Koko yrityksessä tiimit käyttävät Microsoft SharePoint -sivustoja asiakirjojen yhteiskäyttöön ja tietojen jakamiseen. Haluat luoda SharePoint-ratkaisuja, jotka parantavat organisaatiosi tuottavuutta ja tehokkuutta, mutta et halua kirjoittaa koodia. Mistä aloitat?
Microsoft SharePoint Designer 2010 avulla voit suunnitella koodia lainkaan työnkulkuratkaisuja, jotka hallitsevat yksinkertaisia ja monimutkaisempia liiketoimintaprosesseja organisaatiossa. Työnkulut lisäävät logiikkaa sekä järjestelmä- että ihmisprosesseihin. Järjestelmäprosessien työnkulut saattavat päivittää yhden tietolähteen, kun toinen tietolähde muuttuu. Inhimillisten prosessien työnkulut voivat lähettää työntekijän esimiehelle hyväksyttäväksi asiakirjan, kuten kuluraportin, ja, jos se on hyväksytty, kirjanpito-osastolle käsittelyä varten.
Tämän mahdollistaa SharePoint Designer 2010 tehokas mutta intuitiivinen työnkulun editori, joka sallii sisäkkäisen logiikan, alivaiheet ja paljon muuta. Jos työnkulku on esimerkiksi liitetty tiedostokirjastoon tai jos se on suodatettu Tiedosto-sisältötyyppiin, näkyviin tulee joukko tilannekohtaisia tiedostojoukon toimintoja. Tiedostojoukko on SharePoint Server 2010 uusi ominaisuus, jossa asiakirjaryhmää käsitellään yhtenä yksikkönä, joten tiedostojoukon työnkulun toiminto iteroi kaikki kyseisen tiedostojoukon kohteet.
Muita uusia työnkulun toimintoja ovat toiminnot, jotka muodostavat kolmen suosituimman työnkulun perustan SharePoint Serverissä: hyväksyntä, palautteen kerääminen ja Allekirjoitusten kerääminen -työnkulut, apuohjelmat merkkijonojen ja päivämäärien käsittelyyn; uusi relaatiotoiminto, joka käyttää SharePoint-käyttäjäprofiilisäilöä henkilön esimiehen etsimiseen; ja uusia luettelotoimintoja, joita työnkulku voi käyttää luettelokohteen käyttöoikeuksien määrittämiseen.
Voit myös suunnitella ja jakaa työnkulkuja Microsoft Vision ja sen vuokaaviomallien avulla, jotka voidaan viedä SharePoint Designer 2010.
Tässä artikkelissa esitellään työnkulkujen perusteet. Kun ymmärrät työnkulkujen tyypit ja perusrakennusosat – toiminnot, ehdot ja vaiheet – voit nopeasti lisätä työnkulkuja automatisoidaksesi prosesseja ja parantaaksesi organisaatiosi tuottavuutta ja tehokkuutta.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Mikä on työnkulku?
Työnkulut ovat tapa, jolla organisaatio toimii, työprosessia vastaava toimintosarja, kuten ostotilausten prosessi. SharePoint 2010:n avulla voit automatisoida näitä työnkulkuja, mikä lisää organisaation tehokkuutta ja tuottavuutta. Tämä johtuu siitä, että automaattiset työnkulut ohjaavat prosesseja niin, että organisaatio voi keskittyä työntekoon prosessien hallinnan sijaan.
Työnkulut voivat hallita useimpia SharePoint 2010 -sivuston, luettelon, kirjaston, sisältötyypin tai luettelokohteen ominaisuuksia, mukaan lukien kohteen elinkaari. Työnkulku voi sisältää sekä henkilöiden (tai työnkulun osallistujien) suorittamia toimintoja että työnkulun suorittamia toimintoja. Työnkulun osallistujat voivat käsitellä työnkulkua määritetyn Tehtäväluettelon kautta, jossa työnkulku voi luoda tehtävän jollekulle ja pysyä keskeytettynä, kunnes tehtävä on merkitty valmiiksi.
Työnkulut voivat olla niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin liiketoimintaprosessit edellyttävät. Voit luoda käyttäjän käynnistämän työnkulun tai työnkulun, joka käynnistetään automaattisesti tapahtuman perusteella, esimerkiksi silloin, kun luettelokohde luodaan tai sitä muutetaan.
Yleensä kun käytät SharePoint Designer 2010 työnkulun suunnitteluun, noudata seuraavia perusvaiheita:
-
Valitse luotavan työnkulun tyyppi: luettelo, uudelleenkäytettävä luettelo tai sivusto.
-
Työnkulun editorin avulla voit valita ja koota työnkulun vaiheet määrittävät ehdot ja toiminnot niin, että se vastaa automatisoitavaa liiketoimintaprosessia.
-
Tallenna ja julkaise työnkulku.
-
Mukauta automaattisesti luotuja työnkulkulomakkeita tarvittaessa.
Voit ajatella työnkulkua toimintojen vuokaaviona, jossa on alku, loppu ja peräkkäinen työnkulku alusta loppuun. Työnkulkuihin voi sisällyttää rinnakkaisia haaroja, mutta viime kädessä ne etenevät alkuperäisestä toiminnosta lopulliseen toimintoon.
Oletetaan esimerkiksi, että haluat kartoittaa työnkulun, joka reitittää tiedoston SharePoint 2010:ssä hyväksyttäväksi. Kun työnkulku käynnistyy, se ilmoittaa määritetylle tarkistajalle automaattisesti sähköpostitse, että hänellä on tarkistettava asiakirja. Tämän jälkeen tarkistaja tarkistaa asiakirjan ja muuttaa asiakirjan tilaa ilmaisemaan, että hän on suorittanut tehtävänsä ja onko hän hyväksynyt tai hylännyt asiakirjan. Tarkistajan vastauksen perusteella työnkulku etenee alaspäin jompaankumpaan kahdesta rinnakkaisesta haarasta. Jos tarkistaja hyväksyy asiakirjan, työnkulku siirtää hyväksytyn tiedoston tiettyyn tiedostokirjastoon ja lähettää sitten koko työryhmälle sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan hyväksytystä asiakirjasta. Jos tarkistaja hylkää asiakirjan, työnkulku ilmoittaa siitä asiakirjan tekijälle. Kummassakin tapauksessa työnkulku päättyy ja prosessi on valmis.
Kaavio 1: Esimerkki hyväksynnän työnkulusta
Minkä tyyppisiä työnkulkuja minun tulisi suunnitella?
SharePoint 2010:ssä on kolmenlaisia työnkulkuja:
-
Luettelo
-
Uudelleenkäytettävä luettelo
-
Sivusto
Luettelon työnkulut
Luettelon työnkulku on SharePoint 2007:ssä käytettävissä olevan työnkulun tyyppi. Koska siinä on sen luettelon konteksti, jolle se luotiin, luettelon työnkuluilla on automaattisesti käyttöoikeus sen luettelokohteen mukautettujen kenttien arvoihin, jossa ne suoritetaan, kuten tiedostokirjaston mukautettuun Muistiinpanot-kenttään. Luettelon työnkulkuja ei voi käyttää muissa luetteloissa tai kirjastoissa tässä tai muissa sivustoissa. Jos haluat käyttää samaa työnkulun toimintoa useissa luetteloissa, sinun on luotava työnkulut manuaalisesti uudelleen kaikissa sijainneissa.
Jos tiedät, että tarvitset vain tiettyä luetteloa varten suunnittelemasi työnkulut, luettelon työnkulun etuna on, että luetteloiden mukautetut kentät ovat automaattisesti käytettävissä.
Uudelleenkäytettävät luettelon työnkulut
Voit luoda uudelleenkäytettävän luettelon työnkulun (uudelleenkäytettävän työnkulun) sivustokokoelman ylimmän tason sivustoon, ja työnkulku voidaan tehdä yleisesti uudelleenkäytettäväksi, mikä tarkoittaa, että työnkulku voidaan liittää mihin tahansa sivustokokoelman luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin. Voit myös luoda uudelleenkäytettävän työnkulun mihin tahansa sivustokokoelman alisivustoon. tätä työnkulkua voi käyttää uudelleen kyseisellä alisivustolla.
Voit myös viedä uudelleenkäytettävän työnkulun yhdestä sivustosta ja ladata ja aktivoida työnkulun toiseen sivustoon. Voit esimerkiksi luoda uudelleenkäytettävän työnkulun testiympäristössä, testata sen ja viedä sen sitten tuotantoympäristöön. SharePoint Designer 2010 tukee työnkulun viemista mallina.
Uudelleenkäytettävissä työnkuluissa ei oletusarvoisesti ole tietyn luettelon tai kirjaston kontekstia. Siksi ne tarjoavat oletusarvoisesti vain sarakkeita, jotka ovat yleisiä kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa, kuten Luotu ja Luotu.
Jos uudelleenkäytettävä työnkulku edellyttää, että tietyt sarakkeet ovat siinä luettelossa tai kirjastossa, johon liitit sen, voit lisätä kyseiset sarakkeet liittämissarakkeiksi. Liittämissarakkeet lisätään automaattisesti luetteloon tai kirjastoon, kun luetteloon tai kirjastoon on liitetty uudelleenkäytettävä työnkulku.
Kun luot uudelleenkäytettävän työnkulun, voit vaihtoehtoisesti suodattaa uudelleenkäytettävän työnkulun tiettyyn sisältötyyppiin. Näin voit käsitellä sisältötyypin kenttiä SharePoint Designer 2010. Jos esimerkiksi uudelleenkäytettävät luettelon työnkulut on liitetty Tiedosto-sisältötyyppiin, voit tarkastella ja käyttää sisältötyyppiin liittyviä työnkulun kenttiä, kuten tiedostotunnusta. Selaimessa voit liittää uudelleenkäytettävän työnkulun joko tiettyyn sisältötyyppiin tai sisältötyyppiin, joka periytyy kyseiseltä sisältötyypiltä. Jos liität työnkulun sivuston sisältötyyppiin, työnkulku on käytettävissä kaikissa kyseisen sisältötyypin kohteissa sen sivuston jokaisessa luettelossa ja kirjastossa, johon kyseinen sisältötyyppi on lisätty. Voit myös määrittää sen käytettäväksi kokoelman sivustoissa, jos työnkulku on määritetty yleisesti uudelleenkäytettäväksi työnkuluksi.
Jos haluat, että käyttäjät voivat käyttää suunnittelemiasi työnkulkuja useissa sivustoissa, luetteloissa, kirjastoissa ja sisältötyypeissä, uudelleenkäytettävä työnkulku vastaa todennäköisesti parhaiten tarpeitasi. Odotamme, että useimmat SharePoint 2010:n työnkulut käyttävät uudelleenkäytettäviä työnkulkuja.
Sivuston työnkulut
Sivuston työnkulku on liitetty sivustoon, ei luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin. Toisin kuin useimmat työnkulut, sivuston työnkulku ei siis ole käynnissä tietyssä luettelokohteessa. Tämän vuoksi monet toiminnot ovat käytettävissä kohteille, jotka eivät ole käytettävissä sivuston työnkuluissa.
Selaimessa käynnistät sivuston työnkulun tai tarkastelet käynnissä olevien sivuston työnkulkujen tilaa napsauttamalla Sivuston toiminnot - valikkoa, valitsemalla Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitsemalla sitten Sivuston työnkulut.
Jos haluat luoda työnkulun, mutta et tarvitse luetteloa, kirjastoa tai sisältötyyppiä työnkulkuihin, sivuston työnkulku vastaa todennäköisesti parhaiten tarpeitasi. Voit esimerkiksi luoda sivuston työnkulun, jonka avulla käyttäjät voivat antaa palautetta sivustostasi.
Työnkulkujen mukauttaminen SharePoint Server 2010
Sinun ei tarvitse aloittaa alusta suunnittelutyönkulkuihin, jotka vastaavat organisaatiosi prosesseja. SharePoint Server 2007:n neljä suosituinta työnkulkua – Hyväksyntä, Palautteen kerääminen, Allekirjoitusten kerääminen, Julkaisemisen hyväksyntä -työnkulut – on täysin luotu uudelleen ilmoitettaviksi uudelleenkäytettäviksi työnkuluiksi, mikä tarkoittaa, että ne ovat nyt täysin mukautettavissa SharePoint Designer 2010. Voit kopioida ja muokata (suositus) tai muokata näitä työnkulkuja sekä mukautettuja uudelleenkäytettäviä työnkulkuja organisaatiosi tarpeiden mukaan.
Huomautus: SharePoint 2010:ssä on muita työnkulkuja, kuten Kolmen tilan työnkulku, mutta ne eivät ole määrittäviä työnkulkuja, joten niitä ei voi muokata.
Nämä työnkulut ovat tapahtumalähtöisiä, ja kaikki työnkulun tärkeät tapahtumat näkyvät työnkulun editorissa sekä prosessin kullekin tehtävälle että koko prosessille. Voit esimerkiksi helposti lisätä ehtoja ja toimintoja, jotka määrittävät, mitä tapahtuu, kun kullekin tehtävälle määritetään, vanhenee tai valmistuu.
Mitä tapahtumat, toiminnot, ehdot ja vaiheet ovat?
Nämä ovat työnkulun rakenneosia. Työnkulku koostuu yhdestä tai useammasta vaiheesta, ja jokainen vaihe koostuu toiminnoista ja niihin liittyvistä ehdoista. Jokainen työnkulku aloitetaan tapahtuman avulla.
Mitä tapahtumat ovat?
Tapahtuma käynnistää tai käynnistää työnkulun. Tapahtumia voidaan käyttää myös työnkulun toimintojen ajoituksen hallintaan, kuten kohteen tilan muuttamisen odottamiseen. Työnkulun voi käynnistää kolmella tapahtumalla:
-
Kohde luodaan.
-
Kohdetta muutetaan.
-
Työnkulun osallistuja napsauttaa SharePoint-sivuston aloituspainiketta.
Huomautus: Sivuston työnkulut voidaan aloittaa vain manuaalisesti.
Voit luoda työnkulun, jonka osallistuja aloittaa manuaalisesti, tai työnkulun, joka käynnistyy automaattisesti, kun luettelokohde luodaan tai muutetaan. Haluat esimerkiksi määrittää mukautetun rakennemuutospyynnön hyväksymistyönkulun siten, että se voidaan aloittaa manuaalisesti ja kun kohde muuttuu, mutta ei silloin, kun kohde luodaan. Valitse työnkulun asetussivun Aloitusasetukset-kohdassaPoista automaattinen aloitus käytöstä kohteiden luomisen yhteydessä.
Kun työnkulun osallistuja aloittaa työnkulun manuaalisesti, kyseinen henkilö selaa ensin luetteloon tai kirjastoon, johon työnkulku on liitetty. Kuka tahansa henkilö, jolla on vähintään Osallistuja-käyttöoikeustaso, voi aloittaa työnkulun, joka on suunniteltu käynnistymään manuaalisesti. Jos haluat käynnistää työnkulut manuaalisesti, osallistuja napsauttaa kohdetta, valitsee valikosta Työnkulut ja valitsee sitten työnkulun sivulta, joka näyttää kaikki kyseiselle kohteelle käytettävissä olevat työnkulut. Osallistuja täyttää tarvittaessa työnkulun aloituslomakkeen ja aloittaa työnkulun napsauttamalla lomakkeen aloituspainiketta. Työnkulun aloittaminen luo kyseiselle kohteelle uuden esiintymän kyseiselle työnkululle.
Huomautus: Työnkulut-komento on käytettävissä vain, kun kohde on luettelossa, kirjastossa tai sisältötyyppi, johon on liitetty vähintään yksi työnkulku.
Manuaalisesti aloitetun työnkulun aloituslomake voi olla yhtä yksinkertainen kuin vasemmalla oleva kuva tai monimutkaisempi, kuten oikealla oleva kuva.
Yksinkertainen lomake
Monimutkaisempi muoto
Voit myös lisätä mukautettuja kenttiä aloituslomakkeeseen työnkulun suunnittelun yhteydessä. Työnkulun osallistujat voivat sitten antaa työnkulkuun tietoja täyttämällä tämän lomakkeen, ja nämä asetukset välitetään työnkulkuun. Uusi työnkulun esiintymä käynnistyy, minkä jälkeen kyseinen työnkulku voi etsiä ja käyttää lomakkeen kautta annettuja tietoja missä tahansa työnkulun vaiheessa. Voit myös määrittää uudelleenkäytettävien työnkulkujen kytkentälomakkeessa käytettävät kentät.
Mitä toiminnot ovat?
Toiminto on työnkulun perustyöyksikkö. SharePoint Designer 2010 sisältää joukon valmiita ja uudelleenkäytettäviä toimintoja, jotka voit sisällyttää työnkulkuun. Työnkulku voi esimerkiksi:
-
Luo, kopioi, muuta tai poista luettelokohteita (myös asiakirjoja).
-
Kuittaa kohteet sisään tai ulos.
-
Lähetä sähköpostiviesti.
-
Luo tehtävä ryhmäsivuston Tehtävät-luettelossa olevalle henkilölle.
-
Kerää tietoja osallistujalta, johon voidaan myöhemmin viitata työnkulussa.
-
Keskeytä tai pysäytä työnkulku.
-
Kirjaa työnkulun tiedot Historia-luetteloon, jotta voit käyttää hylkäämistä tai työnkulun virheenkorjausta.
-
Määritä työnkulun muuttujat tai suorita laskutoimituksia.
SharePoint Server 2010 sisältää kolme uutta tehtävätoimintoa: Aloita hyväksyntäprosessi, Aloita palauteprosessi ja Aloita mukautettu tehtäväprosessi. SharePoint Server 2010 sisältyvät kolme suurta työnkulkua – Hyväksyntä-, Palautteen kerääminen- ja Allekirjoitusten kerääminen -työnkulut – on rakennettu näiden toimintojen avulla. Hyväksyntätoiminnot esittävät kaikki tärkeät tapahtumat hyväksyntäprosessissa, joten sinun on helppo suunnitella ihmisen työnkulkuprosessi, jossa monet ihmiset ovat vuorovaikutuksessa tai tekevät yhteistyötä tietyn asiakirjan parissa.
Työnkulku voi sisältää minkä tahansa määrän toimintoja. Juuri luetellut toiminnot suoritetaan työnkulussa, mutta työnkulun osallistujat voivat suorittaa muita toimintoja. Esimerkiksi hyväksyntätyönkulussa työnkulun osallistuja tarkistaa ja hyväksyy asiakirjan. Työnkulun osallistujan suorittamat toiminnot esitetään määritetyssä Tehtäväluettelossa kyseiselle henkilölle määritetyillä tehtävillä. Kaavio1:n viisi toimintoa: Esimerkkikaavion työnkulku, joka on lähellä tämän artikkelin alkua, ovat seuraavat:
-
Sähköpostiviestin lähettäminen tarkistajalle ilmoittamista varten
-
Asiakirjan tarkistaminen (työnkulun osallistujalle määritetty tehtävä)
-
Asiakirjan siirtäminen Hyväksytty-tiedostokirjastoon
-
Lähetä sähköpostiviesti työryhmälle ilmoittamista varten
-
Sähköpostiviestin lähettäminen asiakirjan tekijälle ilmoittamista varten
Perussyistä työnkulkua suunniteltaessa tunnistetaan tarvittava toimintosarja ja kootaan sitten kyseinen toimintosarja työnkulun editorin avulla. Esimerkiksi kaaviossa 1: Esimerkki hyväksynnän työnkulusta ensimmäinen toiminto, jonka haluat lähettää, on lähettää sähköpostiviesti, joka ilmoittaa tarkistajalle.
Napsauta siis työnkulun editorissa ensimmäistä vaihetta, kirjoita jokin tai kaikki sähköpostiviestit ja valitse Lähetä sähköpostiviesti.
Mitä ehdot ovat?
Kun suunnittelet työnkulkua, voit luoda työnkulun editorin avulla sääntöjä, jotka käyttävät ehdollista logiikkaa SharePoint-sivustoissa, luetteloissa, kohteissa ja sisältötyypeissä. Sääntö muodostaa ehdon, jossa työnkulku suorittaa liittyvän toiminnon vain, jos kyseinen ehto on tosi. Voit esimerkiksi luoda säännön, jossa työnkulku lähettää tarkistajalle sähköpostiviestin vain, jos kohteen on luonut tietty henkilö. Voit myös lisätä useita ehtoja haaraa kohti. Voit esimerkiksi luoda säännön, jossa tarkistajalle lähetetään sähköpostiviesti vain, jos kohde on sekä tietyn henkilön luoma (1) että (2) asiakirjan otsikko sisältää tietyt avainsanat. Lopuksi voit liittää useita toimintoja yhteen ehtoon. Voit esimerkiksi luoda säännön, jossa jos kohde on tietyn henkilön luoma, tarkistajalle lähetetään sähköpostiviesti ja (2) työnkulun tiedot kirjataan Historia-luetteloon.
Yhteenvetona sääntö on yksi tai useampi yhteen tai useampaan toimintoon liittyvä ehto: Jos kaikki ehdon lauseet ovat tosia, tee kaikki niihin liittyvät toiminnot.
Edellisessä esimerkissä käyttäjä on määrittänyt työnkululle kaksi ehtoa ja kaksi toimintoa. Voit kuitenkin luoda työnkulkuun useita haaroja: Jos ehto A on tosi, tee yksi toiminto; jos ehto B on tosi, tee toinen toiminto. Jos haluat lisätä haaran vaiheeseen, valitse Lisää Else-If haara. Esimerkiksi hyväksyntätyönkulussa, jos tarkistaja hyväksyy asiakirjan, työnkulku suorittaa yhden joukon toimintoja. jos tarkistaja hylkää asiakirjan, sama työnkulku suorittaa toisen toiminnon. Tämä on ehdollinen haara.
Työnkulun editorissa tässä vaiheessa on kaksi haaraa ja se näyttää seuraavalta.
Voit myös luoda haaran, jolla ei ole ehtoa. Näin työnkulku suorittaa yhden toiminnon, jos ehto tai ehtojoukko on tosi, ja eri toiminnon, jos ne ovat epätosia. Esimerkiksi työnkulun seuraava vaihe lähettää viestin Hyväksyjille vain, jos ehto on tosi; muuten työnkulku lähettää viestin vain työnkulun käynnistäjälle. Lisäämällä haaran ilman ehtoa työnkulku suorittaa toiminnon kyseisessä haarassa kaikissa tapauksissa, joissa ensimmäisen haaran ehto on epätosi.
Huomautus: Jos haaralla ei ole ehtoa, sen on oltava ehdollisen lohkon viimeinen haara eikä ehdollinen lohkon ainoa haara.
Huomautus: Työnkulun haarautuminen ei voi jatkua vaiheesta toiseen. "Muuten jos" -haarojen joukko, jota kutsutaan myös ehdolliseksi lohkoksi, sisältyy aina yhteen vaiheeseen. Voit kuitenkin määrittää sisäkkäiset vaiheet alivaiheiksi.
SharePoint Designer 2010 tarjoaa useita valmiita ja uudelleenkäytettäviä ehtoja, jotka voit sisällyttää työnkulkuun. Voit esimerkiksi määrittää, että työnkulku suorittaa siihen liittyvät toiminnot vain, jos kohde:
-
Luodaan tai muokataan tietyn ajanjakson aikana.
-
On luonut tai muokannut tietty henkilö.
-
Sisältää määritetyt avainsanat sisältävän otsikkokentän.
-
On tietyntyyppinen tiedosto tai sen tiedostokoko on tietyllä alueella. (Tämä ehto on käytettävissä vain, kun työnkulku on liitetty tiedostokirjastoon.)
Lisäksi voit luoda mukautettuja ehtoja ja lisäehtoja SharePoint Designer 2010, joissa voit määrittää laajan valikoiman parametreja. Mukautettujen ehtojen avulla voit verrata nykyisen luettelon kenttää arvoon. Voit esimerkiksi luoda mukautetun ehdon, jossa jos Hyväksynnän tila -kenttä on Hyväksytty, tee siihen liittyvä toiminto. Kehittyneissä olosuhteissa voit verrata arvoa toiseen arvoon. Näin voit luoda vertailun minkä tahansa luettelon kentän ja toisen luettelon arvon välille. Voit esimerkiksi luoda jaetut tiedostot -kirjastolle lisäehdon, jossa jos Tehtäväluettelon Tila-kentän arvo on Odottaa, tee siihen liittyvä toiminto.
Huomautus: Toiminto ei edellytä ehtoa. Esimerkiksi kaavion 1 ensimmäinen vaihe: Esimerkki hyväksynnän työnkulusta, joka on lähellä tämän artikkelin alkua, lähettää sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan tarkistajalle. Tähän toimintoon ei ole liitetty ehtoa. Rinnakkainen toimintolohko ei myöskään edellytä ehtoa.
Rinnakkaiset ja sarjatoiminnot
Jos ehtoon liittyy useita toimintoja, toiminnot voidaan määrittää suoritettavaksi samanaikaisesti (rinnakkain) tai yksi toisensa jälkeen (sarja), oletusarvona.
Sarjatoiminnot Esimerkiksi seuraavassa työnkulussa voit määrittää kaksi toimintoa niin, että kun asiakirja hyväksytään, tiedosto kopioidaan Arkisto-tiedostokirjastoon ja sen jälkeen lähetetään viesti. Ilmaisee työnkulun editorissa, että toinen toiminto tapahtuu ensimmäisen jälkeen.
Rinnakkaiset toiminnot Esimerkiksi seuraavassa työnkulussa voit määrittää kaksi toimintoa niin, että kun asiakirja hyväksytään, viesti lähetetään ja (samanaikaisesti) tiedosto kopioidaan Hyväksytty-tiedostokirjastoon. Ilmaisee työnkulun editorissa , että toinen toiminto suoritetaan samaan aikaan ensimmäisen kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä tehtävissä ja toiminnoissa, jotka vievät paljon aikaa. Esimerkiksi tehtävien osalta sitä voidaan käyttää tehtävien määrittämisen hallintaan.
Huomautus: Rinnakkaiset toiminnot eivät ole täysin samanaikaisia; tarkkaa järjestystä ei voi määrittää, ja se voi vaihdella joka kerta, kun työnkulku suoritetaan.
Huomautukset:
-
Säännöstä (ehdoista ja toiminnoista) toiminnot voivat esiintyä sarjana, rinnakkain tai sarjan yhdistelmänä ja rinnakkain.
-
Sarja- tai rinnakkaistoimintojen joukon on sisällyttävä yhteen vaiheeseen.
Mitä vaiheet ovat?
Työnkulku koostuu yhdestä tai useammasta vaiheista. Jokainen vaihe voi sisältää useita toimintoja ja niihin liittyviä ehtoja. Voit myös asettaa vaiheita sisäkkäin muissa vaiheissa. Tämä voi auttaa työnkulun järjestämisessä. Voit ajatella vaiheita työnkulun editorin toimintolohkoina. Esimerkiksi seuraavassa työnkulussa on kaksi vaihetta, kuten työnkulun editorissa näkyy.
Vaiheiden avulla voit ryhmitellä ehtoja ja toimintoja niin, että yksi sääntöjoukko (ehdot ja toiminnot) voidaan arvioida ja suorittaa ennen toista joukkoa.
Määritä työnkulun toiminnot suoritettavaksi käyttämällä työnkulun tekijän käyttöoikeuksia. SharePoint Designer 2010 voit tekeytymisvaiheiden avulla määrittää työnkulun suorittamaan toimintoja tekeytymällä työnkulun tekijäksi työnkulun käynnistäjän sijaan. Tekeytymisvaiheet ovat erityisen hyödyllisiä hyväksymis- ja julkaisutilanteissa, joissa sisällön lähettäjien ja sisällön hyväksyjien käyttöoikeudet ovat erilaiset.
Työnkulun tekijä on viimeinen työnkulun julkaissut henkilö. Kun toinen käyttäjä julkaisee työnkulun uudelleen, työnkulun tekijä ei muutu työnkulun keskeneräisten esiintymien osalta. Työnkulkujen esiintymät, jotka aloitetaan työnkulun uudelleen julkaisemisen jälkeen, käyttävät päivitettyä työnkulun tekijää.
Huomautus: Tekeytymisvaiheet voidaan lisätä vain työnkulun päätasoon, eikä niitä voi asettaa sisäkkäin toiseen vaiheeseen.
Seuraavassa skenaariossa työnkulkuja käynnistävällä henkilöllä ei ole oikeutta lisätä tiedostoa Arkisto-kirjastoon, mutta työnkulun tekijällä on. Kun henkilö aloittaa työnkulun ja ehto on tosi tekeytymisvaiheessa, tiedosto kopioidaan Arkisto-kirjastoon työnkulun tekijän käyttöoikeuksilla. Vaihe 2 ei ole tekeytymisvaihe, joten se suoritetaan työnkulun käynnistäjänä. On parasta käyttää tekeytymisvaiheita vain sellaisille vähimmäistoiminnoille, joiden onnistuminen edellyttää työnkulun tekijän käyttöoikeuksia.
Yksi vai monta? Jotkin työnkulut voidaan suunnitella joko yhden vaiheen toimintosarjana tai vaihesarjana. Esimerkiksi seuraavan vaiheen toiminnot voidaan jakaa erillisiin vaiheisiin tai sisäkkäin ehdollisen lohkon kanssa erillisinä vaiheina.
Seuraavassa on esimerkki prosessista, jossa käytetään sisäkkäisten vaiheiden käyttöä ehdollisessa lohkossa.
Vaiheiden avulla voit järjestää työnkulun. Täsmälleen se, miten käytät työnkulkujen vaiheita, on suuressa määrin henkilökohtaiseen mieltymykseen asti. Esimerkiksi työnkulussa voi olla monia toimintoja vaiheessa, joka ei käytä ehtoja. Tässä tapauksessa haluat ehkä erottaa toiminnot vaiheisiin niiden järjestämiseksi paremmin. Yhden vaiheen säännöt käsitellään pääteltäessä, ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen, joten haluat ryhmitellä samat vaihesäännöt, joita tarvitaan haluamasi toiminnon tai toimintojen toteuttamiseksi.
Mitä työnkulun lomakkeet ovat?
Voit tehdä työnkulusta dynaamisemman ja joustavamman lisäämällä työnkulkuun lomakkeen. Lomakkeen avulla voit kerätä tietoja työnkulun osallistujilta työnkulun ennalta määritettyinä aikoina ja antaa osallistujille mahdollisuuden käsitellä työnkulun tehtäviä ja varmistaa, että tiedot ovat käytettävissä uudelleenkäytettävissä työnkuluissa riippumatta siitä, mihin luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin se liittyy.
SharePoint Designer 2010 avulla voit luoda kolmentyyppisiä työnkulkulomakkeita:
-
Aloituslomake kerää tietoja työnkulun osallistujalta, kun hän käynnistää työnkulun. Se luodaan automaattisesti, kun luot työnkulun SharePoint Designer 2010. Aloituslomakkeet näytetään käyttäjille, kun he käynnistävät työnkulun manuaalisesti tietyssä SharePoint-kohteessa. Aloituslomakkeen avulla käyttäjät voivat määrittää muita parametreja tai tietoja työnkulusta, kun se koskee annettua SharePoint-kohdetta. Aloituslomakkeen avulla voit esimerkiksi kysyä, kenen tulisi tarkistaa asiakirja ja milloin tarkistus on valmis. SharePoint Designer 2010 luo automaattisesti InfoPathin tai ASP.NET aloituslomakkeen aloitusmääritysten mukaisesti. Jos aloitusparametrit eivät ole pakollisia, lomakkeessa on vain Aloitus- ja Peruuta-painikkeet
-
Mukautetun tehtävälomakkeen avulla työnkulun osallistujat voivat käsitellä työnkululle määritetyn Tehtäväluettelon tehtäviä. Ohjatun mukautetun tehtävän luomisen avulla voit helposti luoda mukautettuja lomakekenttiä ja lisätä ne mukautettuun tehtävälomakkeeseen. Kun työnkulun suunnittelu on valmis, SharePoint Designer 2010 luo automaattisesti InfoPath- tai ASP.NET-lomakkeet mukautettuja tehtäviä varten. Kun työnkulku suoritetaan ja tehtäviä luodaan, käyttäjä selaa työnkululle määritettyyn Tehtäväluetteloon, merkitsee tehtävän valmiiksi ja lisää työnkululle määritetyt valinnaiset tai pakolliset tiedot. Työnkulku voi sitten vastata näihin muutoksiin työnkulussa määritetyllä tavalla tai etsiä ja arvioida näitä tietoja työnkulun myöhemmissa vaiheissa.
-
Uudelleenkäytettävä työnkulku tarjoaa oletusarvoisesti vain kaikille kohteille yhteisiä kenttiä, kuten Luotu ja Muokattu. Tämä johtuu siitä, että uudelleenkäytettävää työnkulkua ei oletusarvoisesti liitetä luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin. Liittämislomakkeen avulla voit liittää kentät uudelleenkäytettävään työnkulkuun, jotta kentät ovat käytettävissä, kun suunnittelet ja suoritat työnkulun.
Kun SharePoint Designer 2010 luo lomakkeet automaattisesti, voit mukauttaa niitä siirtymällä työnkulun asetussivulle ja napsauttamalla Forms-osassa lomaketta, jota haluat mukauttaa. Työnkulkulomakkeet ovat joko InfoPath- tai ASP.NET sivuja. Ne tallennetaan SharePoint-sivustoon työnkulun lähdetiedostojen kanssa.
Parannettu toiminto InfoPath 2010 lomakkeiden avulla SharePoint Server 2010
Jos palvelimessa on SharePoint Server 2010 (ei pelkästään SharePoint Foundation 2010 ), työnkulun lomakkeet – yhdistäminen, aloitus ja tehtävä – ovat nyt InfoPath 2010 lomakkeita. InfoPath-lomakkeiden ulkoasua ja asettelua on helppo muuttaa, ja voit lisätä kelpoisuussääntöjä InfoPath-lomakkeeseen. Jos haluat muokata työnkulkulomaketta InfoPath 2010, napsauta lomaketta ja InfoPath avaa lomakkeen suoraan SharePoint Designer 2010:stä.InfoPath-lomakkeet ovat käytettävissä luetteloissa, kirjastoissa ja työnkuluissa.
Mihin työnkulut tallennetaan?
Työnkulut tallennetaan sivustotason tiedostokirjastoon nimeltä Työnkulut. SharePoint Designer 2010 luo tämän tiedostokirjaston automaattisesti. Oletusarvoisesti Työnkulut-tiedostokirjasto on piilotettu selaimesta, eikä siinä ole luettelonäkymiä, kuten AllItems.aspx tai EditForm.aspx. Jos haluat tarkastella työnkulkukirjaston sisältöä, valitse SharePoint Designer 2010siirtymisruudussaKaikki tiedostot ja valitse sitten pääruudussa Työnkulut .
Huomautukset:
-
Et ehkä pysty tarkastelemaan työnkulkuja Kaikki tiedostot -toiminnolla, se riippuu siitä, miten palvelin on määritetty.
-
Ensisijainen tapa käyttää ja suunnitella työnkulkuja SharePoint Designer 2010 on napsauttaa Työnkulkujasiirtymisruudussa .
Työnkulkujen tiedostokirjasto sisältää kansion kullekin SharePoint Designer 2010 luodulle työnkululle. Kansio sisältää työnkulun edellyttämät lähdetiedostot, kuten:
-
Työnkulun merkintätiedosto (.xoml).
-
Työnkulun määritystiedosto.
-
InfoPath xsn tai ASP.NET työnkulkuihin tarvittavia aspx-lomakkeita, kuten aloituslomakkeita (manuaalisesti aloitettiin) tai mukautettuja tehtävälomakkeita.
Jos haluat muokata aiemmin luotua työnkulkua SharePoint Designer 2010, valitse siirtymisruudussaTyönkulut. Napsauta pääruudussa hiiren kakkospainikkeella haluamaasi työnkulkua ja valitse Muokkaa työnkulkua.
Jos haluat kopioida ja muokata uudelleenkäytettävää työnkulkua SharePoint Designer 2010, valitse siirtymisruudussaTyönkulut. Napsauta pääruudussa hiiren kakkospainikkeella haluamaasi uudelleenkäytettävää työnkulkua ja valitse Kopioi ja muokkaa.
Molemmat edellä mainitut toimenpiteet avaavat työnkulun työnkulun editorissa. Napsauttamalla valintanauhaa tai navigointipolkua voit muokata työnkulkua, hallita asetuksia ja määrittää työnkulun tehtäväprosessin.
Työnkulun editori tarjoaa toiminnon nimeltä Lokihistorialuetteloon. On parasta käyttää tätä toimintoa työnkuluissasi työnkulun historian tallentamiseen. Työnkulkuhistoria on korvaamaton virheiden tutkimiseen tai seuranta- ja hylkäämistarkoituksiin.
Kun luot työnkulun, joka käyttää toimintoa Loki historialuetteloon, SharePoint Designer 2010 luo automaattisesti työnkulkuhistoria-nimisen luettelon. Luettelo luodaan oletusarvoisesti osoitteessa http://<sivuston nimi>/Lists/Workflow%20History. Voit määrittää, että luot toisen historialuettelon, kun suunnittelet luettelon tai sivuston työnkulkuja ja liität uudelleenkäytettävän luettelon työnkulun. Tässä luettelossa on sarakkeita, kuten käyttäjätunnus, päivämäärä, tapahtuma ja virheen kuvaus. Kuten Työnkulut-tiedostokirjastossa, Historia-luettelo on oletusarvoisesti piilotettu selaimesta, mutta se näkyy siirtymisruudunSharePoint Designer 2010 kohdassa Kaikki tiedostot.
Työnkulun editori sisältää kuusi toimintoa, jotka käsittelevät Tehtäväluetteloa, mukaan lukien Määritä To-Do kohde, Kerää tietoja käyttäjältä ja Määritä lomake ryhmälle. Työnkulut käyttävät oletusarvoisesti Tehtävät-luetteloa, mutta ne voidaan määrittää käyttämään mukautettua tehtäväluetteloa. Voit käyttää mukautettua tehtäväluetteloa työnkulkutehtävien erottamiseen muuntyyppisistä tehtävistä tai käyttöoikeuksiin liittyvistä ongelmista. Voit käyttää yhtä mukautettua tehtäväluetteloa sivuston kaikissa työnkuluissa tai mukautettua tehtäväluetteloa kullekin työnkululle. Se riippuu työnkulkujen teknisistä ja organisaation vaatimuksista.
Kun luot työnkulun, joka käyttää mitä tahansa edellisistä kolmesta toiminnosta, SharePoint Designer 2010 luo automaattisesti lomakkeen, tehtävän sisältötyypin ja tehtäväluettelon tarvittaessa. Tehtävät-luetteloa voi oletusarvoisesti tarkastella selaimessa, toisin kuin Työnkulkujen tiedostokirjasto ja Työnkulun historia -luettelo.
Mistä voin tarkistaa työnkulun tilan?
Voit helposti tarkastella valitun kohteen työnkulkujen edistymistä selaimen kautta. Luettelon tai tiedostokirjaston Kaikki kohteet -näkymässä näkyy oletusarvoisesti kohteen työnkulkujen nykyinen tila. Seuraavassa esimerkissä Rakennemuutospyyntö-työnkulku on käynnissä Pienoissovelluksen 1 DCR:ssä.
Huomautukset:
-
Sarakkeita on useita, jos luetteloon tai kirjastoon on liitetty useita työnkulkuja.
-
Sarakkeet voidaan poistaa Kaikki kohteet -näkymästä vaikuttamatta työnkulun toimintoihin.
-
Tilasaraketta ei lisätä näkymään, jos näkymässä on jo kuusi tai useampia haku\tilasarakkeita.
Kun napsautat työnkulun tilaa kohteessa, kuten Keskeneräinen tai Valmis, siirryt työnkulun tilasivulle tietyn kohteen työnkulussa. Jos haluat nähdä sivuston työnkulkujen tilan, napsauta Sivuston toiminnot - valikkoa, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten Sivuston työnkulut. Työnkulun tilasivulla on tietoja seuraavista:
-
Kuka käynnisti työnkulut ja milloin kohde
-
Kohteen työnkulkuun liittyvät tehtävät
-
Kohteen työnkulun historia, kuten työnkulkujen käynnistys ja valmistumisen ajankohta
Työnkulun visualisointi
Näet myös työnkulun visualisoinnin työnkulun tilan osalta, jos
-
Näytä työnkulun visualisointi tilasivulla -asetus valittiin SharePoint Designer 2010, kun työnkulku julkaistiin
-
Tietokoneessa, josta työnkulut julkaistiin, oli asennettu Visio Premium 2010
-
Työnkulku on käynnissä SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services on käynnissä palvelimessa
Huomautus: Vision ei tarvitse olla asennettuna paikalliseen tietokoneeseen työnkulun visualisoinnin tarkastelemiseksi.
Työnkulun visualisoinnin avulla työnkulun Visio-kaavio luodaan automaattisesti ja näytetään Visio-verkko-osassa Työnkulun tila -sivulla. Työnkulun visualisointi näyttää reaaliaikaisen näkymän siitä, missä tietty työnkulku on.
Jos haluat tarkastella kohteen Työnkulut-sivua, voit myös napsauttaa kohdetta luettelossa ja valita sitten valikosta Työnkulut .
Huomautus: Työnkulut-komento on käytettävissä vain, kun kohde on luettelossa tai kirjastossa, johon on liitetty vähintään yksi työnkulku.
Kun käyttäjä aloittaa työnkulun kohteessa, SharePoint Foundation 2010 tai SharePoint Server 2010 lisää uuden sarakkeen luetteloon tai kirjastoon, jossa kohde on. Sarakkeen nimi vastaa oletusarvoisesti työnkulun nimeä. Tässä vain luku -sarakkeessa näkyy työnkulun kohteen nykyinen tila. Tämä tilasarake lisätään automaattisesti jokaiseen työnkulkuun, kun se suoritetaan ensimmäisen kerran.
Työnkulun tila on linkki jokaisessa sarakkeessa. Kun valitset esimerkiksi Käynnissä, näet työnkulun tilan sivun kyseisessä työnkulun esiintymässä.
Suositeltavat jatkotoimet
Työnkulut ovat tehokas tapa lisätä sovelluslogiikkaa SharePoint-sivustoihin ja -sovelluksiin. Nyt kun ymmärrät työnkulun perusteet, haluat ehkä aloittaa luomalla työnkulun. Lisätietoja työnkulkujen suunnittelemisesta ja mukauttamisesta on Katso myös -osassa.
Sivun alkuun
