja lomakemallien tallentaminen keskitettyyn sijaintiin Voit liittää lomakemallin kirjastoon, joka on SharePoint-sivuston sijainti, jossa voit luoda, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja muiden organisaatiosi käyttäjien kanssa. Kun käyttäjät täyttävät lomakkeita kyseisen kirjaston lomakemallin perusteella, valmiit lomakkeet näkyvät kirjastossa yhdessä lomakkeiden avaintietojen kanssa. SharePoint-kirjaston suunnittelun mukaan käyttäjät voivat täyttää lomakemalliin perustuvia lomakkeita, viedä tiedot valmiista lomakkeista Microsoft Office Exceliin tai yhdistää useiden lomakkeiden tiedot yhteen lomakkeeseen. Seuraavassa esimerkissä näkyvät kirjastoon tallennetut kuluraportit.
  
• Lomakemallien hallinta sisältötyyppien avulla Ohjatun InfoPath-julkaisutoiminnon avulla voit julkaista lomakemallin sivuston sisältötyyppinä. Sisältötyyppi määrittää lomakemallin, sarakejoukon ja palvelimen tiedostojen hallinta-asetukset, kuten työnkulun tai käytännön asetukset.
  Luomalla sisältötyyppejä voit käyttää lomakemalleja ja -asetuksia uudelleen sivustokokoelmassa. Jos aiemmin halusit käyttää lomakemallia useissa SharePoint-kirjastoissa, sinun oli julkaistava lomakemallista kaksi erillistä kopiota, yksi kullekin kirjastolle. Jos halusit päivittää lomakemallin, sinun oli muutettava lomakemallia molemmissa paikoissa. Nyt voit kuitenkin julkaista lomakemallin sivuston sisältötyyppinä. Kun päivität sisältötyypin, muutos otetaan automaattisesti käyttöön aina, kun kyseistä sisältötyyppiä käytetään.
  Voit määrittää yksittäisen sisältötyypin sivustokokoelman useisiin kirjastoihin tai määrittää useita sisältötyyppejä yhteen kirjastoon. Voit esimerkiksi lisätä tilaraporttilomakkeiden sisältötyypin kaikkiin kirjastoihin, joita yrityksesi myyntiosasto käyttää, jotta jokainen myyntiryhmä kerää ja raportoi samantyyppisiä tietoja johdolle. Oletetaan myös, että osastosi käyttää erilaisia lomakemalleja matkapyyntö-, matkaraportti- ja kuluraporttilomakkeisiin. Voit julkaista kolme lomakemallia sivuston sisältötyyppeinä ja lisätä ne yhteen kirjastoon, jota käytetään tiimin matkustamiseen liittyvien tietojen tallentamiseen. Kun käyttäjät luovat uuden lomakkeen kirjastosta, he voivat valita, mitä lomakemalleja he haluavat käyttää.
• Lomakkeiden ja lomakemallien hallinta Palvelinklusterin järjestelmänvalvojat voivat hallita sitä, miten käyttäjät käyttävät lomakemalleja ja miten ne otetaan käyttöön koko organisaatiossa. He voivat esimerkiksi määrittää, kuka voi julkaista lomakemalleja koko sivustossa, tai päättää, miten lomakemallit päivitetään palvelimessa mahdollisimman vähäisin vaikutuksin lomakekäyttäjiin.
• Keskitetyssä sijainnissa olevien tietoyhteyksien hallinta Jos useat lomakemallit käyttävät samoja tietoyhteyksiä, voit tallentaa kyseisen tietoyhteyden asetukset tietoyhteystiedostoon tietoyhteyskirjastoon. Kun käyttäjä avaa lomakkeen, joka muodostaa yhteyden datayhteystiedostoon, InfoPath muodostaa yhteyden ulkoiseen tietolähteeseen tiedoston asetusten avulla. Näin useat lomakemallit voivat käyttää samaa tietoyhteystiedostoa, joten jokaiselle lomakemallille ei tarvitse luoda samaa tietoyhteyttä manuaalisesti. Lisäksi jos ulkoisen tietolähteen sijainti- tai yhteysasetukset muuttuvat, sinun ei tarvitse päivittää jokaista tietoyhteyttä käyttävää lomakemallia. Sen sijaan tietoyhteystiedosto päivitetään vain kerran, ja kaikki lomakemallit toimivat edelleen odotetulla tavalla.

Sivun alkuun