Voit käyttää erilaisia asetuksia, kun määrität, liityt kokoukseen ja esität Lync kokouksessa. Nämä parhaat käytännöt auttavat käyttämään työtäsi helpottavia ja kokouskokemusta parantavia toimintoja.
Huomautus: Jos haluat vuorovaikutteisen oppaan yleisiin esittäjätehtäviin, tutustu artikkeliin Skype for Business (Lync) kokouksen ajoittaminen ja valmisteleminen ja Skype for Business (Lync) -kokouksen hallinta.
Lync-kokouksen määrittäminen
Ajoita Lync kokous Outlook tai Web Schedulerin avulla ja noudata näitä parhaita käytäntöjä.
Huomautus: Lisätietoja Lync kokouksen ajoittaminen on artikkelissa Lync-kokouksen järjestäminen.
Kokouksen ajoittaminen
-
Jos kyse on pienestä ja epämuodollisesta yrityksen sisäisestä kokouksesta, voit käyttää kokouksen oletusasetuksia sellaisenaan. Muista, että oletusasetuksia käytettäessä kaikki osallistujat ovat esittäjiä ja he voivat liittyä suoraan kokoukseen.
-
Jos kokoukseen liittyy jokin erityistarve ja kyse on esimerkiksi suuresta osallistujajoukosta, luottamuksellisista tiedoista tai ulkoisista asiakkaista, muista muuttaa kokousasetuksia tarpeen mukaan. Lisätietoja on artikkelissa Muuta Lync-kokousten osallistuja-asetuksia.
Huomautus: Kokouksen osallistujien enimmäismäärä on 250.
-
Jos osallistujia on sekä henkilökohtaisesti että verkossa ja käytät Outlook, voit järjestää Lync-kokouksen kokoushuoneessa. Valitse Outlook-kokouspyynnössä Kokoushuoneiden hakutoiminto, jos haluat löytää ja lisätä kokoushuoneen haluamastasi rakennuksesta. Voit myös varata huoneen erikseen ja lisätä tiedon kokouskutsun Sijainti-ruutuun.
Varaesittäjän nimeäminen
Valitse varaesittäjä siltä varalta, että olet itse myöhässä. Varaesittäjä voi myös aloittaa tallentamisen, auttaa ja hallita osallistujia tai valvoa kokoukseen lähetettyjä kysymyksiä, jolloin voit keskittyä esitykseesi. Tämä on erityisen tärkeää, jos kokous tai tapahtuma on suuri.
Koulutusasiakirjan tai linkin liittäminen kokouskutsuun
Jos kutsut osallistujia, jotka eivät tunne Lync, sisällytä kokouskutsuun ohjekoulutusasiakirja tai linkki Lync-koulutukseen, jotta he saavat lisätietoja kokousominaisuuksista ennen kokoukseen liittymistä.
Muistiinpanojen lisääminen kokouskutsuun
Jos käytät OneNotea, voit lisätä yksityisiä tai jaettuja muistiinpanoja kokouskutsuun. Kutsutut voivat sitten katsella ja muokata jaettuja muistiinpanoja ennen kokousta, jos heille on myönnetty tarvittavat oikeudet. Valitse kutsunauhassa Kokousmuistiinpanot ja lisää kokouspyyntöön joko jaetut muistiinpanot tai omat muistiinpanosi (joita muut eivät näe). Lisätietoja on artikkelissa Jaettujen ja yksityisten muistiinpanojen käyttäminen Lync-kokouksessa.
Lync-kokoukseen liittyminen
Lisätietoja Lync kokoukseen liittymisestä on artikkelissa Lync-kokoukseen liittyminen. Kun osallistut kokoukseen, toimi näiden parhaiden käytäntöjen mukaisesti:
-
Kirjaudu kokoukseen 10–15 minuuttia ennen kokouksen alkua, jotta ehdit määrittää tarvittavat asetukset ja ratkaista mahdolliset ongelmat.
-
Päätä ennen kokousta, käytätkö kokouksen ääniosassa tietokoneen ääntä (Lync integroitua ääntä ja videota) vai puhelinta (jos kokouspyynnössä on soittotietoja).
-
Jos käytät tietokoneen ääntä, määritä ääni- ja videolaitteet ja tarkista äänen- ja kuvanlaatu. Voit käyttää tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia tai liittää kuulokemikrofonin. Lisätietoja on artikkeleissa Lyncin äänitoimintojen määrittäminen ja testaus ja Lync-videon määrittäminen ja vianmääritys.
-
Jos käytät puhelinta kokouksen äänipuheluun ja puhelinneuvottelu on otettu käyttöön (saat lisätietoja työpaikkasi teknisestä tuesta), hyödynnä LyncSoita minulle -toimintoa. Valitse Yhdistä kokouksen äänet -ikkunassa Soita minulle: ja kirjoita puhelinnumero, johon haluat soitettavan. Kun käytät tätä toimintoa, sinun ei tarvitse antaa kokouksen tunnusta tai PIN-tunnusta.
-
Käytä mahdollisuuksien mukaan kuulokemikrofonia tietokoneen mikrofonin ja kaiuttimien sijaan, sillä äänenlaatu on silloin parempi.
-
Äänenlaatu vaihtelee verkkoyhteyden mukaan. Käytä langallista verkkoyhteyttä ja varmista, että tietokoneen langaton verkkoyhteys ei ole käytössä.
-
Kun olet liittynyt kokoukseen, vaimenna mikrofoni silloin, kun et puhu.
Muista PIN-tunnuksesi
Et yleensä tarvitse PIN-tunnusta, kun soitat kokoukseen puhelimella. Sinut yhdistetään suoraan ja numerosi näkyy osallistujaluettelossa. Jos haluat soittaa vetäjänä tai todennettuna soittajana, sinua pyydetään antamaan PIN-koodi ja/tai työnumero tai alanumero.
Huomautus: Todennettuna soittajana soittaminen tarkoittaa, että kokous on suojattu ja sinun on tunnistauduttava ennen kokoukseen liittämistä.
PIN-tunnus kannattaa pitää saatavilla siltä varalta, että tarvitset sitä. Jos et muista PIN-tunnustasi, napsauta Unohditko PIN-tunnuksesi? -linkkiä kokouspyynnössä ja palauta salasana ohjeiden mukaan.
Tärkeää: Soittotiedot sisältyvät kokouksiin vain, jos niiden järjestäjän tiliin on määritetty puhelinneuvottelutoiminto. Lisätietoja saat työpaikkasi teknisestä tuesta.
Esittäminen Lync-kokouksessa
Lisätietoja jakamisistunnon määrittämisestä on artikkelissa Työpöydän tai ohjelman jakaminen. Suosittelemme seuraavia jakamiseen liittyviä toimia:
-
Pyydä työtoveriasi kirjautumaan kokoukseen kanssasi, jotta voit tarkistaa äänen ja videokuvan laadun.
-
Tarkista kokouksen aikana käytettävissä olevat asetukset ja varmista, että olet valinnut halutut osallistujatoiminnot. Tarkista esimerkiksi osallistujan oikeudet, sisällön näyttäminen ja huomautusten lisäämisoikeus.
-
Varaa kysymyksille riittävästi aikaa ja kerro osallistujille, että he voivat kirjoittaa kysymyksensä tai kommenttinsa kokouksen pikaviestiosioon.
-
Vaimenna itsesi, kun et puhu, ja varmista, että osaat tarvittaessa vaimentaa osallistujat tai poistaa vaimennuksen sekä Lync- että puhelimen kosketusäänikomennoilla, jos käytät puhelinta (kuulet komennot painamalla puhelimen valintapaneelin *1).
-
Kerro osallistujille kokouksen alussa, miten he voivat vaimentaa oman äänensä ja poistaa vaimennuksen.
Jos käytät PowerPointia:
-
Käytä enintään 15 diaa ja käytä niissä suurta fonttikokoa (vähintään 30 pistettä) ja yksinkertaista taustaa. Tämä helpottaa keskittymistä.
-
Lataa esitys etukäteen ja harjoittele diojen vaihtamiseen ja huomautusten lisäämiseen käytettäviä toimintoja. Voit esimerkiksi nostaa esille tärkeät kohdat käyttämällä laserosoitinta tai leimoja.
-
Kirjoita esittäjän muistiinpanoihin asiat, jotka haluat mainita. Lisätietoja on artikkelissa PowerPoint-diojen esittäminen Lync-kokouksessa.
Jos jaat työpöydän tai ohjelman:
-
Kun jaat ohjelman, muista, että osallistujat näkevät vain jaetut ohjelmat ja tiedostot. Jos siirryt muihin ohjelmiin, ne eivät näy kokouksessa.
-
Käytä työpöydän jakamista, jos sinun on vaihdeltava ohjelmia.
-
Valitsemalla kokousikkunassa Esikatselu voit tarkistaa, mitä kokouksen osallistujat näkevät, kun jaat työpöydän tai ohjelman.
-
Kerro osallistujille, että he voivat suurentaa katselualuetta siirtymällä koko näytön tilaan. Lisätietoja on artikkelissa Työpöydän tai ohjelman jakaminen.
Kokouksen pitäminen kokoushuoneessa
On hyvä antaa itsellesi aikaa valmistella huone ennen kokouksen alkua ja varmistaa, että Lync on määritetty toimimaan huoneen ääni- ja videolaitteiden kanssa.
-
Yhdistä tarvittaessa kannettava tietokone videotykkiin ja kokoushuoneen puhelimeen.
-
Vaimenna tietokoneen mikrofoni ja kaiuttimet, jos kuuluu kaikua. Pyydä muita huoneessa olevia mykistämään mikrofoninsa ja kaiuttimensa, jos he ovat kirjautuneet Lync.
-
Voit yhdistää pöytäpuhelimen tietokoneeseesi tai soittaa kokoukseen puhelimella, jos kokouspyyntö sisältää soittotiedot.
-
Jos käytät huoneen videotykkiä, kytke johto tietokoneeseesi ja valitse sopiva näyttötapa. Tuo näyttö näkyviin painamalla näppäimistön Windows-näppäintä + P ja valitse sitten Monista, jos haluat näyttää työpöydän sekä tietokoneen näytössä että huoneen projektorissa. Laajenna, jos haluat laajentaa työpöydän tietokoneen näytöstä ja huoneen projektorista. tai vain projektori, jos haluat näyttää työpöydän vain huoneen projektorissa.
Vihje: Suosittelemme valintaa Sama näyttö, jotta näet kokouksen sekä omalla näytölläsi että huoneen isolla näytöllä.
