Microsoft 365 tarjoaa erilaisia ryhmiä, joiden avulla työryhmät voivat tehdä yhteistyötä tehokkaammin. Jokaisella ryhmätyypillä on yksilöllinen tarkoitus, kuten sähköpostikeskustelujen hallinta, tiedostojen jakaminen tai tapahtumien järjestäminen. Tässä artikkelissa tutustutaan Erityyppisiin ryhmiin Microsoft 365:ssä ja siihen, mihin niitä voidaan käyttää, jotta voit valita oikean ryhmän yhteiskäyttötarpeita varten.
Ryhmätyypit Microsoft 365:ssä
-
Microsoft 365 -ryhmät on suunniteltu organisaatiosi sisäiseen yhteistyöhön. Niiden mukana toimitetaan ryhmän sähköpostiosoite ja SharePoint-sivusto, jossa voit jakaa tiedostoja, muistiinpanoja ja kokouksen esityslistat. Voit käyttää Microsoft 365 -ryhmät projektinhallintaan, ryhmän viestintään ja tiedostojen jakamiseen.
-
Jakeluryhmiä käytetään tietojen ja päivitysten lähettämiseen organisaation sisäiselle ja ulkopuoliselle henkilölle. Niitä voidaan käyttää työpäivitysten, organisaatiomuutosten tai tapahtumien jakamiseen tietyille asiakkaille tai työntekijöille.
-
Käyttöoikeusryhmien tarkoituksena on myöntää käyttöoikeudet Microsoft 365 -resursseihin ja helpottaa hallintaa. Niiden avulla voidaan myöntää pääsy tärkeisiin yrityksen resursseihin, kuten työkaluihin, portaaleihin, raportteihin ja laitteisiin, kuten tulostimiin.
-
Sähköpostia käyttävät käyttöoikeusryhmät ovat kuin käyttöoikeusryhmiä, mutta niihin on lisätty mahdollisuus lähettää sähköpostiviestejä kaikille jäsenille. Niitä voidaan käyttää uutisten, kampanjoiden ja yrityspäivitysten lähettämiseen myyntitiimillesi.
Ryhmiä voi luoda Microsoft 365 -hallintakeskus tai Microsoft 365 -sovelluksissa, kuten Outlookissa, Teamsissa ja muussa. Voit luoda ryhmiä verkossa tai paikallisesti organisaatiosi määritysten mukaan. Kun se on luotu, voit lisätä jäseniä, määrittää käyttöoikeuksia ja aloittaa sen käytön yhteistyö-, viestintä- ja jakamisresursseissa.
Ryhmien omistajien, jäsenten ja vieraiden roolit
-
Omistaja – Ryhmän omistaja on henkilö, joka luo ryhmän ja jolla on täydet oikeudet siihen. Omistajat voivat lisätä tai poistaa jäseniä, muuttaa ryhmän asetuksia ja hallita ryhmän resursseja, kuten tiedostoja ja kalentereita.
-
Jäsen – Jäsenet ovat henkilöitä, jotka omistaja lisää ryhmään. Jäsenet voivat käyttää ryhmän resursseja ja osallistua ryhmäkeskusteluihin.
-
Vieras – Vieraat ovat henkilöitä, jotka eivät ole organisaatiosi jäseniä, mutta jotka omistaja myöntää ryhmän resursseille. Vieraita voidaan kutsua liittymään ryhmään, jotta he voivat tehdä yhteistyötä tiettyjen projektien parissa tai antaa palautetta. Lue lisätietoja vieraskäyttäjien lisäämisestä Microsoft 365 -ryhmiin.
Ryhmien hallinta Microsoft 365:ssä
Voit luoda, hallita ja lopulta poistaa ryhmän käytöstä Microsoft 365:ssä. Kun luot ryhmän, omistaja voi valita ryhmän tyypin, lisätä jäseniä ja määrittää käyttöoikeuksia. Kun ryhmä on luotu, omistaja voi hallita sitä lisäämällä tai poistamalla jäseniä, muuttamalla ryhmän asetuksia ja hallitsemalla resursseja, kuten tiedostoja ja kalentereita. Jossain vaiheessa ryhmää ei ehkä enää tarvita, ja omistaja voi poistaa ryhmän käytöstä, mikä poistaa sen järjestelmästä ja estää muita käyttämästä sen resursseja.
On tärkeää huomata, että ryhmät edellyttävät omistajan toimia oikein. Jos ryhmällä ei ole omistajaa tai omistaja poistetaan, automaattinen järjestelmä määrittää ryhmälle uuden omistajan. Tämä prosessi auttaa pitämään ryhmät toimivina ja varmistaa, että ryhmän hallinnasta vastaa aina omistaja. Lue lisätietoja siitä, miten voit hallita omistajattomia Microsoft 365 -ryhmiä.
