Kokouksen ajoittaminen Microsoft Teamsissa

Artikkelin sisältö

Kokouksen ajoittaminen

Voit ajoittaa kokouksen Teamsissa monella tavalla.

Kalenterikokouksen ajoittaminen

1. Valitse Calendar Teamsissa.
2. Valitse aikaväli kalenterista tai valitse Uusi .
3. Lisää kokouksen tiedot ja osallistujat.
4. Ota Teams-kokouksen vaihto käyttöön.
5. Valitse Tallenna .

Kokouksen ajoittaminen keskustelusta

1. Valitse Teamsin Teamsissa.
2. Valitse Lisää keskusteluvaihtoehtoja keskustelun yläreunassa.
3. Valitse Ajoita kokous .
4. Lisää kokouksen tiedot.
5. Valitse Lähetä.

Kanavakokouksen ajoittaminen

1. Valitse Teams Teams - Teamsissa.
2. Valitse ryhmä, johon haluat ajoittaa kokouksen.
3. Valitse Pikakokous nyt avattavan valikon nuoli.
4. Valitse Ajoita kokous .
5. Lisää muita tiimin ulkopuolisia osallistujia.
6. Valitse Lähetä.

Kaikki kokouksen ajoittamassasi tiimissä saavat henkilökohtaisen kutsun.

Voit myös kutsua kanavan tavalliseen kokoukseen kirjoittamalla kanavan nimen Lisää kanava -kenttään. Kanavia ei voi muokata tai lisätä sen jälkeen, kun kutsu on lähetetty. Sinun on lähetettävä uusi kutsu, jossa on päivitetty kanava.

Osallistujien kutsuminen

Voit kutsua osallistujia Teams-kokoukseen luodessasi sitä tai sen jälkeen.

Jopa 1 000 kutsuttua voi liittyä Teams-kokoukseen ja osallistua siihen. Enintään 10 000 kutsuttua voi liittyä vain tarkastelu -osallistujina kokouksiin, joissa on jo 1 000 osallistujaa.

Osallistujien kutsuminen:

1. Luo kokous tai avaa kokous Teams-kalenterissa.

2. Kirjoita nimet Pakolliset osallistujat -kenttään.

   • Valinnaisen osallistujan lisääminen:

     • Valitse uudessa kalenterissaVastausasetukset>Lisää valinnaisia osallistujia ja lisää heidän nimensä Kutsu valinnaisia osallistujia -kenttään.
     • Valitse perinteisessä kalenterissaValinnainen +Lisää pakolliset osallistujat ja lisää heidän nimensä.

   • Jos haluat kutsua organisaation ulkopuolisen henkilön, kirjoita hänen koko sähköpostiosoitteensa (esim. Joe@example.com).

3. Valitse Lähetä päivitys tai Lähetä . Kutsutut saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki kokoukseen.

Ajoittaja

Aikataulun avulla voit tarkastella muiden osallistujien aikavyöhykkeitä, aikatauluja ja käytettävyyttä eri aikavälien aikana. Aikataulun ruudukko näyttää kunkin osallistujan aikataulun.

• Varjostetut alueet näyttävät, milloin osallistujat ovat varattuja tai heillä on alustavia kokouksia.

• Luomattomat alueet näyttävät, milloin osallistujat ovat ilmaisia.

  

• Jos haluat käyttää Scheduleria, valitse kokouksen tiedoissa Aikataulun .

Kun olet täyttänyt tiedot, sulje aikataululomake ja kutsu osallistujat kokoukseen valitsemalla Lähetä .

Kokouslinkin jakaminen

Teamsin avulla voit kutsua henkilöitä kokoukseen kokouslinkin kautta. Voit jakaa tämän linkin seuraavasti:

1. Luo kokous tai avaa kokous Teams-kalenterissa.
2. Valitse kokouksen tietojen yläreunassa Jaa> Kopioi liittymislinkkiryhmät-lisää-linkki-painike-kuvake .
3. Liitä linkki keskusteluun, viestiin tai sähköpostiin, jotta voit jakaa sen muiden kanssa.

Soittonumeron lisääminen

Lisää soittonumero ja neuvottelutunnus, jotta osallistujat voivat soittaa Teams-kokoukseen. Jos ajoitat kokouksen Outlookista, soittonumero ja neuvottelutunnus tulevat automaattisesti näkyviin ajoitettuun kokouskutsuun.

Lisätietoja on artikkelissa Kokouksen soittonumeron lisääminen Teamsissa.

Kokousten luokittelu

Värikoodaa kalenterisi luokilla. Määritä yksi tai useampi luokka kalenterin jokaiseen kokoukseen.

Luokkien määrittäminen:

1. Napsauta kalenterin tapahtumaa hiiren kakkospainikkeella.
2. Valitse Luokittele
3. Valitse väri.

Voit myös luokitella kokouksen, kun ajoitat sen, valitsemalla Aikataululomakkeen yläreunassa Luokka.

Kokouksen ajoittaminen uudelleen

Ajoita kokoukset ja tapahtumat uudelleen Teams-kalenterista. Voit päivittää kokousajan nopeasti valitsemalla kokouksen Teams-kalenterista, vetämällä sen uuteen aikaväliin ja pudottamalla sen.

Saat ilmoituksen kutsuttujen käytettävyydestä ennen kokousajan päivittämistä.

Voit myös muuttaa kokousaikaa avaamalla kokouksen tiedot, valitsemalla uuden ajan ja valitsemalla Lähetä päivitys. Osallistujat saavat automaattisesti ilmoituksen päivitetystä ajasta.

Näytä tilana -ruudun muuttaminen

Järjestäjänä voit määrittää Näytä kokouksen tilana -tilan toimintorivillä. Kun osallistujat RSVP, heidän tilansa vastaa automaattisesti järjestäjän määrittämää tilaa.

Kokouksen ajoittaminen

Kokouksen ajoittaminen:

1. Avaa Teams-mobiilisovellus.

2. Napauta Calendar .

3. Napauta Uusi tapahtuman .

4. Lisää kokouksen otsikko.

5. Napauta Lisää osallistujia ja lisää kutsuttuja.

   • Valitse Jaa kanavalle Teams-kokouksen , jotta siitä tulee kanavakokous.

6. Anna muut kokouksen tiedot.

7. Ajoita kokous ja kutsu osallistujia valitsemalla Valmis .

Kokouksen tiedot

Kokouksen tietojen tarkasteleminen ja muokkaaminen:

1. Avaa Teams-mobiilisovellus.
2. Napauta Calendar .
3. Voit tarkastella tietoja napauttamalla kokousta.
4. Jos olet järjestäjä, napauta Muokkaa .
5. Lähetä päivitykset napauttamalla Valmis .