Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen

Luo uusia näkymiä Microsoft 365 -luetteloista tai kirjastoista sarakkeiden järjestämistä ja piilottamista tai näyttämistä varten. Yksi näkymä on oletusnäkymä. Lisättävät näkymät ovat käytettävissä Näkymän asetukset -valikossa. Voit luoda näkymän tallentaaksesi erilaisia lajittelu-, suodatus- ja ryhmittelyvalintoja, jotka olet tehnyt sarakeotsikoissa tai suodattimissa. Näkymään tallennetaan myös näytettävät tai piilotetut sarakkeet ja sarakkeiden leveydet.

Toisen näkymän valitseminen

1. Valitse luettelon komentopalkista Näytä asetukset > Kaikki asiakirjat.

2. Valitse sen näkymän nimi, johon haluat siirtyä. Voit valita Luettelo-, Tiivistetty luettelo- tai Ruudut-näkymän vaihtoehdoista.

   

• Kun olet ruudukkonäkymässä, näet vaihtoehdot Kiinteä korkeus ja Sovita korkeus automaattisesti:

  

• Kun et ole ruudukkonäkymässä , näet erilaisia näkymätyyppejä: Luettelo, Tiivistetty luettelo ja Ruudut. Kaikki asiakirjat -vaihtoehdon alapuolelta voit valita mitkä tahansa käytettävissä olevat näkymät.

Voit myös mukauttaa näkemääsi näkymää valitsemalla erilaisia lajittelu-, suodatus- tai ryhmittelyvalintoja, joita teet sarakeotsikoissa tai suodatinruudussa. Kun pidät näkemästäsi, voit tallentaa uuden näkymän.

Näkymän luominen

1. Valitse luettelon komentopalkista Näytä asetukset > Kaikki asiakirjat.
   Jos Näytä asetukset eivät ole näkyvissä, varmista, että et ole muokkaamassa luetteloa tai et ole valinnut yhtä tai useampaa kohdetta. Lisäksi sinulla ei välttämättä ole käyttöoikeutta. Ota tällöin yhteyttä Microsoft 365 -järjestelmänvalvojaan tai sivuston tai luettelon omistajiin.

2. Valitse Luo uusi näkymä.

   

   Tärkeää

   Jos et näe Luo uusi näkymä -kohtaa, uusimmat päivitykset eivät ole vielä käytettävissäsi. Katso yllä oleva video, katso tämän artikkelin Näkymän vaihtaminen -osa tai lue luettelon näkymän muokkaaminen.

3. Luo näkymä -valintaikkuna avautuu. Kirjoita näkymän nimi Näkymän nimi -kohtaan. Valitse Näytä muodossa -kohdassa List, Calendar tai Gallery sen mukaan, minkä tyyppisen näkymän haluat luoda.

   

4. Jos valitset Calendar,Luo näkymä -valintaikkunassa näkyy lisää vaihtoehtoja kalenterin luomiseen. Kirjoita alkamis- ja päättymispäivämäärä kalenteriin.

   

5. Jos haluat muuttaa kalenterin kohteiden otsikoiden ulkoasua, valitse Lisää asetuksia ja valitse sitten haluamasi asetukset avattavasta luettelosta kohdassa Kalenterin kohteiden otsikko - ja Alaotsikko-kohdassa.

   

6. Kun olet valmis, valitse Luo.

Uuden näkymän luominen nykyisen näkymän perusteella

1. Valitse luettelon komentopalkista Näytä asetukset > Kaikki asiakirjat.
   Jos Kaikki > asiakirjat -vaihtoehto ei ole näkyvissä, varmista, että et ole muokkaamassa luetteloa tai et ole valinnut yhtä tai useampaa kohdetta. Lisäksi sinulla ei välttämättä ole käyttöoikeutta. Ota tällöin yhteyttä Microsoft 365 -järjestelmänvalvojaan tai sivuston tai luettelon omistajiin.
2. Valitse Tallenna näkymä nimellä.
3. Kirjoita uusi nimi ja valitse sitten Tallenna.

Näkymän vaihtaminen

Voit tehdä muutoksia suoraan luettelonäkymässä. Voit tehdä tämän napsauttamalla sarakkeen nimeä. Voit muuttaa kohteiden järjestystä, suodattaa ja ryhmitellä niitä, lisätä sarakkeita ja muuttaa muita sarakeasetuksia. Kun olet valmis, valitse Näytä asetukset ja valitse sitten Tallenna näkymä nimellä. Tallenna näkymä sen nykyisellä nimellä tai luo uusi näkymä kirjoittamalla uusi nimi.

Katso lisätietoja edellä olevasta videosta tai kohdasta Luettelonäkymän muokkaaminen.

Lisäasetusten tarkasteleminen:

1. Valitse luettelon komentopalkista Näytä asetukset > Kaikki asiakirjat.
   Jos Kaikki > asiakirjat -vaihtoehto ei ole näkyvissä, varmista, että et ole muokkaamassa luetteloa tai et ole valinnut yhtä tai useampaa kohdetta. Lisäksi sinulla ei välttämättä ole käyttöoikeutta. Ota tällöin yhteyttä Microsoft 365 -järjestelmänvalvojaan tai sivuston tai luettelon omistajiin.
2. Valitse sen näkymän nimi, jota haluat muuttaa.
3. Valitse uudelleen Näytä asetukset > Kaikki asiakirjat -kohta ja valitse sitten Muokkaa nykyistä näkymää.
4. Tee haluamasi muutokset Muokkaa näkymää -sivulla. Voit esimerkiksi lisätä tai poistaa sarakkeita, lajittelu- tai suodatusehtoja ja määrittää kansioita.
5. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, valitse OK.

Oletusnäkymän muuttaminen

1. Valitse luettelon komentopalkista Näytä asetukset > Kaikki asiakirjat.
2. Valitse sen näkymän nimi, josta haluat määrittää oletusnäkymän.
3. Valitse uudelleen Näytä asetukset> Kaikki asiakirjat -kohta ja valitse sitten Muokkaa nykyistä näkymää.
4. Valitse Muokkaa näkymää -sivulla Tee tästä oletusnäkymä -valintaruutu ja valitse sitten OK.

Näkymän poistaminen

1. Valitse luettelon komentopalkista Näytä asetukset > Kaikki asiakirjat.
2. Valitse poistettavan näkymän nimi.
3. Valitse uudelleen Näytä asetukset > Kaikki asiakirjat -kohta ja valitse sitten Muokkaa nykyistä näkymää.
4. Valitse Muokkaa näkymää -sivulla Poista ja valitse sitten OK.

Ruutunäkymän luominen tai muokkaaminen

1. Valitse luettelon komentopalkista Näytä asetukset > Kaikki tiedostot ja valitse sitten Ruudut.

   

2. Valitse Muotoile nykyinen näkymä ja valitse sitten Document Card Designer.

   

3. Document Card Designer -ikkunassa voit määrittää, mitä tietoja haluat näyttää kussakin kortissa.

   

Näkymän luominen

Jos haluat luoda näkymän, toimi seuraavasti:

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon haluat luoda näkymän, valitse Luettelo- tai Kirjasto-välilehti ja valitse sitten Luo näkymä.

   Huomautus

   Jos Luo näkymä ei ole käytössä, sinulla ei ole näkymän luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Lisätietoa omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista oikeuksista on jäljempänä näkymien asetukset -osassa.

   

2. Valitse näkymän laji Asetukset-sivulla.

3. Kirjoita näkymän nimi Näkymän nimi -ruutuun. Jos haluat tämän näkymän luettelon tai kirjaston oletusnäkymäksi, valitse Tee tästä oletusnäkymä. Vain julkinen näkymä voi olla luettelon tai kirjaston oletusnäkymä.

   

4. Valitse Käyttäjäryhmä-osan Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta Luo oma näkymä tai Luo yleinen näkymä. Luo oma näkymä, kun haluat näkymän vain omaan käyttöösi. Luo julkinen näkymä, jos haluat, että kaikki luettelon käyttäjät voivat nähdä sen.

   Huomautus

   Jos Luo julkinen näkymä -vaihtoehto ei ole käytössä, sinulla ei ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia kyseiseen luetteloon tai kirjastoon.

5. Valitse Sarakkeet-osassa sarakkeet, jotka haluat sisällyttää näkymään, ja poista sarakkeet, joita et halua näkyviin. Valitse sarakenumeroiden vieressä järjestys, jossa haluat sarakkeiden näkyvän näkymässä.

6. Määritä näkymän muut asetukset, kuten lajittelu ja suodattaminen, ja valitse sivun alareunassa OK . Valittavissa olevien asetusten kuvaukset löytyvät alla olevasta Näkymien asetukset -kohdasta.

Näkymän vaihtaminen

Noudattamalla seuraavia vaiheita voit muuttaa näkymää, kuten määrittää sen oletusnäkymäksi, lisätä ja poistaa sarakkeita sekä muuttaa näkymän kohteiden lajittelujärjestyksen.

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jonka näkymän haluat vaihtaa, ja valitse Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

2. Valitse Muokkaa näkymää.

   Huomautus

   Jos Muokkaa näkymää -toiminto ei ole käytössä, sinulla ei ole nykyisen näkymän muokkaamiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Voit kuitenkin muokata omia näkymiäsi. Lisätietoa omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista oikeuksista on jäljempänä kohdassa Näkymien asetukset.

3. Valitse muokattava näkymä Nykyinen näkymä -avattavassa luettelossa.

4. Tee haluamasi muutokset ja valitse sitten sivun alareunassa OK . Muokattavien asetusten kuvaukset ovat jäljempänä kohdassa Näkymien asetukset.

   Huomautus

   Avattavan Nykyinen näkymä -luettelon näkymät on järjestetty aakkosjärjestykseen, eikä sitä voi muuttaa. Voit kuitenkin muuttaa näkymän nimeä siten, että ensimmäinen kirjain on haluamassasi aakkosjärjestyksessä.

Näkymän poistaminen

Poista näkymä seuraavasti.

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jonka näkymän haluat poistaa, ja valitse Luettelo - tai Kirjasto-välilehti .

2. Valitse poistettava näkymä avattavasta Nykyinen näkymä -luettelosta.
   

3. Valitse Muokkaa näkymää.

   Huomautus

   Jos Muokkaa näkymää -toiminto ei ole käytössä, sinulla ei ole nykyisen näkymän muokkaamiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Voit kuitenkin muokata omia näkymiäsi. Lisätietoa omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista oikeuksista on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Näkymien asetukset.

   

4. Vieritä asetussivua alaspäin Näkymät-osioon ja valitse näkymä, jonka haluat poistaa.

5. Valitse näkymän yläreunassa Poista.

   

   Huomautus

   Jos Poista-vaihtoehto ei ole käytettävissä, tämä saattaa olla luettelon tai kirjaston oletusnäkymä eikä oletusnäkymää voi poistaa. Sinun on ensin muokattava toista näkymää ja tehtävä siitä oletusnäkymä.

6. Valitse pyydettäessä OK.

Valittavissa olevat näkymätyypit

Valittavissa olevat näkymätyypit:

Standard View Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston kohteet näkyvät riveillä. Vakionäkymä on useimpien luetteloiden ja kirjastojen oletusnäkymä. Voit mukauttaa näkymän useilla eri tavoilla, kuten lisäämällä näkymään sarakkeita tai poistamalla niitä siitä.

Calendar View Tässä näkymässä näkyvät luettelot ja kirjastot seinäkalenterin kaltaisessa muodossa. Tässä muodossa voi käyttää päivä-, viikko- tai kuukausinäkymää. Näkymästä voi olla hyötyä, jos haluat nähdä kaikki luettelon tai kirjaston kohteet aikajärjestyksessä. Näkymän käyttäminen edellyttää, että luettelossa tai kirjastossa on sarakkeita, joiden kalenterimerkinnöillä on alkamis- ja päättymispäivämäärät.

Taulukkonäkymä Tässä näkymässä luettelo- ja kirjastokohteet näkyvät ruudukossa laskentataulukon tavoin. Tästä pikamuokkaukseksi kutsutusta näkymästä voi olla hyötyä, jos useita luettelon tai kirjaston kohteita on muokattava samaan aikaan. Näkymästä on myös hyötyä silloin, jos haluat viedä tiedot laskentataulukko- tai tietokantaohjelmaan. Taulukkonäkymässä on joitakin rajoituksia, esimerkiksi kaikki Excel-toiminnot eivät ole käytettävissä. Jos sarakkeen kohde näkyy harmaana, kyseistä saraketyyppiä ei voi muokata.

Gantt-näkymä Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston tiedot näkyvät edistymistä ilmaisevina palkkeina. Gantt-näkymästä on hyötyä projektien hallinnassa. Tässä näkymässä voit esimerkiksi nähdä, mitkä tehtävät limittyvät, sekä tarkastella koko projektin edistymistä. Tämän näkymän käyttäminen edellyttää, että luettelossa tai kirjastossa on alkamis- ja päättymispäivämäärät sisältäviä sarakkeita.

Access-näkymä Käytä Microsoft Accessia luetteloon tai kirjastoon perustuvien lomakkeiden ja raporttien luomiseen. Käytettävissä vain, kun Microsoft Access on asennettuna.

SharePoint Designer:n mukautettu näkymä Luo kehittyneitä mukautettuja näkymiä käynnistämällä SharePoint Designer -sovellus ja käyttämällä sitä. Tämä edellyttää lisäkäyttöoikeuksia ja SharePoint Designerin käyttämistä.

Aiemmin luotu näkymä Jos olemassa oleva näkymä on lähes haluamasi kaltainen, voit säästää aikaa ja käyttää olemassa olevaa näkymää lähtökohtana uuden näkymän luomisessa. Otsikon Aloita aiemmin luodusta näkymästä alla on luettelo olemassa olevista näkymistäsi. Luo uusi näkymä valitsemalla näkymä.

Näkymien asetukset

Näkymien asetukset helpottavat tarvittavien tietojen löytämistä luettelosta tai kirjastosta. Seuraavassa ovat SharePoint-näkymissä käytettävissä olevat asetukset. Kaikki asetukset eivät ole käytettävissä kaikissa näkymätyypeissä. Kalenterinäkymien asetukset eroavat muiden näkymätyyppien asetuksista.

Näkymässä voi olla enintään 5 000 kohdetta. Voit hallita näkymän kohteiden määrää käyttämällä suodattimia ja määrittämällä määrää koskevia rajoituksia. Lisätietoja on artikkelissa Suurten luetteloiden ja kirjastojen hallinta.

• Oletusnäkymä Kaikilla luetteloilla ja kirjastoilla on oletusnäkymä, jonka käyttäjät näkevät avatessaan luettelon tai kirjaston. Voit vaihtaa oletusnäkymäksi kyseisen luettelon tai kirjaston minkä tahansa julkisen näkymän. Et voi kuitenkaan määrittää omaa näkymää oletusnäkymäksi. Jos haluat poistaa näkymän, joka on oletusnäkymänä, sinun on ensin tehtävä toisesta julkisesta näkymästä luettelon tai kirjaston oletusnäkymä.

  Huomautus

  Jos Tee tästä oletusnäkymä -vaihtoehtoa ei näy näkymien luonti- tai muokkaussivulla, sinulla ei ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia tai valitsemasi näkymä on oma näkymäsi. Julkisen näkymän luominen edellyttää, että kuulut luettelon tai kirjaston Designer-ryhmään tai sinulla on vastaavat käyttöoikeudet. Saat lisätietoja artikkelista Tietoa SharePointin käyttöoikeustasoista.

• Yleisö Kun luot näkymän, voit määrittää kohderyhmän, joka voi käyttää omaa näkymää tai julkista näkymää. Oman näkymän voit nähdä ainoastaan sinä itse. Julkisen näkymän voivat nähdä kaikki.
  Omaa näkymää ei voi muuttaa julkiseksi näkymäksi eikä julkista näkymää omaksi näkymäksi. Julkista näkymää voi käyttää sekä omien näkymien että julkisten näkymien pohjana. Omaa näkymää voi käyttää vain omien näkymien pohjana.
  Jos Luo näkymä ei ole käytettävissä, kun yrität luoda näkymän, sinulla ei ole näkymän luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Jos Luo näkymä on käytettävissä, mutta Luo julkinen näkymä -vaihtoehto ei ole käytettävissä, sinun on kuuluttava Designer-ryhmään tai omattava vastaavat käyttöoikeudet. Luo oma näkymä -toimintoa käytettäessä sinun on oltava luettelon tai kirjaston Jäsen-ryhmässä tai omattava vastaavat käyttöoikeudet.

• Sarakkeet Näkymän sarakkeet sisältävät tarvittavat luettelo- tai kirjastokohteiden tiedot. Sarakkeet yhdessä muiden ominaisuuksien, kuten suodattimien, kanssa auttavat näkemään vain työsi kannalta tärkeimmät tiedot. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos luettelo tai kirjasto sisältää paljon kohteita. Lisätietoa sarakkeiden kanssa työskentelystä mukautettujen näkymien luomiseksi on artikkelissa Luettelon tai kirjaston sarakkeen luominen.

• Gantt-sarakkeet Valitse sarakkeet, jotka haluat sisällyttää Gantt-näkymään. Otsikko on pakollinen tekstikenttä. Aloituspäivämäärä ja Määräpäivä ovat pakollisia päivämääräkenttiä. Jos avattavassa luettelossa ei näy vaihtoehtoja, kun valitset sarakkeen, esimerkiksi Otsikko-sarakkeen, sinun on ensin luotava tätä näkymää tukeva sarake.

• Lajittele Määritä järjestys, jossa kohteet näkyvät näkymässä. Voit käyttää kahta eri ehtoa. Voit esimerkiksi näyttää tehtäväluettelon kohteet lajiteltuina ensin tärkeyden mukaan ja sitten määräpäivän mukaan.

• Suodatin Määritä näkymä, jossa näkyy luettelon tai kirjaston kohteista osa, suodattamalla näkymä luettelon tai kirjaston sarakkeiden sisältämien tietojen mukaan. Voit näyttää näkymässä esimerkiksi vain ne kirjaston tiedostot, jotka liittyvät tiettyyn projektiin.

  Vihje

  Voit käyttää laskettuja sarakkeita tai suodattimia, joissa käytetään laskutoimituksia. Voit esimerkiksi näyttää kohteita, joiden päivämäärä vastaa tätä päivää käyttämällä [Tänään]-funktiota tai näyttää näkymän käyttäjään liittyviä kohteita käyttämällä [Minä]-funktiota. Voit myös yhdistää yksinkertaisia yhtälöitä funktioihin. Jos haluat esimerkiksi näyttää viimeisen seitsemän päivän aikana luodut kohteet, suodata Luotu-sarake , määritä operaattoriksi pienempi kuin, ja aseta arvoksi [tänään]-7 (ei välilyöntejä). Lisätietoja on artikkelissa Esimerkkejä yleisistä luetteloissa käytettävistä kaavoista.

• Taulukkonäkymä Tässä näkymässä jokaisella kohteella on valintaruutu, joten käyttäjät voivat valita useita luettelon tai kirjaston kohteita joukkotoimintojen suorittamista varten. Näin säästyy aikaa erityisesti silloin, kun useita luettelon tai kirjaston kohteita on muutettava. Käyttäjä voi esimerkiksi valita ja kuitata ulos useita tiedostoja.

• Ryhmittelyperuste Ryhmittele luettelon tai kirjaston kohteet sarakkeiden sisältämien tietojen mukaan. Voit esimerkiksi ryhmitellä tehtäväluettelon kohteet ensin tärkeyden ja sitten valmistumisprosentin mukaan.

• Summat Näyttää näkymän sarakkeiden yhteenvetolaskutoimituksia, kuten määrän, keskiarvon, suurimman arvon tai pienimmän arvon. Esimerkiksi jos määrität asiakirjakirjastossa otsikkosarakkeen asetukseksi Laske, näkymä näyttää näkymän sisältämien tiedostojen määrän ja näkymän ryhmien sisältämien tiedostojen määrän. Laskutoimituksiin käytettävissä olevat sarakkeet ja kullekin sarakkeelle määritettävissä olevat asetukset määräytyvät sarakkeen tietotyypin (esimerkiksi luku) mukaan ja sen luettelo- tai kirjastotyypin mukaan, jolle näkymä luodaan.

• Tyyli Määrittää näkymän asettelun, joka voi olla esimerkiksi uutiskirje. Kaikki tyylit eivät ole käytettävissä kaikissa näkymätyypeissä.

  • Perustaulukko Näyttää kohteet riveillä.
    
  • Kehystetty Näyttää luettelon kohteet käyntikorteista tutun asettelun mukaisesti. Tämä tyyli on käytettävissä vain luetteloissa.
    
  • Kehystetty, ei selitteitä Samanlainen kuin kehystetty tyyli, mutta sarakkeiden selitteet eivät sisälly näkymään. Tämä tyyli on käytettävissä vain luetteloissa.
  • Oletus Oletusnäkymä vaihtelee luettelon tai kirjaston tyypin ja määritysten mukaan.
  • Asiakirjan tiedot Näyttää kirjaston tiedostot käyntikorteista tutun asettelun mukaisesti. Tämä tyyli on käytettävissä useimmissa kirjastoissa, mutta ei luetteloissa.
    
  • Tiedote Näyttää kohteet riveillä siten, että rivien välissä on viivat.
    
  • Tiedote, ei viivoja Näyttää kohteet riveillä vuorotellen eri sävyillä ilman viivoja rivien välissä.
    
  • Esikatseluruutu Näyttää kohteiden nimet sivun vasemmassa reunassa. Kun osoitat kohteen nimeä, näkymälle valitut sarakkeet tulevat näkyviin sivun oikeaan reunaan.
    
  • Sävytetty Näyttää rivien kohteet vuorotellen kahdella eri sävyllä.
    

• Kansiot Valitse Näytä kansioiden kohteet , jos haluat näyttää näkymän luettelo- tai kirjastokansiot kohteiden kanssa. Valitse Näytä kaikki kohteet ilman kansioita , jos haluat näyttää vain näkymän luettelo- tai kirjastokohteet. Tätä kutsutaan myös sisentämättömäksi näkymäksi. Voit ehkä myös valita, sovelletaanko luomaasi näkymää kaikkiin kansioihin, vain ylimmän tason kansioon vai tietyn sisältötyypin kansioihin.

• Kohderajoitus Voit määrittää kussakin näkymässä yhtä aikaa näytettävien kohteiden (erien) enimmäismäärän tai näkymässä näytettävien kaikkien kohteiden enimmäismäärän. Mitä enemmän kohteita näytetään näkymässä yhtä aikaa, sitä kauemmin kohteiden latautuminen selaimessa kestää.

• Mobiililaite Voit tarkentaa, että näkymä on mobiililaitteille, että se on mobiililaitteiden oletusmobiilinäkymä ja määrittää näkymän luettelonäkymä-verkko-osassa näkyvien kohteiden määrän. Tämä asetus ei ole käytettävissä kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa. Näkymän on oltava julkinen näkymä.